Frank1235058 - Colombia Mice

How to organize a hybrid event?

Colombia-MICE is part of the Pelecanus Travel Group. We are located in Bogota, Colombia. We are specialized in corporate travel and all services around Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions.

What is a hybrid event?

A hybrid event is the combination of an event with the physical presence of the participants, including virtual participation of participants. The main goal is to reach a larger number of people (or participants), regardless of the location of the event.

These types of events can be meetings, congresses, international trade fairs, training courses, workshops, conferences, seminars and others.

Why are hybrid events so important these days?

Hybrid events not only have a wide reach but have also been a great response by the business travel and events industry to the public health emergency of 2020.

A hybrid event today offers much more than just a solution to geo-restrictions. It also offers more dynamic content so you can integrate remote attendees as if they were there at the event.

The pros and cons of a hybrid event

Hybrid events have advantages and disadvantages from the perspective of the participants as well as the organizer.

Disadvantages of a hybrid event

Although hybrid events combine the best of both worlds, we would also like to point out some disadvantages:

  • The biggest downside to hybrid events is the reliance on technology. Even if you have a good infrastructure and internet connection, it can interrupt the whole online part in case of problems.
  • At a hybrid event, negotiating with sponsors can be more difficult, as experiences of the marketing potential are not yet entirely clear.
  • Social interactions between on-site attendees and online attendees are limited.
  • Not every participant has the appropriate infrastructure to follow the event without interruptions with large amounts of data.

Advantages of a hybrid event

A hybrid event brings great benefits, as fewer resources are needed for more participants.

  • A larger number of visitors and participants. The maximum number of participants is theoretically unlimited.
  • The time and cost savings are enormous. From booking lower capacity venues to attendee travel costs, there are significant cost savings for everyone involved (organizers and attendees).
  • A hybrid event allows multiple events to be held simultaneously at multiple locations.
  • It is easier to analyze the impact of the event as it is possible to measure the reach and the opinion of the participants through other digital tools such as polls.
  • Event content can remain online for as long as you like. Recordings or summaries of the event may be made available online.
  • Greater audience participation is achieved. Not only during the event, but also actively on digital platforms by sharing information, “liking” publications and other actions.

How to organize a hybrid event?

The organization of hybrid events consists in letting an event take place in two dimensions. To do this, it is first necessary to create a plan that includes all the phases and processes of the event, as well as the tools needed to fulfill the plan in both modalities.

Hybrid events are a bit more complicated to organize than just face-to-face or virtual events.

Determine the technology required for the event

In the case of hybrid events, the technology must be chosen in such a way that it connects the event on site with the participants. The connection should work in both directions so that virtual participants can also be involved in on-site events. This not only requires a live transmission but also options for real-time communication.

A recording should also take place if the technology should fail. In this way, virtual participants can watch a lecture again later.

Selection of the date, time and location of the event

In the case of a hybrid event, you should definitely analyze where the majority of virtual participants are located. Due to the different time zones worldwide, you should make sure that the most important events do not take place at times when a large number of virtual viewers are sleeping.

World championships and the Olympics are good examples. Sponsors and participants react very sensitively to bad timing.

Determine the target group of the event

Defining the target audience is a key aspect. One should understand which participants can best be reached through which channels.

Prepare a suitable program of events

Virtual viewers and on-site participants have different needs and expectations. In addition to lectures, participants can also expect opportunities to network on site, see products live and try them out. The social and practical aspect is of great importance here.

Virtual participants are primarily interested in the information.

Selection of the virtual event platform

One should choose a platform that offers multiple functions and, if possible, gives participants equal rights. The comments section, uninterrupted real-time streaming, subtitles, event recording, and translation features are just a few of the themes.

Connect personal and virtual participants

Interaction between both types of participants should also be sought. This is probably one of the biggest challenges of a hybrid event.

In any case, it will be difficult to connect the virtual participants with the on-site participants, because the on-site participants do not travel to act virtually on site.

In hybrid events, not only the spectators have to be online. Top-class speakers can also be invited, even if they do not have to travel to the event.

Training of speakers for the event

Exhibitors and speakers are used to having the audience in front of them. However, in a hybrid event, presenters should also engage the virtual audience. It is of great importance here that the organizer opens up these possibilities and sensitizes the speakers to this.

Measuring the success of events

In the case of hybrid events, the key figures for measuring success should also be carefully considered.

Firstly, the different participants have different needs and secondly, the measurements must be made in different ways. Some factors are

A total number of visitors, participation rate, the satisfaction of participants (through surveys, reactions on social networks, degree of recommendation).

Wie organisiert man eine Hybride-Veranstaltung?

Colombia-MICE ist Teil der Pelecanus Travel Group. Wir sind in Bogota, Kolumbien, ansässig und sind spezialisiert auf Geschäftsreisen und alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit Tagungen, Incentives, Kongressen und Ausstellungen.

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Eine hybride Veranstaltung ist die Kombination einer Veranstaltung mit physischer Präsenz der Teilnehmer, mit Einbezug einer virtuellen Teilnahme von Teilnehmern. Das Hauptziel ist, eine größere Anzahl von Menschen (oder Teilnehmern) zu erreichen, unabhängig vom Standort des Anlasses.

Bei dieser Art von Veranstaltungen kann es sich um Tagungen, Kongresse, internationale Messen, Schulungen, Workshops, Konferenzen, Seminare und Weitere handeln.

Warum sind hybride Veranstaltungen heutzutage so wichtig?

Hybride Veranstaltungen besitzen nicht nur eine große Reichweite, sondern waren auch eine großartige Reaktion der Geschäftsreise- und Veranstaltungsbranche auf den Gesundheitsnotstand des Jahres 2020.

Eine hybride Veranstaltung bietet heute viel mehr als nur eine Lösung für geografische Beschränkungen. Sie bietet ebenfalls dynamischere Inhalte, so dass man Teilnehmer aus der Ferne so integrieren kann, als wären sie bei der Veranstaltung vor Ort dabei.

Die Vor- und Nachteile einer Hybrid-Veranstaltung

Hybride Veranstaltung besitzen Vor- sowie Nachteile aus der Perspektive der Teilnehmer sowohl auch der Veranstalter.

Nachteile einer hybriden Veranstaltung

Obwohl hybride Veranstaltungen das Beste aus beiden Welten vereinen, möchten wir ebenfalls auf einige Nachteile hinweisen:

  • Der größte Nachteil hybrider Veranstaltungen ist die Abhängigkeit der Technologie. Selbst wenn Sie über eine gute Infrastruktur und Internetverbindung verfügen, kann diese den ganzen Online- Teil bei Problemen unterbrechen.
  • Bei einer hybriden Veranstaltung kann die Verhandlung mit Sponsoren schwieriger sein, da Erfahrungen für das Marketingpotential bisher noch nicht ganz klar sind.
  • Soziale Interaktionen zwischen vor Ort Teilnehmern sowie online Teilnehmern sind beschränkt.
  • Nicht jeder Teilnehmer verfügt über eine angemessene Infrastruktur, um bei größeren Datenmengen die Veranstaltung ohne Unterbrechungen mitzuverfolgen.

Vorteile einer hybriden Veranstaltung

Eine hybride Veranstaltung bringt große Vorteile, da für mehr Teilnehmer weniger Ressourcen benötigt werden.

  • Eine größere Anzahl von Besuchern und Teilnehmern. Die Höchstzahl der Teilnehmer ist theoretisch unendlich.
  • Die Zeit- und Kostenersparnis ist enorm. Angefangen bei der Buchung von Veranstaltungsorten mit geringerer Kapazität bis hin zu den Reisekosten für die Teilnehmer – für alle Beteiligten (Organisatoren und Teilnehmer) ergeben sich erhebliche Kosteneinsparungen.
  • Eine hybride Veranstaltung ermöglicht die Durchführung mehrerer Veranstaltungen, die gleichzeitig an mehreren Orten stattfinden.
  • Es ist einfacher, die Auswirkungen der Veranstaltung zu analysieren, da es möglich ist, die Reichweite und die Meinung der Teilnehmer durch andere digitale Instrumente wie Umfragen zu messen.
  • Inhalte von Veranstaltungen können beliebig lange online bleiben. Aufzeichnungen oder Zusammenfassungen der Veranstaltung können online zur Verfügung gestellt werden.
  • Es wird eine stärkere Beteiligung des Publikums erreicht. Nicht nur während der Veranstaltung, sondern auch aktiv auf digitalen Plattformen durch das Teilen von Informationen, das “Liken” von Veröffentlichungen und andere Aktionen.

Wie organisiert man eine hybride Veranstaltung?

Die Organisation hybrider Veranstaltungen besteht darin, eine Veranstaltung in zwei Dimensionen stattfinden zu lassen. Dazu muss zunächst ein Plan erstellt werden, der alle Phasen und Abläufe der Veranstaltung sowie die zur Erfüllung des Plans in beiden Modalitäten erforderlichen Instrumente enthält.

Hybride Veranstaltungen sind etwas komplizierter zu organisieren, als nur präsenzielle oder virtuelle Veranstaltungen.

Legen Sie die für die Veranstaltung erforderliche Technik fest

Bei hybriden Veranstaltungen muss die Technik so gewählt werden, dass diese die Veranstaltung vor Ort mit den Teilnehmern verbindet. Die Verbindung sollte in beide Richtungen funktionieren, damit auch virtuelle Teilnehmer in vor Ort Veranstaltungen involviert werden können. Dazu braucht es nicht nur eine Live-Übertragung, sondern ebenfalls Möglichkeiten zur Echtzeit-Kommunikation.

Ebenfalls sollte eine Aufzeichnung stattfinden, falls die Technik ausfallen sollte. So können sich virtuelle Teilnehmer einen Vortrag später nochmals anschauen.

Auswahl von Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung

Bei einem hybriden Anlass sollte man auf jeden Fall analysieren, wo sich die Großzahl der virtuellen Teilnehmer befindet. Aufgrund der verschiedenen Zeitzonen weltweit, sollte man darauf achten, dass die wichtigsten Anlässe nicht zu Uhrzeiten stattfinden, bei welchen bei einer Großzahl der virtuellen Zuschauer Schlafenszeit ist.

Weltmeisterschaften und Olympiaden sind hierbei gute Vorbilder. Sponsoren und Teilnehmer reagieren nämlich sehr empfindlich auf schlechte Zeitplanungen.

Legen Sie die Zielgruppe der Veranstaltung fest

Die Definition der Zielgruppe ist ein Schlüsselaspekt. Man sollte verstehen, welche Teilnehmer durch welche Kanäle am besten erreicht werden können.

Ein geeignetes Veranstaltungsprogramm vorbereiten

Virtuelle Zuschauer und vor Ort Teilnehmer besitzen unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen. Vor Ort Teilnehmer erwarten neben Vorträgen ebenfalls Möglichkeiten um sich vor Ort zu vernetzen, Produkte live zu sehen und zu probieren. Der soziale und praktische Aspekt ist hier von großer Wichtigkeit.

Virtuelle Teilnehmer sind vor allem an Informationen interessiert.

Auswahl der virtuellen Veranstaltungsplattform

Man sollte eine Plattform wählen, die mehrere Funktionen bietet und Teilnehmer nach Möglichkeit gleichberechtigt. Kommentarbereich, unterbrechungsfreies Echtzeit-Streaming, Untertitel, Aufzeichnungen von Veranstaltungen sowie Übersetzungsfunktionen sind nur einige der Themen.

Persönliche und virtuelle Teilnehmer miteinander verbinden

Die Interaktion zwischen beiden Arten von Teilnehmern sollte ebenfalls angestrebt werden. Dies ist wahrscheinlich eine der größten Herausforderungen einer Hybridveranstaltung.

Auf jeden Fall wird es schwierig sein, die virtuellen Teilnehmer mit den vor Ort Teilnehmer zu verbinden, denn die vor Ort Teilnehmer reisen nicht an, um vor Ort virtuell zu agieren.

Bei hybriden Veranstaltungen müssen nicht nur die Zuschauer online sein. Es können ebenfalls hochkarätige Redner eingeladen werden, auch wenn diese dazu nicht zum Anlass anreisen müssen.

Schulung der Referenten für die Veranstaltung

Aussteller und Redner sind es gewohnt, das Publikum vor sich zu haben. Bei einer hybriden Veranstaltung sollten Referenten jedoch ebenfalls das virtuelle Publikum miteinbeziehen. Es ist hier von großer Bedeutung, dass der Veranstalter diese Möglichkeiten eröffnet und die Referenten diesbezüglich sensibilisiert.

Erfolgsmessung von Veranstaltungen

Bei hybriden Veranstaltungen sollte man sich ebenfalls die Kennzahlen zur Erfolgsmessung genauestens überlegen.

Erstens besitzen die unterschiedlichen Teilnehmer unterschiedliche Bedürfnisse und zweitens müssen die Messungen auf unterschiedliche Weise vorgenommen werden. Einige Faktoren sind

Gesamtbesucherzahl, Teilnahmequote, Zufriedenheit der Teilnehmer (durch Umfragen, Reaktionen in sozialen Netzwerken, Empfehlungsgrad).

The perfect speech – What do you have to consider?

Colombia-MICE is part of the Pelecanus Travel Group. We are located in Bogota, Colombia. We are specialized in corporate travel and all services around Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions.

Most of us have experienced gifted speakers and heard one or more fantastic speeches. Some speakers simply have the charisma and talent to captivate audiences. However, as in any discipline, this outstanding group of speakers is in the minority.

However, preparation, techniques and lots of practice are the key factors in delivering a successful speech. The size of an event and the number of participants is a negligible factors.

Preparation of a good speech

Even with the inclusion of sophisticated technical aids, there is nothing better than a very good speaker who has mastered a topic. Many people find it difficult to get their message across to an audience or customer. This is also a reason why there are so many training courses, courses and much more to strengthen communication skills.

However, all good speakers are not in front of an audience for the first time. The best good speakers are not teenagers either, but usually people with many years of experience. You also need this time to become an absolute specialist in a topic.

The preparations for this not only took a few hours, but a lifetime, so to speak. Don’t be discouraged though, every great speaker started small.

Stage fright before a speech

One of the main difficulties is stage fright. Many people are very nervous or even afraid to speak in front of even a small group of people. Good preparation and practice help here. Talking about an unfamiliar topic is very difficult, how do you convince an audience of something you don’t know anything about yourself?

Suppose, however, that you want to explain to a group of friends a hobby that you have had for years and have put hundreds, if not thousands, of hours into it. This will be easy for you, because you are not only familiar with the topic on a knowledge level, but also on an emotional level. If you can tell from your memories and experiences, you hardly have to think about it. A speech almost holds itself and looks authentic.

Such topics are extremely suitable for training appearances in front of groups, because the training effect after a successful speech and the increase in self-confidence is great.

How do you become a good speaker at an event?

This title is a bit of a misnomer because you either become a good speaker or you don’t. Whether at an event, at a company event, or with friends, there are ultimately no differences. A good speaker is good for any occasion, regardless of the location and audience.

Get a message across

As in life, one should define certain objectives for speeches. Then you can decide how you want to achieve these goals. You also need to know the target group. At a specialist congress with nothing but specialists, one can certainly use a different language than when speaking to laypeople. An analysis of the factors mentioned is important here so that a message can be prepared and conveyed in a way that is appropriate for the audience.

The KISS principle in speeches

Simple &

A quote from Einstein is: “If you can’t explain it to a six-year-old, you don’t understand it yourself.”

As a speaker, you are often the best-qualified person for a topic. It is therefore important to present context in a way that most of the audience can understand. For example, if you, as a doctor, throw Latin and medical terms around in a lecture in front of laypeople, you will lose the audience after the first minute. In the case of complex topics, simple examples from real life are ideal. Analogies are also very useful.

However, one should not be tempted to use childish language, but simplify the complexity in such a way that a large part of the audience can follow the topic and understand the message.

It is well known that a picture says more than a thousand words. The use of visual aids can be extremely helpful for complex topics. It is not for nothing that the military uses simplified terrain models when planning operations. The abstract becomes tangible and understandable.

Know the target audience

I have addressed this several times before. If you give a speech in front of children at school, the language is fundamentally different than, for example, a speech at a medical conference. However, the speech at the school would also be understandable at the medical congress, but the reverse cannot be said.

The complexity, language, depth and breadth of a topic should always be adapted to the audience. If you are not quite sure, it is better to shift down a gear and plan a little more time for the question and answer session at the end. Gaussian distribution can certainly be used to estimate the audience. One should then consider at what level of complexity one is at the extremes of the distribution. If you don’t understand that, think of a pyramid. At what point do you start talking about such complex relationships that only the top of the pyramid understands what is really going on.

This should be avoided, otherwise, they will lose a large part of the audience.

Create a structure for your speech

Logical structures generally help us, humans, to simplify planning. Structural planning also reduces the risk of missing something. The simplest structure is:

  • Greeting
  • Introduction
  • Main part
  • Ending

Such a structure can be expanded at will. Case studies, question and answer sessions, group or individual work, and much more can be included.

Ideal speaking time

Speaking times are usually set by organizers. Normally, a speaker always finds the time too short to present what is probably the most important topic of the whole event. However, a clear timeline is very important so that speakers can focus on the most important messages and not get lost in nirvana and with it the audience.

There is an art to concentrating on the essentials in a speech and not getting lost in the details. These may sometimes seem very important to the speaker, but the speech serves the audience.

Besides, there is only one thing worse than a bad and boring speech. This is a bad, boring and long speech.

Include non-verbal language

Nonverbal language is an integral part of a speech and has a powerful impact on an audience. It’s a good way to intensify contact with the audience and amplify emotions. Naturalness is the be-all and end-all here. The artificially perceived behavior of a speaker damages a speech more than it benefits it.

For example, with an Italian speaker, wild gestures appear authentic and are closely associated with the culture. However, who can imagine a Japanese man gesticulating wildly during a speech?

There is therefore no one-size-fits-all recipe for non-verbal language. Naturalness is probably the best way to describe the optimal way. I can only recommend watching various speeches on YouTube and focusing on non-verbal language. You will certainly notice interesting factors.

Before giving a speech, introduce yourself to the audience

The introduction before each speech is not only a stylistic device, but also very important to give the audience the right context. If you don’t introduce yourself to the audience, the audience will create their own context within the first few minutes of the speech.

This can then lead to a certain amount of confusion relatively easily, especially if the topic covered is controversial. Imagine you’re talking about politics and the audience thinks you’re conservative within the first few minutes, but you’re a socialist. The audience’s confusion as the speech progressed could reach greater proportions.

Also, people tend to give speakers with a certain track record more attention and more credibility. However, this is also a double-edged sword. If one adorns oneself with all achievements at the introduction, but does not convince during the speech, one can also be disqualified.

I think it’s important to show some familiarity with the subject here, but don’t overdo it. Sometimes you will be introduced by third parties, so you should check in advance how you should be introduced.

Pay attention to the use and volume of your voice

Our voice is one of the most important factors in a speech. You should be able to understand a speaker well. A voice that is too quiet quickly leads to a dissatisfied audience and screaming usually does not lead to more attention from the audience. The volume should therefore be balanced.

A speech that is too monotonous is also difficult for many listeners since the attention automatically decreases with a uniform sound pattern.

The voice is incredibly valuable as a stylistic device during a speech. Experiment with what suits you best and works best.

Avoid boredom during presentations

There are no boring topics, only boring speeches!

Imagine you are a screw manufacturer and you have the opportunity to give a presentation about the different types of screws you make.

screws? You know more about screws than anyone else in the room and there are certainly hundreds of interesting aspects and information that many listeners are unaware of. There are issues here such as manufacturing methods, different materials, errors, mistakes in using screws, etc.

If you present the topic with the necessary enthusiasm and professionalism, you will win over the audience. Add value to your audience during your presentation.

Have a plan B for everything!

Have you ever heard of Murphy’s Law?

Remember that anything that can go wrong during a presentation will go wrong. Prepare for the lights to go out, the power to go out, the audience to go to lunch, your voice to fail, the computer not to work, the transit system to collapse, etc.

In the run-up to a speech, think about what you can do if the worst comes to the worst. Have a printed version of your presentation with you, arrive early, explore the location of the presentation in advance, etc.

Provision cannot be made for every case of difficulty. Precautions about common difficulties, however, can save a speech. Such preparations also make you more flexible and safer with changes of any kind.

Speeches based on practical experience and case studies

Theory is always important and often conveys the basic knowledge of a topic. However, many listeners have difficulty processing purely theoretically based topics.

A practical relevance often helps to make a topic easier to understand for the audience. Remember Albert Einstein’s saying again.

Involve the audience in the speech

A good way to keep viewers interested is to involve them in the speech. An interaction between listeners and speakers can take on interesting dynamics. In this way, barriers can also be broken down. Participants may only partially identify with a Nobel Prize winner in astrophysics. However, if you are addressed directly and included, such hurdles can quickly fall.

  • The most common and important method of interaction is the inclusion of question and answer sessions. In this way, the listeners become more active. Listeners feel included and heard. Being able to voice your opinion enhances the experience. Speakers can appear more human. Ambitious politicians shake thousands of hands, now you know why.
  • Virtual or hybrid events also offer ideal conditions for involving the audience. However, you need the appropriate technology, with a chat for example.
  • Audience involvement increases identification with the speaker, a brand, etc. It is therefore an important stylistic device. You don’t always have to have the same opinion.
  • Feedback after speeches is always a good way to see the speech from the audience’s perspective and to improve.

Conclusion and summary

Here you have the opportunity to summarize the most important messages of the entire speech in a few words. In the case of longer speeches, this is a very effective means of reminding the audience of the most important points and consolidating them in their memories.

Wear appropriate clothing

Clothes make the man. Depending on the type of event, clothing should be chosen appropriately. Although politicians are not the ideal role models in many respects, they are usually perfectly dressed for the appropriate occasion.

Appropriate attire increases credibility. Think of historical authorities. The doctor in a white coat and the priest in a robe with a collar. These uniforms immediately created a sense of respect and increased credibility in those around them. Clothing still has the same effect today.

Remember to thank the audience

Don’t forget to thank the audience for attending the event and paying attention. This is a sign of decency and respect. It is also a stylistic device to narrow the gap between speaker and audience.

Die perfekte Rede – Was muss man beachten?

Colombia-MICE ist Teil der Pelecanus Travel Group. Wir sind in Bogota, Kolumbien, ansässig und sind spezialisiert auf Geschäftsreisen und alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit Tagungen, Incentives, Kongressen und Ausstellungen.

Die Meisten von uns haben bereits begnadete Redner erlebt und eine oder mehrere phantastische Reden gehört. Einige Redner besitzen schlichtweg das Charisma und Talent, um Zuhörer in ihren Bann zu ziehen. Diese herausragende Gruppe an Rednern ist jedoch wie in jeder Disziplin in der Minderheit.

Vorbereitung, Techniken und viel Übung sind jedoch die entscheidenden Faktoren, um eine erfolgreiche Rede zu halten. Die Größe einer Veranstaltung und die Anzahl der Teilnehmer ist hierbei ein vernachlässigbarer Faktor.

Vorbereitung einer guten Rede

Auch mit dem Einbezug von ausgeklügelten technischen Hilfsmitteln gibt es nichts Besseres, als ein sehr guter Redner, der ein Thema beherrscht. Viele Menschen finden es schwierig, ihre Botschaft an ein Publikum oder einen Kunden zu übermitteln. Dies ist auch ein Grund dafür, weshalb es so viele Schulungen, Kurse und vieles mehr gibt, um Kommunikationsfähigkeiten zu stärken.

Alle guten Redner stehen jedoch nicht zum ersten Mal vor einem Publikum. Die besten guten Redner sind ebenfalls keine Teenager, sondern meist Menschen mit vielen Jahren Erfahrung. Diese Zeit braucht man auch, um in einem Thema ein absoluter Spezialist zu werden.

Die Vorbereitungen dazu dauerten demnach nicht nur einige Stunden, sondern sozusagen ein Leben lang. Lassen Sie sich jedoch nicht entmutigen, jeder hervorragende Redner hat einmal klein angefangen.

Lampenfieber vor einer Rede

Einer der Hauptschwierigkeiten ist das Lampenfieber. Viele Menschen sind sehr nervös oder haben sogar Angst, vor bereits einer kleinen Gruppe von Leuten zu sprechen. Hier helfen eine gute Vorbereitung sowie Übung. Über ein unbekanntes Thema zu sprechen ist sehr schwierig, wie soll man ein Publikum von Etwas überzeugen, von dem man selbst keine Ahnung hat?

Nehmen Sie jedoch an, Sie möchten einer Gruppe von Freunden ein Hobby erklären, welches Sie seit Jahren betreiben und in das Sie bereits hunderte, wenn nicht sogar tausende Stunden investiert haben. Dies wird Ihnen leichtfallen, denn das Thema ist Ihnen nicht nur auf der Wissensebene bekannt, sondern ebenfalls auf der emotionalen Ebene. Wenn man nämlich aus seinen Erinnerungen und Erlebnissen erzählen kann, muss man kaum überlegen. Eine Rede hält sich so beinahe von selbst und wirkt authentisch.

Um das Auftreten vor Gruppen zu trainieren, eignen sich solche Themen ungemein, denn der Trainingseffekt nach einer erfolgreichen Rede sowie die Steigerung des Selbstvertrauens sind groß.

Wie wird man ein guter Redner bei einer Veranstaltung?

Dieser Titel ist ein bisschen irreführend, denn man wird ein guter Redner oder nicht. Ob an einer Veranstaltung, an einem Firmenanlass oder im Freundeskreis, da gibt es schlussendlich keine Unterschiede mehr. Ein guter Redner ist bei jedem Anlass gut, unabhängig vom Ort und Publikum.

Vermitteln Sie eine Botschaft

Wie im Leben auch, sollte man sich für Reden gewisse Zielsetzungen definieren. Danach kann man entscheiden, auf welchem Weg man diese Ziele erreichen möchte. Dazu muss man ebenfalls die Zielgruppe kennen. An einem Fachkongress mit lauter Spezialisten kann man sicherlich eine andere Sprache verwenden, als wenn man zu Laien spricht. Eine Analyse der genannten Faktoren ist hier wichtig, damit eine Botschaft zuhörergerecht aufbereitet und übermittelt werden kann.

Das KISS-Prinzip in Reden

Simple &

Ein Zitat von Einstein ist: „Wenn Sie es einem Sechsjährigen nicht erklären können, verstehen Sie es selbst nicht.“

Vielfach sind Sie als Redner die bestqualifizierte Person für ein Thema. Es ist daher wichtig, Zusammenhänge in einer Art und Weise zu präsentieren, dass der größte Teil des Publikums diese auch versteht. Wenn Sie zum Beispiel als Mediziner in einem Vortrag vor Laien mit lateinischen und medizinischen Fachbegriffen nur so um sich werfen, verlieren Sie das Publikum nach bereits der ersten Minute. Bei komplexen Themen bieten sich einfach Beispiele aus dem Leben an. Ebenfalls sehr dienlich sind Analogien.

Man sollte sich allerdings nicht dazu verleiten lassen, eine kindliche Sprache zu benutzen, jedoch die Komplexität derart vereinfachen, damit ein Großteil der Zuhörer dem Thema folgen und die Botschaft nachvollziehen kann.

Bilder sagen ja bekanntlich mehr als tausend Worte. Der Einsatz von visuellen Hilfen kann bei komplexen Themen extrem hilfreich sein. Im Militär benutzt man nicht umsonst vereinfachte Geländemodelle bei der Einsatzplanung. Abstrakt wird so greifbar und verständlich.

Kennen Sie das Zielpublikum

Dies habe ich im Vorfeld bereits mehrfach angesprochen. Wenn Sie in der Schule vor Kindern eine Rede halten, unterscheidet sich die Sprache grundlegend von zum Beispiel einer Rede an einem Ärztekongress. Die Rede an der Schule wäre jedoch am Ärztekongress ebenfalls verständlich, was man umgekehrt jedoch nicht behaupten kann.

Die Komplexität, Sprache, Tiefe und Breite eines Themas sollte immer dem Publikum angepasst werden. Sollte man sich nicht ganz sicher sein, sollte man besser einen Gang zurückschalten und dafür am Schluss bei der Fragerunde ein bisschen mehr Zeit einplanen. Um das Publikum einzuschätzen, kann man sicherlich die Gaußsche Normalverteilung zu Hilfe nehmen. Man sollte sich dann überlegen, ab welcher Komplexität man sich in den Extremen der Verteilung befindet. Sollten Sie das nicht verstehen, denken Sie an eine Pyramide. Ab wann sprechen sie über derart komplexe Zusammenhänge, wo nur noch die Spitze der Pyramide versteht um was es wirklich geht.

Dies sollte vermieden werden, da sie ansonsten einen großen Teil des Publikums verlieren.

Erstellen Sie eine Struktur für Ihre Rede

Logische Strukturen helfen uns Menschen generell Planungen zu vereinfachen. Ebenfalls vermindert eine strukturelle Planung das Risiko etwas auszulassen. Die einfachste Struktur ist:

  • Begrüßung
  • Einführung
  • Hauptteil
  • Schluss

Eine solche Struktur kann beliebig ausgebaut werden. Es können Fallstudien, Fragerunden, Gruppen- oder Einzelarbeiten, und vieles mehr miteinbezogen werden.

Ideale Redezeit

Redezeiten werden normalerweise von Veranstaltern vorgegeben. Normalerweise empfindet ein Redner die Zeit als immer zu kurz, um das wahrscheinlich wichtigste Thema des ganzen Anlasses zu präsentieren. Eine klare Zeitvorgabe ist jedoch sehr wichtig, damit sich Redner auf die wichtigsten Botschaften konzentrieren und sich nicht im Nirvana verlieren und somit ebenfalls das Publikum.

Es ist eine Kunst, sich bei einer Rede auf das wesentliche zu konzentrieren und sich nicht in Einzelheiten zu verlieren. Diese mögen für den Redner teilweise sehr wichtig erscheinen, die Rede dient jedoch dem Publikum.

Es gibt außerdem nur etwas schlimmeres, als eine schlechte und langweilige Rede. Das ist eine schlechte, langweilige und lange Rede.

Nonverbale Sprache miteinbeziehen

Nonverbale Sprache ist ein integraler Bestandteil einer Rede und wirkt sehr stark auf ein Publikum. Es ist eine gute Möglichkeit den Kontakt mit dem Publikum zu intensivieren und Emotionen zu verstärken. Natürlichkeit ist hier das A und O. Künstlich empfundenes Verhalten eines Redners schadet einer Rede mehr, als dass es dieser nutzt.

Bei einem italienischen Redner wirkt wildes Gestikulieren zum Beispiel authentisch und wird eng mit der Kultur in Verbindung gebracht. Wer kann sich jedoch einen Japaner während einer Rede wild gestikulierend vorstellen?

Es gibt daher kein Einheitsrezept für nonverbale Sprache. Die Natürlichkeit ist wohl der beste Weg, den optimalen Weg zu beschreiben. Hier kann ich nur empfehlen, sich auf YouTube verschiedene Reden anzuschauen und sich dabei auf die nonverbale Sprache zu fokussieren. Ihnen werden bestimmt interessante Faktoren auffallen.

Stellen Sie sich vor einer Rede dem Publikum vor

Die Vorstellung vor jeder Rede ist nicht nur ein Stilmittel, sondern ebenfalls sehr wichtig, dem Publikum den richtigen Kontext zu vermitteln. Sollten Sie sich nämlich dem Publikum nicht vorstellen, wird sich das Publikum innerhalb der ersten Minuten der Rede seinen eigenen Kontext bilden.

Das kann dann relativ einfach zu einer gewissen Verwirrung führen, umso mehr, sollte das behandelte Thema kontrovers sein. Stellen Sie sich vor, sie sprechen über Politik und das Publikum schätzt Sie innerhalb der ersten Minuten als konservativ ein, sind jedoch Sozialist. Die Verwirrung des Publikums im Verlauf der Rede könnte größere Ausmaße annehmen.

Ebenfalls tendieren Menschen, Rednern mit einem gewissen Leistungsausweis mehr Aufmerksamkeit und mehr Glaubwürdigkeit zu schenken. Dies ist jedoch auch ein doppelschneidiges Schwert. Sollte man sich bei der Vorstellung mit sämtlichen Errungenschaften schmücken, während der Rede jedoch nicht überzeugen, kann man ebenfalls abqualifiziert werden.

Ich denke es ist hier wichtig, eine gewisse Vertrautheit mit dem Thema aufzuzeigen, sollte es jedoch nicht übertreiben. Teilweise wird man von Dritten vorgestellt werden, dann sollte man im Vorfeld überprüfen, wie man vorgestellt werden soll.

Achten Sie auf den Einsatz und die Lautstärke Ihrer Stimme

Unsere Stimme ist bei einer Rede einer der wichtigsten Faktoren. Man sollte einen Redner gut verstehen können. Eine zu leise Stimme führt schnell zu einem unzufriedenen Publikum und Schreien führt zudem meist nicht zu mehr Aufmerksamkeit im Publikum. Die Lautstärke sollte daher ausgewogen sein.

Eine zu monotone Rede ist für viele Zuhörer ebenfalls schwierig, da die Aufmerksamkeit bei einem einheitlichen Klangbild automatisch abnimmt.

Die Stimme ist als Stilmittel während einer Rede unglaublich wertvoll. Probieren Sie aus, was am besten zu Ihnen passt und am besten funktioniert.

Langeweile bei Präsentationen verhindern

Es gibt keine langweiligen Themen, es gibt nur langweilige Reden!

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Schraubenhersteller und dürfen eine Präsentation halten über die verschiedenen Arten von Schrauben, die Sie herstellen.

Schrauben? Sie wissen mehr über Schrauben als jede andere Person im Raum und es gibt sicherlich hunderte interessante Aspekte und Informationen, welche vielen Zuhörern nicht bekannt sind. Es gibt hier Themen wie Herstellungsmethoden, verschiedene Materialien, Irrtümer, Fehler bei der Verwendung von Schrauben usw.

Wenn Sie das Thema mit dem nötigen Enthusiasmus und der entsprechenden Professionalität vortragen, werden Sie das Publikum für sich gewinnen. Schaffen Sie während Ihrer Präsentation einen Mehrwert für ihr Publikum.

Haben Sie für alles einen Plan B!

Haben Sie bereits einmal von Murphy’s Gesetz gehört?

Denken Sie daran, dass alles was während einer Präsentation schieflaufen kann, auch schieflaufen wird. Bereiten Sie sich darauf vor, dass das Licht ausgeht, der Strom ausfällt, dass das Publikum zum Mittagessen geht, Ihre Stimme versagt, der Computer nicht funktioniert, das Verkehrssystem kollabiert etc.

Denken Sie im Vorfeld einer Rede darüber nach, was Sie im Fall eines Falles machen können. Haben Sie eine gedruckte Version Ihrer Präsentation dabei, reisen Sie frühzeitig an, erkunden Sie den Ort der Präsentation im Vorfeld etc.

Man kann nicht für sämtliche Fälle von Schwierigkeiten Vorkehrungen treffen. Vorkehrungen zu gängigen Schwierigkeiten können eine Rede jedoch retten. Solche Vorbereitungen machen Sie ebenfalls flexibler und sicherer bei Änderungen jeglicher Art.

Reden aufgrund Erfahrungen aus der Praxis sowie Fallstudien

Theorie ist immer wichtig und vermittelt vielfach das Basiswissen eines Themas. Viele Zuhörer haben jedoch Schwierigkeiten, rein theoretisch basierte Themen zu verarbeiten.

Ein Praxisbezug hilft hierbei vielfach, dem Publikum ein Thema besser verständlich zu machen. Denken Sie hier wieder an das Sprichwort von Albert Einstein.

Das Publikum in die Rede miteinbeziehen

Eine gute Möglichkeit das Interesse der Zuschauer hoch zu halten, ist diese in die Rede mit einzubeziehen. Eine Interaktion zwischen Zuhörern und Redner kann interessante Dynamiken annehmen. Auch können so Barrieren abgebaut werden. Teilnehmer können sich mit einem Nobelpreisträger in Astrophysik eventuell nur teilweise identifizieren. Sollte man aber direkt angesprochen und miteinbezogen werden, können solche Hürden schnell fallen.

  • Die häufigste und wichtigste Methode der Interaktion ist die Einbeziehung von Frage- und Antwortrunden. Auf diese Weise werden die Zuhörer aktiver. Zuhörer fühlen sich integriert und angehört. Die Möglichkeit, seine Meinung zu äußern, verbessert die Erfahrung. Redner können dabei menschlicher wirken. Ambitionierte Politiker schütteln tausende Hände, jetzt wissen Sie warum.
  • Virtuelle oder hybride Veranstaltungen bieten ebenfalls ideale Voraussetzungen, die Zuhörer miteinzubeziehen. Man braucht dazu jedoch die entsprechende Technik, mit einem Chat zum Beispiel.
  • Miteinbezug des Publikums erhöht die Identifikation mit dem Redner, einer Marke usw. Es ist daher ein wichtiges Stilmittel. Man muss dabei auch nicht immer der gleichen Meinung sein.
  • Feedback nach Reden sind immer eine gute Möglichkeit, die Rede aus der Perspektive der Zuhörer zu sehen und sich zu verbessern.

Schlusswort und Zusammenfassung

Hier haben Sie nochmals die Möglichkeit, in einigen Worten die wichtigsten Botschaften der ganzen Rede zusammenzufassen. Bei längeren Reden ist dies ein sehr probates Mittel, das Publikum nochmals auf die wichtigsten Punkte hinzuweisen und diese in deren Erinnerung zu verfestigen.

Tragen Sie angemessene Kleidung

Kleider machen Leute. Je nach Art der Veranstaltung sollte die Kleidung angemessen gewählt werden. Obwohl Politiker in vielen Belangen nicht die idealen Vorbilder sind, sind diese meist perfekt für entsprechende Anlässe gekleidet.

Eine angemessene Kleidung erhöht die Glaubwürdigkeit. Denken Sie dabei an historische Autoritäten. Der Arzt im weißen Kittel sowie der Pfarrer im Talar mit dem Kragen. Diese Uniformen bewirkten im Umfeld sofort ein Gefühl von Respekt und erhöhter Glaubwürdigkeit. Auch heute noch hat Kleidung dieselbe Wirkung.

Denken Sie daran, dem Publikum zu danken

Vergessen Sie nicht, den Zuhörern für ihre Teilnahme an der Veranstaltung und deren Aufmerksamkeit zu danken. Dies ist ein Zeichen von Anstand und Respekt. Es ist ebenfalls ein Stilmittel, um den Graben zwischen Redner und Publikum zu verkleinern.

9 good reasons for using technology in the MICE industry

Colombia-MICE is part of the Pelecanus Travel Group. We are located in Bogota, Colombia. We are specialized in corporate travel and all services around Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions.

The importance of technology in the MICE industry

The use of technology has also found its way into the MICE industry. The pandemic has accelerated this development even more. Thanks to various technical tools, the planning and development of events are much more efficient today. This development will continue, although the speed will probably slow down a bit again. However, the focus is still on people, but technology has now become an indispensable helper.

Technology today brings great added value to event attendees. Above all, connectivity has made distances smaller.

Use of technology in the MICE industry

An example of the successful use of technology is online and hybrid event formats. Technological innovations bring people together, regardless of where the participants are located. As a further advantage, costs can also be reduced through the use of technologies.

Reasons for using technology in MICE events

The use of technologies today leads to competitive advantages, and we will explain why.

Technology streamlines event planning and management processes

There are a variety of tools and applications that streamline event processes.

The use of technology can make it much easier to get in touch with attendees, find key contacts or even create a travel itinerary, leading to more direct communication between organizers and also with your audience. Simple networking is already the standard today.

Technology streamlines interaction processes leading up to events

Technology has become the fundamental tool to facilitate operations for both participants and organizers. Hardly any registrations are sent by letter these days. Contact and payment processing before and during the event are standard today. Thanks to new platforms and software, participants have all the tools they need. In addition, the automation process has also progressed. Advertising via media such as e-mail has already replaced paper formats.

Other tools and platforms such as online panels, automated chat systems and social media promotions not only provide attendees with information about the upcoming event but also give them the opportunity to interact with a brand in advance.

Technology controls access controls at events such as trade shows and conferences

When entering a venue, technology helps avoid long waits. Today, a QR code on a mobile phone is sufficient for access.

Other advantages of technology are the improvement of the user experience through time savings and better planning possibilities.

Technology opens the way to interaction

Every good event has strong communication channels. Communication no longer takes place in just one direction, but in 360 degrees.

Participants can now express their opinion on content and speakers and on topics in the run-up to an event. Customer needs can therefore be obtained and analyzed at an early stage. The involvement of the participants also improves the experience and strengthens your own brand.

Social networks spread the event

To socialize, transmit information, analyze your audience and promote the event, social networks are the most economical tool and can lead to great successes.

On the other hand, a great advantage of these tools is that they allow you to get an overview of the expectations of the participants of the event. Social media is an excellent way to get public opinion.

Mobile devices can be used

Beyond applications and systems, mobile devices are indispensable. Nowadays there are no participants who do not have at least one smartphone. A sticking point here, however, can be connectivity.

Events can be followed from anywhere in the world

Distance problems were solved by technologies.

The live streaming model allows attendees to watch events from anywhere in the world and also interact with the event. Real-time including chats is no longer a rarity today.

Technology saves time and money

Economic savings can be reflected in measures such as event promotion or even venue costs. In the latter case, for example, costs can be zero if the event is virtual.

The time savings are also reflected in the fact that practically more than 80% of tasks or activities are automated, such as B. stand guide, information about exhibitors, sending out invitations and admission tickets, administration of admissions, contact with colleagues and guests and much more.

Other tools can be used

One of the most sought-after technology trends is virtual and augmented reality, used by both in-person and streaming service participants.

This is mainly used to create experiences for event participants, for example:

  • Visualization of 3D models of products or services
  • Guided tours of the venue without leaving or entering the premises
  • Locate booths and speakers in real-time
  • Create a group or individual experiences
  • Play corporate videos
  • Can be used for entertainment purposes through games, challenges and activities such as Escape Room style

Technology isn’t everything!

Technology and digital tools are now indispensable and integrated components of events. However, people should still be the focus of an event, because they ultimately make the decisions.

9 gute Gründe für den Einsatz von Technologie in der MICE-Branche

Colombia-MICE ist Teil der Pelecanus Travel Group. Wir sind in Bogota, Kolumbien, ansässig und sind spezialisiert auf Geschäftsreisen und alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit Tagungen, Incentives, Kongressen und Ausstellungen.

Die Bedeutung von Technologie in der MICE-Branche

Der Einsatz von Technologie hat ebenfalls in der MICE-Branche Einzug gehalten. Die Pandemie hat diese Entwicklung noch mehr beschleunigt. Dank diverser technischer Werkzeuge ist die Planung und Entwicklung von Veranstaltungen heute viel effizienter. Diese Entwicklung wird weiter anhalten, obwohl sich die Geschwindigkeit vermutlich wieder ein bisschen drosseln wird. Im Zentrum steht jedoch nach wie vor der Mensch, die Technologie wurde aber inzwischen zum unverzichtbaren Helfer.

Technologie bringt heute einen großen Mehrwert für Teilnehmer von Veranstaltungen. Vor allem die Konnektivität hat Entfernungen kleiner gemacht.

Einsatz von Technologie in der MICE-Branche

Ein Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von Technologien sind Online- und hybride Veranstaltungsformate. Technologische Innovationen bringen Menschen zusammen, unabhängig vom Aufenthaltsort der Teilnehmer. Als weiteren Vorteil können durch den Einsatz von Technologien ebenfalls Kosten gesenkt werden.

Gründe für den Einsatz von Technologie bei MICE-Veranstaltungen

Der Einsatz von Technologien führt heute zu Wettbewerbsvorteilen, wir erklären Ihnen warum.

Technologie rationalisiert Prozesse der Veranstaltungsplanung und -Verwaltung

Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen und Anwendungen, die Veranstaltungsprozesse rationalisieren.

Der Einsatz von Technologie kann die Kontaktaufnahme mit den Teilnehmern, die Suche nach wichtigen Ansprechpartnern oder sogar die Erstellung eines Reiseplans erheblich vereinfachen und führt zu einer direkteren Kommunikation zwischen den Organisatoren und auch mit Ihrem Publikum. Eine einfache Vernetzung gilt heute bereits als Standard.

Technologie rationalisiert Interaktionsprozesse im Vorfeld von Veranstaltungen

Die Technologie ist zum grundlegenden Instrument geworden, um Abläufe sowohl für die Teilnehmer als auch für die Organisatoren zu erleichtern. Kaum eine Anmeldung wird heute noch per Brief zugestellt. Kontaktaufnahme und Zahlungsabwicklung vor und während der Veranstaltung sind heute Standard. Dank neuer Plattformen und Software besitzen Teilnehmer sämtliche benötigten Werkzeuge. Darüber hinaus ist der Automatisierungsvorgang ebenfalls fortgeschritten. Werbung über Medien wie E-Mail haben Papierformate bereits verdrängt.

Andere Werkzeuge und Plattformen wie Online-Panels, automatisierte Chat-Systeme und Social-Media-Aktionen vermitteln den Teilnehmern nicht nur Informationen über die bevorstehende Veranstaltung, sondern geben diesen auch die Möglichkeit, schon im Vorfeld mit einer Marke zu interagieren.

Technologie steuert Zugangskontrollen bei Veranstaltungen wie Messen und Konferenzen

Beim Betreten eines Veranstaltungsortes hilft die Technologie, lange Wartezeiten zu vermeiden. Heute reicht ein QR-Code auf dem Mobiltelefon für den Zutritt aus.

Weitere Vorteile von Technologie sind die Verbesserung des Nutzererlebnisses durch Zeitersparnis und bessere Planungsmöglichkeiten.

Technologie eröffnet den Weg zur Interaktion

Jede gute Veranstaltung besitzt starke Kommunikationskanäle. Kommunikation findet nicht mehr nur in eine Richtung, sondern in 360 Grad statt.

Teilnehmer können heute im Vorfeld einer Veranstaltung ihre Meinung zu Inhalten und Rednern und zu Themen äußern. Kundenbedürfnisse können daher bereits früh eingeholt und analysiert werden. Durch den Miteinbezug der Teilnehmer wird ebenfalls das Erlebnis verbessert und die eigene Marke gestärkt.

Soziale Netzwerke die Verbreitung der Veranstaltung

Um Kontakte zu knüpfen, Informationen zu übermitteln, Ihr Publikum zu analysieren und für die Veranstaltung zu werben, sind soziale Netzwerke das wirtschaftlichste Instrument und können zu großartigen Erfolgen führen.

Andererseits besteht ein großer Vorteil dieser Instrumente darin, dass man durch diese einen Überblick über die Erwartungen der Teilnehmer der Veranstaltung gewinnen kann. Sozialen Netzwerke sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, die Meinung der Öffentlichkeit einzuholen.

Mobile Geräte können verwendet werden

Über Anwendungen und Systeme hinaus sind mobile Geräte unverzichtbar. Heutzutage gibt es keine Teilnehmer die nicht mindestens über ein Smartphone verfügen. Ein Knackpunkt kann hier jedoch die Konnektivität sein.

Veranstaltungen können von jedem Ort der Welt aus verfolgt werden

Distanzprobleme wurden durch Technologien gelöst.

Das Livestreaming-Modell ermöglicht es Teilnehmern, Veranstaltungen von jedem Punkt der Welt aus zu verfolgen und ebenfalls mit der Veranstaltung zu interagieren. Die Echtzeit mit Einbezug von Chats ist heute keine Seltenheit mehr.

Technologie spart Zeit und Geld

Wirtschaftliche Einsparungen können sich in Maßnahmen wie der Werbung für die Veranstaltung oder sogar in den Kosten für den Veranstaltungsort niederschlagen. Im letzteren Fall können Kosten beispielsweise gleich Null sein, wenn das Ereignis virtuell ist.

Die Zeitersparnis zeigt sich auch darin, dass praktisch mehr als 80 % der Aufgaben oder Tätigkeiten automatisiert werden, wie z. B. Standplatzführer, Informationen über Aussteller, Versand von Einladungen und Eintrittskarten, Zulassungsverwaltung, Kontakt mit Fachkollegen und Gästen und vieles mehr.

Weitere Werkzeuge können eingesetzt werden

Einer der gefragtesten Technologietrends, ist die virtuelle und erweiterte Realität, die sowohl von persönlichen Teilnehmern sowie als auch von Teilnehmern über Streamingdienste genutzt werden.

Dies wird vor allem genutzt, um beispielsweise Erlebnisse für Veranstaltungsteilnehmer zu schaffen:

  • Visualisierung von 3D-Modellen von Produkten oder Dienstleistungen
  • Führungen durch den Veranstaltungsort, ohne das Gelände zu verlassen oder zu betreten
  • Stände und Redner in Echtzeit ausfindig machen
  • Gruppen- oder Einzelerlebnisse schaffen
  • Firmenvideos abspielen
  • Kann für Unterhaltungszwecke verwendet werden, durch Spiele, Herausforderungen und Aktivitäten wie z.B. im Escape Room Stil

Technologie ist nicht alles!

Technologie und digitale Werkzeuge sind heutzutage eine nicht mehr wegzudenkende und integrierte Komponente von Veranstaltungen. Der Mensch sollte jedoch nach wie vor im Mittelpunkt einer Veranstaltung stehen, denn dieser trifft schlussendlich die Entscheidungen.

Organize events perfectly – A guide

Colombia-MICE is part of the Pelecanus Travel Group. We are located in Bogota, Colombia. We are specialized in corporate travel and all services around Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions.

Regardless of what type of industry your event is intended for, whether it is a small meeting of no more than 12 people or a large, world-class conference, organizing your event is the be-all and end-all! There is no type of event that does not require extensive planning and organization.

From setting the goals of the event to set an ideal budget to promoting the event itself, there are endless components to consider from the start.

How to organize an event?

In order to make any event a success, you should follow a few crucial steps.

Below we offer a list of the different phases and options to consider when planning a meeting, event or congress.

Define clear goals and targets in advance

The planning phase is very important as it forms the foundation of the event.

You should ask yourself all questions with a „W right from the start “. How, when, who, where, why, etc.

  • The reason for the event.
  • Objectives of the event (qualitative and/or quantitative) and measurement criteria.
  • The information, service or product to be conveyed and the purpose for which it is to welchembe conveyed.
  • Who is the target group and what is the best way to reach them?
  • Review of resources and their allocation.

The above list is only an excerpt from a complete event planning. Motivation is fundamental because it is the reason for the existence of the event and the goals are the reason for the success of the event.

How do you set the goals of an event?

Goals are not always easy to set. However, it is a crucial factor and should be treated with due care. It’s not just about making assumptions about the outcome, it’s also about getting clear on how to get there so the event runs smoothly.

The first step in setting goals is to determine the type of event to be organized.

This can vary greatly because you need to consider the different event options. Is it a meeting with a few participants or a large conference with thousands of participants or a trade show that lasts up to 3 or 4 days?

Once you have determined the type of event, you can take the following steps to define the goals:

  • Specify the goals without generalizing or leaving any part open.
  • The goals should be measurable. It does not matter whether the objective is qualitative, quantitative or mixed. Measurement criteria and their implementation can sometimes be difficult, do not be discouraged.
  • Work out the goals hierarchically, starting with the main goals first and then setting secondary goals or sub-goals.
  • The objectives should be specified in terms of the target group and the type of event. For example, selling and buying X products, acquiring specific knowledge, improving the cohesion of a workgroup, etc.

If the goals are defined wisely, the event will be easier to develop. However, achieving that goal is a different matter.

Budget planning in the planning process of an event

After setting goals, you need to create a budget for your event. This is seen as an essential step in organizing the event as it clarifies other aspects of the event.

With meticulous budget planning, surprises and budget overruns can be avoided or, in some cases, better absorbed. The budget is the oxygen of an event.

Plan each phase and associated budget in advance, and update the budget as changes occur.

Note that a budget consists partly of rough estimates. It is therefore not always an exact science. If you plan with 5,000 participants, but only 3,000 come, this can present some difficulties. However, budget planning leaves a certain amount of leeway and reserves. Good budget planning also always includes different scenarios.

How do you set the budget for an event?

A top-down approach is recommended here. The allocation of resources can first be made according to importance, size, type or other key factors. So for example: renting the venue, transport, accommodation, wages, meals, etc. As soon as the actual costs are known, they can be included in the budget planning.

The main blocks mentioned above can then be further refined in a subsequent step. For example: meals in breakfast, lunch, dinner on day 1, etc.

Finally, it is wise to set aside part of the budget for emergencies in case unforeseen costs arise.

Choosing the place and time of the event

It is now a matter of selecting the location (country, city), the venue (event center, hotels) and the time of the event.

  • Think carefully about the date, ideally it should not collide with a public holiday, as this will be reflected in the number of participants. Christmas is probably not a good time for a trade fair.
  • In addition to the exact day, you should also think about the time of year. Studies show what time of year is best for holding events. So the preferred months are usually May, October, June and November (in that order).
  • Depending on the destination and industry, the costs for flights, travel and hotels are important for the participants. Depending on the type of target group, the type of destination should be considered. The financial and pharmaceutical sectors have more generous budgets than, for example, the catering industry.
  • Accessibility by all means of transport (private transport, public transport, walking) must be taken into account for the comfort of the participants.
  • Brand and image are very important. Communicate the values of the organization and the event.
  • For the number of participants, venues should be chosen that are neither too large nor too small. Imagine a football stadium with only 20% spectators. It becomes difficult to create a good mood.
  • Other aspects such as lighting, sound reinforcement and premises at the event location are also decisive for the perfect course of the event. It is important to ensure that the room covers all needs.

Building an event team

The success of an event stands and falls with the management or the management team. The delegation of tasks is of great importance. A simple yet highly effective guide learned in the Swiss military:

C – Command
C – Control
C – Correct
C – Consequence

This process is easy to use. However, a single application is not enough, this process should be continuously repeated.

Your organization may already have established roles for managing event-related activities. It should always be clear who is responsible. The worst form of organization is that everyone is responsible for everything and nobody for nothing. This is öfters the usual form of organization in politics, and we know the consequences of this.

Possible teams for organizing an event

  • marketing team
  • Relations and Communications Team, Public Relations
  • project Manager
  • Coordination and logistics team
  • planning team
  • design team
  • finance team

Developing an agenda for an event

Plan the agenda from the start! No idea or activity is too small to neglect. Topics such as destination, budget, speakers and activities should be included in the program to ensure everything runs smoothly and on time from the preparation to the execution of the event.

There is no obligation to have the program ready from the start, let alone before announcing the event and expected attendees, therefore changes to dates can be made after the marketing and registration phase has begun.

However, both participants and visitors want to know what to expect at the event and when. Therefore, it is best if you can provide the basic (confirmed) schedule in advance.

Promotion and branding for the event

Would you like your event to have a high profile and a large number of participants? Like any other event, it has to be advertised in some way.

Sometimes the organizers assume that if the event is good, the participants will come back on their own. A positive experience indeed influences whether attendees come back, but events always need to be promoted.

How can an event be funded?

There are many common ways to promote a brand and its events.

Preparing ads, calling the media, contacting sponsors and speakers are of great help in advertising. Technical aids are not only inexpensive but also have an unimaginable range, e.g. B. social networks, whose potential can be fully exploited.

  • Run email campaigns.
  • Creation of a communication calendar with the participants, in which permanent publications are made.
  • Take advantage of social media, from hashtags (related to the event) to using stories or paid advertising.
  • Send reminder messages to remind event registrations, dates and times.
  • If your budget allows, you can offer a discount to those who sign up first.
  • Create campaigns that encourage participation from people who may be interested in the event.
  • Use your brand.
  • Present good and recognized speakers.
  • Get the public involved. You can strengthen your brand with photos or videos of everyday life and the structure of the event.
  • Create promotional videos or ads that can be used in any media.
  • Encourage attendees and speakers to promote the event through networking campaigns.

Involve external participants in the event.

If you are organizing a large or global event, you will most likely involve other industry professionals as well. With their help, the event becomes more recognized and more interesting for your participants. So, having compiled a list of potential partners and guests, you should confirm their presence. Speakers, sponsors and exhibitors are the best ways to add value to the event.

Possible participants for the organization of the event

The type of participants may vary depending on the type of event.

  • Speakers: Experts on the topic who have extensive knowledge.
  • Sponsors: Look for sponsors whose profile and clients match that of the event.
  • Exhibitors: At trade fairs, the exhibitors are the most important participants. An exhibitor not only plays the role of sponsor by bringing visitors to the event, but also can be a great ally to promote the brands involved and the shared industry information.

Use technological tools

Today, more than ever, technology is a key ally at any event, both for the organizers and the participants. A good flow of information as well as the possibility of organization and networking is expected nowadays and is hardly possible without the appropriate technology.

There are big differences between the use of technology in in-person events and virtual events.

Technology in in-person events

Technology can be used for almost any activity today. Registration, payments, networking, organization, advertising and much more is already standard for most events. Don’t reinvent the wheel, look at what’s already available on the market and what’s suitable for your event.

Technology in virtual events

Although all events were canceled or held virtually during the pandemic, these forms cannot replace face-to-face events. We, humans, are social creatures and seek personal contact. This is still very important in the business world and in some countries, it is the basis of every business. However, virtual events are a good addition.

Today some platforms connect thousands of people in different parts of the world. Whether for participants or speakers, a virtual event can significantly increase the number of participants or bring a top speaker to the event due to the cost advantage.

Measure the success of your event

A proverb from statistics says: “What gets measured gets done”.

An event cannot be developed further without clear measurements and key figures, as future resources cannot be allocated properly.

  • A thorough analysis of the data collected, be it the number of tickets sold, the number of contacts made, the number of services or products sold, etc.
  • Consider everything that was reported on social media before and during the event. Evaluate the reach of hashtags, photos and videos posted, follower growth, impressions on your website, etc.
  • Analysis of the behavior of the participants: this point is fundamental for the development of the event in order to identify needs.
  • Be open to criticism. Feedback is always a good way to improve, e.g. B. through surveys.
  • Check that all financial issues are properly resolved, both with employees and external service providers such as catering and logistics.
  • Organize post-processing of all evaluated key figures and draw conclusions and inputs for future measures.

Spice up your event

A very effective way to engage with the audience and grab their attention is by hiring trendy outside workers. For example, hire renowned speakers, industry influencers, well-known personalities, presenters, public speakers, and even comedians or actors. You can also find booths of well-known brands at the destination that make a difference, for example in the catering and beverage service.

Why is it a good idea to organize a corporate event?

As mentioned earlier, organizing a successful and profitable event is not an easy task as there are many aspects to consider.

However, planning a meeting or event can be an excellent tool for any business, primarily because it is used as a method of strategic communication. For this reason, most organizations, companies, and companies claim to hold one or more events annually.

There are definitely many benefits that a good event can bring. However, caution is advised because a bad event can also lead to negative results.

The benefits of a corporate event

Below you will find a short list of the most important benefits that an event can bring to you and your company.

Increasing awareness and trust in the organization’s brand

An event generates communication that introduces your company’s services or products directly to your customers or potential customers. In addition, networks can be formed, which in turn can cause a network effect. A good event also creates trust between the organizer and the participants.

Events as a vehicle for business deals

There are events, that aim to bring buyers and sellers together. Take advantage of this and show the company from the best side. Depending on the industry and geographic customer proximity, you can organize a local event to advertise to potential customers. For example, a farm can organize a regional pumpkin exhibition.

Promotion of the company’s interpersonal relationships

Even in a technology-dominated world, personal connection is still a very powerful factor. Who concludes contracts for large sums without knowing their counterparty personally?

In terms of human relationships and contacts, events and meetings are great allies for perfect networking, since you get to know both clients and other professionals and potential allies for the future personally and more directly.

Maintaining the company’s internal relationships and working environment

An event not only improves the company’s relations with the outside world but also provides an opportunity to improve relations between the organizers and employees.

Creating performance incentives in the company

How can an event motivate the organizers and their staff?

At any event or session (especially a meeting or even an incentive trip) there is an opportunity to reward good work, achievement, overcoming challenges, or achieving goals by an individual or a large team.

  • Show public appreciation for achievers and role models.
  • A festival or celebration can be a great way to say thank you and celebrate.
  • In general, celebrate successes. The possibilities are countless.

Create entertainment

Occasions in a business environment do not always have to be boring. Create experiences and lasting impressions. Who doesn’t have a childhood experience at McDonald’s and associates those visits with positive feelings?

Close to accomplishing such a feat, you are already on the road to victory.

Veranstaltungen perfekt organisieren – Ein Leitfaden

Colombia-MICE ist Teil der Pelecanus Travel Group. Wir sind in Bogota, Kolumbien, ansässig und sind spezialisiert auf Geschäftsreisen und alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit Tagungen, Incentives, Kongressen und Ausstellungen.

Unabhängig davon, für welche Art von Branche Ihre Veranstaltung gedacht ist, ob es sich um ein kleines Treffen mit nicht mehr als 12 Personen oder eine große Konferenz von Weltrang handelt, die Organisation Ihrer Veranstaltung ist das A und O! Es gibt keine Art von Veranstaltung, die nicht eine ausführliche Planung und Organisation erfordert.

Von der Festlegung der Ziele der Veranstaltung über die Festlegung eines idealen Budgets bis hin zur Werbung für die Veranstaltung selbst, gibt es unendlich viele Komponenten, die von Anfang an berücksichtigt werden müssen.

Wie organisiert man eine Veranstaltung?

Um eine Veranstaltung zum Erfolg zu führen, sollte man einige entscheidende Schritte beachten.

Im Folgenden offerieren wir eine Liste mit den verschiedenen Phasen und Optionen, die Sie bei der Planung einer Tagung, eines Events oder eines Kongresses berücksichtigen sollten.

Definieren Sie klare Ziele und Vorgaben bereits im Vorfeld

Die Planungsphase ist sehr wichtig, da diese das Fundament der Veranstaltung bildet.

Man sollte sich von Beginn weg alle Fragen mit „W“ stellen. Wie, wann, wer, wo, weshalb, etc.

  • Der Grund für die Veranstaltung.
  • Ziele der Veranstaltung (qualitativ und/oder quantitativ) sowie Messkriterien.
  • Die zu vermittelnde Information, Dienstleistung oder das zu vermittelnde Produkt und der Zweck, zu welchem es vermittelt werden soll.
  • Wer ist die Zielgruppe und wie kann man sie am besten erreichen?
  • Prüfung der Ressourcen und deren Allokation.

Die obige Liste ist nur ein Auszug aus einer kompletten Veranstaltungsplanung. Die Motivation ist von grundlegender Bedeutung, denn sie ist der Grund für die Existenz der Veranstaltung und die Ziele sind der Grund für den Erfolg der Veranstaltung.

Wie legt man die Ziele einer Veranstaltung fest?

Ziele sind nicht immer einfach festzulegen. Es ist jedoch ein entscheidender Faktor und sollte mit der nötigen Sorgsamkeit behandelt werden. Es geht nicht nur darum, Annahmen über das Ergebnis zu treffen, sondern auch darum, sich über den Weg dorthin klar zu werden, damit die Veranstaltung reibungslos verläuft.

Der erste Schritt bei der Festlegung von Zielen besteht darin, die Art der zu organisierenden Veranstaltung zu bestimmen.

Dies kann sehr unterschiedlich sein, denn Sie müssen die verschiedenen Veranstaltungsmöglichkeiten berücksichtigen. Geht es um eine Sitzung mit wenigen Teilnehmern oder um eine große Konferenz mit Tausenden von Teilnehmern oder einer Messe, die bis zu 3 oder 4 Tage dauert?

Nachdem Sie die Art der Veranstaltung bestimmt haben, können Sie die folgenden Schritte unternehmen, um die Ziele zu definieren:

  • Spezifizieren Sie die Ziele ohne zu verallgemeinern oder irgendeinen Teil offen zu lassen.
  • Die Ziele sollten messbar sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine qualitative, quantitative oder gemischte Zielsetzung handelt. Messkriterien und deren Umsetzung können manchmal schwierig sein, lassen Sie sich nicht entmutigen.
  • Erarbeiten Sie die Ziele hierarchisch, zuerst mit den Hauptzielen anfangen und im Anschluss Nebenziele oder Unterziele festlegen.
  • Die Ziele sollten hinsichtlich der Zielgruppe und der Art der Veranstaltung spezifiziert werden. Zum Beispiel Verkauf und Kauf von X Produkten, Erwerb von spezifischem Wissen, Verbesserung des Zusammenhalts einer Arbeitsgruppe usw.

Wenn die Ziele klug definiert sind, wird die Veranstaltung leichter zu entwickeln sein. Die Zielerreichung ist dann jedoch ein anderes Thema.

Budgetplanung im Planungsprozess einer Veranstaltung

Nachdem Sie die Ziele festgelegt haben, müssen Sie ein Budget für Ihre Veranstaltung erstellen. Dies wird als ein wesentlicher Schritt bei der Organisation der Veranstaltung angesehen, da dadurch weitere Aspekte der Veranstaltung geklärt werden.

Mit einer minutiösen Budgetplanung können Überraschungen und Budgetüberschreitungen vermieden oder teilweise besser aufgefangen werden. Das Budget ist der Sauerstoff einer Veranstaltung.

Planen Sie jede Phase und das dazugehörige Budget im Voraus und aktualisieren Sie das Budget bei Veränderungen.

Beachten Sie, dass ein Budget teilweise aus groben Schätzungen besteht. Es ist daher nicht immer eine genaue Wissenschaft. Wenn man mit 5,000 Teilnehmern plant, jedoch nur 3,000 kommen, kann dies einige Schwierigkeiten mit sich bringen. Eine Budgetplanung lässt jedoch einen gewissen Spielraum und Reserven offen. Zu einer guten Budgetplanung gehören ebenfalls immer verschiedene Szenarien inkludiert.

Wie legt man das Budget für eine Veranstaltung fest?

Hier bietet sich zunächst ein Top Down Ansatz an. Wobei die Allokationen der Ressourcen zuerst nach Wichtigkeit, Größe, Art oder anderen zentralen Faktoren vorgenommen werden kann. Also Beispiel: Miete des Veranstaltungsortes, Transporte, Unterkünfte, Löhne, Verpflegung etc. Sobald dann die effektiven Kosten bekannt sind, können diese in die Budgetplanung einfließen.

Die oben genannten Hauptblöcke können dann in einem folgenden Schritt weiter verfeinert werden. Zum Beispiel: Verpflegung in Frühstück, Mittagessen, Abendessen am 1. Tag usw.

Schließlich ist es ratsam, einen Teil des Budgets für Notfälle vorzusehen, falls unvorhergesehene Kosten auftreten.

Wahl des Ortes und des Zeitpunkts der Veranstaltung

Es geht nun darum, den Ort (Land, Stadt), den Veranstaltungsort (Veranstaltungszentrum, Hotels) und den Zeitpunkt der Veranstaltung auszuwählen.

  • Überlegen Sie sich den Termin gut, idealerweise sollte dieser nicht mit einem Feiertag kollidieren, da sich dies in der Anzahl der Teilnehmer widerspiegeln wird. Weihnachten ist wahrscheinlich kein guter Termin für eine Fachmesse.
  • Neben dem genauen Tag sollten Sie auch an die Jahreszeit denken. Studien zeigen, welche Zeit des Jahres für die Durchführung von Veranstaltungen am besten geeignet ist. So sind die bevorzugten Monate in der Regel Mai, Oktober, Juni und November (in dieser Reihenfolge).
  • Je nach Reiseziel und Branche, sind die Kosten für Flüge, Reisen und Hotels für die Teilnehmer von Bedeutung. Je nach Art der Zielgruppe sollte die Art des Reiseziels berücksichtigt werden. Finanz- und Pharmabranche besitzen großzügigere Budgets als zum Beispiel die Gastronomie.
  • Die Erreichbarkeit mit allen Verkehrsmitteln (private Verkehrsmittel, öffentliche Verkehrsmittel, zu Fuß) muss für den Komfort der Teilnehmer berücksichtigt werden.
  • Marke und Image sind sehr wichtig. Vermitteln Sie die Werte der Organisation und der Veranstaltung.
  • Für die Anzahl der Teilnehmer sollten nicht zu große aber auch nicht zu kleine Veranstaltungsorte gewählt werden. Stellen Sie sich ein Fußballstadion mit nur 20% Zuschauer vor. Es wird schwierig, eine gute Stimmung zu kreieren.
  • Auch andere Aspekte wie Beleuchtung, Beschallung und Räumlichkeiten am Veranstaltungsort sind entscheidend für den perfekten Ablauf der Veranstaltung. Es ist darauf zu achten, dass der Raum alle Bedürfnisse abdeckt.

Aufbau eines Veranstaltungsteams

Der Erfolg eines Anlasses steht und fällt mit der Führung oder dem Führungsteam. Die Delegation von Aufgaben ist dabei von großer Bedeutung. Ein einfacher jedoch höchst effizienter Leitfaden, gelernt im CH-Militär:

K – Kommandieren
K – Kontrollieren
K – Korrigieren
K – Konsequenz

Dieser Prozess kann einfach angewandt werden. Eine einmalige Anwendung reicht jedoch nicht aus, dieser Prozess sollte fortlaufend wiederholt werden.

Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen bereits festgelegte Rollen für die Verwaltung veranstaltungsbezogener Aktivitäten. Es sollte immer klar sein, wer die Verantwortung trägt. Die schlimmste Form der Organisation ist, dass alle für alles verantwortlich sind und niemand für nichts. Das ist öfters die gängige Organisationsform der Politik, die Konsequenzen daraus kennen wir.

Mögliche Teams für die Organisation eines Anlasses

  • Marketing-Team
  • Team für Beziehungen und Kommunikation, Public Relations
  • Projektleiter
  • Koordinations- und Logistikteam
  • Planungsteam
  • Entwurfsteam
  • Finanzteam

Erarbeitung einer Agenda für einen Anlass

Planen Sie die Tagesordnung von Anfang an! Keine Idee oder Aktivität ist zu klein, um sie zu vernachlässigen. Themen wie Reiseziel, Budget, Redner und Aktivitäten sollten in das Programm aufgenommen werden, damit von der Vorbereitung bis zur Durchführung der Veranstaltung alles reibungslos und pünktlich abläuft.

Es besteht keine Verpflichtung, das Programm von Anfang an fertig zu haben, geschweige denn vor der Bekanntmachung der Veranstaltung und der erwarteten Teilnehmer, weshalb Terminänderungen nach Beginn der Marketing- und Anmeldephase vorgenommen werden können.

Allerdings wollen sowohl die Teilnehmer als auch die Besucher wissen, was sie zu welchem Zeitpunkt auf der Veranstaltung erwartet. Daher ist es am besten, wenn Sie den grundlegenden (bestätigten) Zeitplan im Voraus zur Verfügung stellen können.

Werbung und Markenbildung für die Veranstaltung

Möchten Sie, dass Ihre Veranstaltung einen hohen Bekanntheitsgrad und eine große Teilnehmerzahl hat? Dazu muss sie, wie jede andere Veranstaltung auch, in irgendeiner Form beworben werden.

Manchmal gehen die Organisatoren davon aus, dass die Teilnehmer bei einer guten Veranstaltung von selbst wiederkommen werden. Es stimmt, dass ein positives Erlebnis Einfluss darauf hat, ob die Teilnehmer wiederkommen, aber Veranstaltungen müssen immer beworben werden.

Wie kann eine Veranstaltung gefördert werden?

Es gibt viele gängige Methoden, um für eine Marke und ihre Veranstaltungen zu werben.

Die Vorbereitung von Anzeigen, Anrufe bei den Medien, Kontaktaufnahme mit Sponsoren und Rednern sind eine große Hilfe bei der Werbung. Technischen Hilfsmittel sind nicht nur kostengünstig, sondern haben auch eine unvorstellbare Reichweite, wie z. B. sozialen Netzwerke, deren Potenzial voll ausgeschöpft werden kann.

  • Führen Sie E-Mail-Kampagnen durch.
  • Erstellung eines Kommunikationskalenders mit den Teilnehmern, in dem ständige Veröffentlichungen vorgenommen werden.
  • Nutzen Sie die Vorteile der sozialen Medien, von Hashtags (im Zusammenhang mit der Veranstaltung) bis zur Verwendung von Geschichten oder bezahlter Werbung.
  • Senden Sie Erinnerungsnachrichten, um an die Anmeldung von Veranstaltungen sowie an Daten und Zeiten zu erinnern.
  • Wenn Ihr Budget es zulässt, können Sie denjenigen, die sich zuerst anmelden, einen Preisnachlass gewähren.
  • Erstellen Sie Kampagnen, die zur Teilnahme von Personen aufrufen, die an der Veranstaltung interessiert sein könnten.
  • Nutzen Sie Ihre Marke.
  • Präsentieren sie gute und anerkannte Redner.
  • Ziehen Sie die Öffentlichkeit mit ein. Durch Fotos oder Videos vom Alltag und dem Aufbau der Veranstaltung stärken Sie ihre Marke.
  • Erstellen Sie Werbevideos oder Anzeigen, die in allen Medien verwendet werden können.
  • Ermutigen Sie die Teilnehmer und Redner, durch Vernetzungskampagnen für die Veranstaltung zu werben.

Beziehen Sie externe Teilnehmer in die Veranstaltung ein.

Wenn Sie eine große oder globale Veranstaltung organisieren, werden Sie höchstwahrscheinlich auch andere Branchenexperten einbeziehen. Mit deren Hilfe wird die Veranstaltung anerkannter und interessanter für Ihre Teilnehmer. Nachdem Sie also eine Liste potenzieller Partner und Gäste erstellt haben, sollten Sie deren Anwesenheit bestätigen. Redner, Sponsoren und Aussteller sind die besten Möglichkeiten, der Veranstaltung einen Mehrwert zu verleihen.

Mögliche Teilnehmer für die Organisation der Veranstaltung

Die Art der Teilnehmer kann je nach Art der Veranstaltung variieren.

  • Redner: Experten zum Thema, die über ein umfangreiches Wissen verfügen.
  • Sponsoren: Suchen Sie nach Sponsoren, deren Profil und Kunden mit dem der Veranstaltung übereinstimmen.
  • Aussteller: Bei Fachmessen sind die Aussteller die wichtigsten Teilnehmer. Ein Aussteller spielt nicht nur die Rolle des Sponsors, indem er die Besucher zur Veranstaltung bringt, sondern kann auch ein großartiger Verbündeter sein, um für die beteiligten Marken und die gemeinsamen Brancheninformationen zu werben.

Nutzen Sie technologische Hilfsmittel

Technologie ist heute mehr denn je ein wichtiger Verbündeter bei jeder Veranstaltung, sowohl für die Organisatoren als auch für die Teilnehmer. Ein guter Informationsfluss sowie die Möglichkeit zur Organisation sowie Vernetzung wird heutzutage erwartet und ist ohne die entsprechende Technologie kaum mehr möglich.

Es gibt große Unterschiede zwischen dem Einsatz von Technologie bei persönlichen Veranstaltungen und bei virtuellen Veranstaltungen.

Technologie in persönlichen Veranstaltungen

Technologie kann heute für fast alle Aktivitäten eingesetzt werden. Anmeldungen, Zahlungen, Vernetzung, Organisation, Werbung und noch vieles mehr ist bei den meisten Veranstaltungen bereits Standard. Erfinden Sie das Rad nicht neu, schauen Sie, was im Markt bereits angeboten wird und was sich für Ihre Veranstaltung eignet.

Technologie in virtuellen Veranstaltungen

Obwohl während der Pandemie sämtliche Veranstaltungen abgesagt oder virtuell abgehalten wurden, können diese Formen persönliche Veranstaltungen nicht ersetzen. Wir Menschen sind soziale Wesen und suchen den persönlichen Kontakt. Dieser ist in der Geschäftswelt nach wie vor sehr wichtig und in einigen Ländern die Basis eines jeden Geschäfts. Virtuelle Veranstaltungen sind jedoch eine gute Ergänzung.

Heute gibt es Plattformen, die Tausende von Menschen in verschiedenen Teilen der Welt miteinander verbinden. Ob für Teilnehmer oder Redner, eine virtuelle Veranstaltung kann aufgrund des Kostenvorteils die Anzahl Teilnehmer erheblich erhöhen oder einen Top-Redner in die Veranstaltung bringen.

Messen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung

Ein Sprichwort aus der Statistik sagt: „What gets measured gets done”.

Ohne klare Messgrößen und Kennzahlen wird man eine Veranstaltung nicht weiterentwickeln können, da die zukünftigen Ressourcen nicht sachgerecht allokiert werden können.

  • Eine gründliche Analyse der gesammelten Daten, sei es die Anzahl der verkauften Eintrittskarten, die Anzahl der gewonnenen Kontakte, die Anzahl der verkauften Dienstleistungen oder Produkte, usw.
  • Berücksichtigen Sie in den sozialen Medien alles, was vor und während der Veranstaltung berichtet wurde. Bewerten Sie die Reichweite von Hashtags, geposteten Fotos und Videos, die Zunahme der Follower, die Impressionen auf Ihrer Website usw.
  • Analyse des Verhaltens der Teilnehmer: Dieser Punkt ist für die Entwicklung der Veranstaltung von grundlegender Bedeutung, um deren Bedürfnisse zu ermitteln.
  • Seien Sie offen für Kritik. Feedback ist immer eine gute Möglichkeit, sich zu verbessern, z. B. durch Umfragen.
  • Überprüfen Sie, ob alle finanziellen Fragen ordnungsgemäß geklärt sind, sowohl mit den Mitarbeitern als auch mit externen Dienstleistern wie Catering und Logistik.
  • Organisieren Sie eine Nachbearbeitung aller ausgewerteten Kennzahlen und ziehen Sie daraus Schlussfolgerungen sowie Inputs für zukünftige Maßnahmen.

Peppen Sie Ihre Veranstaltung auf

Ein sehr effektiver Weg, um mit dem Publikum in Kontakt zu treten und seine Aufmerksamkeit zu erregen, ist die Einstellung von trendigen externen Mitarbeitern. Engagieren Sie zum Beispiel renommierte Redner, einflussreiche Persönlichkeiten aus der Branche, bekannte Persönlichkeiten, Moderatoren, Redner und sogar Komiker oder Schauspieler. Sie können auch Stände bekannter Marken am Zielort aufstellen, die einen Unterschied machen, z. B. bei der Verpflegung und dem Getränkeservice.

Warum ist es eine gute Idee, eine Firmenveranstaltung zu organisieren?

Wie bereits erwähnt, ist die Organisation einer erfolgreichen und gewinnbringenden Veranstaltung keine leichte Aufgabe, da es viele Aspekte zu beachten gibt.

Die Planung eines Meetings oder einer Veranstaltung kann jedoch für jedes Unternehmen ein hervorragendes Instrument sein, vor allem weil sie als Methode der strategischen Kommunikation eingesetzt wird. Aus diesem Grund haben die meisten Organisationen, Firmen und Unternehmen den Anspruch, jährlich eine oder mehrere Veranstaltungen durchzuführen.

Es gibt definitiv viele Vorteile, die eine gute Veranstaltung mit sich bringen kann. Es ist jedoch Vorsicht geboten, denn eine schlechte Veranstaltung kann ebenfalls zu negativen Ergebnissen führen.

Die Vorteile einer Unternehmensveranstaltung

Im Folgenden finden Sie eine kurze Auflistung der wichtigsten Vorteile, die eine Veranstaltung für Sie und Ihr Unternehmen mit sich bringen kann.

Steigerung des Bekanntheitsgrads und des Vertrauens in die Marke der Organisation

Eine Veranstaltung erzeugt Kommunikation, die Dienstleistungen oder Produkte Ihres Unternehmens direkt bei Ihren Kunden oder potenziellen Kunden bekannt macht. Darüber hinaus kann man Netzwerke bilden, welche wiederum einen Netzwerkeffekt bewirken können. Eine gute Veranstaltung schafft zudem Vertrauen zwischen dem Veranstalter und den Teilnehmern.

Veranstaltungen als Vehikel zu Geschäftsabschlüssen

Es gibt Veranstaltungen, welche zum Ziel haben, Käufer und Verkäufer zusammenzubringen. Nutzen Sie diese und zeigen Sie das Unternehmen von der besten Seite. Je nach Branche und geographischer Kundennähe können Sie einen lokalen Anlass organisieren um potentielle Kunden zu bewerben. Ein Landwirtschaftsbetrieb kann zum Beispiel eine regionale Kürbisausstellung organisieren.

Förderung der zwischenmenschlichen Beziehungen des Unternehmens

Auch in einer von Technologie dominierten Welt ist die persönliche Beziehung immer noch ein sehr starker Faktor. Wer schließt Verträge über hohe Summen ab, ohne seine Gegenpartei persönlich zu kennen?

Im Hinblick auf zwischenmenschliche Beziehungen und Kontakte sind Veranstaltungen und Treffen großartige Verbündete für ein perfektes Networking, da man sowohl Kunden als auch andere Fachleute und potenzielle Verbündete für die Zukunft persönlich und auf direktere Weise kennenlernt.

Pflege der internen Beziehungen und des Arbeitsumfelds des Unternehmens

Eine Veranstaltung verbessert nicht nur die Beziehungen des Unternehmens zur Außenwelt, sondern bietet auch die Möglichkeit, die Beziehungen zwischen den Organisatoren und den Mitarbeitern zu verbessern.

Leistungsanreize im Unternehmen zu schaffen

Wie kann eine Veranstaltung die Organisatoren und deren Mitarbeiter motivieren?

Bei jeder Veranstaltung oder Sitzung (insbesondere bei Meetings oder sogar bei einer Incentive-Reise) gibt es die Möglichkeit, gute Arbeit, Leistungen, das Überwinden von Herausforderungen oder das Erreichen von Zielen durch einen Einzelnen oder ein großes Team zu belohnen.

  • Zeigen Sie öffentliche Anerkennung für Leistungsträger und Vorbilder.
  • Ein Fest oder eine Feier kann eine gute Möglichkeit sein, sich zu bedanken und zu feiern.
  • Generell, feiern Sie Erfolge. Die Möglichkeiten sind unzählig.

Schaffen Sie Unterhaltung

Anlässe in einem Geschäftsumfeld müssen nicht immer langweilig sein. Schaffen Sie Erlebnisse und bleibende Eindrücke. Wer besitzt keine Kindheitserfahrung bei McDonalds und assoziiert diese Besuche steht’s mit positiven Gefühlen?

Wenn Sie solch eine Leistung nur annähernd fertigbringen, sind Sie bereits auf der Siegesstrasse.

Sustainability in the MICE industry

Colombia-MICE is part of the Pelecanus Travel Group. We are located in Bogota, Colombia. We are specialized in corporate travel and all services around Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions.

It is not surprising that sustainability has become an important pillar for various industries these days. For the MICE industry, this has become more than obvious as sustainability is an increasingly important element in the planning and development of meetings, incentive trips, congresses and international events.

Why is sustainability so important in the MICE industry?

It’s no secret that the social and environmental impacts caused by tourism are important issues that have come to the fore these days. For this reason, the various stakeholders and participants in the meetings industry are increasingly demanding greener and more sustainable events.

Environmental disasters such as B. devastating fires, torrential rains, and floods, among others, have raised concerns about reducing the impact of human activities on the environment.

The new generations, especially Millennials and Generation Z, are the main players in this movement, for which climate change is one of the biggest concerns. People of all ages are changing their habits to develop more environmentally friendly practices.

On the other hand, companies, regardless of their sector or industry, are now much more aware of the importance of incorporating sustainability into their strategies. They strive to minimize their impact on the environment to project a corporate responsibility image in all their activities, including their business travel policy and the organization of their events and conventions.

However, an open or hidden double standard is not helpful for the whole topic. For example, if you rant about environmental problems at the World Economic Forum in Davos, but many participants arrive by private jet, this is not conducive to credibility and even less to the environment.

A secretly growing problem in the MICE industry

All stakeholders in the MICE industry have an impact on the environment, from hotels to transport companies.

Here are some thoughts to consider from a conceptual point of view:

  • Transport: Emissions from the various means of transport and their use by industrial and economic actors are high and, in most cases, ignored. This includes flights to the destination, use of cars for transportation, etc.
  • Accommodation: Accommodation has a major impact, as here the waste of energy (light, heat or cooling), water (large volumes in bathrooms, automatic systems and cleaning (washing bedding, kitchen utensils, cleaning), etc. is very significant.
  • Waste: All phases generate waste of all kinds, mainly from single-use materials such as certain plastics. At events, a myriad of advertising materials is usually used, along with disposable tableware, etc.
  • Water: In addition to accommodation, an event can waste large amounts of water at the venue, especially in the toilets.
  • Lack of accessibility: It is not always thought that events should be easily accessible. A distant event location favors the use of transport to cover long distances.
  • Promoting good practiceFew organizations truly promote sustainability in their industry and at their events; it is not enough to just advertise and appear positive when the practices are totally at odds with what they promote (for example WEF).
  • Destination Impact: The city where the event takes place is just as important as the event itself. Events have a major impact on the local area and its residents. It is therefore important to also include these factors in the organization of an event.

Some readers may now interject that there are certifications and labels for this. We all know what fraud means and that with payment for it, many certifications can be obtained. In my opinion, this is not the right way.

The best way for companies and events in the MICE industry to become more sustainable

For companies to become more sustainable, organizers and players in the MICE industry have various tools and options at their disposal. In this way, the most important sustainability criteria can be identified that should be applied to events, incentive trips, meetings, congresses, etc.

There are books, best practice guides, reference websites, workshops, YouTube videos, conferences, tutorials, and other types of resources.

The challenge of making an event sustainable

However, the biggest challenge for any player in the MICE industry is the difficulty of gathering all the necessary information and then incorporating it.

It is also about adapting the mindset accordingly and creating a culture of sustainability.

A company that only communicates sustainability in writing, but does not actively change the corresponding culture, will not be successful in this regard.

Important sustainability strategies for the MICE industry

We know that it is not so easy to adapt the various events, meetings, congresses, and incentive trips to what is now called sustainable events. For this reason, here are some strategies.

Mobility and accessibility of events

Events and meetings attract large numbers of people, so travel to and from them can cause significant emissions.

  • Encourage the use of alternative means of transport such as bicycles and the use of public transport for getting there and back.
  • Organization of shuttles or shared transfers.
  • Central locations that can be reached by public transport or on foot.
  • Select venues near appropriate hotels.
  • Inclusion of the participants in the mobility concept.
  • Hybrid events with virtual, or real-time transmission.

Use of Technologies

There are endless technical aids that can help you with both the planning and the execution of your event. Their use is a good alternative for holding a sustainable event. For example:

  • Any kind of information, confirmation of participation, notifications about services, etc. should be sent by email.
  • Developing an application with all the information about the congress or meeting is also very convenient for the organizers and participants, enhancing the experience and reducing paper.
  • Platforms for virtual events or alternatively to complement hybrid events.
  • Use of QR codes for registration, opinion polls, voting or venue access.

Sustainable Services

Make sure your team shares the same values as you and your event. Engaging companies with sustainable initiatives will help make the event as optimal as possible. Even if some providers are not known, there are now a large number of them that meet such criteria and focus on activities in this area:

  • The use of environmentally friendly and biodegradable materials
  • Waste sorting and recycling
  • sustainability in production
  • Compostable and recyclable materials
Catering – food service

Most events require catering or food service. For your event to be sustainable in this regard, there are a few guidelines to keep in mind when it comes to food.

  • Use of organic, seasonal and/or local products, as well as fair trade products.
  • Avoiding unhealthy foods (totally or largely). Sugar water like Coca-Cola tastes good, but it’s anything but healthy. You can also avoid companies and brands that do not live sustainable business practices.
  • Using products from close to the venue helps reduce the impact of transportation.
  • For water, avoid using plastic bottles and replace them with water dispensers or drinking points, preferably free.
Don’t forget the local providers

As we have already mentioned, depending on the venue, it is helpful to involve local partners. This not only benefits the organizers, but also the local economy of the venue. It doesn’t always have to be multinational companies.

Proper water and energy management

Water and energy are fundamental for the organization of meetings, events and congresses. The reason for this is that energy is required for almost all activities, which is why responsible energy consumption is crucial.

Here are some tips on how to best implement this in a sustainable event:

  • Make the most of the available natural light or outdoor space, depending on either the type of venue or the time of day.
  • Try to power the event with renewable energy sources.
  • Use electricity sensibly in the activities to be carried out.
  • Reduce water consumption as much as possible, for example with smart taps.
  • Commitment to using environmentally friendly LED lighting. LED lighting increases energy efficiency, lasts longer, contains fewer toxic elements in its composition, and low consumption results in lower CO2 emissions.
  • Avoid noise and light pollution. In addition to LED lighting, try strategically placing speakers to efficiently disperse and reduce sound.
  • Identify strategic lighting points around the venue to reduce the number of light bulbs and unnecessary lighting points.

Proper waste management is essential

It is clear that events generate a large amount of waste, both organic and recyclable (e.g. paper, plastic and glass). It is necessary to properly dispose of this waste to reduce the negative impact.

Experts recommend improving the impact of events by following the three R’s: reduce, reuse and recycle. To this end, it is recommended to take the following actions:

  • The best and most obvious way to make an event sustainable is to reduce the consumption of resources and materials. This also reduces the amount of waste and saves waste.
  • If possible, the materials can also be reused for other events, either by reusing them for the same purpose or finding another way to use them again.
  • Identification of strategic sectors to promote waste segregation (both organic and inorganic).
  • Encouraging the recycling of waste that cannot be reused. To this end, litter bins and bins should be placed at strategic points throughout the event to facilitate this goal for visitors.
  • In order to avoid waste, the materials used, such as promotional material or disposable tableware, should be adapted to the number of participants to avoid excessive consumption.
  • Additionally, the type of products to be used at the event should be considered, ideally avoiding single-use products such as plastic and over-packaged products. This will help to significantly reduce waste management.
  • If using the above products is unavoidable, it is always possible to look for recycled and/or biodegradable versions of these products.

Environmental protection at events

The most important thing for an organizer or a player in the MICE industry is a smooth and successful event. Some events, especially those that take place outdoors or in rural areas, can have an immense impact on the environment. Therefore, to ensure a sustainable event, certain measures must be taken to limit this impact.

How do you deal responsibly with the environment? We believe this is the best way:

  • Choice of location is important. Avoid a location in sensitive natural sites or less favored areas.
  • Choose or change the date of the event so that it does not coincide with the breeding season of local wildlife.
  • Avoid polluting the surrounding area.
  • In addition, it is advisable to comply with current legislation on noise and lighting.

Further sustainability strategies for the MICE industry

While the strategies outlined in the previous point are key to the sustainability of MICE industry events, conventions, meetings, and incentive travel, some other strategies and recommendations can make a much bigger contribution.

Choosing the right venue can make all the difference

It’s simple: the right choice of venue will have an impact on the course of the event. Aspects such as location, space and other aspects that the venue can offer are fundamental.

Natural light is not only good for the participants but also reduces energy expenditure. On the other hand, the presence of screens can replace the use of paper.

An alternative for event decoration and promotion

When it comes to promotional items, gifts and promotional items for a brand, company or event, it makes sense that they are made from biodegradable or recycled materials.

When decorating spaces, several options can be considered through the use of materials such as cardboard, rice fiber, recycled plastic, recycled paper, and others.

Transmission of values

Sustainable events reflect the identity and values of the industry. In this area, with actions and effective communication, you can also reach people who are less aware of the environment and its conservation.

For this reason, your event should communicate the good environmental practices, the goals pursued and the successes achieved in their implementation. It should be an “exemplary experience” with added value.

Choice of sustainable accommodation

Hotels are major players in the MICE industry, so making wise accommodation choices also reflect a sustainable mindset. Like the venues, the selected hotels should also be sustainable in terms of certification and accessibility.

We, therefore, recommend that depending on the venue or incentive trip, there should be countless opportunities for sustainable hotels that treat their environment and the people around them responsibly.

Business promotion and tourist destination development

The country, city, or place where an event takes place is of great importance for the MICE industry, as it allows the event to develop optimally.

Thus, promoting the destination at strategic times can be of great help to get back the support they have given, by encouraging more industries to hold their events in the destination and by promoting specific places like hotels, restaurants, international and commercial centers, etc.

Job creation

Where appropriate, it may be possible to find local workers or collaborators who can help improve the event. Job creation is also a good way to contribute to the economic development of the destination.

How can companies in the MICE industry be sustainable?

Sustainability in the events industry is now a concept that has been consolidated in recent years. It is, therefore, necessary to understand the different options available to event organizers to make activities more sustainable. Criteria of ecological, social and economic sustainability can thus be better met.

What is a sustainable event?

The United Nations defines a sustainable event as an event that is designed and organized to achieve two fundamental goals: minimizing negative impacts on the environment and leaving a positive outcome for the community and all audiences involved.

Benefits of Sustainable Events – MICE Industry

Sustainable events bring endless benefits! Mostly because these types of events and meetings are an incredible opportunity to show your commitment to the environment.

A sustainable event is an ideal opportunity to convey to visitors and participants the values that are so important in today’s world.

This is more than necessary, because even when people with very different profiles meet at meetings and events, there are motivations that are common on a professional and, above all, personal level.

In addition, a sustainable event is not necessarily more expensive. There are more and more suppliers, airlines, venues, destinations, caterers and suppliers offering very competitive solutions to meet the expectations of a sustainable world. The reduction in resource consumption primarily means time and cost savings.

Other key benefits of a sustainable event include:

  1. Significant reduction in environmental impact.
  2. They support the local economy and employment.
  3. The sensitization and education of all groups of people involved in the event, such as participants, suppliers and sponsors.
  4. It inspires innovation and creativity and offers environmentally friendly solutions for future events.


It is not always possible or sensible to make an event 100% sustainable. You also have to always keep an eye on the selection of the available resources. However, if sustainable measures make sense and do not differ greatly in price, you should certainly choose them.

Sustainability can already be brought about with common sense. For the average citizen, it is already clear from the outset that it is not sustainable for participants to travel by private jet. Fortunately, this double standard is only practiced by certain elites such as politicians and celebrities, the majority of the population has not yet forgotten how to think normally.

willing to accept smaller sacrifices in comfort if they mean a big leap forward in sustainability.

Nachhaltigkeit in der MICE-Branche

Colombia-MICE ist Teil der Pelecanus Travel Group. Wir sind in Bogota, Kolumbien, ansässig und sind spezialisiert auf Geschäftsreisen und alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit Tagungen, Incentives, Kongressen und Ausstellungen.

Es ist nicht verwunderlich, dass Nachhaltigkeit heutzutage für verschiedene Branchen zu einem wichtigen Pfeiler geworden ist. Für die MICE-Branche ist dies mehr als offensichtlich geworden, da Nachhaltigkeit ein immer wichtigeres Element bei der Planung und Entwicklung von Tagungen, Incentive-Reisen, Kongressen und internationalen Veranstaltungen ist.

Warum ist Nachhaltigkeit in der MICE-Branche so wichtig?

Es ist kein Geheimnis, dass die durch den Tourismus verursachten sozialen und ökologischen Auswirkungen wichtige Themen sind, die heutzutage ins Bewusstsein gerückt sind.  Aus diesem Grund fordern die verschiedenen Interessengruppen und Teilnehmer der Tagungsbranche zunehmend grünere und nachhaltigere Veranstaltungen.

Immer wieder ereignen sich Umweltkatastrophen, wie z. B. verheerende Brände, sintflutartige Regenfälle, Überschwemmungen u. a., welche die Sorge um die Verringerung der Auswirkungen menschlicher Aktivitäten auf die Umwelt geweckt haben.

Die neuen Generationen, insbesondere die Millennials und die Generation Z, sind die Hauptakteure dieser Bewegung, für die der Klimawandel eine der größten Sorgen darstellt. Menschen aller Altersgruppen sind dabei, ihre Gewohnheiten zu ändern, um umweltfreundlichere Praktiken zu entwickeln.

Andererseits sind sich auch die Unternehmen, unabhängig von ihrem Sektor oder ihrer Branche, der Bedeutung der Einbeziehung der Nachhaltigkeit in ihre Strategien inzwischen viel stärker bewusst. Sie sind bestrebt, ihre Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren, um bei all ihren Aktivitäten, einschließlich ihrer Geschäftsreisepolitik und der Organisation ihrer Veranstaltungen und Kongresse, ein Bild der unternehmerischen Verantwortung zu vermitteln.

Eine offene oder versteckte Doppelmoral ist beim ganzen Thema jedoch nicht hilfreich. Wenn man sich am World Economic Forum in Davos zum Beispiel über die Umweltprobleme ereifert, viele Teilnehmer jedoch mit Privatjets anreisen, ist dies nicht der Glaubwürdigkeit und noch weniger der Umwelt dienlich.

Ein heimlich wachsendes Problem in der MICE-Branche

Sämtliche Stakeholder in der MICE-Branche haben einen Einfluss auf die Umwelt, von den Hotels bis zu den Transportunternehmen.

Folgend einige Gedanken, welche man aus konzeptioneller Sicht mit einbeziehen sollte:

  • Verkehr: Die Emissionen durch die verschiedenen Verkehrsmittel und deren Nutzung durch die Akteure der Industrie und Wirtschaft ist hoch und wird in den meisten Fällen ignoriert. Dazu gehören Flüge zum Zielort, die Nutzung von Autos für den Transport usw.
  • Unterbringung: Die Unterbringung hat große Auswirkungen, da hier die Verschwendung von Energie (Licht, Wärme oder Kühlung), Wasser (große Mengen in Badezimmern, automatische Systeme und Reinigung (Waschen von Bettwäsche, Küchenutensilien, Reinigung) usw. sehr maßgeblich ist.
  • Abfallerzeugung: In allen Phasen fallen Abfälle aller Art an, vor allem aus Einwegmaterialien, wie bestimmten Kunststoffen. Bei Veranstaltungen wird meist eine Unzahl an Werbematerial eingesetzt, dazu kommen Einweggeschirr usw.
  • Wasserverschwendung: Zusätzlich zu den Unterkünften kann eine Veranstaltung große Mengen an Wasser am Veranstaltungsort, vor allem in den Toiletten, verschwenden.
  • Mangelnde Zugänglichkeit: Es wird nicht immer daran gedacht, dass Veranstaltungen leicht zugänglich sein sollten. Ein weit entfernter Veranstaltungsort begünstigt die Nutzung von Verkehrsmitteln, um weite Strecken zurückzulegen.
  • Förderung guter Praktiken: Es gibt nur wenige Organisationen, welche die Nachhaltigkeit in ihrer Branche und bei ihren Veranstaltungen wirklich fördern; es reicht nicht aus, nur Werbung zu machen und positiv zu erscheinen, wenn die Praktiken völlig im Widerspruch zu dem stehen, was sie fördern (Beispiel WEF).
  • Auswirkungen auf das Reiseziel: Die Stadt, in der die Veranstaltung stattfindet, ist genauso wichtig wie die Veranstaltung selbst. Veranstaltungen haben eine große Auswirkung auf die Umgebung sowie deren Einwohner. Deshalb ist es wichtig, diese Faktoren ebenfalls in die Organisation einer Veranstaltung miteinzubeziehen.

Einige Leser mögen jetzt einwerfen, dass es hierfür Zertifizierungen und Label gibt. Wir alle wissen, was Etikettenschwindel bedeutet und dass mit einer entsprechenden Zahlung vielerlei an Zertifizierungen erlangt werden können. Meiner Ansicht nach ist dies nicht der richtige Weg.

Der beste Weg für Unternehmen und Veranstaltungen in der MICE-Branche zu mehr Nachhaltigkeit

Damit Unternehmen nachhaltiger werden, stehen Veranstaltern und Akteuren der MICE-Branche verschiedene Instrumente und Optionen zur Verfügung. So können die wichtigsten Nachhaltigkeitskriterien ermittelt werden, die auf Veranstaltungen, Incentive-Reisen, Tagungen, Kongresse usw. angewendet werden sollten.

Es gibt dazu Bücher, Best-Practice-Leitfäden, Referenz-Websites, Workshops, YouTube-Videos, Konferenzen, Tutorials und anderen Arten von Ressourcen.

Die Herausforderung, eine Veranstaltung nachhaltig zu gestalten

Die größte Herausforderung für jeden Akteur der MICE-Branche ist jedoch die Schwierigkeit, alle notwendigen Informationen zu beschaffen und diese dann mit einzubeziehen.

Es geht dabei auch darum, die Denkweise entsprechend anzupassen und eine Kultur der Nachhaltigkeit zu schaffen.

Ein Unternehmen, welches Nachhaltigkeit lediglich schriftlich verbreitet, jedoch die entsprechende Kultur nicht aktiv verändert, wird diesbezüglich keinen Erfolg haben.

Wichtige Nachhaltigkeitsstrategien für die MICE-Industrie

Wir wissen, dass es nicht so einfach ist, die verschiedenen Veranstaltungen, Tagungen, Kongresse, Incentive-Reisen an das anzupassen, was man heute als nachhaltige Veranstaltungen bezeichnet. Aus diesem Grund folgend einige Strategien.

Mobilität und Zugänglichkeit von Veranstaltungen

Veranstaltungen und Tagungen ziehen eine große Zahl von Menschen an, so dass der An- und Abreiseverkehr beträchtliche Emissionen verursachen kann.

  • Förderung der Nutzung alternativer Verkehrsmittel wie Fahrräder und die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel für die An- und Abreise.
  • Organisation von Shuttles oder gemeinsamer Transfers.
  • Zentrale Standorte, welche mit dem öffentlichen Verkehr und oder zu Fuß erreichbar sind.
  • Veranstaltungsorte in der Nähe entsprechender Hotels auswählen.
  • Miteinbezug der Teilnehmer in das Mobilitätskonzept.
  • Hybride Veranstaltungen mit virtueller oder Echtzeit-Übertragung.

Verwendung von Technologien

Es gibt unendlich viele technische Hilfsmittel, die Ihnen sowohl bei der Planung als auch bei der Durchführung Ihrer Veranstaltung helfen können. So ist ihr Einsatz eine gute Alternative für die Durchführung einer nachhaltigen Veranstaltung. Zum Beispiel:

  • Jegliche Art von Informationen, Teilnahmebestätigungen, Mitteilungen über Dienstleistungen usw. sollten per E-Mail übermittelt werden.
  • Die Entwicklung einer Anwendung mit allen Informationen über den Kongress oder die Tagung ist für die Organisatoren und Teilnehmer ebenfalls sehr praktisch, steigert das Erlebnis und reduziert Papier.
  • Plattformen für virtuelle Veranstaltungen oder alternativ zur Ergänzung hybrider Veranstaltungen.
  • Verwendung von QR-Codes für die Registrierung, Meinungsumfragen, Abstimmungen oder den Zugang zum Veranstaltungsort.

Nachhaltige Dienstleistungen

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Team dieselben Werte vertritt wie Sie und Ihre Veranstaltung. Die Beauftragung von Unternehmen mit nachhaltigen Initiativen wird dazu beitragen, die Veranstaltung so optimal wie möglich zu gestalten. Auch wenn einige Anbieter nicht bekannt sind, gibt es heute davon eine Vielzahl, die solche Kriterien erfüllen und sich auf Aktivitäten in diesem Bereich konzentrieren:

  • Die Verwendung umweltfreundlicher und biologisch abbaubarer Materialien
  • Abfallsortierung und Recycling
  • Nachhaltigkeit in der Produktion
  • Kompostierbare und recycelbare Materialien
Catering – Lebensmittelservice

Bei den meisten Veranstaltungen ist ein Catering- oder Lebensmittelservice erforderlich. Damit Ihre Veranstaltung in dieser Hinsicht nachhaltig ist, gibt es einige Richtlinien, die Sie in Bezug auf das Essen beachten sollten.

  • Verwendung von biologischen, saisonalen und/oder lokalen Produkten, dazu aus fairem Handel.
  • Vermeidung von ungesunden Lebensmitteln (ganz oder weitgehend). Zuckerwasser wie Coca-Cola schmeckt zwar gut, ist aber alles andere als gesund. Ebenfalls kann man Unternehmen und Marken meiden, welche keine nachhaltigen Geschäftspraktiken leben.
  • Die Verwendung von Produkten aus der Nähe des Veranstaltungsortes trägt dazu bei, die Auswirkungen des Transports zu verringern.
  • Vermeiden Sie bei Wasser die Verwendung von Plastikflaschen und ersetzen Sie diese durch Wasserspender oder Trinkstellen, vorzugsweise kostenlos.
Vergessen Sie die lokalen Anbieter nicht

Wie wir bereits erwähnt haben, ist es je nach Veranstaltungsort hilfreich, lokale Partner miteinzubeziehen. Davon profitieren nicht nur die Organisatoren, sondern auch die lokale Wirtschaft des Veranstaltungsortes. Es müssen nicht immer multinationale Unternehmen sein.

Richtiges Wasser- und Energiemanagement

Wasser und Energie sind von grundlegender Bedeutung für die Organisation von Tagungen, Veranstaltungen und Kongressen. Der Grund dafür ist, dass Energie für fast alle Aktivitäten benötigt wird, weshalb ein verantwortungsvoller Energieverbrauch von entscheidender Bedeutung ist.

Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie dies in einer nachhaltigen Veranstaltung optimal umsetzen können:

  • Nutzen Sie das verfügbare natürliche Licht oder den Außenbereich optimal aus, entweder je nach Art des Veranstaltungsortes oder der Tageszeit.
  • Versuchen Sie, die Veranstaltung mit erneuerbaren Energiequellen zu versorgen.
  • Nutzen Sie die Elektrizität bei den auszuführenden Tätigkeiten sinnvoll.
  • Reduzieren Sie den Wasserverbrauch so weit wie möglich, zum Beispiel durch intelligente Wasserhähne.
  • Verpflichtung zur Verwendung von umweltfreundlicher LED-Beleuchtung. LED-Beleuchtung erhöht die Energieeffizienz, ist langlebiger, enthält weniger giftige Elemente in ihrer Zusammensetzung und der geringe Verbrauch führt zu geringeren CO2-Emissionen.
  • Vermeiden Sie Lärm- und Lichtverschmutzung. Versuchen Sie, zusätzlich zur LED-Beleuchtung Lautsprecher an strategischen Stellen einzusetzen, um den Schall effizient zu verteilen und zu reduzieren.
  • Identifizieren Sie strategische Beleuchtungspunkte am Veranstaltungsort, um die Anzahl der Glühbirnen und unnötigen Beleuchtungspunkte zu reduzieren.

Ordnungsgemäße Abfallwirtschaft ist unerlässlich

Es liegt auf der Hand, dass bei Veranstaltungen eine große Menge an Abfällen anfällt, sowohl an organischen Stoffen als auch an wiederverwertbaren Materialien (z. B. Papier, Plastik und Glas). Dabei ist es notwendig, diese Abfälle ordnungsgemäß zu entsorgen, um die negativen Auswirkungen zu verringern.

Experten empfehlen, die Auswirkungen von Veranstaltungen zu verbessern, indem man die drei R’s befolgt: reduce, reuse und recycle. Zu diesem Zweck wird empfohlen, folgende Maßnahmen zu ergreifen:

  • Der beste und offensichtlichste Weg, eine Veranstaltung nachhaltig zu gestalten, besteht darin, den Verbrauch von Ressourcen und Materialien zu reduzieren. Dadurch wird auch das Abfallaufkommen verringert und Abfall eingespart.
  • Wenn möglich, können die Materialien auch für andere Veranstaltungen wiederverwendet werden, indem man sie entweder für denselben Zweck wiederverwendet oder einen anderen Weg findet, sie nochmals zu nutzen.
  • Ermittlung strategischer Sektoren zur Förderung der Abfalltrennung (sowohl organisch als auch anorganisch).
  • Förderung des Recyclings von Abfällen, die nicht wiederverwendet werden können. Zu diesem Zweck sollten an strategischen Punkten der Veranstaltung Abfalleimer und -behälter aufgestellt werden, um den Besuchern dieses Ziel zu erleichtern.
  • Um Verschwendung zu vermeiden, sollten verwendete Materialien wie Werbematerial oder Einweggeschirr an die Zahl der Teilnehmer angepasst werden, um einen übermäßigen Verbrauch zu vermeiden.
  • Darüber hinaus sollte die Art der bei der Veranstaltung zu verwendenden Produkte berücksichtigt werden, wobei Einwegprodukte wie Plastik und übermäßig verpackte Produkte idealerweise vermieden werden sollten. Dies wird dazu beitragen, die Abfallwirtschaft erheblich zu reduzieren.
  • Wenn es sich nicht vermeiden lässt, die oben genannten Produkte zu verwenden, ist es immer möglich, nach recycelten und/oder biologisch abbaubaren Versionen dieser Produkte zu suchen.

Umweltschutz bei Veranstaltungen

Das Wichtigste für einen Veranstalter oder einen Akteur der MICE-Branche ist ein reibungsloser und erfolgreicher Anlass. Einige Veranstaltungen, insbesondere solche, die im Freien oder in ländlichen Gebieten stattfinden, können immense Auswirkungen auf die Umwelt haben. Um eine nachhaltige Veranstaltung zu gewährleisten, müssen daher bestimmte Maßnahmen getroffen werden, um diese Auswirkungen zu beschränken.

Wie geht man verantwortungsvoll mit der Umwelt um? Wir glauben, dass dies der beste Weg ist:

  • Standortwahl ist wichtig. Einen Standort an sensiblen natürlichen Orten oder weniger begünstigten Gebieten vermeiden.
  • Wählen oder ändern Sie das Datum der Veranstaltung so, dass es nicht mit der Brutzeit von lokalen Tierarten zusammenfällt.
  • Vermeiden Sie Verschmutzungen des umliegenden Gebietes.
  • Darüber hinaus ist es ratsam, die geltenden Rechtsvorschriften über Lärm und Beleuchtung einzuhalten.

Weitere Nachhaltigkeitsstrategien für die MICE-Branche

Die im vorigen Punkt genannten Strategien sind zwar der Schlüssel zur Nachhaltigkeit von Veranstaltungen, Kongressen, Tagungen und Incentive-Reisen der MICE-Branche, aber es gibt noch weitere Strategien und Empfehlungen, die einen viel größeren Beitrag leisten können.

Die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes kann den Unterschied ausmachen

Es ist ganz einfach: Die richtige Wahl des Veranstaltungsortes wird sich auf den Verlauf der Veranstaltung auswirken. Aspekte wie Standort, Raum und andere Aspekte, die der Veranstaltungsort bieten kann, sind von grundlegender Bedeutung.

Natürliches Licht ist nicht nur gut für die Teilnehmer, sondern reduziert ebenfalls den Energieaufwand. Andererseits kann das Vorhandensein von Bildschirmen die Verwendung von Papier ersetzen.

Eine Alternative für Veranstaltungsdekoration und Promotion

Bei Werbeartikeln, Geschenken und Werbemitteln für eine Marke, ein Unternehmen oder eine Veranstaltung bietet es sich an, dass diese aus biologisch abbaubaren oder recycelten Materialien hergestellt werden.

Bei der Dekoration von Räumen gibt es verschiedene Möglichkeiten, die durch die Verwendung von Materialien wie Pappe, Reisfasern, recyceltem Kunststoff, recyceltem Papier und anderen in Betracht gezogen werden können.

Vermittlung von Werten

Nachhaltige Veranstaltungen spiegeln die Identität und die Werte der Branche wider. In diesem Bereich können Sie mit Aktionen und einer wirksamen Kommunikation auch die Menschen erreichen, die sich der Umwelt und ihrer Erhaltung weniger bewusst sind.

Aus diesem Grund sollte Ihre Veranstaltung die guten Umweltpraktiken, die verfolgten Ziele und die bei ihrer Umsetzung erzielten Erfolge vermitteln. Es sollte eine “beispielhafte Erfahrung” mit Mehrwert sein.

Auswahl nachhaltiger Unterkünfte

Hotels sind wichtige Akteure in der MICE-Branche, so dass eine kluge Wahl der Unterkunft auch eine nachhaltige Denkweise widerspiegelt. Wie die Veranstaltungsorte sollten auch die ausgewählten Hotels in Bezug auf die Zertifizierung und die Zugänglichkeit nachhaltig sein.

Wir empfehlen daher, dass es je nach Veranstaltungsort oder Incentive-Reise unzählige Möglichkeiten für nachhaltige Hotels geben sollte, die verantwortungsvoll mit ihrer Umwelt und den Menschen in ihrem Umfeld umgehen.

Wirtschaftsförderung und Entwicklung von Reisezielen

Das Land, die Stadt oder der Ort, an dem eine Veranstaltung stattfindet, ist für die MICE-Branche von großer Bedeutung, da sich die Veranstaltung dadurch optimal entwickeln kann.

So kann die Förderung des Reiseziels zu strategischen Zeitpunkten eine große Hilfe sein, um die von ihnen geleistete Unterstützung zurückzubekommen, indem mehr Industrien ermutigt werden, ihre Veranstaltungen im Reiseziel abzuhalten und indem bestimmte Orte wie Hotels, Restaurants, internationale und kommerzielle Zentren usw. gefördert werden.

Schaffung von Arbeitsplätzen

Gegebenenfalls ist es möglich, lokale Arbeitskräfte oder Mitarbeiter zu finden, die zur Verbesserung der Veranstaltung beitragen können. Auch die Schaffung von Arbeitsplätzen ist eine gute Möglichkeit, zur wirtschaftlichen Entwicklung des Reiseziels beizutragen.

Wie können Unternehmen der MICE-Branche nachhaltig sein?

Nachhaltigkeit in der Veranstaltungsbranche ist heute ein Konzept, das sich in den letzten Jahren konsolidiert hat. Daher ist es notwendig, die verschiedenen Möglichkeiten zu verstehen, die den Veranstaltern zur Verfügung stehen, um Aktivitäten nachhaltiger zu gestalten. Kriterien der ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Nachhaltigkeit können so besser eingehalten werden.

Was ist eine nachhaltige Veranstaltung?

Die Vereinten Nationen definieren eine nachhaltige Veranstaltung als eine Veranstaltung, die so konzipiert und organisiert ist, dass zwei grundlegende Ziele erreicht werden: die Minimierung negativer Auswirkungen auf die Umwelt und das Hinterlassen eines positiven Ergebnisses für die Gemeinschaft und alle beteiligten Zielgruppen.

Vorteile von nachhaltigen Veranstaltungen – MICE-Industrie

Nachhaltige Veranstaltungen bringen unendlich viele Vorteile! Vor allem, weil diese Art von Veranstaltungen und Treffen eine unglaubliche Gelegenheit sind, um Ihr Engagement für die Umwelt zu zeigen.

Eine nachhaltige Veranstaltung ist die ideale Gelegenheit, den Besuchern und Teilnehmern die Werte zu vermitteln, die in der heutigen Welt so wichtig sind.

Das ist mehr als notwendig, denn auch wenn sich Menschen mit sehr unterschiedlichen Profilen bei Treffen und Veranstaltungen begegnen, gibt es auf beruflicher und vor allem persönlicher Ebene Motivationen, die gemeinsam sind.

Außerdem ist eine nachhaltige Veranstaltung nicht unbedingt teurer. Es gibt immer mehr Anbieter, Fluggesellschaften, Veranstaltungsorte, Reiseziele, Caterer und Lieferanten, die sehr wettbewerbsfähige Lösungen anbieten, um die Erwartungen einer nachhaltigen Welt zu erfüllen. Die Verringerung des Ressourcenverbrauchs bedeutet vor allem eine Zeit- und Kostenersparnis.

Weitere wichtige Vorteile einer nachhaltigen Veranstaltung sind:

  1. Erhebliche Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt.
  2. Sie unterstützen die lokale Wirtschaft und Beschäftigung.
  3. Die Sensibilisierung und Aufklärung aller an der Veranstaltung beteiligten Personengruppen, wie Teilnehmer, Lieferanten und Sponsoren.
  4. Sie inspiriert zu Innovation und Kreativität und bietet umweltverträgliche Lösungen für künftige Veranstaltungen.


Eine Veranstaltung zu 100 % nachhaltig zu gestalten ist nicht immer möglich oder auch sinnvoll. Man muss dabei ebenfalls immer die Auswahl der zur Verfügung stehenden Ressourcen im Auge behalten. Sofern nachhaltige Maßnahmen jedoch Sinn machen und preislich nicht groß abweichen, sollte man diese sicherlich auswählen.

Nachhaltigkeit lässt sich bereits mit normalem Menschenverstand herbeiführen. Für den Normalbürger ist bereits zum Vorhinein klar, dass eine Anreise von Teilnehmern mit Privatjets nicht nachhaltig ist. Zum Glück wird diese Doppelmoral nur von gewissen Eliten wie Politikern und Prominenten vorgelebt, der Großteil der Bevölkerung hat das normale Denken bisher nicht verlernt.

Daher wird ein großer Teil von Teilnehmern auch bereit sein, kleinere Abstriche beim Komfort hinzunehmen, sollten diese dafür einen großen Sprung vorwärts in der Nachhaltigkeit bedeuten.