Colombia-MICE ist Teil der Pelecanus Travel Group. Wir sind in Bogota, Kolumbien, ansässig und sind spezialisiert auf Geschäftsreisen und alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit Tagungen, Incentives, Kongressen und Ausstellungen.
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Die Bedeutung von Technologie in der MICE-Branche
Der Einsatz von Technologie hat ebenfalls in der MICE-Branche Einzug gehalten. Die Pandemie hat diese Entwicklung noch mehr beschleunigt. Dank diverser technischer Werkzeuge ist die Planung und Entwicklung von Veranstaltungen heute viel effizienter. Diese Entwicklung wird weiter anhalten, obwohl sich die Geschwindigkeit vermutlich wieder ein bisschen drosseln wird. Im Zentrum steht jedoch nach wie vor der Mensch, die Technologie wurde aber inzwischen zum unverzichtbaren Helfer.
Technologie bringt heute einen großen Mehrwert für Teilnehmer von Veranstaltungen. Vor allem die Konnektivität hat Entfernungen kleiner gemacht.
Einsatz von Technologie in der MICE-Branche
Ein Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von Technologien sind Online- und hybride Veranstaltungsformate. Technologische Innovationen bringen Menschen zusammen, unabhängig vom Aufenthaltsort der Teilnehmer. Als weiteren Vorteil können durch den Einsatz von Technologien ebenfalls Kosten gesenkt werden.
Gründe für den Einsatz von Technologie bei MICE-Veranstaltungen
Der Einsatz von Technologien führt heute zu Wettbewerbsvorteilen, wir erklären Ihnen warum.
Technologie rationalisiert Prozesse der Veranstaltungsplanung und -Verwaltung
Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen und Anwendungen, die Veranstaltungsprozesse rationalisieren.
Der Einsatz von Technologie kann die Kontaktaufnahme mit den Teilnehmern, die Suche nach wichtigen Ansprechpartnern oder sogar die Erstellung eines Reiseplans erheblich vereinfachen und führt zu einer direkteren Kommunikation zwischen den Organisatoren und auch mit Ihrem Publikum. Eine einfache Vernetzung gilt heute bereits als Standard.
Technologie rationalisiert Interaktionsprozesse im Vorfeld von Veranstaltungen
Die Technologie ist zum grundlegenden Instrument geworden, um Abläufe sowohl für die Teilnehmer als auch für die Organisatoren zu erleichtern. Kaum eine Anmeldung wird heute noch per Brief zugestellt. Kontaktaufnahme und Zahlungsabwicklung vor und während der Veranstaltung sind heute Standard. Dank neuer Plattformen und Software besitzen Teilnehmer sämtliche benötigten Werkzeuge. Darüber hinaus ist der Automatisierungsvorgang ebenfalls fortgeschritten. Werbung über Medien wie E-Mail haben Papierformate bereits verdrängt.
Andere Werkzeuge und Plattformen wie Online-Panels, automatisierte Chat-Systeme und Social-Media-Aktionen vermitteln den Teilnehmern nicht nur Informationen über die bevorstehende Veranstaltung, sondern geben diesen auch die Möglichkeit, schon im Vorfeld mit einer Marke zu interagieren.
Technologie steuert Zugangskontrollen bei Veranstaltungen wie Messen und Konferenzen
Beim Betreten eines Veranstaltungsortes hilft die Technologie, lange Wartezeiten zu vermeiden. Heute reicht ein QR-Code auf dem Mobiltelefon für den Zutritt aus.
Weitere Vorteile von Technologie sind die Verbesserung des Nutzererlebnisses durch Zeitersparnis und bessere Planungsmöglichkeiten.
Technologie eröffnet den Weg zur Interaktion
Jede gute Veranstaltung besitzt starke Kommunikationskanäle. Kommunikation findet nicht mehr nur in eine Richtung, sondern in 360 Grad statt.
Teilnehmer können heute im Vorfeld einer Veranstaltung ihre Meinung zu Inhalten und Rednern und zu Themen äußern. Kundenbedürfnisse können daher bereits früh eingeholt und analysiert werden. Durch den Miteinbezug der Teilnehmer wird ebenfalls das Erlebnis verbessert und die eigene Marke gestärkt.
Soziale Netzwerke die Verbreitung der Veranstaltung
Um Kontakte zu knüpfen, Informationen zu übermitteln, Ihr Publikum zu analysieren und für die Veranstaltung zu werben, sind soziale Netzwerke das wirtschaftlichste Instrument und können zu großartigen Erfolgen führen.
Andererseits besteht ein großer Vorteil dieser Instrumente darin, dass man durch diese einen Überblick über die Erwartungen der Teilnehmer der Veranstaltung gewinnen kann. Sozialen Netzwerke sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, die Meinung der Öffentlichkeit einzuholen.
Mobile Geräte können verwendet werden
Über Anwendungen und Systeme hinaus sind mobile Geräte unverzichtbar. Heutzutage gibt es keine Teilnehmer die nicht mindestens über ein Smartphone verfügen. Ein Knackpunkt kann hier jedoch die Konnektivität sein.
Veranstaltungen können von jedem Ort der Welt aus verfolgt werden
Distanzprobleme wurden durch Technologien gelöst.
Das Livestreaming-Modell ermöglicht es Teilnehmern, Veranstaltungen von jedem Punkt der Welt aus zu verfolgen und ebenfalls mit der Veranstaltung zu interagieren. Die Echtzeit mit Einbezug von Chats ist heute keine Seltenheit mehr.
Technologie spart Zeit und Geld
Wirtschaftliche Einsparungen können sich in Maßnahmen wie der Werbung für die Veranstaltung oder sogar in den Kosten für den Veranstaltungsort niederschlagen. Im letzteren Fall können Kosten beispielsweise gleich Null sein, wenn das Ereignis virtuell ist.
Die Zeitersparnis zeigt sich auch darin, dass praktisch mehr als 80 % der Aufgaben oder Tätigkeiten automatisiert werden, wie z. B. Standplatzführer, Informationen über Aussteller, Versand von Einladungen und Eintrittskarten, Zulassungsverwaltung, Kontakt mit Fachkollegen und Gästen und vieles mehr.
Weitere Werkzeuge können eingesetzt werden
Einer der gefragtesten Technologietrends, ist die virtuelle und erweiterte Realität, die sowohl von persönlichen Teilnehmern sowie als auch von Teilnehmern über Streamingdienste genutzt werden.
Dies wird vor allem genutzt, um beispielsweise Erlebnisse für Veranstaltungsteilnehmer zu schaffen:
- Visualisierung von 3D-Modellen von Produkten oder Dienstleistungen
- Führungen durch den Veranstaltungsort, ohne das Gelände zu verlassen oder zu betreten
- Stände und Redner in Echtzeit ausfindig machen
- Gruppen- oder Einzelerlebnisse schaffen
- Firmenvideos abspielen
- Kann für Unterhaltungszwecke verwendet werden, durch Spiele, Herausforderungen und Aktivitäten wie z.B. im Escape Room Stil
Technologie ist nicht alles!
Technologie und digitale Werkzeuge sind heutzutage eine nicht mehr wegzudenkende und integrierte Komponente von Veranstaltungen. Der Mensch sollte jedoch nach wie vor im Mittelpunkt einer Veranstaltung stehen, denn dieser trifft schlussendlich die Entscheidungen.
