¿Qué es un Viaje de Negocios? Y Cómo Gestionarlo

Colombia-MICE forma parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Nos especializamos en viajes corporativos y en todos los servicios relacionados con Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones.

Cuando piensas en la palabra “turismo”, probablemente imagines una playa paradisíaca llena de gente sin más obligaciones que surfear o tomar el sol, ¿verdad? Pero, ¿cómo es posible que alguien sea un turista y a la vez asista a una reunión de negocios? Bueno, para muchos esto no es más que un viaje de trabajo.

Repasaremos la definición de viaje de negocios, que los motiva, algunos problemas que pueden representar en las empresas y, por supuesto, su solución.

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¿Qué es un viaje de negocios?

Resumiendo, un viaje de negocios es un viaje realizado por motivos de trabajo. Un tipo de turismo profundamente relacionado con el comercio internacional y que se hace más común con el paso del tiempo. Implica salir del área de trabajo y pasar una noche, independientemente de la frecuencia de los viajes o de la distancia recorrida.

Aquellos que viajan por trabajo seon conocidos como turistas de negocios o viajeros de negocios. Desde directores y empleados hasta miembros de organismos gubernamentales o de organizaciones sin ánimo de lucro.

Aunque este concepto -también conocido como viaje corporativo- pueda sonar poco familiar, los viajes de negocios son de hecho una gran industria.

¡En 2018 aportó 1,23 billones de dólares estadounidenses a la economía mundial!
El 13% de los viajes internacionales se realizan con fines empresariales y profesionales – según el informe The International Tourism Highlights de la Organización Mundial del Turismo, y se espera que esta cifra aumente en los próximos años.

Se espera que esta cifra aumente.

Además, es sabido que los que viajan por negocios tienen mayores exigencias que los viajeros de ocio y, por lo tanto, gastan más dinero. El gasto global en viajes de negocios llegó a 1,283 billones de dólares estadounidenses el año pasado; un incremento del 53% en una década (en 2009 fue de 839 dólares). Es notable que este tipo de turismo es bastante importante.

Otras características son:

Generalmente, los viajes por negocios se llevan a cabo en baja temporada, convirtiéndose en una fuente de ingresos prolongada para los que viven del turismo.
Aparte de la infraestructura dedicada al turismo de ocio, el turismo de negocios utiliza sus propias instalaciones: centros de convenciones y escenarios de eventos multipropósitos.
A los viajeros por negocios se les asigna los lugares a los cuales ir, pero eso no quiere decir que no puedan disfrutarlos también.

Hay bastantes aerolíneas y hoteles especializados en la atención a turistas de negocios.
El turismo de negocios es el tipo de turismo que prevalece en muchas zonas urbanas, contribuyendo con la economía local.

Razones de los viajes de negocios

Estas son las principales razones por las que las compañías hacen viajes de negocios:

Reuniones con proveedores y clientes para conocerlos mejor o cerrar un negocio
Redes de contactos. Crear nuevas relaciones laborales y expandir contactos.
Auditoria a fábricas o sedes en otros países o ciudades.

Promocionar productos y servicios o poner a prueba nuevos.
Participar en eventos y reuniones de la industria para mantenerse al tanto de las tendencias y dar a conocer la marca.
Viaje de incentivos. Viajes de negocios para motivar a los empleados e incentivar el trabajo en equipo.

Puedes incluir cualquier actividad en otra ciudad o país que se te ocurra que traiga beneficios para tu compañía.

Turismo MICE

MICE es un acrónimo que agrupa las 4 categorías principales del turismo por negocios. Original del inglés, cada letra significa: Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions. Pero, ¿qué significa exactamente?

Reuniones

En este caso, hablamos de una reunión con fines de negocios. Pueden ser agendadas de acuerdo a necesidades o situaciones específicas, o de acuerdo a una programación regular (anual o mensual). Sea juntas del consejo, juntas de accionistas, reunión de gerencia, reunión de planeación de estrategias, etc.

A pesar de que la tecnología ofrece alternativas razonables para dichas reuniones, muchos empresarios optan por viajar y conocer a sus asociados en persona.

Incentivos

Un incentivo es un beneficio laboral con el objetivo de motivar a los empleados por medio de viajes para compartir tiempo y realizar actividades de formación de equipo. Usualmente se da por buen desempeño laboral y los gastos son cubiertos por la compañía.

Un viaje de incentivos puede ser independiente o estar incluido en un programa con otras actividades enfocadas a los negocios; desde un viaje de un día a un retiro en un resort.

Los viajes de incentivos son esenciales para construir una cultura corporativa y los empresarios han empezado a notarlo. Una encuesta de la fundación Incentive Research en 2018 reportó que el 54% de los compradores incremento el presupuesto para incentivos a un aproximado de 4.000 dólares por persona. Así como para las actividades en programas de viajes de incentivos. El turismo de bienestar es uno de los preferidos

Conferencias (convenciones y congresos)

Las conferencias, convenciones y congresos son grandes encuentros para discutir, resolver problemas e intercambiar información del medio.

Equipos especializados se encargan de planear y ejecutar estos eventos. Debido a esto y a la importancia de estos en el mundo empresarial, se creó la Asociación Internacional de Organizadores Profesionales de Congresos – IAPCO, buscando elevar los estándares del servicio en la industria de los eventos.

Estos 3 términos pueden ser usados indistintamente o dependiendo del número de asistentes. Los eventos más grandes son llamados congresos en lugar de conferencias, por ejemplo. El tipo de congreso más representativo pueden ser los encuentros anuales de asociaciones industriales.

Exposiciones (Eventos)

Las exposiciones son eventos en los que se exhiben productos o servicios a una audiencia; ya sea el público general o un grupo empresarial especifico. Además, pueden ser organizadas por un grupo de compañías o una sola y también requieren una planeación, coordinación y facilidades apropiadas.

Dificultades de los viajes de negocios

Ahora que conoces lo que el turismo empresarial implica, es momento de conocer algunos inconvenientes o dificultades que se pueden presentar.

Costos

Como lo mencionamos, los viajes de negocios demandan servicios de mayor calidad que los viajes de ocio y, por lo tanto, pueden significar mayores costos para la compañía.

Es por esto que las empresas buscan las opciones más asequibles de transporte, estadía, y centros de reuniones. Encontrar el mejor costo a un precio razonable en el extranjero puede ser muy complicado.

Planeación

Organizar un evento puede llegar a ser complejo, especialmente cuando se trabaja con grandes grupos. La compañía debe considerar:

La fecha del evento (Temporada alta o baja)
Cantidad y tipo de asistentes
Localización e infraestructura

Medios de transporte: por aire o tierra.
Instalaciones del hotel
Instalaciones del centro de convenciones

Distancias entre los distintos lugares: hotel, aeropuerto, centros de convenciones, etc.
Duración de las conferencias, reuniones, etc.
Qué porcentaje de los gastos va a cubrir

Detalles extra

Entonces, esto es demasiado para una sola persona. Aún más si esta tiene varias otras funciones aparte de planear el viaje. De ser posible, es mejor dedicar un comité a la logística de planeación del evento. Un poco complicado ¿no crees?

Seguir el itinerario

Incluso con un itinerario perfecto y habiéndolo compartido con cada empleado las cosas se pueden salir de control. ¿Cómo garantizar que cada persona siga la planeación al pie de la letra mientras planeas tus presentaciones? Se debe disponer de alguien cuya única labor sea asegurar que el itinerario se cumpla, y que pueda solucionar cualquier imprevisto en caso de que se presente.

Entonces: ¿cómo solucionar esto?

Solución: Agencias de turismo corporativo

La mejor manera de gestionar tu viaje de negocios es confiando en una agencia especializada.

Las agencias de turismo corporativo – o agencias de viajes MICE pueden encargarse de la logística para llevar a cabo el evento perfecto. Para que estés seguro o segura de contratar una agencia, te dejo con algunos de los beneficios:

Estas agencias son experimentadas en la industria del turismo y conocen las últimas tendencias en viajes de negocios.
Las agencias saben cómo optimizar costos sin perjudicar la calidad. Por lo general tienen convenios con aerolíneas, hoteles, y centros de negocios, lo que puede ayudarte a ahorrar más de lo que esperas.
Conocen la mejor opción de alojamiento, eventos y lugares de entretención.

Las agencias hacen todo el trabajo por ti: desde escoger lugares y agendar vuelos y hoteles hasta negociar con proveedores, organizar itinerarios y coordinar la logística. Te ahorraran tiempo y esfuerzo.
Gracias a su servicio al cliente personalizado, puedes obtener el viaje perfecto que cumpla con todas tus necesidades.
Las agencias de viajes MICE cuentan con software especializados en gestionar costos, proveedores, horarios.