¿Qué Debes Considerar para Organizar una Reunión en Colombia? - Colombia Mice

¿Qué Debes Considerar para Organizar una Reunión en Colombia?

Colombia-MICE forma parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Nos especializamos en viajes corporativos y en todos los servicios relacionados con Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones.


Como uno de los 30 principales países para reuniones de negocios en el mundo (según ICCA), sin duda Colombia tiene mucho que ofrecer en materia de turismo MICE. Ciudades como Bogotá, Cartagena y Medellín son líderes en infraestructura y servicios para reuniones, congresos, eventos e incentivos, aunque hay otros destinos competitivos en el país.

Hemos dedicado un blog para exponer las razones por las que elegir a Colombia como país anfitrión de su próxima reunión o evento.

En este blog repasaremos los aspectos que usted, como CEO, organizador de eventos o empresa debe tener en cuenta a la hora de organizar una reunión en Colombia.

1. La elección del lugar

Elegir el lugar perfecto no es tarea fácil y depende de varios factores. A continuación, enumeramos algunos:

Tamaño de la reunión

En primer lugar, debes tener claro el número de asistentes, pues no son lo mismo 15 personas que 50 u 80, por supuesto. Cada ciudad tiene sedes y hoteles con distintas capacidades, y hay que elegir en función de ellas.

En general, todas las ciudades principales de Colombia tienen hoteles de lujo con centros de negocios y salas de reuniones que pueden albergar de 8 a 20 personas y salones de eventos para más de 500.

También hay modernos centros de convenciones con capacidad para miles de asistentes en salas de eventos de diferentes estilos. Entre ellos, el Centro de Convenciones Valle del Pacífico, Ágora y Corferias en Bogotá, el Centro de Eventos El Tesoro en Medellín y el Centro de Convenciones Cartagena de Indias.

Sin embargo, debes tener en cuenta la disponibilidad de alojamiento, ya que no siempre es proporcional a la capacidad del evento.

Tipo de lugar

El tipo de evento va a determinar qué tipo de recinto elegir. Ahora las empresas intentan innovar y celebrar eventos en lugares donde antes nadie pensaba en hacer una reunión de negocios. Sin embargo, los lugares especializados, como centros de convenciones, auditorios y hoteles, siguen siendo los preferidos por muchos. Cada tipo de recinto responde a una necesidad específica.

Lugares poco tradicionales en Colombia

Teatros

Los teatros permiten celebrar grandes reuniones ya que disponen de la capacidad, la logística y los equipos audiovisuales necesarios. Además, suelen estar ubicados en zonas estratégicas de las ciudades, por ejemplo, La Candelaria en Bogotá.

Cámaras de comercio

Estos modernos complejos son ideales para capacitaciones y congresos ya que cuentan con auditorios grandes y medianos equipados con la última tecnología. Además, se pueden encontrar espacios al aire libre dentro o cerca de los edificios. Una buena opción es, por ejemplo, la Cámara de Comercio de Bogotá, con más de 10 sedes repartidas por la ciudad.

Fincas

Hoy en día, estas fincas han mejorado sus servicios, incluyendo a los profesionales de la organización de eventos. Se sitúan en zonas rurales próximas al casco urbano, pero con un ambiente diferente y adecuado para la desconexión y la creatividad. Puedes encontrarlas en el Eje Cafetero y en Cali.

Museos

Los museos, además de guardar preciosas obras de arte, son edificios silenciosos donde la inspiración puede aflorar. Varios museos en Colombia cuentan con auditorios y salas de reuniones para celebrar convenciones o pequeños encuentros empresariales.

Jardines botánicos: Estas enormes áreas verdes en mitad de la jungla de cemento también cuentan con auditorios y salas que suelen utilizarse para eventos académicos y de investigación, pero que también son aptos para distintos tipos de reuniones. Su colección de especies exóticas de flora y fauna, junto con el bello paisaje que rodea las salas, es el entorno perfecto para distraerse y divertirse después del evento.

Clima del destino

Como país tropical cercano al ecuador geográfico, Colombia no tiene estaciones sino un clima más bien estable que varía según la altitud del lugar en cuestión.

El clima cálido puede vivirse en la costa caribeña con temperaturas superiores a los 20°C (68°F). Entre los destinos MICE de esta zona se encuentran Cartagena y Santa Marta, que cuentan con playas tropicales junto con hoteles de lujo, salas de conferencias e instalaciones de ocio. Cali es otra ciudad cálida que carece de costa pero que impresiona por su cultura y su oferta de actividades.

Los que prefieran climas más templados deben considerar lugares como la ciudad de la eterna primavera, Medellín, o Pereira, en Armenia, y Manizales, en el Triángulo del Café. Estas también combinan la naturaleza con la comodidad y, sobre todo, con el café.

Por último, para un ambiente relativamente frío, la mejor opción es Bogotá, que se encuentra a 2.600 metros sobre el nivel del mar en la cordillera oriental de los Andes y tiene temperaturas que suelen rondar los 12 °C. De todos modos, aquí hay que estar preparado pues a veces puede hacer mucho sol y de repente empezar a llover a cántaros.

Perfil de las ciudades

Tus preferencias en cuanto a actividades de ocio también pueden influir en tu elección de dónde celebrar tu reunión. Debes acordar con tus empleados y asistentes qué tipo de actividades les interesa para su tiempo libre o para la construcción de equipos. Inmersión cultural, lujo, naturaleza, aventura o relax… Colombia tiene un lugar para cada uno.

Metropolis culturales

¿Te interesa la cultura? Si quieres experimentar el arte, la historia, la arquitectura, la música, la inmersión lingüística, etc. Bogotá es el destino perfecto. No es sólo la capital, sino el centro cultural de Colombia e incluso se le conoce como la Atenas sudamericana. Los museos abundan y los espectáculos musicales y artísticos gratuitos son habituales. La oferta de eventos privados y lujosos es muy variada. También el español hablado por los locales suele ser de los más fáciles de entender, por lo que es perfecto para practicar el idioma.

Playas

¿Quieres tener un día de relajación junto al mar? Cartagena es tu opción. La “ciudad heroica” es un destino popular tanto para colombianos como para extranjeros. Su principal atractivo es la ciudad amurallada, una zona de estilo colonial clásico, y la fortaleza de San Felipe. Sin embargo, grandes cadenas hoteleras se han establecido en la costa caribeña y ofrecen la mejor experiencia de descanso con todas las comodidades imaginables. También conviene considerar la opción de visitar las lujosas islas del Rosario.

Baile y gastronomía

Para desarrollar las habilidades motrices y sociales de su equipo, Cali les espera. La capital mundial de la salsa es una ciudad cálida y vibrante, con una intensa vida nocturna y gente muy amable. Hay escuelas de baile de salsa en cada esquina dispuestas a enseñar hasta al más calmado a moverse con soltura y disfrutar al ritmo de este baile tropical. La gastronomía también es un punto fuerte, pues la cocina del Pacífico colombiano está a otro nivel.

Innovación y Tecnología

Si lo que te atrae es la tecnología, puedes elegir Medellín. Esta ciudad primaveral es el centro de innovación del país y su infraestructura de transportes supera a la de Bogotá y las demás grandes ciudades. Los museos y centros científicos interactivos son muy recomendables, así como las atracciones naturales como el Parque Arvi y el Jardín Botánico.

Encuentro con la naturaleza

¿Buscas conectar con la naturaleza? El Triángulo del Café es la mejor zona para alejarse de la “civilización” y conectar con la naturaleza. Celebrar su reunión en un ambiente verde puede generar efectos positivos, ya que permite la plena concentración y la creatividad. Manizales, Pereira y Armenia son ciudades privilegiadas pues cuentan con una moderna infraestructura para el turismo de negocios conservando la magia y biodiversidad de la cordillera de los Andes.

Aventura

Tal vez te interese la aventura. En ese caso, Yopal es la opción adecuada. Esta ciudad llanera aún está por ser descubierta por el turismo internacional, y tiene un gran potencial. El ser una ciudad pequeña y tranquila no es obstáculo para desarrollar una buena infraestructura para el turismo de negocios. Y si alguna vez te has preguntado cómo vivían los vaqueros, aquí podrás descubrirlo. Compartir con los llaneros, ganaderos por tradición, y hacer un safari por las llanuras son actividades ciertamente atractivas.

2. Logística de las reuniones en Colombia

Decidido el destino, es momento de pensar en la logística del encuentro. Este paso incluye:

  • La ubicación del hotel y el lugar del encuentro
  • Opciones de transporte para todos los lugares
  • Servicio de catering y audiovisuales
  • Entre otros

En la mayoría de las ciudades los mejores hoteles están cerca de los principales salones o centros de convenciones, si no cuentan ya con estos espacios. Hablamos de distancias a pie o de trayectos cortos en coche.

En cuanto al transporte, la velocidad media del coche es aceptable en la mayoría de las ciudades y las distancias son más bien cortas, excepto en Bogotá. Allí el tráfico es tan abundante y las distancias tan largas que llegar a cualquier sitio lleva por lo menos una hora. En cualquier caso, el transporte privado es recomendado.

La organización de los servicios necesarios para la reunión puede ser fácil o tediosa dependiendo de la oferta del lugar. Generalmente, todas las salas de reuniones de los hoteles o centros de convenciones incluyen medios audiovisuales y catering, pero si se trata de lugares no convencionales, la situación puede ser diferente. Los servicios adicionales, como el soporte bilingüe (en Colombia se habla poco inglés) o los profesionales de la organización de eventos, suelen ser proporcionados por empresas especializadas.

Por último, presta atención a la cultura e infraestructura locales y a sus repercusiones en la logística de tu reunión. Es bueno planificar con bastante antelación y contar con tiempo de reserva y un plan b en caso de imprevistos. Los horarios pueden cambiar y los servicios pueden ser cancelados con poco tiempo de antelación. Para estancias más largas, es aconsejable considerar un seguro para todos los asistentes.

Colombia-MICE forma parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Nos especializamos en viajes corporativos y en todos los servicios relacionados con Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones.

3. Socios de negocios locales en Colombia

Todos los aspectos mencionados anteriormente requieren una gestión exhaustiva de la planificación y la logística. Esto puede ser complicado y requerir mucho tiempo. Por ello, contratar a un profesional en viajes de negocios que entienda sus necesidades y organice el evento perfecto para usted parece una opción razonable.