Was sind Geschäftsreisen?

Colombia-MICE ist Teil der Pelecanus Travel Group. Wir sind in Bogota, Kolumbien, ansässig und sind spezialisiert auf Geschäftsreisen und alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit Tagungen, Incentives, Kongressen und Ausstellungen.

Wenn Sie an den Begriff “Tourismus” denken, stellen Sie sich wahrscheinlich einen paradiesischen Strand voller Menschen vor, die nichts anderes zu tun haben als zu surfen oder ein Sonnenbad zu nehmen, oder? Wie kann es sein, dass jemand ein Tourist ist und trotzdem arbeiten muss, z. B. an einem Geschäftstreffen teilnimmt? Nun, es gibt eine Menge Leute, die in diese Kategorie fallen, und dieses Segment nennt man Geschäftsreisen.

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Was sind Geschäftsreisen?

Geschäftsreisen sind Reisen, die speziell zu beruflichen Zwecken unternommen werden. Es handelt sich um eine Form des Tourismus, die eng mit dem internationalen Handel verbunden und über die Jahre hinweg gewachsen ist. Der Begriff impliziert Reisen außerhalb des Arbeitsplatzes, die eine Übernachtung erfordern, unabhängig von der Häufigkeit der Reisen oder der zurückgelegten Entfernung.

Menschen, die aus beruflichen Gründen reisen, werden als Geschäftstouristen oder Geschäftsreisende bezeichnet. Es handelt sich dabei zum Beispiel um Geschäftsführer oder auch einfache Angestellte großer und kleiner Unternehmen bis hin zu Mitgliedern von Regierungsbehörden oder gemeinnützigen Organisationen.

Auch wenn Ihnen dieses Konzept – auch bekannt als Geschäftsreisen – vielleicht nicht bekannt vorkommt, sind Geschäftsreisen tatsächlich ein großer Wirtschaftszweig. Im Jahr 2018 trugen sie mit 1,23 Billionen US-Dollar zur Weltwirtschaft bei! 13 % der internationalen Reisen werden für geschäftliche und berufliche Zwecke unternommen – laut dem Bericht „The International Tourism Highlights“ der World Tourism Organisation.

Es wird erwartet, dass diese Zahl in den nächsten Jahren noch steigen wird. Und noch etwas ist zu beachten: Geschäftsreisende haben bekanntermaßen höhere Ansprüche als Freizeitreisende und folglich auch höhere Ausgaben. Die weltweiten Ausgaben für den Geschäftstourismus erreichten 2019 1.283 Milliarden US-Dollar, was einen Anstieg von 53 % innerhalb eines Jahrzehnts bedeutet (2009 lagen die Ausgaben bei 839 Milliarden US-Dollar).

Weitere Merkmale von Geschäftsreisen:

Geschäftstourismus findet häufig zu anderen Zeiten statt als während den traditionellen Ferienzeiten und stellt für die Unternehmen der Branche eine zusätzliche Einkommensquelle dar.
Der Geschäftstourismus nutzt natürlich die Infrastruktur des Freizeittourismus. Wie könnte er ohne Flughäfen, Züge, Restaurants und Hotels stattfinden? Er besitzt jedoch ebenfalls seine eigene Infrastruktur, wie Kongresszentren und spezielle Mehrzweck-Veranstaltungsorte.
Geschäftstouristen reisen an das gewählte Reiseziel, um dort zu arbeiten, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass sie während ihres Aufenthalts keine Freizeit haben.

Mehrere Fluggesellschaften und Hotels haben sich speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden eingestellt.
Der Geschäftstourismus ist in vielen städtischen Gebieten die vorherrschende Form des Tourismus und trägt zur Ankurbelung der lokalen Wirtschaft bei.

Gründe für Geschäftsreisen

Die wichtigsten Gründe für Geschäftsreisen sind folgende:

Treffen mit Lieferanten und Kunden, um sie besser kennen zu lernen oder ein Geschäft abzuschließen.
Networking, Kontakte knüpfen und neue Geschäftsbeziehungen eingehen.
Prüfbesuche in Fabriken oder anderen Niederlassungen des Unternehmens in anderen Städten oder Ländern.

Vermarktung der eigenen Produkte und Dienstleistungen oder Kennenlernen/Testen der Produkte und Dienstleistungen anderer Marktteilnehmer.
Teilnahme an Treffen und Veranstaltungen in der Branche, um mit den Trends Schritt zu halten und das eigene Unternehmen zu präsentieren.
Incentive-Reisen, d. h. Freizeitreisen, die organisiert werden, um Mitarbeiter zu motivieren und ihre Teamfähigkeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern.

Dies sind einige der Gründe für Geschäftsreisen, aber es gibt noch weitere. Denken Sie einfach an irgendeine Aktivität in einer anderen Stadt oder einem anderen Land, die einem Unternehmen Vorteile oder Nutzen bringen kann.

MICE-Reisen

Es gibt ein Akronym, das die vier Hauptkategorien von Aktivitäten bei Geschäftsreisen zusammenfasst. MICE steht für Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions. Aber was genau bedeuten diese Begriffe?

Tagungen (Meetings)

Eine Tagung ist ein Zusammentreffen von zwei oder mehr Personen an einem Ort, um eine bestimmte Aktivität durchzuführen. In diesem Fall handelt es sich um eine geschäftliche Aktivität. Sie kann nach einem bestimmten Bedarf oder einer bestimmten Situation anberaumt werden oder in einer bestimmten Häufigkeit stattfinden (monatliche oder jährliche Sitzungen). Wir sprechen von jährlichen Vorstandssitzungen, Aktionärssitzungen, Management-Sitzungen, strategische Planungssitzungen usw.

Obwohl die Technologie verschiedene Hilfsmittel zur Durchführung solcher Treffen bereitstellt – und dies die vernünftigste Wahl zu sein scheint – ziehen es viele Geschäftsleute immer noch vor, zu reisen und ihre Partner persönlich zu treffen.

Anreize (Incentives)

Ein Incentive ist eine Vergünstigung, die darauf abzielt, die Mitarbeiter eines Unternehmens zu motivieren. Das bedeutet Reisen, um gemeinsam Zeit zu verbringen und teambildende Maßnahmen durchzuführen. Dies geschieht oft als Belohnung für gute Arbeitsleistungen und die Kosten werden vom Unternehmen übernommen.

Eine Incentive-Reise kann als eigenständige Reise durchgeführt werden oder in das Programm einer größeren Reise mit anderen Aktivitäten, die ausschließlich auf das Geschäftliche ausgerichtet sind, aufgenommen werden. Die Palette reicht von Tagesausflügen über Familienausflüge bis hin zu Ferienaufenthalten.

Incentive-Reisen sind der Schlüssel zum Aufbau einer Unternehmenskultur und die Unternehmer sind sich dessen bewusst. Eine Umfrage der Incentive Research Foundation aus dem Jahr 2018 ergab, dass 54 % aller Einkäufer ihre Budgets für Incentives erhöht und durchschnittlich 4.000 USD pro Person ausgegeben haben! Was die in den Incentive-Reiseprogrammen enthaltenen Aktivitäten angeht, so ist heute Wellness ein aktueller Favorit.

Konferenzen & Kongresse (Conferences)

Bei Konferenzen und Kongressen handelt es sich um größere Zusammenkünfte, die verschiedene Ziele verfolgen, wie z. B. Diskussionen, Problemlösungen, aber im Allgemeinen die Teilnahme und den Austausch von Informationen zu einem bestimmten Thema oder Bereich.

Die Planung und Durchführung dieser Veranstaltungen ist sicherlich komplexer und erfordert spezialisierte Teams. Aus diesem Grund und wegen der Bedeutung dieses Sektors für den Geschäftstourismus gibt es sogar eine Internationale Vereinigung professioneller Kongressveranstalter – IAPCO -, die sich bemüht, die Dienstleistungsstandards der Tagungsindustrie zu verbessern.

Diese zwei Begriffe werden in der Regel synonym verwendet, hängen aber auch von der Anzahl der Teilnehmer ab. So werden zum Beispiel größere Konferenzen mit Tausenden von Teilnehmern eher als Kongresse denn als Konferenzen bezeichnet. Die repräsentativste Art von Kongressen sind wohl die jährlichen Zusammenkünfte von Industrieverbänden.

Ausstellungen (Exhibitions)

Ausstellungen sind große Veranstaltungen, auf denen Produkte und Dienstleistungen einem Publikum vorgestellt werden. Bei dem Publikum kann es sich um die breite Öffentlichkeit oder eine bestimmte Unternehmensgruppe handeln. Außerdem kann die Ausstellung von vielen verschiedenen Unternehmen veranstaltet werden oder von einem einzigen, wenn es sich um eine Produkteinführung handelt. Auch Ausstellungen erfordern eine sorgfältige Planung und Koordinierung sowie spezielle Veranstaltungsorte mit den entsprechenden Einrichtungen.

Probleme bei Geschäftsreisen

Nach dieser Aufzählung von Geschäftsreisen und deren Bedeutung, sollten wir uns auch mit den Problemen vertraut zu machen, die Geschäftsreisen für Unternehmen mit sich bringen können.

Kosten

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Geschäftsreisen um ein spezielles Segment des Tourismus, das höhere Anforderungen an die Qualität der Dienstleistungen stellt als der Freizeittourismus. Aus diesem Grund sind sie für das betreffende Unternehmen mit höheren Kosten verbunden. Je nach Größe und Art des Unternehmens kann das Budget für Geschäftsreisen je nach Größe und Art des Unternehmens zweitrangig sein oder sogar an die Lohnsumme heranreichen.

Aus diesem Grund suchen die Unternehmen nach den kostengünstigsten Optionen für Flugreisen, Unterbringung, Bodentransport und Tagungseinrichtungen. Die besten Dienstleister zu einem vernünftigen Preis in einem fremden Land zu finden, kann dabei wirklich kompliziert sein.

Planung

Die Organisation eines Firmenevents kann durchaus knifflig werden. Noch dazu, wenn sie für viele unterschiedliche Teilnehmer bestimmt ist. Die Unternehmen müssen Folgendes berücksichtigen:

das Datum der Veranstaltung (fällt sie in die touristische Hochsaison?)
Anzahl und Art der Teilnehmer
den Veranstaltungsort und seine Infrastruktur

Transportmittel in der Luft und am Boden
Einrichtungen im Hotel
Einrichtungen in den Kongresszentren oder Veranstaltungsorten

Entfernungen zwischen Flughäfen, Hotels, Tagungsorten und Unterhaltungsmöglichkeiten usw.
Dauer der Tagung/Konferenz/Veranstaltung
welche Kosten zu tragen sind

und viele weitere Punkte

Das ist eine ganze Menge abzuklären für eine einzelne Person. Ist diese Person nur für die Planung von Firmenveranstaltungen innerhalb des Unternehmens zuständig? Oder hat sie noch andere Aufgaben und Rollen zu erfüllen? Es ist sicher besser ein Team zu haben, das sich auf die Planung der Veranstaltungen und die Verwaltung der Logistik konzentriert. Aber ist das Unternehmen überhaupt in der Lage, ständig ein Logistikteam zu unterhalten oder übersteigt dies vielleicht auch das Budget? Ein ziemliches Problem, nicht wahr?

Verfolgung der Reiseroute

Angenommen, Sie haben alle Punkte der obigen Liste vorbereitet. Sie freuen sich nur noch auf den Tag der Reise.

Wie können Sie sicherstellen, dass sich alle Mitarbeiter oder Reiseteilnehmer an die geplante Reiseroute halten?
Wie können Sie den Zeitplan verwalten und gleichzeitig Reden halten und die Präsentation für den nächsten Tag vorbereiten?

Selbst wenn eine Veranstaltung geplant ist und ein Zeitplan für alle ausgedruckt wurde, können die Dinge unvorhergesehen aus dem Ruder laufen. Es müsste jemanden geben, dessen einzige Aufgabe darin besteht, dafür zu sorgen, dass alles wie geplant abläuft. Wenn es allenfalls ein Problem gibt, soll es von diesem auch vollständig gelöst werden.

Die Lösung heißt Reisebüros für Geschäftsreisen

Als beste Möglichkeit, Ihre Geschäftsreisen zu organisieren, können Sie sich an eine Agentur oder Reisebüro wenden, die speziell auf diese Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Geschäftsreisebüros – oder MICE-Reisebüros – sind Experten für Reise- und Logistikmanagement, die Ihnen helfen können, die perfekte Geschäftsveranstaltung auszurichten. Falls Sie sich noch nicht sicher sind, welche Vorteile die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro mit sich bringt, hier sind einige davon:

Geschäftsreisebüros verfügen über Fachwissen in der Tourismusbranche und kennen die neuesten Trends bei Geschäftsreisen.

Agenturen wissen, wie man Kosten optimiert, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Sie arbeiten in der Regel mit Fluggesellschaften, Hotels und Kongresszentren zusammen, so dass Sie möglicherweise mehr Geld sparen, als wenn Sie die Dienstleistungen selbst in Anspruch nehmen.
Wenn diese Agenturen oder Reisebüros an dem von Ihnen gewählten Reiseziel ansässig sind, kennen sie die besten örtlichen Unterkünfte, Veranstaltungs- und Unterhaltungsorte.
Diese übernehmen die gesamte Arbeit für Sie: von der Auswahl der Veranstaltungsorte, über die Buchung von Flügen und Hotelzimmern, bis hin zu Verhandlungen mit Anbietern, der Erstellung von Reiseplänen und der Koordinierung der Logistik. Das spart Ihnen Zeit und Stress.

Dank der individuellen Kundenbetreuung können Sie die ideale Geschäftsreise finden, die genau Ihren Bedürfnissen und Anforderungen entspricht.
MICE-Reisebüros verfügen über spezielle Software zur Verwaltung von Anbietern, Kosten und Zeitplänen, so dass es einfacher ist, alle Details der Reise zu überwachen.
Der wahrscheinlich größte Vorteil der Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro ist, dass Ihre Mitarbeiter und Geschäftsreisenden mit Ihrer Veranstaltung mehr als zufrieden sein werden.