Colombia-MICE ist Teil der Pelecanus Travel Group. Wir sind in Bogota, Kolumbien, ansässig und sind spezialisiert auf Geschäftsreisen und alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit Tagungen, Incentives, Kongressen und Ausstellungen.
Unabhängig davon, für welche Art von Branche Ihre Veranstaltung gedacht ist, ob es sich um ein kleines Treffen mit nicht mehr als 12 Personen oder eine große Konferenz von Weltrang handelt, die Organisation Ihrer Veranstaltung ist das A und O! Es gibt keine Art von Veranstaltung, die nicht eine ausführliche Planung und Organisation erfordert.
Von der Festlegung der Ziele der Veranstaltung über die Festlegung eines idealen Budgets bis hin zur Werbung für die Veranstaltung selbst, gibt es unendlich viele Komponenten, die von Anfang an berücksichtigt werden müssen.
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Wie organisiert man eine Veranstaltung?
Um eine Veranstaltung zum Erfolg zu führen, sollte man einige entscheidende Schritte beachten.
Im Folgenden offerieren wir eine Liste mit den verschiedenen Phasen und Optionen, die Sie bei der Planung einer Tagung, eines Events oder eines Kongresses berücksichtigen sollten.
Definieren Sie klare Ziele und Vorgaben bereits im Vorfeld
Die Planungsphase ist sehr wichtig, da diese das Fundament der Veranstaltung bildet.
Man sollte sich von Beginn weg alle Fragen mit „W“ stellen. Wie, wann, wer, wo, weshalb, etc.
- Der Grund für die Veranstaltung.
- Ziele der Veranstaltung (qualitativ und/oder quantitativ) sowie Messkriterien.
- Die zu vermittelnde Information, Dienstleistung oder das zu vermittelnde Produkt und der Zweck, zu welchem es vermittelt werden soll.
- Wer ist die Zielgruppe und wie kann man sie am besten erreichen?
- Prüfung der Ressourcen und deren Allokation.
Die obige Liste ist nur ein Auszug aus einer kompletten Veranstaltungsplanung. Die Motivation ist von grundlegender Bedeutung, denn sie ist der Grund für die Existenz der Veranstaltung und die Ziele sind der Grund für den Erfolg der Veranstaltung.
Wie legt man die Ziele einer Veranstaltung fest?
Ziele sind nicht immer einfach festzulegen. Es ist jedoch ein entscheidender Faktor und sollte mit der nötigen Sorgsamkeit behandelt werden. Es geht nicht nur darum, Annahmen über das Ergebnis zu treffen, sondern auch darum, sich über den Weg dorthin klar zu werden, damit die Veranstaltung reibungslos verläuft.
Der erste Schritt bei der Festlegung von Zielen besteht darin, die Art der zu organisierenden Veranstaltung zu bestimmen.
Dies kann sehr unterschiedlich sein, denn Sie müssen die verschiedenen Veranstaltungsmöglichkeiten berücksichtigen. Geht es um eine Sitzung mit wenigen Teilnehmern oder um eine große Konferenz mit Tausenden von Teilnehmern oder einer Messe, die bis zu 3 oder 4 Tage dauert?
Nachdem Sie die Art der Veranstaltung bestimmt haben, können Sie die folgenden Schritte unternehmen, um die Ziele zu definieren:
- Spezifizieren Sie die Ziele ohne zu verallgemeinern oder irgendeinen Teil offen zu lassen.
- Die Ziele sollten messbar sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine qualitative, quantitative oder gemischte Zielsetzung handelt. Messkriterien und deren Umsetzung können manchmal schwierig sein, lassen Sie sich nicht entmutigen.
- Erarbeiten Sie die Ziele hierarchisch, zuerst mit den Hauptzielen anfangen und im Anschluss Nebenziele oder Unterziele festlegen.
- Die Ziele sollten hinsichtlich der Zielgruppe und der Art der Veranstaltung spezifiziert werden. Zum Beispiel Verkauf und Kauf von X Produkten, Erwerb von spezifischem Wissen, Verbesserung des Zusammenhalts einer Arbeitsgruppe usw.
Wenn die Ziele klug definiert sind, wird die Veranstaltung leichter zu entwickeln sein. Die Zielerreichung ist dann jedoch ein anderes Thema.
Budgetplanung im Planungsprozess einer Veranstaltung
Nachdem Sie die Ziele festgelegt haben, müssen Sie ein Budget für Ihre Veranstaltung erstellen. Dies wird als ein wesentlicher Schritt bei der Organisation der Veranstaltung angesehen, da dadurch weitere Aspekte der Veranstaltung geklärt werden.
Mit einer minutiösen Budgetplanung können Überraschungen und Budgetüberschreitungen vermieden oder teilweise besser aufgefangen werden. Das Budget ist der Sauerstoff einer Veranstaltung.
Planen Sie jede Phase und das dazugehörige Budget im Voraus und aktualisieren Sie das Budget bei Veränderungen.
Beachten Sie, dass ein Budget teilweise aus groben Schätzungen besteht. Es ist daher nicht immer eine genaue Wissenschaft. Wenn man mit 5,000 Teilnehmern plant, jedoch nur 3,000 kommen, kann dies einige Schwierigkeiten mit sich bringen. Eine Budgetplanung lässt jedoch einen gewissen Spielraum und Reserven offen. Zu einer guten Budgetplanung gehören ebenfalls immer verschiedene Szenarien inkludiert.
Wie legt man das Budget für eine Veranstaltung fest?
Hier bietet sich zunächst ein Top Down Ansatz an. Wobei die Allokationen der Ressourcen zuerst nach Wichtigkeit, Größe, Art oder anderen zentralen Faktoren vorgenommen werden kann. Also Beispiel: Miete des Veranstaltungsortes, Transporte, Unterkünfte, Löhne, Verpflegung etc. Sobald dann die effektiven Kosten bekannt sind, können diese in die Budgetplanung einfließen.
Die oben genannten Hauptblöcke können dann in einem folgenden Schritt weiter verfeinert werden. Zum Beispiel: Verpflegung in Frühstück, Mittagessen, Abendessen am 1. Tag usw.
Schließlich ist es ratsam, einen Teil des Budgets für Notfälle vorzusehen, falls unvorhergesehene Kosten auftreten.
Wahl des Ortes und des Zeitpunkts der Veranstaltung
Es geht nun darum, den Ort (Land, Stadt), den Veranstaltungsort (Veranstaltungszentrum, Hotels) und den Zeitpunkt der Veranstaltung auszuwählen.
- Überlegen Sie sich den Termin gut, idealerweise sollte dieser nicht mit einem Feiertag kollidieren, da sich dies in der Anzahl der Teilnehmer widerspiegeln wird. Weihnachten ist wahrscheinlich kein guter Termin für eine Fachmesse.
- Neben dem genauen Tag sollten Sie auch an die Jahreszeit denken. Studien zeigen, welche Zeit des Jahres für die Durchführung von Veranstaltungen am besten geeignet ist. So sind die bevorzugten Monate in der Regel Mai, Oktober, Juni und November (in dieser Reihenfolge).
- Je nach Reiseziel und Branche, sind die Kosten für Flüge, Reisen und Hotels für die Teilnehmer von Bedeutung. Je nach Art der Zielgruppe sollte die Art des Reiseziels berücksichtigt werden. Finanz- und Pharmabranche besitzen großzügigere Budgets als zum Beispiel die Gastronomie.
- Die Erreichbarkeit mit allen Verkehrsmitteln (private Verkehrsmittel, öffentliche Verkehrsmittel, zu Fuß) muss für den Komfort der Teilnehmer berücksichtigt werden.
- Marke und Image sind sehr wichtig. Vermitteln Sie die Werte der Organisation und der Veranstaltung.
- Für die Anzahl der Teilnehmer sollten nicht zu große aber auch nicht zu kleine Veranstaltungsorte gewählt werden. Stellen Sie sich ein Fußballstadion mit nur 20% Zuschauer vor. Es wird schwierig, eine gute Stimmung zu kreieren.
- Auch andere Aspekte wie Beleuchtung, Beschallung und Räumlichkeiten am Veranstaltungsort sind entscheidend für den perfekten Ablauf der Veranstaltung. Es ist darauf zu achten, dass der Raum alle Bedürfnisse abdeckt.
Aufbau eines Veranstaltungsteams
Der Erfolg eines Anlasses steht und fällt mit der Führung oder dem Führungsteam. Die Delegation von Aufgaben ist dabei von großer Bedeutung. Ein einfacher jedoch höchst effizienter Leitfaden, gelernt im CH-Militär:
K – Kommandieren
K – Kontrollieren
K – Korrigieren
K – Konsequenz
Dieser Prozess kann einfach angewandt werden. Eine einmalige Anwendung reicht jedoch nicht aus, dieser Prozess sollte fortlaufend wiederholt werden.
Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen bereits festgelegte Rollen für die Verwaltung veranstaltungsbezogener Aktivitäten. Es sollte immer klar sein, wer die Verantwortung trägt. Die schlimmste Form der Organisation ist, dass alle für alles verantwortlich sind und niemand für nichts. Das ist öfters die gängige Organisationsform der Politik, die Konsequenzen daraus kennen wir.
Mögliche Teams für die Organisation eines Anlasses
- Marketing-Team
- Team für Beziehungen und Kommunikation, Public Relations
- Projektleiter
- Koordinations- und Logistikteam
- Planungsteam
- Entwurfsteam
- Finanzteam
Erarbeitung einer Agenda für einen Anlass
Planen Sie die Tagesordnung von Anfang an! Keine Idee oder Aktivität ist zu klein, um sie zu vernachlässigen. Themen wie Reiseziel, Budget, Redner und Aktivitäten sollten in das Programm aufgenommen werden, damit von der Vorbereitung bis zur Durchführung der Veranstaltung alles reibungslos und pünktlich abläuft.
Es besteht keine Verpflichtung, das Programm von Anfang an fertig zu haben, geschweige denn vor der Bekanntmachung der Veranstaltung und der erwarteten Teilnehmer, weshalb Terminänderungen nach Beginn der Marketing- und Anmeldephase vorgenommen werden können.
Allerdings wollen sowohl die Teilnehmer als auch die Besucher wissen, was sie zu welchem Zeitpunkt auf der Veranstaltung erwartet. Daher ist es am besten, wenn Sie den grundlegenden (bestätigten) Zeitplan im Voraus zur Verfügung stellen können.
Werbung und Markenbildung für die Veranstaltung
Möchten Sie, dass Ihre Veranstaltung einen hohen Bekanntheitsgrad und eine große Teilnehmerzahl hat? Dazu muss sie, wie jede andere Veranstaltung auch, in irgendeiner Form beworben werden.
Manchmal gehen die Organisatoren davon aus, dass die Teilnehmer bei einer guten Veranstaltung von selbst wiederkommen werden. Es stimmt, dass ein positives Erlebnis Einfluss darauf hat, ob die Teilnehmer wiederkommen, aber Veranstaltungen müssen immer beworben werden.
Wie kann eine Veranstaltung gefördert werden?
Es gibt viele gängige Methoden, um für eine Marke und ihre Veranstaltungen zu werben.
Die Vorbereitung von Anzeigen, Anrufe bei den Medien, Kontaktaufnahme mit Sponsoren und Rednern sind eine große Hilfe bei der Werbung. Technischen Hilfsmittel sind nicht nur kostengünstig, sondern haben auch eine unvorstellbare Reichweite, wie z. B. sozialen Netzwerke, deren Potenzial voll ausgeschöpft werden kann.
- Führen Sie E-Mail-Kampagnen durch.
- Erstellung eines Kommunikationskalenders mit den Teilnehmern, in dem ständige Veröffentlichungen vorgenommen werden.
- Nutzen Sie die Vorteile der sozialen Medien, von Hashtags (im Zusammenhang mit der Veranstaltung) bis zur Verwendung von Geschichten oder bezahlter Werbung.
- Senden Sie Erinnerungsnachrichten, um an die Anmeldung von Veranstaltungen sowie an Daten und Zeiten zu erinnern.
- Wenn Ihr Budget es zulässt, können Sie denjenigen, die sich zuerst anmelden, einen Preisnachlass gewähren.
- Erstellen Sie Kampagnen, die zur Teilnahme von Personen aufrufen, die an der Veranstaltung interessiert sein könnten.
- Nutzen Sie Ihre Marke.
- Präsentieren sie gute und anerkannte Redner.
- Ziehen Sie die Öffentlichkeit mit ein. Durch Fotos oder Videos vom Alltag und dem Aufbau der Veranstaltung stärken Sie ihre Marke.
- Erstellen Sie Werbevideos oder Anzeigen, die in allen Medien verwendet werden können.
- Ermutigen Sie die Teilnehmer und Redner, durch Vernetzungskampagnen für die Veranstaltung zu werben.
Beziehen Sie externe Teilnehmer in die Veranstaltung ein.
Wenn Sie eine große oder globale Veranstaltung organisieren, werden Sie höchstwahrscheinlich auch andere Branchenexperten einbeziehen. Mit deren Hilfe wird die Veranstaltung anerkannter und interessanter für Ihre Teilnehmer. Nachdem Sie also eine Liste potenzieller Partner und Gäste erstellt haben, sollten Sie deren Anwesenheit bestätigen. Redner, Sponsoren und Aussteller sind die besten Möglichkeiten, der Veranstaltung einen Mehrwert zu verleihen.
Mögliche Teilnehmer für die Organisation der Veranstaltung
Die Art der Teilnehmer kann je nach Art der Veranstaltung variieren.
- Redner: Experten zum Thema, die über ein umfangreiches Wissen verfügen.
- Sponsoren: Suchen Sie nach Sponsoren, deren Profil und Kunden mit dem der Veranstaltung übereinstimmen.
- Aussteller: Bei Fachmessen sind die Aussteller die wichtigsten Teilnehmer. Ein Aussteller spielt nicht nur die Rolle des Sponsors, indem er die Besucher zur Veranstaltung bringt, sondern kann auch ein großartiger Verbündeter sein, um für die beteiligten Marken und die gemeinsamen Brancheninformationen zu werben.
Nutzen Sie technologische Hilfsmittel
Technologie ist heute mehr denn je ein wichtiger Verbündeter bei jeder Veranstaltung, sowohl für die Organisatoren als auch für die Teilnehmer. Ein guter Informationsfluss sowie die Möglichkeit zur Organisation sowie Vernetzung wird heutzutage erwartet und ist ohne die entsprechende Technologie kaum mehr möglich.
Es gibt große Unterschiede zwischen dem Einsatz von Technologie bei persönlichen Veranstaltungen und bei virtuellen Veranstaltungen.
Technologie in persönlichen Veranstaltungen
Technologie kann heute für fast alle Aktivitäten eingesetzt werden. Anmeldungen, Zahlungen, Vernetzung, Organisation, Werbung und noch vieles mehr ist bei den meisten Veranstaltungen bereits Standard. Erfinden Sie das Rad nicht neu, schauen Sie, was im Markt bereits angeboten wird und was sich für Ihre Veranstaltung eignet.
Technologie in virtuellen Veranstaltungen
Obwohl während der Pandemie sämtliche Veranstaltungen abgesagt oder virtuell abgehalten wurden, können diese Formen persönliche Veranstaltungen nicht ersetzen. Wir Menschen sind soziale Wesen und suchen den persönlichen Kontakt. Dieser ist in der Geschäftswelt nach wie vor sehr wichtig und in einigen Ländern die Basis eines jeden Geschäfts. Virtuelle Veranstaltungen sind jedoch eine gute Ergänzung.
Heute gibt es Plattformen, die Tausende von Menschen in verschiedenen Teilen der Welt miteinander verbinden. Ob für Teilnehmer oder Redner, eine virtuelle Veranstaltung kann aufgrund des Kostenvorteils die Anzahl Teilnehmer erheblich erhöhen oder einen Top-Redner in die Veranstaltung bringen.
Messen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung
Ein Sprichwort aus der Statistik sagt: „What gets measured gets done”.
Ohne klare Messgrößen und Kennzahlen wird man eine Veranstaltung nicht weiterentwickeln können, da die zukünftigen Ressourcen nicht sachgerecht allokiert werden können.
- Eine gründliche Analyse der gesammelten Daten, sei es die Anzahl der verkauften Eintrittskarten, die Anzahl der gewonnenen Kontakte, die Anzahl der verkauften Dienstleistungen oder Produkte, usw.
- Berücksichtigen Sie in den sozialen Medien alles, was vor und während der Veranstaltung berichtet wurde. Bewerten Sie die Reichweite von Hashtags, geposteten Fotos und Videos, die Zunahme der Follower, die Impressionen auf Ihrer Website usw.
- Analyse des Verhaltens der Teilnehmer: Dieser Punkt ist für die Entwicklung der Veranstaltung von grundlegender Bedeutung, um deren Bedürfnisse zu ermitteln.
- Seien Sie offen für Kritik. Feedback ist immer eine gute Möglichkeit, sich zu verbessern, z. B. durch Umfragen.
- Überprüfen Sie, ob alle finanziellen Fragen ordnungsgemäß geklärt sind, sowohl mit den Mitarbeitern als auch mit externen Dienstleistern wie Catering und Logistik.
- Organisieren Sie eine Nachbearbeitung aller ausgewerteten Kennzahlen und ziehen Sie daraus Schlussfolgerungen sowie Inputs für zukünftige Maßnahmen.
Peppen Sie Ihre Veranstaltung auf
Ein sehr effektiver Weg, um mit dem Publikum in Kontakt zu treten und seine Aufmerksamkeit zu erregen, ist die Einstellung von trendigen externen Mitarbeitern. Engagieren Sie zum Beispiel renommierte Redner, einflussreiche Persönlichkeiten aus der Branche, bekannte Persönlichkeiten, Moderatoren, Redner und sogar Komiker oder Schauspieler. Sie können auch Stände bekannter Marken am Zielort aufstellen, die einen Unterschied machen, z. B. bei der Verpflegung und dem Getränkeservice.
Warum ist es eine gute Idee, eine Firmenveranstaltung zu organisieren?
Wie bereits erwähnt, ist die Organisation einer erfolgreichen und gewinnbringenden Veranstaltung keine leichte Aufgabe, da es viele Aspekte zu beachten gibt.
Die Planung eines Meetings oder einer Veranstaltung kann jedoch für jedes Unternehmen ein hervorragendes Instrument sein, vor allem weil sie als Methode der strategischen Kommunikation eingesetzt wird. Aus diesem Grund haben die meisten Organisationen, Firmen und Unternehmen den Anspruch, jährlich eine oder mehrere Veranstaltungen durchzuführen.
Es gibt definitiv viele Vorteile, die eine gute Veranstaltung mit sich bringen kann. Es ist jedoch Vorsicht geboten, denn eine schlechte Veranstaltung kann ebenfalls zu negativen Ergebnissen führen.
Die Vorteile einer Unternehmensveranstaltung
Im Folgenden finden Sie eine kurze Auflistung der wichtigsten Vorteile, die eine Veranstaltung für Sie und Ihr Unternehmen mit sich bringen kann.
Steigerung des Bekanntheitsgrads und des Vertrauens in die Marke der Organisation
Eine Veranstaltung erzeugt Kommunikation, die Dienstleistungen oder Produkte Ihres Unternehmens direkt bei Ihren Kunden oder potenziellen Kunden bekannt macht. Darüber hinaus kann man Netzwerke bilden, welche wiederum einen Netzwerkeffekt bewirken können. Eine gute Veranstaltung schafft zudem Vertrauen zwischen dem Veranstalter und den Teilnehmern.
Veranstaltungen als Vehikel zu Geschäftsabschlüssen
Es gibt Veranstaltungen, welche zum Ziel haben, Käufer und Verkäufer zusammenzubringen. Nutzen Sie diese und zeigen Sie das Unternehmen von der besten Seite. Je nach Branche und geographischer Kundennähe können Sie einen lokalen Anlass organisieren um potentielle Kunden zu bewerben. Ein Landwirtschaftsbetrieb kann zum Beispiel eine regionale Kürbisausstellung organisieren.
Förderung der zwischenmenschlichen Beziehungen des Unternehmens
Auch in einer von Technologie dominierten Welt ist die persönliche Beziehung immer noch ein sehr starker Faktor. Wer schließt Verträge über hohe Summen ab, ohne seine Gegenpartei persönlich zu kennen?
Im Hinblick auf zwischenmenschliche Beziehungen und Kontakte sind Veranstaltungen und Treffen großartige Verbündete für ein perfektes Networking, da man sowohl Kunden als auch andere Fachleute und potenzielle Verbündete für die Zukunft persönlich und auf direktere Weise kennenlernt.
Pflege der internen Beziehungen und des Arbeitsumfelds des Unternehmens
Eine Veranstaltung verbessert nicht nur die Beziehungen des Unternehmens zur Außenwelt, sondern bietet auch die Möglichkeit, die Beziehungen zwischen den Organisatoren und den Mitarbeitern zu verbessern.
Leistungsanreize im Unternehmen zu schaffen
Wie kann eine Veranstaltung die Organisatoren und deren Mitarbeiter motivieren?
Bei jeder Veranstaltung oder Sitzung (insbesondere bei Meetings oder sogar bei einer Incentive-Reise) gibt es die Möglichkeit, gute Arbeit, Leistungen, das Überwinden von Herausforderungen oder das Erreichen von Zielen durch einen Einzelnen oder ein großes Team zu belohnen.
- Zeigen Sie öffentliche Anerkennung für Leistungsträger und Vorbilder.
- Ein Fest oder eine Feier kann eine gute Möglichkeit sein, sich zu bedanken und zu feiern.
- Generell, feiern Sie Erfolge. Die Möglichkeiten sind unzählig.
Schaffen Sie Unterhaltung
Anlässe in einem Geschäftsumfeld müssen nicht immer langweilig sein. Schaffen Sie Erlebnisse und bleibende Eindrücke. Wer besitzt keine Kindheitserfahrung bei McDonalds und assoziiert diese Besuche steht’s mit positiven Gefühlen?
Wenn Sie solch eine Leistung nur annähernd fertigbringen, sind Sie bereits auf der Siegesstrasse.
