Colombia-MICE ist Teil der Pelecanus Travel Group. Wir sind in Bogota, Kolumbien, ansässig und sind spezialisiert auf Geschäftsreisen und alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit Tagungen, Incentives, Kongressen und Ausstellungen.
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Was ist eine hybride Veranstaltung?
Eine hybride Veranstaltung ist die Kombination einer Veranstaltung mit physischer Präsenz der Teilnehmer, mit Einbezug einer virtuellen Teilnahme von Teilnehmern. Das Hauptziel ist, eine größere Anzahl von Menschen (oder Teilnehmern) zu erreichen, unabhängig vom Standort des Anlasses.
Bei dieser Art von Veranstaltungen kann es sich um Tagungen, Kongresse, internationale Messen, Schulungen, Workshops, Konferenzen, Seminare und Weitere handeln.
Warum sind hybride Veranstaltungen heutzutage so wichtig?
Hybride Veranstaltungen besitzen nicht nur eine große Reichweite, sondern waren auch eine großartige Reaktion der Geschäftsreise- und Veranstaltungsbranche auf den Gesundheitsnotstand des Jahres 2020.
Eine hybride Veranstaltung bietet heute viel mehr als nur eine Lösung für geografische Beschränkungen. Sie bietet ebenfalls dynamischere Inhalte, so dass man Teilnehmer aus der Ferne so integrieren kann, als wären sie bei der Veranstaltung vor Ort dabei.
Die Vor- und Nachteile einer Hybrid-Veranstaltung
Hybride Veranstaltung besitzen Vor- sowie Nachteile aus der Perspektive der Teilnehmer sowohl auch der Veranstalter.
Nachteile einer hybriden Veranstaltung
Obwohl hybride Veranstaltungen das Beste aus beiden Welten vereinen, möchten wir ebenfalls auf einige Nachteile hinweisen:
- Der größte Nachteil hybrider Veranstaltungen ist die Abhängigkeit der Technologie. Selbst wenn Sie über eine gute Infrastruktur und Internetverbindung verfügen, kann diese den ganzen Online- Teil bei Problemen unterbrechen.
- Bei einer hybriden Veranstaltung kann die Verhandlung mit Sponsoren schwieriger sein, da Erfahrungen für das Marketingpotential bisher noch nicht ganz klar sind.
- Soziale Interaktionen zwischen vor Ort Teilnehmern sowie online Teilnehmern sind beschränkt.
- Nicht jeder Teilnehmer verfügt über eine angemessene Infrastruktur, um bei größeren Datenmengen die Veranstaltung ohne Unterbrechungen mitzuverfolgen.
Vorteile einer hybriden Veranstaltung
Eine hybride Veranstaltung bringt große Vorteile, da für mehr Teilnehmer weniger Ressourcen benötigt werden.
- Eine größere Anzahl von Besuchern und Teilnehmern. Die Höchstzahl der Teilnehmer ist theoretisch unendlich.
- Die Zeit- und Kostenersparnis ist enorm. Angefangen bei der Buchung von Veranstaltungsorten mit geringerer Kapazität bis hin zu den Reisekosten für die Teilnehmer – für alle Beteiligten (Organisatoren und Teilnehmer) ergeben sich erhebliche Kosteneinsparungen.
- Eine hybride Veranstaltung ermöglicht die Durchführung mehrerer Veranstaltungen, die gleichzeitig an mehreren Orten stattfinden.
- Es ist einfacher, die Auswirkungen der Veranstaltung zu analysieren, da es möglich ist, die Reichweite und die Meinung der Teilnehmer durch andere digitale Instrumente wie Umfragen zu messen.
- Inhalte von Veranstaltungen können beliebig lange online bleiben. Aufzeichnungen oder Zusammenfassungen der Veranstaltung können online zur Verfügung gestellt werden.
- Es wird eine stärkere Beteiligung des Publikums erreicht. Nicht nur während der Veranstaltung, sondern auch aktiv auf digitalen Plattformen durch das Teilen von Informationen, das “Liken” von Veröffentlichungen und andere Aktionen.
Wie organisiert man eine hybride Veranstaltung?
Die Organisation hybrider Veranstaltungen besteht darin, eine Veranstaltung in zwei Dimensionen stattfinden zu lassen. Dazu muss zunächst ein Plan erstellt werden, der alle Phasen und Abläufe der Veranstaltung sowie die zur Erfüllung des Plans in beiden Modalitäten erforderlichen Instrumente enthält.
Hybride Veranstaltungen sind etwas komplizierter zu organisieren, als nur präsenzielle oder virtuelle Veranstaltungen.
Legen Sie die für die Veranstaltung erforderliche Technik fest
Bei hybriden Veranstaltungen muss die Technik so gewählt werden, dass diese die Veranstaltung vor Ort mit den Teilnehmern verbindet. Die Verbindung sollte in beide Richtungen funktionieren, damit auch virtuelle Teilnehmer in vor Ort Veranstaltungen involviert werden können. Dazu braucht es nicht nur eine Live-Übertragung, sondern ebenfalls Möglichkeiten zur Echtzeit-Kommunikation.
Ebenfalls sollte eine Aufzeichnung stattfinden, falls die Technik ausfallen sollte. So können sich virtuelle Teilnehmer einen Vortrag später nochmals anschauen.
Auswahl von Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung
Bei einem hybriden Anlass sollte man auf jeden Fall analysieren, wo sich die Großzahl der virtuellen Teilnehmer befindet. Aufgrund der verschiedenen Zeitzonen weltweit, sollte man darauf achten, dass die wichtigsten Anlässe nicht zu Uhrzeiten stattfinden, bei welchen bei einer Großzahl der virtuellen Zuschauer Schlafenszeit ist.
Weltmeisterschaften und Olympiaden sind hierbei gute Vorbilder. Sponsoren und Teilnehmer reagieren nämlich sehr empfindlich auf schlechte Zeitplanungen.
Legen Sie die Zielgruppe der Veranstaltung fest
Die Definition der Zielgruppe ist ein Schlüsselaspekt. Man sollte verstehen, welche Teilnehmer durch welche Kanäle am besten erreicht werden können.
Ein geeignetes Veranstaltungsprogramm vorbereiten
Virtuelle Zuschauer und vor Ort Teilnehmer besitzen unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen. Vor Ort Teilnehmer erwarten neben Vorträgen ebenfalls Möglichkeiten um sich vor Ort zu vernetzen, Produkte live zu sehen und zu probieren. Der soziale und praktische Aspekt ist hier von großer Wichtigkeit.
Virtuelle Teilnehmer sind vor allem an Informationen interessiert.
Auswahl der virtuellen Veranstaltungsplattform
Man sollte eine Plattform wählen, die mehrere Funktionen bietet und Teilnehmer nach Möglichkeit gleichberechtigt. Kommentarbereich, unterbrechungsfreies Echtzeit-Streaming, Untertitel, Aufzeichnungen von Veranstaltungen sowie Übersetzungsfunktionen sind nur einige der Themen.
Persönliche und virtuelle Teilnehmer miteinander verbinden
Die Interaktion zwischen beiden Arten von Teilnehmern sollte ebenfalls angestrebt werden. Dies ist wahrscheinlich eine der größten Herausforderungen einer Hybridveranstaltung.
Auf jeden Fall wird es schwierig sein, die virtuellen Teilnehmer mit den vor Ort Teilnehmer zu verbinden, denn die vor Ort Teilnehmer reisen nicht an, um vor Ort virtuell zu agieren.
Bei hybriden Veranstaltungen müssen nicht nur die Zuschauer online sein. Es können ebenfalls hochkarätige Redner eingeladen werden, auch wenn diese dazu nicht zum Anlass anreisen müssen.
Schulung der Referenten für die Veranstaltung
Aussteller und Redner sind es gewohnt, das Publikum vor sich zu haben. Bei einer hybriden Veranstaltung sollten Referenten jedoch ebenfalls das virtuelle Publikum miteinbeziehen. Es ist hier von großer Bedeutung, dass der Veranstalter diese Möglichkeiten eröffnet und die Referenten diesbezüglich sensibilisiert.
Erfolgsmessung von Veranstaltungen
Bei hybriden Veranstaltungen sollte man sich ebenfalls die Kennzahlen zur Erfolgsmessung genauestens überlegen.
Erstens besitzen die unterschiedlichen Teilnehmer unterschiedliche Bedürfnisse und zweitens müssen die Messungen auf unterschiedliche Weise vorgenommen werden. Einige Faktoren sind
Gesamtbesucherzahl, Teilnahmequote, Zufriedenheit der Teilnehmer (durch Umfragen, Reaktionen in sozialen Netzwerken, Empfehlungsgrad).
