Month: April 2022

Colombia-MICE ist Teil der Pelecanus Travel Group. Wir sind in Bogota, Kolumbien, ansässig. Wir sind spezialisiert auf Geschäftsreisen und alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit Tagungen, Incentives, Kongressen und Ausstellungen.

In den letzten Jahren hat Kolumbien in der Weltwirtschaft immer mehr an Bedeutung gewonnen. Sektoren wie Industrie, Handel und Tourismus wachsen ebenso wie die ausländischen Investitionen. Daher gibt es in Kolumbien bereits eine Vielzahl von Veranstaltungen.

Die Teilnahme an einer Messe in Kolumbien ist also eine gute Gelegenheit für ausländische Unternehmen. Besucher, die Lateinamerika bisher noch nicht kennen, können schon hin und wieder etwas irritiert sein. In diesem Artikel werden wir einige Aspekte erläutern, die Sie bei der Teilnahme an einer Messe in Kolumbien beachten müssen.

Anreise zum Veranstaltungsort (Transport)

Kongresszentren oder Messegelände befinden sich in der Regel in der Nähe des Flughafens und der Hotelzone der Stadt. Die Veranstaltungsorte können etwa 20 Minuten mit dem Auto oder sogar zu Fuß von Ihrer Unterkunft entfernt sein. Wenn das Messegelände jedoch weiter entfernt ist, kann das durchaus zu praktischen Problemen führen.

Dies ist vor allem ein Problem der größten Städte, nämlich Bogota, Cali, Barranquilla und Medellin (zumindest Medellin hat ein anständiges öffentliches Verkehrssystem). In diesen Städten ist der Verkehr teilweise katastrophal und eine geplante 20-minütige Fahrt kann leicht zu einer 2- oder 3-stündigen Fahrt werden. Dies ist jeweils abhängig von den gewählten Routen, der Uhrzeit und dem Klima. Es wird daher dringend empfohlen, genügend Zeit für die Anreise zum Veranstaltungsort einzuplanen oder die Unterkunft strategisch günstig auszuwählen. Das Gleiche gilt für die Rückfahrt zum Hotel oder zum Flughafen.

Organisation und Kultur

Wenn Sie sich Schweizer Präzision und Pünktlichkeit gewohnt sind, könnte Kolumbien Sie wahrscheinlich ein wenig stressen. Glauben Sie mir, ich bin in Zürich aufgewachsen und seit 2015 in Kolumbien. Die lateinamerikanische Kultur ist im Allgemeinen spontaner und alles ein bisschen weniger streng als die der Europäer, Nordamerikaner oder Asiaten. Das ist auch im Geschäftsleben nicht anders. Deshalb kann es sein, dass Sie verunsichert sind oder sich unwohl fühlen, wie eine Messe oder ein Treffen in Kolumbien organisiert wird.

Pünktlichkeit ist in Kolumbien ein Fremdwort. Es kommt auch schon einmal vor, dass man zum offiziellen Beginn einer Veranstaltung noch alleine im Saal sitzt. Veranstaltungen beginnen in der Regel nicht zur angegebenen Uhrzeit. Dies kann verschiedene Ursachen haben, zum Beispiel sind die audiovisuellen Hilfsmittel nicht im Voraus vorbereitet worden oder der Gastgeber ist kurz vor seinem Auftritt einem alten Bekannten begegnet und hielt noch ein Schwätzchen. Trotz allem, nicht alle Veranstaltungen beginnen jedoch mit Verspätung und auch nicht alle Kolumbianer sind unpünktlich.

Auch besitzen die Kolumbianer kein natürliches Bedürfnis nach Organisation und Ordnung wie die Bewohner anderer Länder. Man wird daher feststellen, dass sich Personen und Gruppen sehr gerne meist dort blockierend formieren, wo eigentlich der Besucherstrom zirkulieren sollte. Auch wird der Persönlichkeitsraum oder die Persönlichkeitsgrenzen hier unterschiedlich ausgelegt. Menschen kommen sich hier teilweise sehr nah, teilweise zu nah für andere Kulturen. Oder wer ist sich gewohnt, in der Schlange stehend den Fuß eines Fremden zwischen seinen Füssen vorzufinden?

Sprache

Obwohl es in Kolumbien über 60 anerkannte indigene Sprachen mit etwa einer Million Sprechenden gibt, ist die Amtssprache Spanisch. Die Kolumbianer sprechen kaum Englisch, geschweige denn Französisch, Deutsch oder Japanisch, was beim Knüpfen von Kontakten ein großes Problem darstellen kann. Sie finden zweisprachiges Personal in großen Flughäfen, großen Hotels, Unternehmen und vielleicht sogar in guten Restaurants, aber abgesehen davon ist es schwierig, dass Sie jemand versteht.

Aufgrund dieser Barriere ist es ratsam, dass Sie wichtige Ausdrücke lernen, um grundlegende Bedürfnisse oder Geschäftsjargon und ein professionelleres Vokabular zu kommunizieren. Wenn dies nicht möglich ist, kann ein Dolmetscher vor Ort eine große Hilfe sein, da es je nach Region im Land sehr unterschiedliche Akzente und Slangs gibt. Auf jeden Fall sind Kolumbianer freundliche Menschen und werden einen Weg finden, mit Ihnen zu kommunizieren.

Sicherheit

In Kolumbien und anderen lateinamerikanischen Ländern kann aus verschiedenen Gründen, die mit allgemeiner Kriminalität und Guerilla zusammenhängen, ein Gefühl der Gefahr entstehen. Seit der Unterzeichnung eines Friedensabkommens im Jahr 2016, das einen Waffenstillstand sowohl mit der größten lokalen bewaffneten Gruppe als auch mit dem Militär vorsieht, hat sich jedoch die Situation in Kolumbien massiv verbessert. Es ist nicht zu leugnen, dass es in abgelegenen ländlichen Gebieten immer noch Spuren des Konflikts gibt, aber die kolumbianischen Städte sind für Geschäftsreisen und den Tourismus im Allgemeinen sicher.

Allerdings sind überfüllte Veranstaltungen, wie in jedem anderen Land auch, ein gefundenes Fressen für Diebe. Wie ein Einheimischer sagen würde, sollte man “keine Papaya verschenken”. Damit ist gemeint, dass Sie es Dieben nicht leicht machen sollten, etwas zu stehlen. Tragen Sie keine teuren Accessoires und passen Sie auf Ihr Mobiltelefon auf. Es ist schlussendlich eine Frage des gesunden Menschenverstands. Lassen Sie Ihre teuren Gegenstände im Safe in Ihrem Hotelzimmer und nehmen Sie genug Bargeld für den Tag mit oder Ihre Kreditkarte. Mit Ihrer Bankkarte können Sie auch überall an Automaten Geld beziehen.

Planung

Wenn Sie als Aussteller an der Messe teilnehmen, empfiehlt es sich, Ihre Reise und die Logistik für die Ausstellung rechtzeitig zu planen. Wie immer können unerwartete Ereignisse eintreten und Sie müssen darauf vorbereitet sein. Wenn Sie z. B. in eine Stadt im Kaffeedreieck fliegen, kann sich Ihr Flug aufgrund der Wetterbedingungen verspäten oder gestrichen werden. Oder Ihr örtlicher Lieferant für den Transport, die Betreuung oder die Dekoration Ihres Standes könnte seine Arbeit nicht ausführen oder nicht rechtzeitig eintreffen. Es ist daher ratsam, jeweils genug Zeitreserven einzubauen.

Ein kleiner Tipp, bringen Sie auch Werbematerial mit, denn Kolumbianer lieben kostenlose Dinge – und es könnte eine Chance sein, Ihren Bekanntheitsgrad vor Ort zu steigern.

Viel Spaß!

Schließlich ist die Teilnahme an einer Messe in Kolumbien ein unvergessliches Erlebnis, ganz gleich in welchem Sektor oder in welcher Branche. Die Menschen sind so warmherzig, freundlich und hilfsbereit und es gibt außerdem so viele kulturelle Aspekte kennenzulernen, Orte zu besichtigen und Aktivitäten zu unternehmen. Denken Sie einfach an unsere genannten Empfehlungen und genießen Sie Ihre Zeit in Kolumbien.

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Als eines der 30 führenden Länder für Geschäftstreffen in der Welt (laut ICCA) hat Kolumbien im Bereich MICE-Tourismus sicherlich viel zu bieten. Städte wie Bogota, Cartagena und Medellin sind führend in Sachen Infrastruktur und Dienstleistungen rund um Tagungen, Kongresse, Events und Incentives, aber es gibt noch weitere wettbewerbsfähige Ziele im Land.

Für diejenigen, die sich bereits für eine Veranstaltung in Kolumbien entschieden haben, gehen wir in diesem Blog auf die Aspekte ein, die Sie als Geschäftsführer, Tagungsplaner oder Unternehmen im Allgemeinen bei der Organisation eines Meetings in Kolumbien beachten sollten.

Auswahl des Veranstaltungsortes

Die Wahl des perfekten Ortes für Ihre Tagung ist keine leichte Aufgabe und hängt von mehreren Faktoren ab. Im Folgenden haben wir einige aufgeführt:

Größe der Veranstaltung

Zunächst müssen Sie sich über die Größe der Veranstaltung im Klaren sein, denn die Bedürfnisse bei 15 Personen sind nicht dieselben wie bei 50 oder 80. Es geht darum, dass es in den Städten Veranstaltungsorte und Hotels mit bestimmten Kapazitäten gibt, wonach Sie sich richten sollten.

So gibt es beispielsweise in allen größeren Städten Kolumbiens Luxushotels mit Business Centern und Tagungsräumen für 8 bis 20 Personen sowie auch Veranstaltungsräume für 500 Personen und mehr. Es werden auch moderne Kongresszentren angeboten, mit Kapazitäten für Tausende von Teilnehmern in verschiedenen Arten von Veranstaltungsräumen. Einige von ihnen sind das Centro de Convenciones Valle del Pacífico, Ágora und Corferias in Bogota, das Centro de Eventos El Tesoro in Medellin und das Centro de Convenciones Cartagena de Indias. Sie sollten sich vor allem über die Unterbringungskapazität im Klaren sein, da diese nicht immer direkt proportional zur Veranstaltungskapazität steht.

Art des Veranstaltungsortes

Die Art der Veranstaltung bestimmt die Art des Veranstaltungsortes, den Sie für Ihre Tagung wählen. Heutzutage versuchen Unternehmen innovativ zu sein und Veranstaltungen an Orten abzuhalten, an denen in der Vergangenheit niemand auf die Idee gekommen wäre, ein Geschäftstreffen abzuhalten. Spezielle Veranstaltungsorte wie Kongresszentren, Auditorien und Hotels werden jedoch nach wie vor von vielen bevorzugt. Jede Art von Veranstaltungsort ist auf einen bestimmten Bedarf zugeschnitten.

Nicht-traditionelle Veranstaltungsorte in Kolumbien

Theater

Große Veranstaltungen können in Theatern abgehalten werden, da diese über die nötige Kapazität, Logistik und audiovisuelle Ausrüstung verfügen. Außerdem befinden sich die Theater in der Regel in strategischen Zonen der Städte, z. B. in La Candelaria in Bogota.

Handelskammern

Diese modernen Gebäude sind ideal für Schulungen und Kongresse, da sie über große und mittelgroße Säle verfügen, die mit der neuesten Technologie ausgestattet sind. Außerdem gibt es Freiflächen in den Gebäuden oder in deren Nähe. Eine gute Wahl ist zum Beispiel die Handelskammer von Bogota, die über 10 Filialen in der Stadt verteilt hat.

Fincas

Diese Bauernhöfe haben ihre Dienstleistungen verbessert und bieten nun auch professionelle Veranstaltungsplaner an. Sie befinden sich in ländlichen Gebieten in der Nähe des Stadtgebiets, bieten aber dennoch eine andere Umgebung, die für Abwechslung und Kreativität geeignet ist. Man findet sie im Kaffeedreieck und in Cali.

Museen

Museen bewahren nicht nur wertvolle Kunstwerke auf, sondern sind auch stille Gebäude, in denen Inspiration entstehen kann. Verschiedene Museen in Kolumbien verfügen über Auditorien und Tagungsräume, in denen Kongresse oder kleinere Geschäftstreffen stattfinden können.

Botanische Gärten

Diese großen Grünflächen inmitten des Betondschungels verfügen ebenfalls über Auditorien und Säle, die in der Regel für akademische und Forschungsveranstaltungen angeboten werden, aber auch für verschiedene Arten von Tagungen geeignet sind. Die Sammlung exotischer Pflanzen- und Tierarten und die schöne Landschaftsgestaltung rund um die Säle sind die perfekte Umgebung für Ablenkung und Erholung nach der Veranstaltung.

Klima des Reiseziels

Als tropisches Land in der Nähe des geografischen Äquators hat Kolumbien keine Jahreszeiten, sondern ein stabiles Klima, das je nach Höhenlage des Ortes variiert.

An der Karibikküste herrscht ein warmes Klima mit Temperaturen von über 20° C. Zu den MICE-Zielen in dieser Zone gehören Cartagena und Santa Marta, die neben tropischen Stränden auch Luxushotels, Konferenzräume und Freizeiteinrichtungen zu bieten haben. Cali ist eine weitere warme Stadt, der zwar die Küste fehlt, die aber mit ihrer Kultur und ihrem Angebot an Aktivitäten beeindruckt.

Wer ein gemäßigteres Klima bevorzugt, sollte Orte wie die Stadt des ewigen Frühlings – Medellin – oder Pereira, Armenia, oder Manizales im Kaffeedreieck in Betracht ziehen. Auch diese Orte verbinden Natur mit Komfort und vor allem mit Kaffee.

Für ein eher kühles Klima ist Bogota die beste Wahl, das auf 2.650 Metern über dem Meeresspiegel in den östlichen Anden liegt und dessen Temperaturen im Allgemeinen um 12°-20° C liegen. Auf jeden Fall muss man hier auf alles gefasst sein, denn es kann sehr sonnig sein und im nächsten Moment in Strömen regnen.

Profil der Stadt

Auch Ihre Vorlieben für Freizeitaktivitäten können Ihre Entscheidung über den Tagungsort beeinflussen. Sie sollten sich mit Ihren Mitarbeitern und Teilnehmern darüber verständigen, welche Art von Aktivitäten sie in ihrer Freizeit oder zur Teambildung bevorzugen. Kulturelles Eintauchen, Luxus, Natur, Abenteuer oder Entspannung? Kolumbien hat für jeden etwas zu bieten.

Interessieren Sie sich für Kultur? Wenn Sie Kunst, Geschichte, Architektur, Musik, Sprachen usw. erleben möchten, ist Bogota das perfekte Reiseziel. Es ist nicht nur die Hauptstadt, sondern auch das kulturelle Zentrum Kolumbiens.

Bogota ist sogar als das südamerikanische Athen bekannt. Museen gibt es in Hülle und Fülle und kostenlose Musik- und Kunstveranstaltungen sind keine Seltenheit. Natürlich dürfen auch private, luxuriöse Veranstaltungen nicht fehlen und das Angebot ist vielfältig. Auch das von den Einheimischen gesprochene Spanisch ist in der Regel leichter zu verstehen als in anderen Regionen, so dass es sich perfekt zum Üben der Sprachkenntnisse eignet.

Sie wollen luxuriöse Entspannung am Meer? Cartagena ist Ihre Wahl. Die “Heldenstadt” ist sowohl bei Kolumbianern als auch bei Ausländern ein beliebtes Reiseziel. Die größte Attraktion ist die ummauerte Stadt, die Zone im klassischen Kolonialstil und die Festung San Felipe. An der Karibikküste haben sich auch große Hotelketten angesiedelt, die mit allen erdenklichen Annehmlichkeiten die beste Entspannung bieten. Auch ein Besuch der traumhaften Rosario-Inseln ist eine lohnenswerte Option.

Um die motorischen und sozialen Fähigkeiten Ihres Teams zu trainieren, wartet Cali auf Sie. Die Welthauptstadt des Salsa ist eine warme, lebendige Stadt mit einem intensiven Nachtleben und freundlichen Menschen. An jeder Ecke gibt es Salsa-Tanzschulen, die selbst den ruhigsten Menschen beibringen, sich geschmeidig zu bewegen und den Rhythmus dieses tropischen Tanzes zu genießen. Auch die Gastronomie ist eine Stärke der Stadt, denn die Küche des kolumbianischen Pazifiks hat ein ganz anderes Niveau.

Wenn Ihnen die Technik mehr zusagt, könnten Sie sich für Medellin entscheiden. Diese Stadt ist das Innovationszentrum des Landes und die Verkehrsinfrastruktur übertrifft die von Bogota und den anderen Großstädten. Museen und interaktive Wissenschaftszentren sind ebenso empfehlenswert wie natürliche Attraktionen wie der Arvi-Park und der Botanische Garten.

Suchen Sie nach einer Verbindung zur Natur? Das Kaffeedreieck ist die beste Region, um der “Zivilisation” zu entfliehen und sich mit der Natur zu verbinden. Ein Treffen in einer grünen Umgebung kann zu positiven Ergebnissen führen, da es volle Konzentration und Kreativität ermöglicht. Manizales, Pereira und Armenia sind privilegierte Städte, weil sie über eine moderne Infrastruktur für den Geschäftstourismus verfügen und gleichzeitig den Zauber der Anden und deren Artenvielfalt bewahren.

Vielleicht sind Sie an Abenteuern interessiert. In diesem Fall ist Yopal die richtige Wahl. Diese Stadt in der Region Llanos ist vom internationalen Tourismus noch unentdeckt, hat aber ein großes Potenzial. Die Tatsache, dass es sich um eine kleine und ruhige Stadt handelt, ist kein Hindernis für die Entwicklung einer guten Infrastruktur für den Geschäftstourismus. Wenn Sie sich schon immer gefragt haben, wie die Cowboys leben, können Sie das hier herausfinden. Zeit mit den Llaneros, den traditionellen Viehzüchtern, zu verbringen und eine Safari durch die Prärie zu machen, sind sicherlich reizvolle Aktivitäten.

Logistik

Sobald das Ziel feststeht, können Sie sich Gedanken über die Logistik des Treffens zu machen. Dazu gehören u. a. die Lage des Hotels und des Veranstaltungsortes mit den Transportmöglichkeiten zu allen auf der Tagesordnung stehenden Orten sowie das Catering und die audiovisuellen Dienstleistungen.

In den meisten Städten befinden sich die besten Hotels in der Nähe der wichtigsten Veranstaltungshallen oder Kongresszentren, sofern sie nicht bereits selber über diese Räumlichkeiten verfügen. Wir sprechen hier von Gehstrecken oder kurzen Autofahrten.

Was die Verkehrsmittel betrifft, so ist die Durchschnittsgeschwindigkeit in den meisten Städten akzeptabel und die Entfernungen sind relativ kurz, außer in Bogota. Hier ist der Verkehr so dicht und die Entfernungen sind so groß, dass man eine Stunde oder vielleicht einen halben Tag braucht, um von A nach B zu fahren. In jedem Fall ist ein privater Transport zu empfehlen.

Die Organisation der für die Tagung erforderlichen Dienstleistungen kann je nach Angebot des Veranstaltungsortes einfach oder mühsam sein. In der Regel sind alle Tagungsräume in Hotels oder Kongresszentren mit audiovisuellen Hilfsmitteln und Catering ausgestattet. Bei unkonventionellen Veranstaltungsorten kann die Situation jedoch anders aussehen. Zusätzliche Dienstleistungen wie zweisprachige Unterstützung (die Kolumbianer sprechen kaum Englisch) oder professionelle Veranstaltungsplanung werden meist von spezialisierten Unternehmen angeboten.

Schließlich sollten Sie sich über die lokale Kultur und Infrastruktur und deren Auswirkungen auf die Logistik Ihrer Veranstaltung im Klaren sein. In der Regel müssen Sie weit im Voraus planen und über Zeitreserven und einen Plan B für den Fall unerwarteter Ereignisse verfügen. Zeitpläne können verschoben und Dienste kurzfristig gestrichen werden. Bei längeren Aufenthalten ist es ratsam, eine Versicherung für alle Teilnehmer in Betracht zu ziehen.

Lokaler Partner

Alle oben genannten Aspekte erfordern umfangreiche Planungs- und Logistikmanagementkenntnisse. Dies kann schwierig und zeitaufwendig sein. Daher ist es sinnvoll, sich an einen lokalen Geschäftsreiseprofi zu wenden, der Ihre Bedürfnisse versteht und die perfekte Veranstaltung für Sie organisiert.

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Wenn Sie an den Begriff “Tourismus” denken, stellen Sie sich wahrscheinlich einen paradiesischen Strand voller Menschen vor, die nichts anderes zu tun haben als zu surfen oder ein Sonnenbad zu nehmen, oder? Wie kann es sein, dass jemand ein Tourist ist und trotzdem arbeiten muss, z. B. an einem Geschäftstreffen teilnimmt? Nun, es gibt eine Menge Leute, die in diese Kategorie fallen, und dieses Segment nennt man Geschäftsreisen.

Was sind Geschäftsreisen?

Geschäftsreisen sind Reisen, die speziell zu beruflichen Zwecken unternommen werden. Es handelt sich um eine Form des Tourismus, die eng mit dem internationalen Handel verbunden und über die Jahre hinweg gewachsen ist. Der Begriff impliziert Reisen außerhalb des Arbeitsplatzes, die eine Übernachtung erfordern, unabhängig von der Häufigkeit der Reisen oder der zurückgelegten Entfernung.

Menschen, die aus beruflichen Gründen reisen, werden als Geschäftstouristen oder Geschäftsreisende bezeichnet. Es handelt sich dabei zum Beispiel um Geschäftsführer oder auch einfache Angestellte großer und kleiner Unternehmen bis hin zu Mitgliedern von Regierungsbehörden oder gemeinnützigen Organisationen.

Auch wenn Ihnen dieses Konzept – auch bekannt als Geschäftsreisen – vielleicht nicht bekannt vorkommt, sind Geschäftsreisen tatsächlich ein großer Wirtschaftszweig. Im Jahr 2018 trugen sie mit 1,23 Billionen US-Dollar zur Weltwirtschaft bei! 13 % der internationalen Reisen werden für geschäftliche und berufliche Zwecke unternommen – laut dem Bericht „The International Tourism Highlights“ der World Tourism Organisation.

Es wird erwartet, dass diese Zahl in den nächsten Jahren noch steigen wird. Und noch etwas ist zu beachten: Geschäftsreisende haben bekanntermaßen höhere Ansprüche als Freizeitreisende und folglich auch höhere Ausgaben. Die weltweiten Ausgaben für den Geschäftstourismus erreichten 2019 1.283 Milliarden US-Dollar, was einen Anstieg von 53 % innerhalb eines Jahrzehnts bedeutet (2009 lagen die Ausgaben bei 839 Milliarden US-Dollar).

Weitere Merkmale von Geschäftsreisen:

• Geschäftstourismus findet häufig zu anderen Zeiten statt als während den traditionellen Ferienzeiten und stellt für die Unternehmen der Branche eine zusätzliche Einkommensquelle dar.
• Der Geschäftstourismus nutzt natürlich die Infrastruktur des Freizeittourismus. Wie könnte er ohne Flughäfen, Züge, Restaurants und Hotels stattfinden? Er besitzt jedoch ebenfalls seine eigene Infrastruktur, wie Kongresszentren und spezielle Mehrzweck-Veranstaltungsorte.
• Geschäftstouristen reisen an das gewählte Reiseziel, um dort zu arbeiten, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass sie während ihres Aufenthalts keine Freizeit haben.
• Mehrere Fluggesellschaften und Hotels haben sich speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden eingestellt.
• Der Geschäftstourismus ist in vielen städtischen Gebieten die vorherrschende Form des Tourismus und trägt zur Ankurbelung der lokalen Wirtschaft bei.

Gründe für Geschäftsreisen

Die wichtigsten Gründe für Geschäftsreisen sind folgende:

• Treffen mit Lieferanten und Kunden, um sie besser kennen zu lernen oder ein Geschäft abzuschließen.
• Networking, Kontakte knüpfen und neue Geschäftsbeziehungen eingehen.
• Prüfbesuche in Fabriken oder anderen Niederlassungen des Unternehmens in anderen Städten oder Ländern.
• Vermarktung der eigenen Produkte und Dienstleistungen oder Kennenlernen/Testen der Produkte und Dienstleistungen anderer Marktteilnehmer.
• Teilnahme an Treffen und Veranstaltungen in der Branche, um mit den Trends Schritt zu halten und das eigene Unternehmen zu präsentieren.
• Incentive-Reisen, d. h. Freizeitreisen, die organisiert werden, um Mitarbeiter zu motivieren und ihre Teamfähigkeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern.

Dies sind einige der Gründe für Geschäftsreisen, aber es gibt noch weitere. Denken Sie einfach an irgendeine Aktivität in einer anderen Stadt oder einem anderen Land, die einem Unternehmen Vorteile oder Nutzen bringen kann.

MICE-Reisen

Es gibt ein Akronym, das die vier Hauptkategorien von Aktivitäten bei Geschäftsreisen zusammenfasst. MICE steht für Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions. Aber was genau bedeuten diese Begriffe?

Tagungen (Meetings)

Eine Tagung ist ein Zusammentreffen von zwei oder mehr Personen an einem Ort, um eine bestimmte Aktivität durchzuführen. In diesem Fall handelt es sich um eine geschäftliche Aktivität. Sie kann nach einem bestimmten Bedarf oder einer bestimmten Situation anberaumt werden oder in einer bestimmten Häufigkeit stattfinden (monatliche oder jährliche Sitzungen). Wir sprechen von jährlichen Vorstandssitzungen, Aktionärssitzungen, Management-Sitzungen, strategische Planungssitzungen usw.

Obwohl die Technologie verschiedene Hilfsmittel zur Durchführung solcher Treffen bereitstellt – und dies die vernünftigste Wahl zu sein scheint – ziehen es viele Geschäftsleute immer noch vor, zu reisen und ihre Partner persönlich zu treffen.

Anreize (Incentives)

Ein Incentive ist eine Vergünstigung, die darauf abzielt, die Mitarbeiter eines Unternehmens zu motivieren. Das bedeutet Reisen, um gemeinsam Zeit zu verbringen und teambildende Maßnahmen durchzuführen. Dies geschieht oft als Belohnung für gute Arbeitsleistungen und die Kosten werden vom Unternehmen übernommen.

Eine Incentive-Reise kann als eigenständige Reise durchgeführt werden oder in das Programm einer größeren Reise mit anderen Aktivitäten, die ausschließlich auf das Geschäftliche ausgerichtet sind, aufgenommen werden. Die Palette reicht von Tagesausflügen über Familienausflüge bis hin zu Ferienaufenthalten.

Incentive-Reisen sind der Schlüssel zum Aufbau einer Unternehmenskultur und die Unternehmer sind sich dessen bewusst. Eine Umfrage der Incentive Research Foundation aus dem Jahr 2018 ergab, dass 54 % aller Einkäufer ihre Budgets für Incentives erhöht und durchschnittlich 4.000 USD pro Person ausgegeben haben! Was die in den Incentive-Reiseprogrammen enthaltenen Aktivitäten angeht, so ist heute Wellness ein aktueller Favorit.

Konferenzen & Kongresse (Conferences)

Bei Konferenzen und Kongressen handelt es sich um größere Zusammenkünfte, die verschiedene Ziele verfolgen, wie z. B. Diskussionen, Problemlösungen, aber im Allgemeinen die Teilnahme und den Austausch von Informationen zu einem bestimmten Thema oder Bereich.

Die Planung und Durchführung dieser Veranstaltungen ist sicherlich komplexer und erfordert spezialisierte Teams. Aus diesem Grund und wegen der Bedeutung dieses Sektors für den Geschäftstourismus gibt es sogar eine Internationale Vereinigung professioneller Kongressveranstalter – IAPCO -, die sich bemüht, die Dienstleistungsstandards der Tagungsindustrie zu verbessern.

Diese zwei Begriffe werden in der Regel synonym verwendet, hängen aber auch von der Anzahl der Teilnehmer ab. So werden zum Beispiel größere Konferenzen mit Tausenden von Teilnehmern eher als Kongresse denn als Konferenzen bezeichnet. Die repräsentativste Art von Kongressen sind wohl die jährlichen Zusammenkünfte von Industrieverbänden.

Ausstellungen (Exhibitions)

Ausstellungen sind große Veranstaltungen, auf denen Produkte und Dienstleistungen einem Publikum vorgestellt werden. Bei dem Publikum kann es sich um die breite Öffentlichkeit oder eine bestimmte Unternehmensgruppe handeln. Außerdem kann die Ausstellung von vielen verschiedenen Unternehmen veranstaltet werden oder von einem einzigen, wenn es sich um eine Produkteinführung handelt. Auch Ausstellungen erfordern eine sorgfältige Planung und Koordinierung sowie spezielle Veranstaltungsorte mit den entsprechenden Einrichtungen.

Probleme bei Geschäftsreisen

Nach dieser Aufzählung von Geschäftsreisen und deren Bedeutung, sollten wir uns auch mit den Problemen vertraut zu machen, die Geschäftsreisen für Unternehmen mit sich bringen können.

Kosten

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Geschäftsreisen um ein spezielles Segment des Tourismus, das höhere Anforderungen an die Qualität der Dienstleistungen stellt als der Freizeittourismus. Aus diesem Grund sind sie für das betreffende Unternehmen mit höheren Kosten verbunden. Je nach Größe und Art des Unternehmens kann das Budget für Geschäftsreisen je nach Größe und Art des Unternehmens zweitrangig sein oder sogar an die Lohnsumme heranreichen.

Aus diesem Grund suchen die Unternehmen nach den kostengünstigsten Optionen für Flugreisen, Unterbringung, Bodentransport und Tagungseinrichtungen. Die besten Dienstleister zu einem vernünftigen Preis in einem fremden Land zu finden, kann dabei wirklich kompliziert sein.

Planung

Die Organisation eines Firmenevents kann durchaus knifflig werden. Noch dazu, wenn sie für viele unterschiedliche Teilnehmer bestimmt ist. Die Unternehmen müssen Folgendes berücksichtigen:

• das Datum der Veranstaltung (fällt sie in die touristische Hochsaison?)
• Anzahl und Art der Teilnehmer
• den Veranstaltungsort und seine Infrastruktur
• Transportmittel in der Luft und am Boden
• Einrichtungen im Hotel
• Einrichtungen in den Kongresszentren oder Veranstaltungsorten
• Entfernungen zwischen Flughäfen, Hotels, Tagungsorten und Unterhaltungsmöglichkeiten usw.
• Dauer der Tagung/Konferenz/Veranstaltung
• welche Kosten zu tragen sind
• und viele weitere Punkte

Das ist eine ganze Menge abzuklären für eine einzelne Person. Ist diese Person nur für die Planung von Firmenveranstaltungen innerhalb des Unternehmens zuständig? Oder hat sie noch andere Aufgaben und Rollen zu erfüllen? Es ist sicher besser ein Team zu haben, das sich auf die Planung der Veranstaltungen und die Verwaltung der Logistik konzentriert. Aber ist das Unternehmen überhaupt in der Lage, ständig ein Logistikteam zu unterhalten oder übersteigt dies vielleicht auch das Budget? Ein ziemliches Problem, nicht wahr?

Verfolgung der Reiseroute

Angenommen, Sie haben alle Punkte der obigen Liste vorbereitet. Sie freuen sich nur noch auf den Tag der Reise.

• Wie können Sie sicherstellen, dass sich alle Mitarbeiter oder Reiseteilnehmer an die geplante Reiseroute halten?
• Wie können Sie den Zeitplan verwalten und gleichzeitig Reden halten und die Präsentation für den nächsten Tag vorbereiten?

Selbst wenn eine Veranstaltung geplant ist und ein Zeitplan für alle ausgedruckt wurde, können die Dinge unvorhergesehen aus dem Ruder laufen. Es müsste jemanden geben, dessen einzige Aufgabe darin besteht, dafür zu sorgen, dass alles wie geplant abläuft. Wenn es allenfalls ein Problem gibt, soll es von diesem auch vollständig gelöst werden.

Die Lösung heißt Reisebüros für Geschäftsreisen

Als beste Möglichkeit, Ihre Geschäftsreisen zu organisieren, können Sie sich an eine Agentur oder Reisebüro wenden, die speziell auf diese Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Geschäftsreisebüros – oder MICE-Reisebüros – sind Experten für Reise- und Logistikmanagement, die Ihnen helfen können, die perfekte Geschäftsveranstaltung auszurichten. Falls Sie sich noch nicht sicher sind, welche Vorteile die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro mit sich bringt, hier sind einige davon:

• Geschäftsreisebüros verfügen über Fachwissen in der Tourismusbranche und kennen die neuesten Trends bei Geschäftsreisen.
• Agenturen wissen, wie man Kosten optimiert, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Sie arbeiten in der Regel mit Fluggesellschaften, Hotels und Kongresszentren zusammen, so dass Sie möglicherweise mehr Geld sparen, als wenn Sie die Dienstleistungen selbst in Anspruch nehmen.
• Wenn diese Agenturen oder Reisebüros an dem von Ihnen gewählten Reiseziel ansässig sind, kennen sie die besten örtlichen Unterkünfte, Veranstaltungs- und Unterhaltungsorte.
• Diese übernehmen die gesamte Arbeit für Sie: von der Auswahl der Veranstaltungsorte, über die Buchung von Flügen und Hotelzimmern, bis hin zu Verhandlungen mit Anbietern, der Erstellung von Reiseplänen und der Koordinierung der Logistik. Das spart Ihnen Zeit und Stress.
• Dank der individuellen Kundenbetreuung können Sie die ideale Geschäftsreise finden, die genau Ihren Bedürfnissen und Anforderungen entspricht.
• MICE-Reisebüros verfügen über spezielle Software zur Verwaltung von Anbietern, Kosten und Zeitplänen, so dass es einfacher ist, alle Details der Reise zu überwachen.
• Der wahrscheinlich größte Vorteil der Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro ist, dass Ihre Mitarbeiter und Geschäftsreisenden mit Ihrer Veranstaltung mehr als zufrieden sein werden.

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