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Sin importar el tipo de industria al que vaya dirigido tu evento, o si se trata una pequeña reunión de no más de 12 personas o una gran conferencia de nivel mundial, ¡la organización de tu evento es lo más importante! No hay ni una sola clase de evento que no requiera de una ardua planificación y organización detallada.
Desde el establecer los objetivos del evento, el organizar un presupuesto ideal hasta la promoción del mismo evento, hay un número infinito de componentes que se deben considerar, desde el principio, para que el resultado final sea el deseado tanto para los organizadores como para los asistentes.
Sin embargo, no siempre es fácil encontrar la manera perfecta de lograr que el evento alcance el éxito esperado, es por eso que a continuación te traemos una guía para que conozcas la mejor manera de organizara tu evento.
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¿Cuál es la mejor manera organizar un evento?
Para lograr que tu evento sea el mejor y que puedas cumplir con todos los objetivos que tienes en mente para ti y para tu empresa o compañía, debes tener muy claro cuáles son esos pasos a seguir para lograrlo.
Es por esto que a continuación te presentamos un listado con las diferentes etapas y opciones que es necesario tener en cuenta al momento de planificar una reunión, evento o congreso.
Antes de poner en marcha tu evento: Define las metas y los objetivos
La etapa previa al desarrollo y la logística del evento es muy importante, ya que este es el punto de partida para planear el evento y así visualizar lo que se quiere conseguir y la manera adecuada de conseguirlo.
Para comenzar, lo primero que la empresa o el organizador del evento deben cuestionarse es: ¿Cuál es el objetivo final del evento? Para esto, como en toda estrategia de marketing es necesario identificar los siguientes aspectos u objetivos:
- El motivo de la creación del evento
- El tipo de resultados (bien sean cualitativos o cuantitativos) que se espera conseguir
- La información, servicio o producto a transmitir y el para qué
- Quiénes hacen parte del publico objetivo y cuál es la mejor manera de llegar a este
- Si se cuenta con los recursos necesarios para organizar el evento (en caso de que esto represente un problema, buscar como adaptar el evento a los recursos que se poseen en el momento)
El listado anterior es solo la base de lo que realmente es la planeación de un evento. La motivación es fundamental porque es la razón por la cual el evento existirá y los objetivos son las razones por las cuales el evento tendrá éxito.
¿Cómo plantear los objetivos de un evento?
Los objetivos del evento pueden ser una de las partes más fáciles si estos están bien detallados. No solo haciendo suposiciones de sus resultados sino teniendo en claro cuál es la ruta para cumplirlos y así su desarrollo sea fluido y adecuado.
El primer paso para establecer los objetivos, es identificar el tipo de evento que se organizará.
Esto puede ser muy variado, porque debes tener presentes las diferentes opciones de eventos que existen, desde una reunión pequeña en un centro de convenciones hasta una gran conferencia con miles de asistentes o una feria de hasta 3 o 4 días de duración.
Ahora bien, para planificar los objetivos, después de identificar la tipología del evento, estos son los pasos que te ayudarán a definirlos:
- Ten claro que los objetivos deben ser lo más específicos posible, sin generalizar ni dejar ninguna parte pendiente.
- Los objetivos deben ser medibles. No importa si de forma cualitativa, cuantitativa o mixta. A pesar de que en algunos casos sea difícil medirlos, siempre habrá herramientas como encuestas de satisfacción (clientes, empleados, participantes) para analizar los resultados.
- Claro está, los objetivos deben traer un gran beneficio a todas las partes involucradas en la organización del evento, si estos objetivos solo se enfocan en un solo área, puede que el resultado no sea el esperado.
- Los objetivos deben centrarse en su contenido de manera formal, sin caer en el inconveniente de en temas informales como: el lugar, servicio de catering, decoración, entre otros.
- Los objetivos deben concretarse en su público y el tipo de acción que se desarrollara en el espacio como venta y compra de un producto, el adquirir conocimientos, una mejorar de la cohesión de un grupo de trabajo, etc.
Si los objetivos son correctamente definitivos, tienen una base sólida y el equipo organizador los tiene presentes en todas sus actividades, el evento será más fácil de desarrollar y se lograrán conseguir todas las metas de manera efectiva, además de evitar consecuencias o incidentes indeseados que puedan perjudicar la imagen de la empresa.
Antes de poner en marcha tu evento: Establece tu presupuesto
Un vez tu evento ya este idealizado, es necesario crear y establecer un presupuesto para realizarlo. Esto se considera como un paso esencial en la organización ya que así, se consigue aclarar otros aspectos.
No solo para llevar a cabo el plan sino también sirva para evitar sorpresas no deseadas o inconvenientes sobre la marcha (por ejemplo, falta de dinero para artículos promocionales o decoración del evento).
Entre las principales recomendaciones que te queremos dar, queremos hacer énfasis en seguir el proceso muy de cerca. Planificar con antelación cada etapa y su respectivo presupuesto, así como actualizar este a medida que van pasando las diferentes actividades.
Cabe resaltar que no existe un presupuesto fijo para los eventos, puesto que todo depende de quien lo organice, cuantos asistentes espera, el espacio reservado, el equipo que se quiera utilizar y todos los servicios contratados.
Eso sí, si lo que desea realmente es que el evento sea inolvidable, es bueno recordar que en algunas ocasiones es más importante que predomine la calidad antes que intentar ahorrar en algún sector que más adelante pueda afectar la imagen del evento y sus organizadores.
¿Cómo establecer el presupuesto de un evento?
En primer lugar, aún con ciertas cosas por organizar, es ideal que haya una estimación inicial de presupuesto que logre cubrir los primeros gastos y, si ya se tienen establecidos, los más importantes como el alquiler de el venue de celebración del evento, el equipo logístico, cualquier el material grafico (promoción del evento o herramientas tecnológicas), contratación de personal en cada área, servicio de catering, servicios de traslados, ponentes, etc.
Es mejor si haces un análisis de los precios de los diversos tipos de productos o servicios ofertados por empresas en el área para así tener mayor variedad de opciones para que puedas adaptar y comprender mejor cómo se distribuirá tu presupuesto.
A medida que vayas pasando de etapas, recuerda actualizar y revisar el presupuesto pues no habrá duda en que las líneas de pedido cambiarán. Para esto recuerda mantener siempre presente el presupuesto y para evitar el excederse, se puede permitir hacer ajuste (sin buscar que haya una mayor inversión).
Finalmente, es aconsejable que dentro del presupuesto haya una parte separada para emergencias por si surge algún tipo de inconveniente con el que no se contara o que fuera impredecible.
El elegir el destino y el horario del evento
¿Ya están decididos los primeros pasos del evento? Ahora es tiempo de materializar las ideas y el primer paso es elegir el lugar (país, ciudad), venue (centro de eventos, hoteles) y hora del evento.
Esto puede parecer una de las cosas más sencillas pero detrás hay varios aspectos que se deben considerar porque así el evento sea el mejor, si se realiza en mal momento puede que pase desapercibido.
Entre estos aspectos se puede encontrar:
- Piensa bien la fecha, es ideal que esta no se cruce con ningún tipo de festividad pues se verá reflejado en el número de asistentes.
- Más allá del día exacto, se debe pensar en la época. Hay estudios que reflejan qué épocas del año suelen ser las mejores para realizar eventos, por ejemplo, los meses de preferencia suelen ser mayo, octubre, junio y noviembre (en ese orden específico).
- Dependiendo del destino y del sector en el que se encuentre el venue, para los asistentes será importante el costo de vuelos, desplazamientos y hoteles. De acuerdo al tipo de público, se debe pensar en el tipo de destino.
- La accesibilidad desde todos los medios (transporte privado, transporte público, a pie) debe tenerse presente para la comodidad de los asistentes, así como es ideal que haya espacios adecuados para personas con capacidades limitadas.
- Recuerda que la imagen de la marca es muy importante, por eso es ideal elegir un espacio en el que se tenga en común y se transmitan los valores de la organización.
- El aforo es fundamental, las dimensiones del espacio pueden hacer que un evento pase de cómodo a insoportable. Teniendo una proyección del número de participantes, se logrará encontrar el espacio con la capacidad deseada.
- Así mismo, otros aspectos como la iluminación, sonorización y espacios dentro de la sede del evento son claves para que este salga a la perfección. Hay que asegurar que el espacio cubra todas las necesidades.
Construir un equipo de eventos
Saber delegar es fundamental para llegar al éxito, no todo lo puede realizar una sola persona y siempre habrá alguien mejor preparado en cada área.
En el caso de un evento pequeño, puede que no se cuente con mucho personal para realizar todas las tareas, sin embargo, en eventos más grandes, siempre habrá algo pendiente por hacer que no puede salir mal y por esto es necesario contar con un buen y organizado equipo.
Puede que tu empresa ya tenga establecidos los roles en la gestión de actividades relacionadas con el evento, pero en caso de que esto no esté claro, es bueno designarlos. Teniendo siempre claro quien es el encargado principal o líder, todos los miembros del equipo deben informar cada etapa de su área a este para así asegurar que todos estén funcionado en armonía.
Algunos roles que deberían hacer parte del equipo
No sobrará jamás contar con profesionales con conocimientos en toda clase de sectores que puedan aportar al desarrollo optimo de un evento. Aún así, hay algunos roles que son infaltables como:
- Equipo de marketing
- Equipo de relaciones y comunicaciones
- Project manager
- Equipo de coordinación y logística
- Equipo de planificación
- Equipo de diseño
- Personal enfocado en registro y check-in
- PatrocinadoreS
Planificar un programa o agenda para el desarrollo del evento
¡Planifica la agenda desde el principio! No hay ninguna idea o actividad que sea lo suficientemente pequeña para dejarla pasar. Cuestiones como el destino, presupuesto, ponentes y actividades deben hacer parte del programa para que desde antes de poner el evento en marcha, hasta su etapa de desarrollo, no haya ningún inconveniente y todo se logre realizar en el tiempo establecido.
No es una obligaciones tener el programa listo desde el principio, mucho menos antes de hacer la promoción del evento y de contar con los participantes esperados, por eso se pueden realizar cambios de horario después de haber iniciado las etapas de comercialización y registro.
Eso sí, tanto los participantes como los asistentes querrán saber qué esperar del evento, y en qué momento, por lo que es mejor tener la posibilidad de ofrecerles el cronograma básico (que sea confirmado) con antelación.
Promocionar y desarrollar la marca del evento
¿Quieres que tu evento sea altamente reconocido y tenga un gran numero de asistentes? Para esto, como cualquier otro evento, debe ser promovido de alguna forma.
En algunas ocasiones, los organizadores dan por hecho que si se realiza un buen evento, los asistentes volverán naturalmente. Esto es cierto, una experiencia positiva influirá en si los participantes vuelven, sin embargo, los eventos siempre deben ser promocionados.
¿Cómo se puede promocionar un evento?
Son muchos los métodos actuales que existen para hacer la promoción de una marca y de sus eventos.
Preparar anuncios, convocar a los medios de comunicación, contactar con los patrocinadores y los ponentes son de gran ayuda para la promoción. Y las herramientas tecnológicas, además de económicas, tienen un alcance inimaginable, como las redes sociales que se pueden aprovechar al máximo.
Entre otras opciones se pueden encontrar:
- Realizar campañas a través del correo electrónico o campañas de mailing.
- Fija un calendario de comunicación con los participantes en el que se realicen publicaciones constantes .
- Aprovecha las herramientas de las redes sociales, desde los hashtags (relacionados con el evento) hasta el uso de historias o anuncios pagos.
- Envía recordatorios para incitar y recordar la inscripción al evento, fechas y horarios.
- Si tu presupuesto lo permite, da la posibilidad de realizar descuentos promocionales para quienes se inscriban primero.
- Crea campañas en las que se haga un llamado a la participación de las personas que podrían interesarse por el evento.
- Aprovecha la reputación de tu marca, si es reconocida, intenta que la marca sobresalga siempre.
- Así mismo, aprovecha el contar con buenos ponentes que sean reconocidos.
- Permitir que el público haga parte de la organización es muy llamativo, a través de fotos o videos del día a día y del montaje del evento logra humanizar a la marca.
- Haz un filtro e información, siempre promocionar la información más importante y relevante.
- Elabora videos o propagandas promocionales que puedan ser utilizadas en todos los medios.
- Haz atractivo el evento y explica en qué va a consistir y las razones por las cuales no se lo deben perder.
- Incita a los participantes y ponentes a promover el evento, a través de las campañas en redes.
Recuerda que para promocionar correctamente el evento, es muy importante tener en cuenta el tipo de este. Por ejemplo, si tu evento esta enfocado a adultos mayores, puede que las redes sociales no sean tan fuertes como lo serían en un evento para adultos jóvenes.
Contar con participantes externos a la empresa en el evento
Si lo que estás organizando es un evento grande o de carácter mundial, es bastante probable que busques involucrar a otros expertos de la industria. Con la ayuda de estos el evento será más reconocido e interesante para sus asistentes, por esto, luego de hacer una lista de los posibles aliados, se debe confirmar que se cuenta con la presencia de estos. Los ponentes, patrocinadores y expositores son las formas más comunes de añadir valor al evento.
Posibles participantes para la organización de el evento
El tipo de participante puede variar según el tipo de evento que se este desarrollando, por lo que en una etapa inicial es mejor tener en cuenta quién puede ser el aliado perfecto para aportar al evento.
Por ejemplo, entre los participantes más comunes se encuentran:
- Ponentes: Expertos en el tema que además de tener un sinfín de conocimientos, son muy buenos oradores.
- Patrocinadores: Busca patrocinadores que además de tener una buena reputación, tenga clientes en común con los que tu evento tiene. Estos ayudarán a impulsar el patrocinio del evento y reducir costos.
- Expositores: Si tu evento es una feria, los expositores son lo más importante pues son la razón principal por la que hay asistentes. Un expositor, además de hacer el rol de patrocinador impulsando a las personas a ir al evento, puede ser un gran aliado para promover las marcas involucradas y la información de la industria en común.
Aprovechar las herramientas tecnológicas
Hoy más que nunca la tecnología es una gran aliada para el desarrollo de un evento, tanto para los organizadores como para los asistentes. Hay varias actividades en las que estas herramientas pueden facilitar la vida.
Hay grandes diferencias entre cómo se puede hacer uso de la tecnológica en los eventos presenciales y en los eventos virtuales.
La tecnología en los eventos presenciales
Para los eventos presenciales, como ya has leído anteriormente, las herramientas tecnológicas pueden ser más que útiles para tanto para promover un evento como para desarrollarlo, por ejemplo, a través de software y tecnologías para tanto para el acceso al recinto (uso de códigos QR) como para la gestión de las actividades (cronogramas, conectar con el púbico, métricas, etc.).
La tecnología en los eventos virtuales
La tecnología es la responsable de que hoy se puedan realizar los eventos virtuales, lo que es un gran avance en la industria de los negocios.
Contar con plataformas para conectar miles de personas en diferentes lugares del mundo, promover la participación de todo tipo de expertos, hacer transmisiones tanto en tiempo real como el poder acceder a estas en cualquier horario, un ahorro significativo de costos, poder hacer un evento online que monetice y el promover en mayor mediad la sostenibilidad son las principales consecuencias y grandes atributos de esta metodología.
Realiza una medición del éxito del evento
¿Cómo medirás el éxito de tu evento? A pesar de que el evento haya terminado, el trabajo no termina y por eso elegir bien tus métricas es sinónimo de hacer un análisis perfecto del evento y encontrar la manera de que el siguiente sea aún mejor.
Algunas de las opciones más certeras para hacer un análisis en profundidad son:
- Un análisis arduo de los datos y analítica, buen sea la cantidad de boletos vendidos, los medios en los que hubo mayor participación, promedio de asistencia, número de clientes potenciales obtenidos, cantidad de servicios o productos vendidos, etc.
- En redes sociales contempla todo lo que se implementó antes y durante el evento. Evalúa el alcance de los hashtags, de las fotos y videos publicados, aumento de seguidores, impresiones en tu sitio web, etc.
- Analiza el comportamiento de los participantes, este punto es fundamental en el desarrollo del evento para así identificar sus necesidades.
- Mantén la mente abierta ante las criticas, el feedback siempre será un gran método para mejorar, una forma de conseguirlo, es a través de encuestas.
- Evita dejar cabos sueltos, revisa que todos los temas financieros estén resueltos correctamente, tanto con empleados como con servicios ajenos como el catering y logística.
- Ofrece material promocional a los asistentes para generar recordación o incluso, habilita espacios en los que se pueda compartir el material como grabaciones de ponentes.
- Comparte y potencia las paginas de opinión como blogs y buenos comentarios en tus medios para dar una imagen más positiva a la marca desde opiniones reales.
- Recuerda ser agradecido con todos los participantes, desde los expositores hasta los asistentes merecen un reconocimiento.
Dale un toque especial a tu evento
Hasta el momento, es probable que ya tengas todos los pasos para hacer que tu evento tenga éxito y que sea una experiencia gratificante para todos los involucrados. Sin embargo, hay un factor que muchas veces es ignorado por los organizadores de eventos y es el darle un plus de originalidad a su evento.
Además de mejorar la experiencia y crear un gran recuerdo de la marca en la memoria de los asistentes, el toque original puede ser una gran manera de que los asistentes salgan de la rutina y vean el evento con otros ojos.
Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su atención es la contratación de recursos humanos externos que estén en tendencia. Por ejemplo, contratar ponentes de prestigio, influenciadores en el área, personalidades reconocidas, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores. Asimismo, puedes contar con stands de marcas reconocidas en el destino que hagan la diferencia, por ejemplo, en el servicio de alimentos y bebidas.
¿Por qué es una buena idea organizar un evento empresarial?
Como ya te lo mencionamos, organizar un evento que sea exitoso y rentable no es una tarea fácil, pues son muchas las cosas que se deben considerar para lograrlo, así como es necesario tener en cuenta factores muy diversos más allá de los técnicos, como identificar las necesidades de para quién va dirigido el evento.
Sin embargo, el planificar una reunión o evento puede ser una gran herramienta para cualquier empresa, principalmente por ser utilizada como un método de comunicación estratégica. Es por esto que la
mayoría de las organizaciones, las compañías y las empresas tienen entre sus aspiraciones el celebrar uno o varios eventos anuales que reflejen la calidad de la marca.
Definitivamente son muchas las ventajas que puede traer la realización de un buen evento, por lo que a continuación te presentaremos las más relevantes en caso de que aún tengas dudas de si debes o no organizar tu evento.
Las ventajas de organizar un evento empresarial
Esta es una lista corta con las principales ventajas que puede traer para ti y tu empresa el realizar un evento.
Aumentar el reconocimiento de la organización y la confianza en la marca
Cualquier evento o reunión es un espacio que genera principalmente que haya una comunicación de forma muy eficaz pues te permitirán dar a conocer los servicios o productos de tu empresa directamente a tus clientes, o a los clientes potenciales, así como se pueden utilizar estos espacios para transmitir información sobre algún tema de interés y conectar una red de contactos. Además, si el evento es correctamente celebrado, se genera confianza entre quien lo organiza y sus asistentes.
Ideal para promocionar la empresa y potencializar negocios
Más allá del reconocimiento por parte de los clientes, otras empresas, proveedores y expertos del sector, el evento es uno de los pocos espacios en los que las empresas pueden promocionarse sin requerir de mucho, ya que no se necesita de una gran campaña publicitaria para darse a conocer.
Por otro lado, los eventos permiten hacer negocios de una manera más eficiente que en otras ocasiones, pues en ellos se da una cultura en la que todo se quiere lograr inmediatamente.
Fomentar las relaciones interpersonales de la empresa
El generar relaciones cara a cara, en medio de un mundo donde la tecnología predomina, es aún uno de los métodos más efectivos para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales, así como para recordar o transmitir los valores de la marca a los clientes y así, lograr una mayor fidelización por parte de ellos.
En términos de relaciones interpersonales y contactos, los eventos y reuniones son grandes aliados para lograr hacer networking perfecto, ya que se logra conocer en personas y de una manera más directa tanto a los clientes como a otros profesionales y posibles aliados para el futuro.
Fomentar las relaciones internas y el ambiente laboral de la empresa
Un evento no solo mejora las relaciones de la compañía con el exterior, sino que también trae la posibilidad de mejorar las relaciones entre los organizadores y los empleados. Este tipo de momentos y espacios crean un buen clima de trabajo así como fortalecen el trabajo en equipo pues todos tienen el mismo objetivo, que el evento sea el mejor.
¿De qué manera un evento genera un buen clima laboral? En la mayoría de los eventos, se logra combinar el trabajo y el ocio en un entorno que, es distinto y más atractivo del que en promedio se labora, por lo que los empelados se motivan en gran medida y también se logra el fortalecer las relaciones que, a veces provocadas por la rutina, se descuidan.
Son verdaderamente pocas las actividades que pueden cumplen con ser efectivas para motivar a los empleados, así como el ayudarles a recuperar sus fuerzas, o a combatir el estrés.
Es un espacio ideal para incentivar los logros de la empresa y sus empleados
¿Cómo más un evento puede motivar a los organizadores y sus empleados? O ¿Hay alguna forma de que en un evento se reconozca el buen trabajo realizado por sus participantes según su sector? La respuesta es sencilla, un evento bien desarrollado puede lograrlo todo.
Durante todo evento o reunión (especialmente las reuniones o hasta en un viaje de incentivo), se puede abrir un espacio para recompensar el buen trabajo, alcanzar logros, superar retos o alcanzar objetivos por parte de una persona determinada o un equipo numeroso.
Una gran idea es contemplar que existe en estos espacios la opción de premiar a los empleados por conseguir sus logros, para esto hay un sinfín de posibilidades. Por ejemplo:
· Celebrar una cena o almuerzo enfocado en felicitar a quien lo merezca.
· En algún momento del cronograma del evento, habilitar un espacio para felicitar públicamente a un empleado.
· Algún tipo de fiesta o celebración puede ser muy favorable para reconocer, agradecer y festejar.
Son una forma más entretenida de hacer negocios
A diferencia de lo que la mayoría de personas pueden suponer, asistir a un evento especifico de cierta industria o sector no tiene que ser una experiencia aburridora.
Los asistentes de tu evento saben perfectamente qué tipo de información, servicios y/o productos encontraran en el evento, por lo que lo que realmente importa es presentárselos de la manera más interesante y práctica posible. ¡Y esto es algo que puede ser divertido, y tu lo puedes lograr!
Al organizar tu evento de la manera correcta, este puede ser una experiencia única para todos sus participantes y pueden encontrar un espacio en el que pueden llegar a sus clientes, realizar negocios, lograr ventas, forjar alianzas y conocer a sus pares y pasar un rato increíble. Además, si las personas gozan de tu evento, no habrá duda de que estas se sentirán a gusto, lograras fidelización y contarás con su asistencia en una próxima edición.
Esperamos que esta guía te ayude a llegar al éxito con tu evento y que tengas una idea más clara de cómo organizar tu evento. Recuerda que si tienes alguna duda o necesitas asesoría para gestionar tu próximo evento puedes escribirnos y estaremos más que contentos de poder ayudarte.