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Seguramente desde hace un tiempo has escuchado sobre los denominados “eventos híbridos”, una nueva tendencia que se ha abierto paso en el mundo de los eventos y reuniones gracias al golpe que sufrió la industria del turismo a raíz de la pandemia del Covid-2019.
Esta modalidad es sin duda, una de las mejores opciones que las herramientas digitales y la tecnología han implementado al sector de los negocios, pero puede que tengas algunas dudas. ¿Qué son? ¿Qué beneficios pueden traer para mi? ¿Por qué han ganado tanta fuerza?¿Cuál es la mejor manera de planificar un evento híbrido?
¡Tenemos las respuestas! Lo único que debes hacer es continuar leyendo.
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¿Qué es un evento híbrido?
En pocas palabras, un evento híbrido es aquel en el que se combina el mundo físico con lo virtual, lo presencial con lo digital. Su principal objetivo es el llegar a un mayor número de personas (o asistentes), independientemente de su ubicación. También puede denominarse como un evento que se lleva a cabo en un espacio físico que cuenta con la participación de una audiencia en línea.
Este tipo de eventos puede ser tanto reuniones como congresos, ferias internacionales, cursos formativos, capacitaciones, talleres, conferencias, seminarios, entre otros que hacen parte de la industria empresarial.
¿Por qué los eventos híbridos son tan importantes en la actualidad?
Este tipo de eventos, además de tener un gran alcance al llegar a un gran porcentaje de asistentes y participantes (expertos y profesionales del sector) sin importar en que lugar del mundo se encuentren, fueron una gran respuesta por parte de la industria del turismo de negocios y eventos a la emergencia sanitaria del año 2020. Esto se debe a que, por las limitaciones de aforo y el pánico al contagio y masificaciones, este tipo de evento permitió que la industria no se viera tan gravemente afectada.
Además, hoy en día un evento híbrido aporta mucho más que una solución a las limitaciones geográficas, también ofrece contenidos más dinámicos para que todos los participantes remotos puedan interactuar como si estuvieran en el evento en vivo, logran vivir y disfrutar de la experiencia de la misma manera desde su celular o computador.
Las ventajas y desventajas de organizar un evento híbrido
Si lo que estas considerando es de hacer de tu evento un evento híbrido, debes considerar tanto las ventajas como las desventajas de estos para así tomar la mejor elección.
Desventajas de un evento híbrido
Algo que debes tener muy claro es que, dependiendo el tipo de evento y de lo que este tenga como tema y propósito, puede que un evento presencial y tradicional sea la mejor opción. No siempre se debe dejar llevar por lo nuevo y la tecnología pues aún hay casos en los que esto realmente no trate tantas ventajas como se espera.
Si bien un evento híbrido combina lo mejor de dos mundos, queremos mencionar estas desventajas que generalmente hay:
· La más grande desventaja que puede haber en esta modalidad son los problemas de conectividad. En la mayoría de ocasiones, así se cuente con una buena conexión a internet y los mejores servicios de conectividad, esta puede tener fallos sin razón y se corre el riesgo de generar una mala experiencia a los asistentes remotos ya que esta se verá interrumpida y se perderán de contenidos e intervenciones importantes.
· En un evento de este tipo, los patrocinadores pueden estar algo desorientados al no saber cómo establecer su publicidad en este medio.
· La interacción social será casi nula, a pesar de las opciones que haya para hacer un llamado a la interacción, nada se compara con la experiencia real. Esto puede producir un efecto negativo en las relaciones interpersonales, por lo tanto también en la formación de contactos y alianzas.
· Puede que el organizador del evento este completamente preparado para desenvolverse tanto de manera presencial como virtual, sin embargo, no todos cuentan con los mismos equipos y conocimientos tecnológicos, por lo que, especialmente los clientes, podrían sentirse limitados y hasta desmotivados.
Ventajas de un evento híbrido
Un evento híbrido puede traer grandes beneficios a quien lo organice, ya que se puede hacer un gran aprovechamiento de recursos y de las nuevas tendencias tecnológicas.
Si lo que necesitas es conocer más sobre estas ventajas, a continuación te presentamos un listado para que te convenzas:
· Como ya lo leíste antes, este tipo de eventos significa un mayor número de asistentes y participantes, ya que garantiza que cualquier persona pueda hacer parte de este sin ninguna limitación.
· Hay un gran ahorro de tiempo y dinero. Desde el reservar recintos de menor capacidad hasta el costo de los desplazamientos de asistentes y/o participantes, para todos (organizadores y asistentes) hay una disminución de costos significativa.
· Permite conectar múltiples eventos que estén ocurriendo de manera simultánea en más de un lugar.
· Mejoran del impacto en plataformas digitales como las redes sociales, lo que fortalece la imagen de la marca.
· Según el evento, la rentabilidad también es una ventaja porque los eventos híbridos son más llamativos e innovadores y atraen atención y clientes potenciales.
· Es más fácil analizar el impacto del evento, gracias a que se logra medir el alcance y la opinión de los asistentes a través de otras herramientas digitales como encuestas.
· Si así lo desea el organizador, el contenido del evento puede permanecer en línea el tiempo que quiera. A través de grabaciones o resúmenes en su sitio web o redes sociales del evento.
· Como las necesidades de las nuevas generaciones van cambiando, este tipo de eventos permite llegar a un nuevo público como los centennials, quienes se sienten muy cómodos con el entorno digital.
· Se consigue una mayor participación por parte del público, no solo durante el evento sino activamente en las plataformas digitales compartiendo información, dando “me gusta” en las publicaciones, entre otras acciones.
· Son una gran forma de adaptarse a los nuevos tiempos y las nuevas herramientas tecnológicas que día a día están actualizándose y que, probablemente, se conviertan en la nueva realidad.
¿Cómo organizar o planificar un evento híbrido?
El organizar eventos híbridos, como podrás imaginar, consiste en organizar un evento que se pueda desarrollar en dos dimensiones, presencial y virtual. Para esto es necesario que en primer lugar, se establezca un plan en el que se incluyan todas las etapas y procesos del evento, así como las herramientas que se necesitan para cumplir con tal plan en ambas modalidades.
Así mismo, debes tener presente que este tipo de eventos es un poco más complicado de organizar que un evento que sea únicamente presencial o únicamente virtual, esto se debe a que, no solo se debe planificar desde la logística sino que se debe lograr que el evento sea interesante, cumpla con sus objetivos y, sobretodo, sea significativo para los asistentes presenciales como para los que se conecten en línea.
Para lograr esto y que tu evento sea cumpla con las expectativas previstas, te invitamos a revisar los siguientes tips:
Establecer la tecnología que el evento requerirá
Con este tipo de eventos, se debe tener en cuenta que la tecnología es tan necesaria para la experiencia de los asistentes presenciales como para los asistentes virtuales. Para lograr cumplir con esto, es necesario elegir las tecnologías adecuadas para no tener problemas de conectividad (tener un plan de respaldo en caso de fallos es fundamental) o para hacer de la experiencia mucho más agradable.
Elegir la fecha, horario y lugar del evento
El elegir la fecha y lugar del evento híbrido es, muchas veces, una trampa, ya que generalmente se ignoran las necesidades de una de las dos modalidades.
En cuanto al ámbito presencial, el espacio en el que se de lugar al evento debe tener una capacidad ideal para el número de asistentes esperado, así como para sus expositores y ponentes, además de los equipos para conectarse a la red. Por otro lado, en el ámbito virtual a los organizadores de este tipo de eventos se les debe hacer énfasis especialmente en las zonas horarias en las que se encuentren los participantes que estén en otros países para que no haya problema con su asistencia.
Para lidiar con este tipo de inconvenientes, se puede optar por realizar varios eventos en diferentes husos horarios si es posible; concentrarse en un área geográfica especifica para realizar el evento; realizar encuestas que den como resultado el horario en el que es más factible que haya un alto porcentaje de asistencia.
Definir el público del evento y prever el número de asistentes del evento
Definir el público es un aspecto clave para comprender cuál es la mejor manera de llegar a los asistentes, más allá del sector o la industria que tengan en común, hay formas en las que transmitir la información puede ser más efectivo. Por otro lado, es importante tener clara la cantidad de asistentes de cada modalidad y para esto se puede hacer uso de un control de entrada en el formato presencial y del número de confirmaciones e inscripciones en el formato virtual.
Además, se debe recordar que la audiencia puede tener todo en común pero hay que atenderlos a todos por igual, para esto se deberán hacer ajustes para que ambas partes se sientan incluidas.
Preparar un programa del evento adecuado
Las condiciones de un evento presencial nunca serán las mismas de un evento virtual, por lo que es necesario encontrar la forma de crear un programa que cumpla con las expectativas de ambas audiencias. Es más probable que los asistentes presenciales sean un poco más demandantes, por lo que es bueno demostrar que su presencia es importante y esto se puede lograr adaptando el evento a lo que estos están buscando.
Por otro lado, para los asistentes en línea hay que tener claro que es poco probable que estos pasen incontables horas frente a una pantalla y que pueden distraerse con mayor facilidad, por lo tanto, se debe tratar que el contenido sea corto y fácil de diferir, así como implementar momentos dedicados a la interacción especifica con ellos.
Elegir la plataforma virtual del evento
En el desarrollo de un evento híbrido, este puede considerarse el paso más importante, ya que si la plataforma falla, todo el evento lo hace.
Se debe elegir una plataforma que ofrezca múltiples funciones que permitan la participación por igual de todos sus asistentes, como habilitar un espacio de comentarios, que pueda haber una transmisión en tiempo real ininterrumpida, función de subtítulos, la posibilidad de grabar y descargar el evento, funciones de traducción, etc.
Relacionar los asistentes presenciales con los virtuales
Es necesario que se fomente la interacción entre ambos tipos de asistente, lo cual puede ser el más grande reto de un evento hibrido. El evento debe lograr que se integren ambas experiencias y todas las actividades que se realicen.
Un factor importante es reconocer que uno de los propósitos que tiene los participantes del evento es el hacer alianzas y nuevos contactos de la industria, por lo que incluir espacios como salas de grupos y el animar a los asistentes presenciales a hacer uso de las herramientas digitales es más que necesario para lograr fortalecer las relaciones. Otra buena alternativa, es crear un espacio virtual al que todos los usuarios puedan acceder para comunicarse entre ellos y tener más información sobre cada uno.
Capacitar a los ponentes para el evento
La mayoría de expositores y ponentes, por no decir que todos, están acostumbrados a tener a su público enfrente, a hacer sus presentaciones con una audiencia presencial en un gran salón o auditorio, por lo que una de las partes del evento que deben adaptarse para que no haya diferencia con lo virtual son este tipo de actores que no tienen experiencia con los eventos híbridos.
Por tal razón, se debe capacitar adecuadamente a los ponentes para que estos sean conscientes de que están tratando con dos públicos diferentes, así como capacitarlos en cuanto a las herramientas digitales con los que cuenta el evento.
Elaborar un buen plan de comunicación para el evento
El marketing es totalmente necesario para que un evento híbrido tenga éxito. Este no solo promociona el evento sino que asegura que haya un mayor número de asistentes en ambos formatos.
Es muy importante que haya un plan de logística minucioso pero también que haya un plan de comunicación efectivo, pues el objetivo de esta modalidad de evento es conectar y compartir información con muchos profesionales de una misma industria. Para esto, se puede utilizar el email marketing, las redes sociales y el marketing de contenido.
Además, con un buen plan de comunicación se logra fomentar la participación durante el evento, a través de las redes sociales o de la misma plataforma del evento, así como él recoger la opinión de los participantes al finalizar el evento.
Utilizar una alternativa para medir el éxito del evento
Al finalizar tu evento, siempre será importante el medir el éxito e impacto de este, por lo tanto debes verificar si se logró cumplir con los objetivos previstos. Además, al hacer esto puedes identificar cuáles fueron tus fortalezas así como cuáles fueron aquellos aspectos que podrían mejorarse para una próxima edición.
Para hacer la medición, básicamente se trata de revisar las estadísticas generales del evento, como la asistencia total del evento, la tasa de participación, la satisfacción de los asistentes (a través de encuestas, reacciones en redes sociales, grado de recomendación), formularios de feedback, entre otras.
No ignorar los recursos humanos para la realización del evento
El desarrollo del evento no puede depender solo de la modalidad virtual ni de la implementación de las herramientas tecnológicas, el factor humano sigue siendo el más importante. Es así como se debe tener presente el capacitar a todos los implicados en la realización del evento para poder cumplir con los diferentes objetivos tanto presencial como virtualmente, así como asegurar que la experiencia siempre será buena y valiosa para todos los asistentes.
Una buena alternativa para encontrar este equilibro es dividir las responsabilidades para que todos los aspectos estén cubiertos y cada parte del equipo organizador cumpla con su labor.
¿Necesitas un poco de ayuda extra?
Recuerda que, además de los consejos anteriores, hay más pasos que te pueden ayudar a que organices un evento exitoso, te invitamos a leer nuestro blog sobre la manera perfecta de organizar un evento.
Esperamos que con este blog se hayan resuelto tus dudas frente a los eventos híbridos y que te sea de ayuda para alcanzar el éxito con tu evento y de cómo organizarlo. Recuerda que si tienes alguna duda o necesitas asesoría para gestionar tu próximo evento híbrido puedes escribirnos y estaremos más que contentos de poder ayudarte.
