Colombia-MICE es parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Somos especialistas en viajes corporativos y todos los servicios sobre Reuniones, Incentivos, Congresos y Exposiciones.
En todas las industrias que existen, la implementación de las nuevas tecnologías han sido de gran ayuda para cumplir con los objetivos de los diferentes actores y empresas. En la industria de reuniones o la industria MICE, el incluir estas tecnologías abre paso a la oportunidad de agilizar todos los procesos involucrados, así como tener una mayor repercusión y participación por parte de los asistentes.
Las tendencias tecnológicas no paran, la innovación es el motor de que la realización de eventos sea cada vez más llamativa y por eso queremos mostrarte a continuación las razones y la importancia de la tecnología en la industria de los eventos, reuniones, congresos e incentivos en caso de que aún tengas ciertas dudas.
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La importancia del uso de la tecnología en la industria MICE
La tecnología siempre ha sido protagonista gracias a tantos avances que ha aportado a la historia, en alguno sectores esto es un poco más evidente, sin embargo, a raíz de la pandemia del COVID-19 en el año 2020, esta herramienta ha traído consigo grandes transformaciones para la industria MICE.
La forma de organizar eventos está revolucionando constantemente así como lo hace la tecnología, por lo tanto es necesario tener presentes los progresos en estas áreas para poder integrarlos correctamente a cada tipo de feria, reunión o congreso.Gracias a estas herramientas, la planificación y desarrollo de los eventos será mucho más efectiva, siempre y cuando se recuerde que el factor humano sigue siendo el más importante y que todo depende de la creatividad durante la gestión de las actividades.
Solo así es posible ofrecerle experiencias más óptimas y memorables a los asistentes. La tecnología aporta un gran valor añadido a los participantes de cualquier evento de esta industria, esta ayuda a impulsar la interacción entre los implicados y así le da un plus a los organizadores a partir de que logran que los asistentes se conviertan los protagonistas.
Uso de tecnología aplicada en la industria MICE
Además de las razones que encontrarás a más adelante por las cuales la tecnología es fundamental en cualquier evento, el uso de esta ya se ha convertido en varias ocasiones en el centro de los eventos más que en un aliado.
El ejemplo más claro de esto es la tendencia de desarrollar eventos de formatos online e híbridos, en donde las innovaciones tecnológicas han sido el medio para lograr reunir a las personas sin importar su locación, reducir costos, y también, permitirles encontrarse de una manera más segura.
Razones para implementar la tecnología en los eventos de la Industria MICE
En esta sección te presentamos un panorama claro con las principales razones por las cuales la implementación de la tecnología en el desarrollo de cualquier evento es una gran ventaja competitiva y puede traer consigo resultados más que positivos para todos los implicados.
La tecnología agiliza el proceso de planificar y gestionar un evento
Hay todo tipo de herramientas y aplicaciones que permiten facilitar el organizar un evento, especialmente porque se agilizan procesos que pueden tomar mucho más tiempo del deseado.
Contar con la tecnología puede hacer que el contactar a los participantes, conseguir contactos claves para los servicios que se necesiten, o hasta crear un itinerario sea mucho más sencillo y así mismo, genera una comunicación más directa entre organizadores y también con su público.
La tecnología agiliza los procesos de interacción antes de el evento
La tecnología se ha transformado en la herramienta básica para facilitar los procesos de los asistentes así como de los organizadores. Por ejemplo, los procesos de inscripción al evento como también procesos de contacto y pago antes y durante este. Gracias a las nuevas plataformas y software, los asistentes pueden tener a la mano todas las herramientas que necesiten. Además, hay otras ventajas como el automatizar el envío de información y publicidad a través de medios como el correo electrónico y así, reducir el uso de papel, lo que le da una perspectiva más sostenible del evento.
Hay otras herramientas como paneles en línea, sistemas de chat automatizado y acciones en redes sociales que no solo trasmiten información a los asistentes de que el evento ocurrirá pronto, sino que les da la oportunidad de empezar a interactuar con la marca antes de el gran día, aumentando así las expectativas y haciendo un llamado a la acción.
La tecnología brinda un mejor control de acceso en los eventos como ferias y congresos
Al momento de ingresar al recinto en el que se da lugar al evento, la tecnología ayudará a evitar largas esperas para poder ingresar a este, pues como te lo mencionamos antes, sin necesidad de hacer de papel y solo empleando un código QR, es suficiente.
Además, otros beneficios del uso de la tecnología en esta etapa son una mejora en la experiencia del usuario al ahorrarle tiempo que puede emplear mejor dentro del evento. Y, es más seguro, evita inconvenientes como la suplantación de identidad o también se puede emplear para controlar el aforo del evento.
La tecnología abre paso a la interacción
Todo buen evento tiene canales de comunicación muy fuertes. En estos espacios la comunicación ya no funciona en una solo sentido, sino que ahora se ha transformado en bidireccional.
Para responder y fortalecer estos procesos, la tecnología puede ser un gran aliado para que los asistentes no sean solo un grupo receptor, sino que al contrario, participen activamente en cada etapa del evento.
Como ya mencionamos, en la etapa previa al desarrollo del evento los asistentes pueden opinar sobre qué contenidos y ponentes quieren ver, como los temas que quieren tratar, las dudas que tengan por resolver, las dinámicas en las que les gustaría participar, etc. Esto significa un gran beneficio ya que los clientes dejan claro que es lo que les atrae y así se logrará con gran facilidad el satisfacer sus necesidades.
Además, se consigue un mayor engagement con la marca detrás de la realización del evento, lo cual fortalece su imagen y así, las próximas ediciones o eventos atraerán mayor audiencia.
Las redes sociales son excelentes para la difusión del evento
Para hacer contactos, transmitir información, analizar tu público, promocionar el evento, las redes sociales son la herramienta más económica que mejores resultados puede dar.
Por otro lado, una gran ventaja de estas herramientas es que a través de ellas se puede hace un sondeo de las expectativas que tienen los asistentes del evento, las redes sociales son una excelente forma de conocer conocer la opinión del público para así hacer los ajustes que sean necesarios para reformar el evento y adaptarlo a las necesidades de sus participantes.
Se puede recurrir a dispositivos móviles
Más allá de las aplicaciones y sistemas, los dispositivos móviles son fundamentales en cualquier evento, ya que según expertos, la tendencia de poseer un dispositivo de este tipo es cada vez más alta, no hay quien no tenga uno en la industria. Especialmente, los Smartphone, por ende el servicio de wifi debe estar si o si entre los ofertados en los eventos para compartir información importante y mejorar las comunicaciones.
Los eventos pueden ser visualizados desde cualquier parte del mundo
La barrera de la distancia se rompió, ya que gracias a la tecnología, ya no es necesario asistir de forma presencial a un evento para poder participar en él. Así como se mencionó al principio de este blog, hay nuevas modalidades que son ofertadas como alternativas que derrocan las limitaciones como los horarios y las distancias.
El modelo de livestreaming permite añadir un valor diferente y original a los eventos, ya que con ellos se garantiza que el contenido de tu evento tenga un mayor alcance al ser visto y compartido por muchas más personas de las que puede abarcar cualquier recinto.
La tecnología ahorra tiempo y dinero
Aunque puede que en los puntos anteriores haya sido evidente, cabe resaltar que las herramientas tecnológicas pueden significar un ahorro de tiempo y de dinero al momento de realizar un evento.
El ahorro económico se puede evidenciar en acciones como la promoción del evento o hasta el coste del recinto en el que se dará lugar el recinto. Con este último, por ejemplo, el gasto puede ser nulo si el evento es virtual.
Del mismo modo, el ahorro del tiempo se evidencia en la automatización de prácticamente más del 80% de las labores o actividades como las guías con ubicación de stands, la información sobre expositores, envío de invitaciones y entradas, gestión para el ingreso, contacto con pares e invitados, entre otros.
Se puede hacer uso deherramientas más llamativas
Una de las tendencias que la tecnología brinda al espacio de la industria de los negocios y eventos, es el permitir a sus usuarios el implementar herramientas que sean más llamativas para darle un toque más original y único al evento.
Una de las tendencias tecnológicas más demandadas y que está revolucionando el mundo de los eventos es la realidad virtual y aumentada, que es utilizada tanto por los asistentes presenciales como por aquellos que participan vía streaming.
Esta es utilizada principalmente para crear experiencias para los participantes del evento, por ejemplo:
· Visualizar modelos 3D de productos o servicios
· Hacer recorridos por el recinto sin moverse del sitio
· Ubicar los stands y a los oradores en tiempo real
· Recrear espacios completamente distintos y trasladar al participante a otra época y otro sitio
· Realizar experiencias grupales o individuales
· Reproducir videos corporativos
· Puede ser utilizada con el fin de entretener, a través de juegos, retos y actividades como el estilo de Escape Room
Una experiencia de realidad virtual activa las sensaciones y esto es algo que, como ya hemos mencionado, es muy útil para generar una experiencia inolvidable sorprendiendo y enganchando a los invitados del evento.
Un consejo adicional… ¡Recuerda que la tecnología no lo es todo!
Queremos recordarte que a pesar de que la tecnología y las herramientas digitales son una gran ayuda para desarrollar un evento, no se debe solo invertir y depender de estas. Hay muchos aspectos que no pueden ser sustituidos por la tecnología y es muy importante tenerlos en cuenta para así no descuidarlos.
Por ejemplo, la capacidad de empatizar con un cliente, de realizar comunicaciones no verbales que se basen en emociones, el sentido del tacto cuando se quiere probar un producto o simplemente cualquier interacción humana son actividades que limitan a la tecnología.
Por eso es necesario que se analice bien qué tantas herramientas tecnológicas necesitas para que tu evento cumpla con las expectativas de sus asistentes.
Conocer la cultura de donde se realice el evento
Siguiendo la línea de que la tecnología no puede ser el centro del evento debido a las limitaciones que aún existen (y existirán) en la actualidad, una situación en la que esto es más que evidente es a raíz de la importancia de la cultura a la hora de hacer negocios.
El no saber como hacer un negocio o establecer una empresa en un destino extranjero, es una gran problemática a la que los empresarios se enfrentan constantemente, para esto, el conocer las costumbres y comportamientos sociales es vital para que realizar un negocio exitoso. Por ejemplo, en un evento realizado en países como Colombia, puede que las herramientas tecnológicas sean un gran plus para organizarlo, sin embargo, la cultura que hay en este país es casi imposible hacer negocios sin la interacción personal, asistir a almuerzos o cenas son actividades que van más allá de encontrarse en un centro de negocios y, en la mayoría de ocasiones, son más efectivas.
Por lo tanto, se logra evidenciar que hay ciertos factores quo no pueden ser remplazados, en determinadas culturas, para realmente hacer negocios.
Esperamos que hayas encontrado la herramienta tecnológica para que tu evento sea todo un éxito y que tengas una idea más clara de cómo la tecnología ha revolucionado la industria MICE. Recuerda que si tienes alguna duda o necesitas asesoría para gestionar tu próximo evento, puedes escribirnos y estaremos más que contentos de poder ayudarte.
