La Sostenibilidad en la Industria MICE

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Actualmente no es una sorpresa que para las diferentes industrias la sostenibilidad se esté convirtiendo en uno de sus pilares clave. Para la industria MICE esto ha sido más que evidente debido a que la sostenibilidad es un elemento cada vez más importante en la planificación y desarrollo de reuniones, viajes de incentivo, congresos y eventos internacionales.

¿Por qué es tan importante la sostenibilidad en la Industria MICE?

No es un secreto que los impactos sociales y medioambientales que genera el turismo son temas importantes que hoy en día han generado conciencia.  Es por esto que los diferentes actores y asistentes de la industria de las reuniones demandan cada vez más que los eventos sean más verdes y sostenibles.

A lo largo de los últimos años, han ocurrido todo tipo de emergencias ambientales como incendios devastadores, lluvias torrenciales, inundaciones, entre otras, que han despertado la preocupación por reducir el impacto de la actividad humana en el medioambiente y, así mismo, se ha dado paso a la concientización sobre la fragilidad del mismo, ya que este tema no es algo reservado a ecologistas.

Las nuevas generaciones, especialmente los millennials y centennials,son los principales activistas de este movimiento pues es para quienes el cambio climático es su mayor preocupación, y así se han convertido en actores de un cambio de actitud a nivel global. Es así como ahora personas de todas las edades están en proceso de cambiar sus hábitos en un intento de realizar prácticas más ecológicas.

Por otro lado, también las empresas, sin importar su sector o industrias, son ahora mucho más conscientes de la importancia de incorporar la sostenibilidad en sus estrategias. Estas tiene como objetivo el mitigar su impacto en el medio ambiente que las rodea y así poder exhibir una imagen de responsabilidad corporativa en todas sus actividades, incluyendo sus políticas de viajes corporativos y la organización de sus eventos y convenciones.

Una problemática que crece en silencio desde la industria MICE

Todos los implicados en la industria MICE tienen un gran impacto en el medio ambiente, desde los hoteles, en temas de desperdicios de agua, hasta compañías de transporte, en cuanto a la contaminación del aire. Por lo tanto, no es una problemática que pueda ser fácilmente ignorada, y mucho menos, enfrentada.

¿No te parece que esta industria afecte en gran medida al medio ambiente? O, a tu parecer, ¿no es tan evidente la falta de contar con medidas sostenibles en la realización de eventos? Pues aquí te presentamos aquellos factores principales que no deberías descuidar si eres un actor activo de esta comunidad:

• Transporte:La contaminación a raíz de los diferentes medios de transporte y el uso de estos por los actores de la industria son bastante elevados, y en la mayoría de los casos, es ignorado. Entre estos se logra identificar los vuelos de un destino a otro, el uso de automóviles para movilizarse, etc.
• Alojamiento: En términos de alojamiento, hay un gran impacto, pues en este es en donde más se presenta el desperdicio de luz (largas jornadas con cientos de focos encendidos), agua (grandes cantidades en baños, sistemas automáticos y aseo (lavar sábanas, elementos de cocina, limpieza), etc.
• Generación de residuos: En todas las etapas se producen desechos de todo tipo, principalmente de materiales de un solo uso como ciertos plásticos. Un evento requiere de varias herramientas para su desarrollo, y a lo largo de este, se producen estos residuos sin ser conscientes de su impacto y, los organizadores tampoco son conscientes de qué hacer con estos.
• Desperdicio de agua: Además del alojamiento, en un evento se pueden desperdiciar grandes cantidades de agua en el recinto en el que este se desarrolle, principalmente en los baños.
• Falta de accesibilidad: No siempre se tiene presente que los eventos deben contar con fácil acceso. Un recinto lejano, fomenta el uso de medios de transporte para recorrer largas distancias.
• Incentivar buenas prácticas: Son pocas las organizaciones que realmente incentiven la sostenibilidad en su industria y en sus eventos, no basta solo con distribuir publicidad y aparentar una imagen positiva cuando las prácticas de estas son totalmente contrarias a lo que promocionan.
• Repercusión en el destino: La ciudad en la que el evento se lleva a cabo, es tan importante como el evento en sí. Estos eventos tienen un gran impacto en su entorno y para esto es vital no solo cuidarlo, sino también promoverlo, así como promover el trabajo local, ya que en muchas ocasiones el impacto económico es ignorado y solo se le da importancia al bienestar propio.

Cabe resaltar que si bien los implicados en el mundo MICE tienen presente la importancia de la sostenibilidad actualmente, no están completamente preparados para lidiar con esto, porque no basta solo con contar con un “sello verde” o algún tipo de certificado, que fácilmente puede encontrarse en internet y falsificarse, sino que las acciones deben ser visibles y tener resultados en los que se evidencia que esta industia está a la vanguardia con su crecimiento sostenible y todas las medidas que deben ser tomadas en cuenta (e implementadas) para adaptarse ante los constantes cambios y tecnologías que el mundo trae.

Para esto, más adelante encontrarás estrategias clave para hacer de mejor manera este sector del turismo puede llegar a ser más sostenible.

La mejor manera de que las empresas y eventos de la Industria MICE sean más sostenibles

Para que las empresas logren alcanzar el objetivo de ser más sostenibles, los organizadores y actores de la industria MICE cuentan con varias herramientas y opciones para lograr identificar cuáles son los criterios más importantes de sostenibilidad que, en teoría, se deberían de aplicar a sus eventos, viajes de incentivo, reuniones, congresos, entre otros.

¿Cuáles son estas herramientas? Desde manuales, libros, guías de buenas prácticas, páginas web referentes, workshops sobre la problemática hasta videos en YouTube, conferencias, tutoriales y otros tipos de recursos, son diversas opciones que actúan como bases de información que pueden ser más que útiles para que encuentres la mejor manera de que tu evento sea más sostenible, además, estas herramientas se encuentran a disposición de cualquier persona que desee conocer cómo organizar un evento de este tipo.

Sigue leyendo para descubrir las mejores opciones para hacer de tu evento un evento sostenible.

El reto de lograr que un evento sea sostenible

Hay múltiples retos para organizar un evento de manera sostenible, sin embargo, el reto más grande con el que cualquier actor perteneciente de la industria MICE puede encontrarse, radica en la dificultad de que después de conseguir toda la información necesaria, se logre aplicar en la forma de trabajar de la empresa, convirtiendo los conocimientos en parte de su know-how.

El comprender esto es fundamental para convertir el reto en una motivación, ya que solo cuando los criterios de sostenibilidad son incorporados a la manera de actuar de una empresa de la comunidad MICE a través de sus procesos operativos, la empresa los podrá poner en práctica siempre y lograr que el impacto de su participación o realización de eventos sea más que positivo.

Por lo tanto, te queremos recordar que el incorporar criterios de sostenibilidad en los procesos operativos de tu organización o evento requerirá por tu parte un ardua planificación y el desarrollar una excelente estrategia de implementación de estas prácticas.

Principales estrategias de sostenibilidad para la Industria MICE

Sabemos que no es tan sencillo adaptar los diferentes eventos, reuniones, congresos, viajes de incentivo a lo que hoy se conoce como eventos sostenibles. Es por esto que, sumándolo a la información que has leído antes, a continación te traemos muchas estrategias para que logres cumplir con tu objetivo.

Tener en cuenta aspectos de movilidad y accesesibilidad

Los eventos y reuniones, atraen a una gran cantidad de personas, por lo que, en términos de movilidad, el transporte hacia y desde el evento genera una preocupante y gran contaminación atmosférica.

Como alternativa sostenible para este problema, los venues, organizadores y eventos en sí deben unirse para promover soluciones como:

• El fomentar el uso de transportes alternativos como bicicletas y el uso de transporte público como medios para movilizarse desde y hacia el destino.
• Una idea adicional referente al transporte, serían los traslados compartidos.
• Otra opción es el lograr que la reunión o evento se realice en un lugar accesible a pie, especialmente que cuente con vías públicas seguras por las que los peatones puedan movilizarse tranquilamente.
• El intentar que el venue sea cercano a los hoteles más importantes o demandados por los visitantes del evento para que estos puedan acceder con facilidad y en poco tiempo al destino.
• Es de vital importancia que se cuente con espacios de fácil acceso para personas con movilidad reducida, así como que haya comodidad en el espacio. El garantizar la accesibilidad y eliminar las posibles barreras físicas y/o sensoriales que pudieran obstaculizar la participación de todos los asistentes por igual es un factor diferencial.
• De ser posible, contratar servicios de transporte como buses o rutas que faciliten los desplazamientos de los asistentes hacia el lugar elegido, aeropuertos, hoteles etc.
• Es importante que se ofrezca este tipo de información con antelación a los asistentes para que estos sean conscientes de sus opciones.
• En términos de accesibilidad, puede que tu tengas como objetivo que tu evento llegue a más personas que las que van a asistir en persona, por lo que hacer uso de herramientas (principalmente tecnológicas) para lograr que tu evento tenga un alcance mayor es necesario, puedes realizar eventos híbridos, virtuales o transmisiones en tiempo real.

No lo olvides, que la tecnología sea uno de tus aliados

Hay una infinidad de herramientas tecnológicas que pueden ayudarte tanto en el proceso de planeación como en el momento de realizar tu evento. Es así como el utilizarlas es una gran alternativa para gestionar un evento sostenible. Por ejemplo:

• Cualquier tipo de información, confirmaciones de asistencia, comunicaciones previas de servicios, entre otras, deberían ser enviadas por correo electrónico.
• Desarrollar una aplicación con toda la información del congreso o reunión es bastante práctico para que los organizadores y asistentes tengan una mejor experiencia.
• Contar con plataformas para realizar eventos virtuales o, en su defecto, que complementen los eventos híbridos.
• Implementar el uso de códigos QR para hacer registros, encuestas de opinión, votaciones o para acceder al recinto.

Contrata servicios que sean sostenibles

Asegúrate de contar con un equipo que tenga los mismos valores que tu y tu evento. Contratar empresas con iniciativas sostenibles ayudará a que el evento sea el mejor. Así no sean tan reconocidos, existen muchos proveedores que cuentan con estos criterios desde hace tiempo y se enfoca en actividades relacionadas con:

• El uso de materiales ecológicos y biodegradables
• Clasificación de residuos y reciclaje
• Productos de proximidad
• Sostenibilidad en la producción
• Materiales compostables y reciclables
• Desperdicios 0

Servicio de Catering – Alimentación

En la mayoría de eventos es requerido un servicio de catering o comida. Para que tu evento sea sostenible en este sentido, hay que seguir varias pautas en el aspecto de la alimentación.

• Una opción importante es que los productos que se sirvan sea ecológicos, de temporada y/o locales, así como también es bueno usar productos de comercio justo.
• El reducir el consumo (total o en gran medida) de alimentos perjudiciales para la salud es importante, así como evitar promover marcas y empresas que descuiden esto.
• El hacer uso de productos cercanos a la localización del evento ayuda a reducir los impactos de su transporte.
• En cuanto al agua, evita el uso de las botellas plásticas y reemplázalas por dispensadores o puntos de hidratación, preferiblemente gratuitos.

No olvides los proveedores locales

Como lo mencionamos antes, es de gran ayuda contar con aliados locales según el destino del evento. Esto no solo favorece a los organizadores, sino que, es de gran ayuda para la economía local del lugar en el que este se realice.

La correcta gestión de agua y energía

El agua y la energía son fundamentales en la organización de cualquier reunión, evento o congreso. Esto se debe a que se necesita energía para casi todas las actividades que se realizan, por lo que hacer un consumo responsable de esta es vital.

Estos son algunos consejos para gestionar de manera óptima esto en un evento sostenible:

• Realizar el mayor aprovechamiento de la luz natural disponible o espacios al aire libre, bien sea por el tipo de recinto u hora del día.
• Intentar abastecer el evento con fuentes de energía renovables.
• Hacer un buen uso de la electricidad en las actividades a realizar.
• Reducir en la medida de lo posible el consumo de agua, a través de elementos como grifos inteligentes.
• Apostar por la utilización de iluminación ecológica LED. La iluminación LED aumenta la eficiencia energética, es más duradera, contiene menos elementos tóxicos en su composición y el bajo consumo da como resultado una menor emisión de CO2.
• Evita la contaminación acústica y lumínica, además de las luces LED, intentar implementar altavoces en lugares estratégicos para distribuir y reducir el sonido de forma eficiente.
• Identificar los puntos de luz estratégicos del venue pues así se puede lograr reducir el número de bombillas y de puntos de iluminación innecesarios.

Fundamental, la gestión adecuada de residuos

Es evidente que realizar eventos producen una gran cantidad de residuos, tanto materia orgánica como materiales reciclables (por ejemplo: papel, plástico y vidrio), por lo que es necesario gestionarlos de manera correcta para reducir su impacto.

Expertos recomiendan que para mejorar el impacto de los eventos, hay que seguir las tres R: reducir, reutilizar y reciclar. Para esto se recomienda tomar acciones como:

• La mejor y más obvia manera de hacer un evento sostenible es reducir el consumo de recursos y materiales. Así también se reducirá la generación de residuos además del ahorro de los mismos.
• También, de ser posible, se pueden reutilizar materiales para otros eventos próximos, bien sea dándoles el mismo uso o buscando la manera de que sean utilizados de forma diferente.
• Identificar sectores estratégicos para incentivar la separación de residuos (tanto orgánicos como inorgánicos).
• Promover que se reciclen los residuos que no se puedan reutilizar. Para ello debe haber en el evento en puntos estratégicos papeleras y contenedores que faciliten este objetivo para los visitantes.
• Para evitar el desperdicio de residuos, estos se deben ajustar con el número de personas que van a asistir para así evitar el sobre-consumo.
• Además, se debe tener en cuenta el tipo de productos que se van emplear en la realización de evento, es ideal evitar los productos de un solo uso, como plásticos, y productos sobre envasados. De esta manera se ayudará a reducir notablemente la gestión de los residuos.
• Si es inevitable el hacer uso de los productos mencionados, siempre es posible buscar la versión reciclada y/o biodegradable de los mismos.

Siempre tener presente que haya una protección entorno

Lo más importante para un organizador de un evento o un actor de la industria MICE es que su reunión salga bien, sin embargo, esto puede generar una limitación en cuanto a las afectaciones que un evento puede tener sobre el entorno en el que se desarrolla.

Algunos eventos, sobre todo los realizados al aire libre o en zonas rurales, pueden tener un impacto inmenso en el entorno natural. Es por eso que para realizar un evento sostenible se deben establecer ciertas medidas para tal impacto.

¿Cómo ser responsable con el entorno? Creemos que esta es la mejor manera:

• En primer lugar, es importante tener presente la ubicación del recinto. Se puede lograr alejar la localización del mismo de lugares naturales sensibles o zonas poco favorecidas.
• De ser necesario, se debe prestar especial atención al uso de fuego en el evento, para prevenir incendios forestales.
• Elegir o cambiar la fecha del evento para no hacerla coincidir conperiodos de cría de especies animales.
• Para evitar el daño de la flora y fauna del lugar, es necesario impedir que se tire comida y basura, así como realizar actividades que generen contaminación de el agua.
• Además, es aconsejable respetar lalegislación vigente en materia de ruido e iluminación.
• Por último, hay que establecer unos criterios de limpieza para ayudar a la conservación del hábitat o espacio en el que se dio lugar al evento.

Otras estrategias de sostenibilidad para la Industria MICE

Si bien las estrategias resaltadas en el punto anterior son claves para lograr que los eventos, congresos, reuniones y viajes de incentivo realizados por la industria MICE sean sostenibles, hay otras estrategias y recomendaciones que pueden aportar mucho más.

Elegir bien la sede puede marcar la diferencia

Es un punto sencillo, el elegir de manera correcta el lugar en el que se hará el evento se verá reflejado en el desarrollo del mismo. Aspectos como la ubicación, los espacios, y otras herramientas que el venue pueda ofrecer son fundamentales.

Por ejemplo, es bueno que la mayor parte de salas de reunión que tengan luz natural. Por otro lado, que haya presencia de pantallas puede sustituir el uso de papel.

Cabe resaltar que la sede elegida debe de contar con todas las certificaciones y reglamentación exigida por la institución correspondiente de cada país, así como certificaciones de calidad ambiental, aplicación de políticas de gestión de residuos y uso eficiente de agua/energía.

Una alternativa para la decoración y promoción del evento

En el caso de losartículos publicitarios, regalos, productos de promoción de una marca, empresa o evento, una buena opción es que estos sean fabricados a partir de materiales biodegradables o reciclados.

Mientras que, en el sector de la decoración de los espacios hay diferentes de opciones que pueden ser tomadas en cuenta desde la utilización de materiales como el cartón, la fibra de arroz, plástico reciclado, papel reciclado, entre otros.

Comunicar los valores

Los eventos sostenibles son un reflejo de la identidad y los valores de la industria, es en este espacio en el que, con acciones y una comunicación efectiva se puede llegar a aquellas personas que están menos sensibilizadas con el medio ambiente y su preservación.

Es por esto que tu evento debe comunicarles las buenas prácticas ambientales, los objetivos que se persiguen y los logros que se han alcanzado con su realización. Debe ser una “experiencia ejemplarizante” con un valor añadido.

Más allá del evento, elegir alojamientos sostenibles

Los hoteles son grandes actores de la industria MICE, por lo que elegir sabiamente el alojamiento también refleja una mentalidad sostenible. Al igual que las sedes, los hoteles elegidos deben de ser sostenibles en cuanto a certificación y accesibilidad a los mismos.

Por lo tanto recomendamos que, dependiendo la sede del evento o viaje de incentivo, se tenga en cuenta que hay un sinfín de opciones de hoteles sostenibles que son responsables con su entorno y con las personas que le rodean.

La promoción económica y desarrollo del destino

El país, ciudad, pueblo o cualquier destino en el que se realice un evento es de gran importancia para la industria MICE, pues gracias a este es que se logra cumplir con el desarrollo del mismo de la mejor manera.

Es así como promover en momentos estratégicos el destino puede ser de gran ayuda para regresar el apoyo brindado por parte de estos, incitando a más industrias a realizar sus eventos en el destino, promover lugares específicos como hoteles, restaurantes, centros internacionales y comerciales, entre otros.

Generar empleo

Si es pertinente, siempre será posible buscar mano de obra local o colaboradores que puedan ayudar a que el evento sea mejor. Así mismo, generar empleo es una gran manera de aportar al desarrollo económico del destino.

¿Cómo las empresas de la Industria MICE pueden ser sostenibles?

La sostenibilidad actualmente en la industria de los eventos es un concepto que ha venido consolidándose a lo largo de los últimos años, por lo que es necesario que se comprendan las diversas posibilidades que tienen los organizadores de eventos para ejecutar sus operaciones para el desarrollo de sus actividades de una forma más sostenible, de tal manera que se respeten los criterios de sostenibilidad medioambientales, sociales y económicos. Por lo tanto, cada vez son más las empresas del sector que se ocupan de los aspectos sostenibles de sus eventos y realizan estrategias más específicas.

¿Qué es un evento sostenible?

Las Naciones Unidas definen un Evento Sostenible como aquel que está diseñado y organizado para cumplir con dos objetivos fundamentales: minimizar todos los impactos negativos que puedan producirse en el medio ambiente y dejar un legado beneficioso para la comunidad y todos los públicos involucrados.

Ventajas de realizar eventos sostenibles – Industria MICE

¡Los eventos sostenibles traen un número infinito de ventajas! Principalmente porque este tipo de eventos y reuniones son una increíble oportunidad para demostrar compromiso con su entorno.

Un evento sostenible es la ocasión ideal para que se transmitan a los visitantes y participantes tales valores que son tan importantes en el mundo actual.

Esto es más que necesario pues aunque en las reuniones y eventos se encuentren personas con perfiles muy diferentes, hay motivaciones a nivel profesional y, sobretodo, personal, que se tienen en común. Por lo tanto, estos encuentros son momentos clave para crear un engagement con aquellos más sensibilizados y comunicar las buenas prácticas que hacen parte de la industria MICE para generar que la experiencia sostenible sea un valor añadido que ayude a que el sector sea más competitivo.

Además, al contrario de lo que podrías creer, un evento sostenible no es necesariamente más costoso ya que hay cada vez más agencias, aerolíneas, espacios, destinos, catering, y proveedores en general que ofrecen soluciones muy competitivas para cumplir con las expectativas de un mundo sostenible, y el reducir el consumo de recursos supone que haya un ahorro especialmente de tiempo y costos.

Otras ventajas relevantes de que un evento sea sostenible son:

1. La reducción considerable de el impacto al medio ambiente.
2. Estos apoyan a la economía y al empleo local.
3. Sensibiliza y educa a todos los grupos de personas que participan en el evento, como son los participantes, proveedores y patrocinadores.
4. Inspira la innovación y la creatividad, aportando soluciones eco sostenibles para futuros eventos.

Conclusión

Es necesario tener presente que lograr que un evento sea 100% sostenible es bastante complicado, pero sumando pequeños actos que significar mucho, se puede lograr cambiar el desarrollo de los eventos de la industria MICE por completo, además de ayudar inmensamente al medio ambiente y personal comprometido.

Esperamos que hayas encontrado la información necesaria para organizar un evento sostenible y que sepas que realizarlo es más fácil de lo que parece. Lo único que se requiere es una buena planificación y mucho compromiso por parte de los organizadores, participantes y todas las personas involucradas.

Si necesitas cualquier tipo de asesoramiento, tienes dudas o deseas organizar un evento sostenible, tanto presencial como virtual, no dudes en contactarnos y estaremos más que felices de ayudar con todo el gusto.