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¿Te has preguntado cómo hacer una presentación increíble en un evento? Puede que inviertas mucho de tu tiempo, energía y otros recursos en herramientas como ayudas audiovisuales o actividades interactivas, ¡y eso está muy bien! Pero el prepararte tu discurso para ser un gran ponente o expositor puede ser (la mayoría de las veces) aún más importante.
Así sea para un congreso internacional, una feria con miles de asistentes, un evento empresarial, una reunión de pocas personas o una exposición con limitado número de asistentes, debes prepararte para deslumbrarlos a todos con una presentación y discurso excelentes.
¡Continúa leyendo para descubrir todo lo que debes saber para ser el mejor ponente de un evento!
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La importancia de prepararse para ser un buen ponente o expositor
¿Alguna vez has asistido a una charla de un tema que te parece supremamente interesante pero a medida que está va pasando, pierdes el interés o está se vuelve aburridora? Pues esto ocurre porque de nada sirve tener una buena idea si no se sabe cómo comunicarla.
A pesar de todas las ayudas adicionales para hacer de una presentación cautivadora, no hay nada como escuchar a un buen orador o ponente dominando un tema. Y esta habilidad no es nada sencilla de adquirir, a muchas personas les cuesta encontrar la mejor manera de transmitir su mensaje ante un público o cliente, por eso existen tantas capacitaciones, cursos y demás para reforzar todas las habilidades comunicativas que el ser humano posee. La importancia de estas recae en que facilitan la interacción con otros, hacen de los conocimientos más atractivos para una audiencia y convierten un discurso común en uno efectivo.
Así que si lo que tu estás buscando es no tener miedo a que tu ponencia sea aburrida o equivocarte al querer comunicar un mensaje, es importante que a través de una buena comunicación y una excelente actitud pongas en práctica tus habilidades para ser un gran ponente, así como losespectaculares consejos que te daremos más adelante.
¿Cómo ser un buen ponente en un evento?
Ya conociendo la importancia de este rol, lo único que te hace falta es identificar la manera en la que puedes convertirte en el mejor ponente de cualquier evento, y te ayudaremos a descubrirla con los siguientes consejos.
Lograr que el mensaje sea claro
Independientemente del tema del que se vaya a tratar la ponencia, se debe tener en cuenta que a pesar de que, generalmente, la audiencia ya tiene conocimientos previos, no todos van a contar con el mismo nivel de información, por lo que al momento de transmitir un mensaje es importante ser claros y usar los términos más comunes sobre la industria o temática para así lograr llegar a la mayor cantidad de personas posible.
Una buena forma de lograr esto es simplificando al máximo aquello que pueda ser complejo de entender, eso sí, sin restarle importancia ni mucho menos alterando la forma inicial del mensaje que se vaya a transmitir.
Tener presente el Principio KISS
¿Has escuchado del principio KISS? Este significa Keep It Simple and Short. Básicamente, se trata de que no siempre la opción más compleja o elaborada sea mejor que la más simple, pues según esta estrategia, la simplicidad es la clave del éxito. Por lo tanto, cuando estés planeando tu presentación considera implementar esta herramienta, eso sí, lograr ser asertivo con la simplicidad, paradójicamente, no es para nada sencillo. El contenido debe ser claro, sin ser insuficiente, la forma de presentarlo debe ser directa, sin tantos rodeos, pero sin ser descuidada.
Conocer la audiencia a la que se dirigirá
Sin importar el mensaje, el conocer a la audiencia es más que una necesidad para ser un buen ponente, ya que no se le hablará de la misma forma a un grupo de jóvenes en busca de oportunidades laborales que a un grupo de los más importantes empresarios de la industria MICE.
Conocer al público permite adecuar el mensaje al estilo más adecuado para que sea bien recibido por sus oyentes, sin desmeritar el mensaje en si.
Pregúntate, ¿para quién es el contenido?
Si ya tienes presente el tipo de audiencia, es momento de preguntarse… ¿Para quién se está haciendo la presentación? ¿Es una cuestión de ego o es para los asistentes? ¿Cuál es el valor agregado de la presentación?
El objetivo del discurso y presentación que hagas, puede variar dependiendo la motivación que haya detrás de este, y se debe recordar que el propósito de hacer una ponencia es transmitirle información a un público, por lo que el ego propio se debería mantener en segundo plano. Además, si se hace una buena exposición, la audiencia queda satisfecha, la imagen del ponente será excelente.
Hacer una estructura para el discurso
Puede que seas un experto en el tema que vayas a compartir con los asistentes de la ponencia y/o el evento, pero si no tienes la información organizada podrías dejar por fuera algo importante. Para esto, es necesario cuestionarse, antes de preparar el discurso, cuáles son las ideas principales, con cuál se quiere iniciar y con cuál terminar.
Luego de tener presentes estos aspectos, realizar la estructura es algo muy sencillo. Acomodar y escribir las ideas de la forma más tradicional es una gran opción. Esta es: Inicio, desarrollo y conclusión.
En cada etapa podrás ubicar la idea y el orden, junto con ejemplos y otras intervenciones, para que tu mensaje esté completo.
Controlar el tiempo
Habrá ocasiones en las que el tiempo para exponer sobre un tema sea muy limitado, para esto es fundamental hacer buen uso del tiempo, contando las intervenciones propias y de otros, para no dejar por fuera ninguna parte del discurso que se quiere transmitir. O peor aún, que tanto a ti como a algún colega no se le pueda permitir hacer su presentación porque alguien más se pasó del tiempo establecido.
Para esto, lo más recomendable es ensayar y así medir el tiempo que se necesita. Teniendo esto presente, se puede adaptar el mensaje a cualquier cronograma, brindando toda la información relevante y hasta dar un espacio de interacción con la audiencia.
No ignorar el lenguaje no verbal
Gracias a este tipo de lenguaje, el mensaje puede amplificarse. Un buen ponente no se ve demasiado rígido ni incomodo en el escenario porque transmite inseguridad y tensión a su audiencia, tampoco hace mal uso de sus manos (como tenerlas en los bolsillos todo el tiempo, o detrás de la espalda, o con un objeto en la mano que no puede dejar de mover) porque esto puede ser una gran distracción tanto para quien habla como para el oyente y, además, denota nervios.
Para esto, no hay nada como la práctica, ya teniendo el discurso listo, ahora se debe practicar la manera en la que se dirá. Puedes hacer uso de todo el espacio que tengas a tu disposición, sin exagerar con movimientos inquietos durante toda la presentación, así como tener una posición base y ciertos gestos estratégicos como mirar a puntos diversos de la audiencia.
Presentarse antes de iniciar el discurso
Este puede parecer un punto obvio, pero para que las personas confíen en la información que vas a brindar es real y, sobretodo, útil, deben conocer quién eres. En este momento es clave demostrar, sin presumir, que se es un profesional en el tema y en la industria.
Ser consciente del uso y volumen de la voz
En conjunto con el lenguaje no verbal, el uso de la voz define la forma en la que la audiencia recibe el mensaje. Es importante que, de acuerdo al tamaño del espacio, el volumen de tu voz sea ideal para que te escuchen desde la primera hasta la última fila, sin necesidad de que te interrumpan diciendo que no te escuchan o que tengas que gritar.
Por otro lado, puedes jugar un poco con el tono, usar ciertas palabras clave para cambiarlo y así evitar caer en discursos monótonos, pues hay ideas que son más impactantes que toras y esto las personas pueden identificarlo a partir de la voz. Así mismo, si la temática lo permite, puedes hacer uso de el acting, en la que se pueden incluir historias con diferentes personajes y así, variar el tono de la voz, para hacer el discurso más divertido y creativo.
Evitar que la presentación se torne aburridora
Este es uno de los puntos más difíciles, ya que debe haber un equilibrio entre la comunicación y aquellas herramientas que la apoyan. Por ejemplo, las ayudas visuales e interactivas son muy importantes para captar la atención de los participantes, sin embargo, no se quiere que estas se lleven todo el merito y sean una distracción para la recepción del mensaje.
Hay personas que, con tal preocupación en mente, prefieren ahorrarse ese tipo de ayudas, aún así, para no convertir la presentación en algo monótono y aburridor, se puede hacer uso de imágenes, videos y escritos (preferiblemente cortos) que apoyen lo que el ponente este diciendo y sean totalmente necesarias. Recuerda que la calidad de estas herramientas refleja tu trabajo, por lo que siempre debes hacer uso de imágenes de buena calidad, como videos con buen sonido y el uso de textos con formatos que sean fácilmente legibles.
Por otro lado, si hay algo peor que una mala presentación, es una presentación que aparte de mala, sea larga. Así que hay que preocuparse tanto por la calidad como por la duración de la presentación para que esta no sea una tortura para los espectadores.
¡Tener un plan B para todo!
Sin tener una mentalidad pesimista, hay que tener claro que hay todo tipo de cosas que podrían salir mal. Para esto, lo mejor que puedes hacer es tener un plan b para aquellas situaciones que son más propensas a suceder. Por ejemplo, factores externos como hacer una presentación en ciertos horarios y perder la atención de la audiencia, como después de la hora del almuerzo o comida, la gente está llena (y a veces pasa de tragos, como puede pasar en un evento militar). O cuando las herramientas electrónicas, luces, micrófonos, equipos digitales, no funcionan tan bien, también perjudican la presentación, por lo tanto, tener siempre otra opción es más que necesario.
Acudir a la experiencia y casos de la vida real
Sin importar el tema del que se este hablando, siempre habrá oportunidad para incluir sucesos de la vida diaria. Por ejemplo, en una charla sobre cómo hacer de un hotel más sostenible, puedes incluir una historia sobre un hotel que visitaste en el que apostaban a la sostenibilidad con ciertas medidas, o en su defecto, de una experiencia no agradable que no quisieras que se repitiera. Además, este tipo de experiencias son un método fácil para transmitir información y, también, fácil de entender por todo el público, hasta los menos expertos.
Así, no solo que expongas será más verídico, sino que captara la atención de las personas y en la gran mayoría de casos, estos se sentirán identificados, por lo que estarán de acuerdo con lo que se este diciendo.
La audiencia debe hacer parte de la ponencia
La audiencia no solamente debe ser espectadora, debe hacer parte de la ponencia porque, de lo contrario, no conectarán con el ponente. Gracias a la tecnología, en la actualidad ha crecido la lista de los beneficios en la creación de eventos que, no solo son más innovadores, sino que mejoran la experiencia de los asistentes. A través de esto se puede aumentar y hacer un mejor proceso colaborativo y de participación con las audiencias y para esto cuentas con varias opciones.
· El método de interacción más común y más importante es incluir rondas de preguntas y respuestas. De esta forma la audiencia estará más activa, pues puede aprovechar para resolver cuestiones que tenga sobre un tema, se sentirá integrado, escuchado y el tener la oportunidad de opinar mejora su experiencia. Además es un gran plus para el ponente porque le da la posibilidad de mejorar su imagen al verse más experto respondiendo dudas.
· Si el evento es virtual o híbrido, la audiencia puede pasar un poco más desapercibida pero esto se puede convertir en una oportunidad para demostrarle al público que este no ha sido dejado de lado a través de encuestas o pausas en las que se habilite la opción de generar intervenciones.
· Realizar ponencias atractivas en las que los asistentes pueden participar aumenta la fidelización a la marca o a los organizadores de la ponencia. Una de las alternativas para esto de una forma creativa y divertida puede ser el uso de herramientas como la realidad virtual para que las personas participen de manera activa.
· En una etapa después de la ponencia, siempre será muy útil el preguntar a los asistentes cómo les pareció la charla, demostrarles que su opinión cuenta les hará sentir importantes y sus comentarios serán útiles para hacerlo mejor la próxima vez.
Incluir elementos novedosos y apostarle a la creatividad
Ya te hemos mencionado algunos métodos poco convencionales para que tu ponencia sea la mejor, pero queremos hacer énfasis en lo beneficioso que es apostarle a la creatividad en todos los sentidos que sea posible. Introducir historias, metáforas, analogías o repeticiones son grandes elementos para decorar el discurso, así como una introducción cautivadora que deje enganchada a la audiencia, o interactuar con el público.
En tu discurso, además de experiencias, recuerda incluir información que sea novedosa para los receptores según el mensaje, así como noticias o acontecimientos recientes que, generalmente, todos tengan en común. También puedes hacer bromas, eso sí, solo si estás seguro de que estos funcionen y sean apropiados. Esto demuestra que adicional a la información central de la ponencia, se tiene conocimiento sobre lo que está sucediendo en la sociedad y el mundo en el ese momento.
Hacer uso de la vestimenta apropiada
De acuerdo al tipo de evento, la vestimenta debe ser la apropiada, especialmente porque es la imagen tanto del mensaje como de quien esta detrás de este, es la primera impresión que tienen los espectadores del ponente. No es necesario usar prendas elegantes (aunque un traje siempre funciona) la comodidad debe ser primordial para que cuando estés realizando tu discurso, no tengas ningún problema y estés seguro, siempre respetando el código de vestimenta.
Recordar agradecer a el público
Siempre recuerda el dar gracias a la audiencia por asistir al evento, su atención y su paciencia. Esta es una norma básica de educación que hará sentir bien a los asistentes, demostrará cercanía y es un momento muy bueno para facilitar datos de contacto en caso de que alguien este interesado.
La importancia de un ponente en un evento empresarial
Sea cual sea el tipo de evento del que se quiera hablar, estos son espacios en los que se reúnen todo tipo de profesionales y asistentes (hasta aficionados) de una misma industrias para recibir e intercambiar conocimientos y nueva información sobre determinados temas. Para esto, hay un actor clave y este se conoce como el ponente, orador o expositor.
La personalidad más importante de cualquier evento siempre será el ponente, pues si en el no hay quien exponga la información que los asistentes están buscando.
¿Qué quiere decir ser un ponente?
Según la RAE, un ponente es una persona autora de una ponencia. ¿Aún no es tan claro?
Básicamente, un ponente es cualquier individuo que participa en un evento con el fin o propósito de exponer un tema en específico, de dar un discurso ante su público. Esta persona se hace cargo de abordar la temática principal de la charla y abrirá paso a la presentación de últimos avances, casos reales, estudios y, además, responderá preguntas.
¿Qué es una ponencia?
Una ponencia es la presentación o el discurso que se realiza en un evento para hablar sobre un tema en específico o, en algunos casos, presentar un nuevo producto. En pocas palabras, esta es la herramienta empleada para brindar una introducción a la audiencia, desarrollar y explicar un mensaje y, finalmente, ofrecer un resumen o conclusión de los aportes expuestos y debatidos a lo largo de la ponencia.
Tipos de ponentes
No todas las ponencias se tratan de ponerse en pie frente a un grupo de personas y hablar sin parar, no todas son iguales y conocer el tipo de ponencia del que se hará parte es clave para así identificar cómo ser un buen ponente. Entre los principales tipos hacen parte:
· Ponencia temática o teórica: Orientada principalmente a la presentación de trabajos académicos o exhaustivas investigaciones de un tema con el propósito de exponer los principales resultados o información más relevante.
· Ponencia póster o derivada de un proyecto: en este tipo de ponencia se comparten avances de cierto tema sin tener resultados específicos. Es más una puesta en común de información no totalmente verídica.
· Ponencia tipo coloquio: es un espacio en el que se busca poner en común información de diferentes ponentes, en el que se establece un debate y sesiones de preguntas y respuestas.
· Mesas redondas: Se expone un tema en el que se llama a la participación de la audiencia para compartir conocimientos y dudas.
· Talleres: Son charlas más casuales en las que predomina el dialogo compartido sin un orden específico.
Adicionalmente, aparte de estos tipos de ponencias, también los tipos pueden variar de acuerdo a los temas expuestos (médicas, de marketing, políticas, científicas, etc.), el nivel de complejidad (breves, básicas, cortas, intermedias, extensas, etc.),el contexto (comerciales, académicas, investigativas, etc.) y el formato (presencial, en línea, telefónica, en video, etc.)
Esperamos que con la información presentada en este blog, puedas convertirte en el mejor ponente de cualquier evento de negocios. Recuerda que en caso de tener alguna duda o de requerir información adicional sobre este, o cualquier otro tema de la industria MICE en Colombia, no debes dudar en contactarnos y estaremos más que felices de colaborarte.
