June 2022 - Page 2 of 2 - Colombia Mice

Viajes de Negocios en Colombia – Porque Elegir Colombia Como tu Destino MICE

Colombia-MICE forma parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Nos especializamos en viajes corporativos y en todos los servicios relacionados con Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones.


En este blog, encontrarás una panorámica de la situación de Colombia dentro de la industria del turismo de negocios, específicamente en el segmento MICE y por qué deberías elegirlo como destino para tu próxima reunión, congreso o viaje de incentivo.

Primero, ¿qué es un viaje de negocios?

En caso de que este concepto te resulte confuso, te ofrecemos una definición rápida: es un viaje realizado, no por ocio, sino por motivos de trabajo o de negocios. Tus desplazamientos diarios al trabajo no entran en esta categoría, pero sí lo hace viajar a una playa tropical con tus compañeros de trabajo para reforzar los lazos como equipo. Puedes encontrar más información sobre sus características, motivaciones, industria, problemas y soluciones en nuestro artículo: ¿Qué son los viajes de negocios?

Colombia MICE, ¿Cómo se encuentra el país?

Ahora, varios países son aptos para ser el destino de su evento de negocios, pero nosotros nos centraremos en Colombia. Y es que, a pesar de no estar en el panorama de las empresas internacionales, este país sudamericano tiene mucho que ofrecer; y el mercado global se está dando cuenta de eso.

Cada vez son más las personas que viajan a Colombia por motivos de ocio y de negocios. De hecho, el número de extranjeros con fines de negocios ha aumentado un 30% desde 2012.

En los últimos 2 años, el principal motivo de viaje de los huéspedes de los hoteles colombianos ha sido el de negocios, que representó el 45% frente a otros motivos como el ocio, las convenciones y la salud.

https://www.mincit.gov.co/getattachment/estudios-economicos/estadisticas-e-informes/informes-de-turismo/2019/diciembre/oee-turismo-enero-diciembre-12-03-2020-29abr2020.pdf.aspx

Otro indicador importante del progreso de Colombia en el segmento MICE son los gastos de los viajeros. Estos han aumentado un 28% desde 2016, alcanzando ya un promedio de 480 USD diarios en una estadía de 3,5 días.

Colombia en el ranking global de ICCA

Colombia fue el cuarto país latinoamericano que más reuniones internacionales acogió en 2019, según la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA). El año pasado se realizaron un total de 154 eventos.

Es más, Colombia también se situó entre los 30 primeros países del ranking mundial de la ICCA, concretamente en el puesto 29; superando a países como Irlanda, Rusia, Sudáfrica, Hong Kong y Emiratos Árabes Unidos.

¿Y ahora qué?

En el ámbito del turismo MICE en América Latina, destaca un evento que incluso ha sido reconocido por ICCA como una feria de referencia en la región. Se trata de la Exposición Mundial de Reuniones e Incentivos de América Latina y el Caribe. En la que participan la mayoría de los países del continente, FIEXPO América Latina https://www.fiexpolatinamerica.com/es el lugar idóneo para la formación, la creación de redes y la promoción del desarrollo del turismo de negocios en la región.

Según Procolombia, la nación busca ser líder en turismo MICE en América Latina para el año 2027. Como primera medida para ello, Colombia será sede de FIEXPO en noviembre de 2020 (Cartagena), 2021 (Medellín) y 2022 (Bogotá). Esto no es poca cosa y es una prueba de la confianza que los organizadores de eventos internacionales tienen en Colombia para acoger eventos de tal envergadura. Con toda seguridad, esto hará que el país entre en el radar mundial de los destinos MICE.

Por último, Cartagena acogerá el próximo año el Congreso Mundial de la ICCA.

Esta región tropical ha hecho grandes progresos en este ámbito y cuenta con un gran potencial para atraer y desarrollar el turismo de negocios.

¿Qué ha contribuido al desarrollo del segmento MICE en Colombia?

A continuación, cubriremos algunos puntos acerca de las cosas que han ayudado a mejorar el crecimiento del turismo de negocios en Colombia.

Una mejor percepción de seguridad

Tras la firma del Acuerdo de Paz entre el gobierno colombiano y las FARC, el país ha mejorado su reputación entre los viajeros internacionales y muchas regiones son ahora más seguras para visitar.

Mayor conectividad aérea e infraestructuras

Más aerolíneas en el país, renovación del aeropuerto El Dorado (Bogotá), y más conexiones nacionales.

Mejor calidad de las infraestructuras gracias a una mayor inversión

Más y mejores hoteles. Algunos hoteles de lujo se han especializado en el turismo de negocios y, por tanto, cuentan con instalaciones idóneas. Los viajeros internacionales encuentran en las principales ciudades colombianas un estándar de alta calidad en hoteles y locales.

Financiación por parte de las Cámaras de Comercio y Bureaus locales.

La creación de burós de convenciones en las principales ciudades ha contribuido a la promoción de instituciones nacionales como ProColombia, cuyo objetivo es atraer más reuniones y eventos al país.

¿Por qué elegir Colombia como destino MICE?

Además de lo mencionado acerca de la competitividad de Colombia, hay una gran razón: la diversidad. Pero aquí hay una explicación más profunda.

Colombia es diversa en diferentes aspectos.

Condiciones geográficas

Su situación privilegiada como puerta de entrada a Sudamérica otorga a Colombia muchas ventajas. En primer lugar, posee costas tanto en el Mar Caribe como en el Océano Pacífico. La cordillera de los Andes se divide en 3 cadenas en el sur del país, separando el territorio en 5 regiones naturales. La sexta región está formada por las islas del Caribe.

Debido a la topografía, es posible encontrar los 5 pisos térmicos, que son diversas condiciones climáticas que varían según la altitud de la zona. Cuanto más bajo es el lugar, más calor hace, y viceversa. De ahí que se vean playas tropicales y ciudades templadas en las laderas de las montañas, así como páramos y glaciares.

En las principales ciudades, las temperaturas oscilan entre los 10 °C y los 30 °C, de nuevo, en función de la altitud. Sin embargo, al tratarse de un país tropical, Colombia no tiene estaciones y se puede disfrutar de un clima prácticamente estable durante todo el año.

Biodiversidad

Uno de los aspectos que atraen a miles de viajeros al país cada año es su biodiversidad. Colombia es uno de los 12 países más diversos de nuestro planeta gracias a su privilegiada ubicación geográfica, su diversidad climática, su riqueza natural, su flora y fauna y sus hermosos ecosistemas.

Colombia es el país líder en número de aves, orquídeas, anfibios, mariposas y demás especies. Esto destaca principalmente para los amantes de la naturaleza, pero sigue siendo un atractivo para todos los viajeros, ya que los paisajes son impresionantes.

Todas estas ventajas hacen que el país ofrezca todo tipo de destinos turísticos que satisfacen los deseos de los visitantes de vivir experiencias inolvidables.

Estas son algunas de las posibilidades en materia de biodiversidad:

  • Parques naturales para el ecoturismo.
  • Las reservas naturales que reúnen lo mejor de la diversidad del país.
  • Paisajes naturales como selvas, llanuras y desiertos para explorar.
  • Jardines, acuarios y zoológicos en diferentes ciudades.
  • Safaris y viajes “vaqueros” (territorio del Orinoco).
  • Hermosas playas para descansar y relajarse. Ríos, cascadas, lagos y lagunas.
  • Actividades de turismo natural y de aventura para viajes de incentivo como avistamiento de ballenas, observación de aves, deportes acuáticos, pesca, paseos a caballo, visitas a cuevas y mucho más

Una gran cultura por descibrir

La distribución natural del territorio en regiones geográficas ha influido enormemente en la cultura de los colombianos. Por eso, visitar el país es como visitar 6 naciones diferentes, cada una con comportamientos, dialectos, gastronomía y tradiciones únicas. Pero un aspecto que se cumple en todos es su amabilidad y hospitalidad. No hay turista que se vaya con amargura.

La cantidad de festivales y manifestaciones culturales, junto con la alegría de los lugareños, son el terreno perfecto para realizar eventos culturales y deportivos.

Un claro ejemplo es el Carnaval de Barranquilla, considerado como la fiesta folclórica y cultural más importante de Colombia, que celebra la historia del país, la diversidad étnica, el regocijo, la danza, la música y la tradición.

Otro gran ejemplo es el Festival Internacional de Música de Cartagena, que reúne a músicos de talla mundial, aprendices y grandes audiencias. Además, hay muchas personalidades colombianas reconocidas internacionalmente por sus aportaciones a la literatura, la música, el arte, la danza y el deporte.

Ejemplos de las manifestaciones culturales de Colombia:

  • Hay unos 10 dialectos diferentes y cerca de 65 lenguas nativas en el país.
  • Más de 4.030 ferias, festivales, carnavales y eventos en diferentes partes del país resaltan las peculiaridades de la cultura colombiana cada año.
  • Cientos de bibliotecas y librerías de todos los tamaños.
  • Numerosos monumentos que se consideran joyas arquitectónicas.
  • Plazas y palacios emblemáticos.
  • Mercados de pulgas en las principales ciudades donde se puede comprar artesanía.
  • Exposiciones de arte, eventos de danza y música.
  • Barrios históricos en las grandes ciudades que invitan a pasear y admirar la variedad de fachadas.

Gran oferta gastronómica en Colombia

El país tiene una rica tradición gastronómica y cuenta con una gran variedad de platos típicos. Además, gracias a su gran variedad, cuenta con miles de restaurantes reconocidos que ofrecen los mejores platos de la cocina internacional y, por supuesto, la cocina típica colombiana.

Los platos más emblemáticos son la bandeja paisa , el sancocho , el ajiaco , las empanadas , las arepas , el cocido boyacense , la posta cartagenera y muchos otros.

Estas son sólo algunas de las opciones que ofrece Colombia en el campo de la gastronomía:

  • Ferias locales e internacionales dedicadas a todo tipo de alimentos, como el Wine & Food Festival o el Congreso Gastronómico de Popayán.
  • Restaurantes internacionales en las zonas más lujosas de cada ciudad.
  • Restaurantes con platos típicos de cada región.
  • Restaurantes de comida rápida tradicional y puestos de comida en las calles principales.
  • Bares con todo tipo de bebidas y preparaciones.
  • Plazas de mercado donde se puede disfrutar de la comida típica y de una gran variedad de frutas, verduras y otros ingredientes.
  • Restaurantes que sirven deliciosos desayunos colombianos las 24 horas del día.
  • Cafeterías con una amplia gama de café colombiano y pequeños aperitivos.
  • Barrios históricos donde se pueden hacer recorridos para conocer la gastronomía local.
  • Pueblos con todo tipo de recorridos gastronómicos.
  • Varias bodegas, cavas y viñedos.
  • Actividades como la cata de café.

El deporte en Colombia

El deporte juega un papel fundamental en Colombia y forma parte de su cultura. Actualmente, dos deportes son los más representativos, el fútbol y el ciclismo. Principalmente por los talentosos atletas que tienen un excelente desempeño en competencias nacionales e internacionales de todo tipo.

Pero también hay una variedad de otros deportes que se practican en este país, tanto por profesionales como por principiantes. Los principales son el béisbol, el tenis, el golf, el patinaje sobre hielo y la natación, pero también los deportes extremos como el motocross.

El tejo, propio del país y de su cultura, en el que se gana provocando pequeñas explosiones.

Estas son algunas de las oportunidades que ofrece Colombia en el ámbito deportivo:

  • Canchas de fútbol, baloncesto, tenis y otros deportes en la mayoría de las ciudades, así como grandes clubes deportivos y hoteles con infraestructura deportiva.
  • Estadios deportivos para competiciones.
  • Piscinas cubiertas y al aire libre de diferentes tamaños según la ubicación.
  • Centros deportivos.
  • Pistas de bolos para profesionales y principiantes.
  • Diversos destinos para practicar deportes extremos como parapente, rafting, senderismo, buceo, ciclismo (de pista y de montaña), surf, barranquismo, espeleología y otros.
  • Campos de golf con diferente número de hoyos según sus necesidades.
  • Millones de instalaciones como gimnasios para fortalecer la condición física.

Fauna y flora

Por algo Colombia es considerado el segundo país con mayor biodiversidad del mundo. Líder en número de aves, orquídeas, anfibios, mariposas y otras especies; este país nunca se aburre. Esto es, por supuesto, una atracción para los amantes de la naturaleza especialmente, pero también para cualquier viajero, ya que sus paisajes son impresionantes.

Incentivos – Experiencias

El trabajo en equipo es mejor cuando el entorno es inspirador. En Colombia, tienes muchas opciones para organizar el viaje de incentivo perfecto según tus necesidades. Aquí es posible vivir experiencias incomparables que van más allá de la imaginación. Cultura, naturaleza, bienestar, lujo y más, este país lo tiene todo.

Infraestructura y conectividad

Colombia cuenta con una infraestructura avanzada, acorde con los estándares internacionales, para acoger eventos de alto nivel. El país cuenta con unos 27 centros de convenciones y 455 hoteles con salas de eventos, aunque su oferta de recintos poco tradicionales crece cada día más.

Además, sus buenas conexiones aéreas internacionales y nacionales permiten a los extranjeros llegar con facilidad a las principales regiones del país.

Tipos de actividades de ocio en Colombia

Si no sabes dónde y cómo pasar tu tiempo libre, en este país hay alternativas para todos los gustos y presupuestos.

Estas son algunas de las opciones de entretenimiento que ofrece Colombia:

  • Una agenda con cientos de eventos como conciertos y obras de teatro cada mes.
  • Todo tipo de bares y discotecas con diferentes ambientes y estilos de música.
  • Centros comerciales con cientos de tiendas con las mejores marcas locales e internacionales.
  • Zonas famosas con diferentes entidades económicas.
  • Zonas de bienestar y relajación en sectores específicos.
  • Cines y centros de ocio audiovisual.
  • Casinos.
  • Cursos de estudio y exprés de pintura, cerámica, cocina y otras áreas de interés.

Infinidad de destinos en Colombia

No es un secreto que Colombia es una gran alternativa para los viajes de incentivo, ya que hay un destino perfecto para todos. El país cuenta con una mágica variedad de ciudades modernas, paisajes y lugares increíbles donde podrás encontrar todo tipo de actividades que harán de tu visita una experiencia inolvidable.

Estas son algunas de las opciones que ofrece Colombia en cuanto a destinos turísticos en general:

  • Grandes ciudades con todo tipo de infraestructura.
  • Hoteles internacionales y locales con las mejores opciones de lujo y descanso.
  • Pintorescas ciudades históricas.
  • Playas y pequeñas islas.
  • Espacios y reservas naturales.
  • Haciendas, fincas y otras opciones únicas de Airbnb.
  • Zonas internacionales y comerciales en las principales ciudades.

Destinos MICE en Colombia

Estos son los principales destinos MICE en Colombia.

Bogotá

Bogotá es la capital de Colombia. Por ello es considerada el centro económico y político del país. Se encuentra a 2.600 m sobre el nivel del mar en la Cordillera Oriental, siendo la capital del departamento de Cundinamarca. Junto con Medellín y Cali, Bogotá forma el Triángulo de Oro; la región más desarrollada de Colombia y receptora de las mayores inversiones.

Alcanzó la novena posición en el ranking de ICCA Latinoamérica y Norteamérica de número de reuniones por ciudad, con 53 reuniones en 2019.

Aprende más en nuestra página de Bogotá

Medellín

Medellín es la capital del departamento de Antioquia. Enclavada en los Andes centrales, esta ciudad se caracteriza por ser el centro de innovación del país gracias a su moderna infraestructura. Su clima templado hace que los colombianos la llamen la ciudad de la eterna primavera.

Alcanzó la 18ª posición en el ranking de ICCA Latinoamérica y Norteamérica de número de reuniones por ciudad, con 34 reuniones en 2019.

Aprende más en nuestra página de Medellin

Cali

Cali, o Santiago de Cali, es la capital del departamento del Valle del Cauca y se asienta en el valle entre los Andes occidentales y centrales.

Alcanza el puesto 98 en el ranking ICCA de Latinoamérica y Norteamérica en número de reuniones por ciudad, con 5 reuniones en 2019.

Obtenga más información en nuestra página de Cali

Cartagena

Cartagena es la capital del departamento de Bolívar, en la costa caribeña colombiana. Es una de las ciudades más importantes de Colombia en materia de turismo, pues ofrece una conjunción de historia y modernidad justo al lado del Mar Caribe. Su casco antiguo colonial y la ciudad amurallada contrastan con sus modernos barrios que albergan grandes cadenas hoteleras de lujo.

Alcanzó la 12ª posición en el ranking ICCA Latinoamérica y Norteamérica en número de reuniones por ciudad, con 42 reuniones en 2019.

Visita nuestra página de Cartagena para más información

Eje Cafetero:

Esta región es la mayor productora de café de todo el país y tiene una cultura única.

Pereira

Esta ciudad asentada en el centro de los Andes es la capital del departamento de Risaralda.

Pereira cuenta con 46 espacios para reuniones y eventos con capacidad para acoger a 12.500 personas en total y dispone de más de 2.190 habitaciones de hotel con 3.400 camas.

Conozca más en nuestra página de Pereira

Manizales

Manizales es la ciudad más grande de la región de los Andes centrales y la capital del departamento de Caldas. Es conocida como la ciudad de las puertas abiertas por la calidez de su gente.

Dispone de 45 salas de conferencias con capacidad para más de 9.600 personas en total y 186 alojamientos con 2.800 habitaciones.

Conozca más en nuestra página de Manizales

Armenia

Armenia es la capital del departamento del Quindío, el más pequeño de Colombia.

Cuenta con 1 centro de convenciones que puede albergar a más de 1.500 personas y 7 hoteles aptos para reuniones y eventos con unas 600 habitaciones en total para alojamiento.

Más información en nuestra página de Armenia

Ciudad emergente: Yopal

Yopal es la capital del departamento de Casanare situado en la región de los Llanos Orientales. Esta región perteneciente a la cuenca del río Orinoco se extiende hasta tierras venezolanas y es reconocida por sus extensas llanuras que albergan un tipo de safari único.

Aunque es más apreciada para los viajes de incentivo, Yopal también viene desarrollando una excelente infraestructura para el turismo de negocios.

Visita nuestra página de Yopal para más información

Esperamos haber despertado tu curiosidad sobre Colombia como destino de viajes MICE.

¿Qué es un Viaje de Negocios? Y Cómo Gestionarlo

 

Colombia-MICE forma parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Nos especializamos en viajes corporativos y en todos los servicios relacionados con Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones.


Cuando piensas en la palabra “turismo”, probablemente imagines una playa paradisíaca llena de gente sin más obligaciones que surfear o tomar el sol, ¿verdad? Pero, ¿cómo es posible que alguien sea un turista y a la vez asista a una reunión de negocios? Bueno, para muchos esto no es más que un viaje de trabajo.

Repasaremos la definición de viaje de negocios, que los motiva, algunos problemas que pueden representar en las empresas y, por supuesto, su solución.

¿Qué es un viaje de negocios?

Resumiendo, un viaje de negocios es un viaje realizado por motivos de trabajo. Un tipo de turismo profundamente relacionado con el comercio internacional y que se hace más común con el paso del tiempo. Implica salir del área de trabajo y pasar una noche, independientemente de la frecuencia de los viajes o de la distancia recorrida.

Aquellos que viajan por trabajo seon conocidos como turistas de negocios o viajeros de negocios. Desde directores y empleados hasta miembros de organismos gubernamentales o de organizaciones sin ánimo de lucro.

Aunque este concepto -también conocido como viaje corporativo- pueda sonar poco familiar, los viajes de negocios son de hecho una gran industria.

  • ¡En 2018 aportó 1,23 billones de dólares estadounidenses a la economía mundial!
  • El 13% de los viajes internacionales se realizan con fines empresariales y profesionales – según el informe The International Tourism Highlights de la Organización Mundial del Turismo, y se espera que esta cifra aumente en los próximos años.
  • Se espera que esta cifra aumente.

Además, es sabido que los que viajan por negocios tienen mayores exigencias que los viajeros de ocio y, por lo tanto, gastan más dinero. El gasto global en viajes de negocios llegó a 1,283 billones de dólares estadounidenses el año pasado; un incremento del 53% en una década (en 2009 fue de 839 dólares). Es notable que este tipo de turismo es bastante importante.

Otras características son:

  • Generalmente, los viajes por negocios se llevan a cabo en baja temporada, convirtiéndose en una fuente de ingresos prolongada para los que viven del turismo.
  • Aparte de la infraestructura dedicada al turismo de ocio, el turismo de negocios utiliza sus propias instalaciones: centros de convenciones y escenarios de eventos multipropósitos.
  • A los viajeros por negocios se les asigna los lugares a los cuales ir, pero eso no quiere decir que no puedan disfrutarlos también.
  • Hay bastantes aerolíneas y hoteles especializados en la atención a turistas de negocios.
  • El turismo de negocios es el tipo de turismo que prevalece en muchas zonas urbanas, contribuyendo con la economía local.

Razones de los viajes de negocios

Estas son las principales razones por las que las compañías hacen viajes de negocios:

  • Reuniones con proveedores y clientes para conocerlos mejor o cerrar un negocio
  • Redes de contactos. Crear nuevas relaciones laborales y expandir contactos.
  • Auditoria a fábricas o sedes en otros países o ciudades.
  • Promocionar productos y servicios o poner a prueba nuevos.
  • Participar en eventos y reuniones de la industria para mantenerse al tanto de las tendencias y dar a conocer la marca.
  • Viaje de incentivos. Viajes de negocios para motivar a los empleados e incentivar el trabajo en equipo.

Puedes incluir cualquier actividad en otra ciudad o país que se te ocurra que traiga beneficios para tu compañía.

Turismo MICE

MICE es un acrónimo que agrupa las 4 categorías principales del turismo por negocios. Original del inglés, cada letra significa: Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions. Pero, ¿qué significa exactamente?

Reuniones

En este caso, hablamos de una reunión con fines de negocios. Pueden ser agendadas de acuerdo a necesidades o situaciones específicas, o de acuerdo a una programación regular (anual o mensual). Sea juntas del consejo, juntas de accionistas, reunión de gerencia, reunión de planeación de estrategias, etc.

A pesar de que la tecnología ofrece alternativas razonables para dichas reuniones, muchos empresarios optan por viajar y conocer a sus asociados en persona.

Incentivos

Un incentivo es un beneficio laboral con el objetivo de motivar a los empleados por medio de viajes para compartir tiempo y realizar actividades de formación de equipo. Usualmente se da por buen desempeño laboral y los gastos son cubiertos por la compañía.

Un viaje de incentivos puede ser independiente o estar incluido en un programa con otras actividades enfocadas a los negocios; desde un viaje de un día a un retiro en un resort.

Los viajes de incentivos son esenciales para construir una cultura corporativa y los empresarios han empezado a notarlo. Una encuesta de la fundación Incentive Research en 2018 reportó que el 54% de los compradores incremento el presupuesto para incentivos a un aproximado de 4.000 dólares por persona. Así como para las actividades en programas de viajes de incentivos. El turismo de bienestar es uno de los preferidos

Conferencias (convenciones y congresos)

Las conferencias, convenciones y congresos son grandes encuentros para discutir, resolver problemas e intercambiar información del medio.

Equipos especializados se encargan de planear y ejecutar estos eventos. Debido a esto y a la importancia de estos en el mundo empresarial, se creó la Asociación Internacional de Organizadores Profesionales de Congresos – IAPCO, buscando elevar los estándares del servicio en la industria de los eventos.

Estos 3 términos pueden ser usados indistintamente o dependiendo del número de asistentes. Los eventos más grandes son llamados congresos en lugar de conferencias, por ejemplo. El tipo de congreso más representativo pueden ser los encuentros anuales de asociaciones industriales.

Exposiciones (Eventos)

Las exposiciones son eventos en los que se exhiben productos o servicios a una audiencia; ya sea el público general o un grupo empresarial especifico. Además, pueden ser organizadas por un grupo de compañías o una sola y también requieren una planeación, coordinación y facilidades apropiadas.

Dificultades de los viajes de negocios

Ahora que conoces lo que el turismo empresarial implica, es momento de conocer algunos inconvenientes o dificultades que se pueden presentar.

Costos

Como lo mencionamos, los viajes de negocios demandan servicios de mayor calidad que los viajes de ocio y, por lo tanto, pueden significar mayores costos para la compañía.

Es por esto que las empresas buscan las opciones más asequibles de transporte, estadía, y centros de reuniones. Encontrar el mejor costo a un precio razonable en el extranjero puede ser muy complicado.

Planeación

Organizar un evento puede llegar a ser complejo, especialmente cuando se trabaja con grandes grupos. La compañía debe considerar:

  • La fecha del evento (Temporada alta o baja)
  • Cantidad y tipo de asistentes
  • Localización e infraestructura
  • Medios de transporte: por aire o tierra.
  • Instalaciones del hotel
  • Instalaciones del centro de convenciones
  • Distancias entre los distintos lugares: hotel, aeropuerto, centros de convenciones, etc.
  • Duración de las conferencias, reuniones, etc.
  • Qué porcentaje de los gastos va a cubrir
  • Detalles extra

Entonces, esto es demasiado para una sola persona. Aún más si esta tiene varias otras funciones aparte de planear el viaje. De ser posible, es mejor dedicar un comité a la logística de planeación del evento. Un poco complicado ¿no crees?

Seguir el itinerario

Incluso con un itinerario perfecto y habiéndolo compartido con cada empleado las cosas se pueden salir de control. ¿Cómo garantizar que cada persona siga la planeación al pie de la letra mientras planeas tus presentaciones? Se debe disponer de alguien cuya única labor sea asegurar que el itinerario se cumpla, y que pueda solucionar cualquier imprevisto en caso de que se presente.

Entonces: ¿cómo solucionar esto?

Solución: Agencias de turismo corporativo

La mejor manera de gestionar tu viaje de negocios es confiando en una agencia especializada.

Las agencias de turismo corporativo – o agencias de viajes MICE pueden encargarse de la logística para llevar a cabo el evento perfecto. Para que estés seguro o segura de contratar una agencia, te dejo con algunos de los beneficios:

  • Estas agencias son experimentadas en la industria del turismo y conocen las últimas tendencias en viajes de negocios.
  • Las agencias saben cómo optimizar costos sin perjudicar la calidad. Por lo general tienen convenios con aerolíneas, hoteles, y centros de negocios, lo que puede ayudarte a ahorrar más de lo que esperas.
  • Conocen la mejor opción de alojamiento, eventos y lugares de entretención.
  • Las agencias hacen todo el trabajo por ti: desde escoger lugares y agendar vuelos y hoteles hasta negociar con proveedores, organizar itinerarios y coordinar la logística. Te ahorraran tiempo y esfuerzo.
  • Gracias a su servicio al cliente personalizado, puedes obtener el viaje perfecto que cumpla con todas tus necesidades.
  • Las agencias de viajes MICE cuentan con software especializados en gestionar costos, proveedores, horarios.
  • Lo mejor de todo es que todos tus empleados van a estar más que satisfechos si organizas tu viaje con una agencia.

Esperamos haber solucionado todas tus dudas acerca de los viajes de negocios. Comparte en los comentarios cualquier pregunta que tengas.

 

¿Cómo Organizar el Mejor Evento Híbrido?

Colombia-MICE es parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Somos especialistas en viajes corporativos y todos los servicios sobre Reuniones, Incentivos, Congresos y Exposiciones.

 

Seguramente desde hace un tiempo has escuchado sobre los denominados “eventos híbridos”, una nueva tendencia que se ha abierto paso en el mundo de los eventos y reuniones gracias al golpe que sufrió la industria del turismo a raíz de la pandemia del Covid-2019.

Esta modalidad es sin duda, una de las mejores opciones que las herramientas digitales y la tecnología han implementado al sector de los negocios, pero puede que tengas algunas dudas. ¿Qué son? ¿Qué beneficios pueden traer para mi? ¿Por qué han ganado tanta fuerza?¿Cuál es la mejor manera de planificar un evento híbrido?

¡Tenemos las respuestas! Lo único que debes hacer es continuar leyendo.

¿Qué es un evento híbrido?

En pocas palabras, un evento híbrido es aquel en el que se combina el mundo físico con lo virtual, lo presencial con lo digital. Su principal objetivo es el llegar a un mayor número de personas (o asistentes), independientemente de su ubicación. También puede denominarse como un evento que se lleva a cabo en un espacio físico que cuenta con la participación de una audiencia en línea.

Este tipo de eventos puede ser tanto reuniones como congresos, ferias internacionales, cursos formativos, capacitaciones, talleres, conferencias, seminarios, entre otros que hacen parte de la industria empresarial.

¿Por qué los eventos híbridos son tan importantes en la actualidad?

Este tipo de eventos, además de tener un gran alcance al llegar a un gran porcentaje de asistentes y participantes (expertos y profesionales del sector) sin importar en que lugar del mundo se encuentren, fueron una gran respuesta por parte de la industria del turismo de negocios y eventos a la emergencia sanitaria del año 2020. Esto se debe a que, por las limitaciones de aforo y el pánico al contagio y masificaciones, este tipo de evento permitió que la industria no se viera tan gravemente afectada.

Además, hoy en día un evento híbrido aporta mucho más que una solución a las limitaciones geográficas, también ofrece contenidos más dinámicos para que todos los participantes remotos puedan interactuar como si estuvieran en el evento en vivo, logran vivir y disfrutar de la experiencia de la misma manera desde su celular o computador.

Las ventajas y desventajas de organizar un evento híbrido

Si lo que estas considerando es de hacer de tu evento un evento híbrido, debes considerar tanto las ventajas como las desventajas de estos para así tomar la mejor elección.

Desventajas de un evento híbrido

Algo que debes tener muy claro es que, dependiendo el tipo de evento y de lo que este tenga como tema y propósito, puede que un evento presencial y tradicional sea la mejor opción. No siempre se debe dejar llevar por lo nuevo y la tecnología pues aún hay casos en los que esto realmente no trate tantas ventajas como se espera.

Si bien un evento híbrido combina lo mejor de dos mundos, queremos mencionar estas desventajas que generalmente hay:

· La más grande desventaja que puede haber en esta modalidad son los problemas de conectividad. En la mayoría de ocasiones, así se cuente con una buena conexión a internet y los mejores servicios de conectividad, esta puede tener fallos sin razón y se corre el riesgo de generar una mala experiencia a los asistentes remotos ya que esta se verá interrumpida y se perderán de contenidos e intervenciones importantes.

· En un evento de este tipo, los patrocinadores pueden estar algo desorientados al no saber cómo establecer su publicidad en este medio.

· La interacción social será casi nula, a pesar de las opciones que haya para hacer un llamado a la interacción, nada se compara con la experiencia real. Esto puede producir un efecto negativo en las relaciones interpersonales, por lo tanto también en la formación de contactos y alianzas.

· Puede que el organizador del evento este completamente preparado para desenvolverse tanto de manera presencial como virtual, sin embargo, no todos cuentan con los mismos equipos y conocimientos tecnológicos, por lo que, especialmente los clientes, podrían sentirse limitados y hasta desmotivados.

Ventajas de un evento híbrido

Un evento híbrido puede traer grandes beneficios a quien lo organice, ya que se puede hacer un gran aprovechamiento de recursos y de las nuevas tendencias tecnológicas.

Si lo que necesitas es conocer más sobre estas ventajas, a continuación te presentamos un listado para que te convenzas:

· Como ya lo leíste antes, este tipo de eventos significa un mayor número de asistentes y participantes, ya que garantiza que cualquier persona pueda hacer parte de este sin ninguna limitación.

· Hay un gran ahorro de tiempo y dinero. Desde el reservar recintos de menor capacidad hasta el costo de los desplazamientos de asistentes y/o participantes, para todos (organizadores y asistentes) hay una disminución de costos significativa.

· Permite conectar múltiples eventos que estén ocurriendo de manera simultánea en más de un lugar.

· Mejoran del impacto en plataformas digitales como las redes sociales, lo que fortalece la imagen de la marca.

· Según el evento, la rentabilidad también es una ventaja porque los eventos híbridos son más llamativos e innovadores y atraen atención y clientes potenciales.

· Es más fácil analizar el impacto del evento, gracias a que se logra medir el alcance y la opinión de los asistentes a través de otras herramientas digitales como encuestas.

· Si así lo desea el organizador, el contenido del evento puede permanecer en línea el tiempo que quiera. A través de grabaciones o resúmenes en su sitio web o redes sociales del evento.

· Como las necesidades de las nuevas generaciones van cambiando, este tipo de eventos permite llegar a un nuevo público como los centennials, quienes se sienten muy cómodos con el entorno digital.

· Se consigue una mayor participación por parte del público, no solo durante el evento sino activamente en las plataformas digitales compartiendo información, dando “me gusta” en las publicaciones, entre otras acciones.

· Son una gran forma de adaptarse a los nuevos tiempos y las nuevas herramientas tecnológicas que día a día están actualizándose y que, probablemente, se conviertan en la nueva realidad.

¿Cómo organizar o planificar un evento híbrido?

El organizar eventos híbridos, como podrás imaginar, consiste en organizar un evento que se pueda desarrollar en dos dimensiones, presencial y virtual. Para esto es necesario que en primer lugar, se establezca un plan en el que se incluyan todas las etapas y procesos del evento, así como las herramientas que se necesitan para cumplir con tal plan en ambas modalidades.

Así mismo, debes tener presente que este tipo de eventos es un poco más complicado de organizar que un evento que sea únicamente presencial o únicamente virtual, esto se debe a que, no solo se debe planificar desde la logística sino que se debe lograr que el evento sea interesante, cumpla con sus objetivos y, sobretodo, sea significativo para los asistentes presenciales como para los que se conecten en línea.

Para lograr esto y que tu evento sea cumpla con las expectativas previstas, te invitamos a revisar los siguientes tips:

Establecer la tecnología que el evento requerirá

Con este tipo de eventos, se debe tener en cuenta que la tecnología es tan necesaria para la experiencia de los asistentes presenciales como para los asistentes virtuales. Para lograr cumplir con esto, es necesario elegir las tecnologías adecuadas para no tener problemas de conectividad (tener un plan de respaldo en caso de fallos es fundamental) o para hacer de la experiencia mucho más agradable.

Elegir la fecha, horario y lugar del evento

El elegir la fecha y lugar del evento híbrido es, muchas veces, una trampa, ya que generalmente se ignoran las necesidades de una de las dos modalidades.

En cuanto al ámbito presencial, el espacio en el que se de lugar al evento debe tener una capacidad ideal para el número de asistentes esperado, así como para sus expositores y ponentes, además de los equipos para conectarse a la red. Por otro lado, en el ámbito virtual a los organizadores de este tipo de eventos se les debe hacer énfasis especialmente en las zonas horarias en las que se encuentren los participantes que estén en otros países para que no haya problema con su asistencia.

Para lidiar con este tipo de inconvenientes, se puede optar por realizar varios eventos en diferentes husos horarios si es posible; concentrarse en un área geográfica especifica para realizar el evento; realizar encuestas que den como resultado el horario en el que es más factible que haya un alto porcentaje de asistencia.

Definir el público del evento y prever el número de asistentes del evento

Definir el público es un aspecto clave para comprender cuál es la mejor manera de llegar a los asistentes, más allá del sector o la industria que tengan en común, hay formas en las que transmitir la información puede ser más efectivo. Por otro lado, es importante tener clara la cantidad de asistentes de cada modalidad y para esto se puede hacer uso de un control de entrada en el formato presencial y del número de confirmaciones e inscripciones en el formato virtual.

Además, se debe recordar que la audiencia puede tener todo en común pero hay que atenderlos a todos por igual, para esto se deberán hacer ajustes para que ambas partes se sientan incluidas.

Preparar un programa del evento adecuado

Las condiciones de un evento presencial nunca serán las mismas de un evento virtual, por lo que es necesario encontrar la forma de crear un programa que cumpla con las expectativas de ambas audiencias. Es más probable que los asistentes presenciales sean un poco más demandantes, por lo que es bueno demostrar que su presencia es importante y esto se puede lograr adaptando el evento a lo que estos están buscando.

Por otro lado, para los asistentes en línea hay que tener claro que es poco probable que estos pasen incontables horas frente a una pantalla y que pueden distraerse con mayor facilidad, por lo tanto, se debe tratar que el contenido sea corto y fácil de diferir, así como implementar momentos dedicados a la interacción especifica con ellos.

Elegir la plataforma virtual del evento

En el desarrollo de un evento híbrido, este puede considerarse el paso más importante, ya que si la plataforma falla, todo el evento lo hace.

Se debe elegir una plataforma que ofrezca múltiples funciones que permitan la participación por igual de todos sus asistentes, como habilitar un espacio de comentarios, que pueda haber una transmisión en tiempo real ininterrumpida, función de subtítulos, la posibilidad de grabar y descargar el evento, funciones de traducción, etc.

Relacionar los asistentes presenciales con los virtuales

Es necesario que se fomente la interacción entre ambos tipos de asistente, lo cual puede ser el más grande reto de un evento hibrido. El evento debe lograr que se integren ambas experiencias y todas las actividades que se realicen.

Un factor importante es reconocer que uno de los propósitos que tiene los participantes del evento es el hacer alianzas y nuevos contactos de la industria, por lo que incluir espacios como salas de grupos y el animar a los asistentes presenciales a hacer uso de las herramientas digitales es más que necesario para lograr fortalecer las relaciones. Otra buena alternativa, es crear un espacio virtual al que todos los usuarios puedan acceder para comunicarse entre ellos y tener más información sobre cada uno.

Capacitar a los ponentes para el evento

La mayoría de expositores y ponentes, por no decir que todos, están acostumbrados a tener a su público enfrente, a hacer sus presentaciones con una audiencia presencial en un gran salón o auditorio, por lo que una de las partes del evento que deben adaptarse para que no haya diferencia con lo virtual son este tipo de actores que no tienen experiencia con los eventos híbridos.

Por tal razón, se debe capacitar adecuadamente a los ponentes para que estos sean conscientes de que están tratando con dos públicos diferentes, así como capacitarlos en cuanto a las herramientas digitales con los que cuenta el evento.

Elaborar un buen plan de comunicación para el evento

El marketing es totalmente necesario para que un evento híbrido tenga éxito. Este no solo promociona el evento sino que asegura que haya un mayor número de asistentes en ambos formatos.

Es muy importante que haya un plan de logística minucioso pero también que haya un plan de comunicación efectivo, pues el objetivo de esta modalidad de evento es conectar y compartir información con muchos profesionales de una misma industria. Para esto, se puede utilizar el email marketing, las redes sociales y el marketing de contenido.

Además, con un buen plan de comunicación se logra fomentar la participación durante el evento, a través de las redes sociales o de la misma plataforma del evento, así como él recoger la opinión de los participantes al finalizar el evento.

Utilizar una alternativa para medir el éxito del evento

Al finalizar tu evento, siempre será importante el medir el éxito e impacto de este, por lo tanto debes verificar si se logró cumplir con los objetivos previstos. Además, al hacer esto puedes identificar cuáles fueron tus fortalezas así como cuáles fueron aquellos aspectos que podrían mejorarse para una próxima edición.

Para hacer la medición, básicamente se trata de revisar las estadísticas generales del evento, como la asistencia total del evento, la tasa de participación, la satisfacción de los asistentes (a través de encuestas, reacciones en redes sociales, grado de recomendación), formularios de feedback, entre otras.

No ignorar los recursos humanos para la realización del evento

El desarrollo del evento no puede depender solo de la modalidad virtual ni de la implementación de las herramientas tecnológicas, el factor humano sigue siendo el más importante. Es así como se debe tener presente el capacitar a todos los implicados en la realización del evento para poder cumplir con los diferentes objetivos tanto presencial como virtualmente, así como asegurar que la experiencia siempre será buena y valiosa para todos los asistentes.

Una buena alternativa para encontrar este equilibro es dividir las responsabilidades para que todos los aspectos estén cubiertos y cada parte del equipo organizador cumpla con su labor.

¿Necesitas un poco de ayuda extra?

Recuerda que, además de los consejos anteriores, hay más pasos que te pueden ayudar a que organices un evento exitoso, te invitamos a leer nuestro blog sobre la manera perfecta de organizar un evento.

Esperamos que con este blog se hayan resuelto tus dudas frente a los eventos híbridos y que te sea de ayuda para alcanzar el éxito con tu evento y de cómo organizarlo. Recuerda que si tienes alguna duda o necesitas asesoría para gestionar tu próximo evento híbrido puedes escribirnos y estaremos más que contentos de poder ayudarte.

 

9 Increíbles Razones para Usar la Tecnología en la Industria MICE

Colombia-MICE es parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Somos especialistas en viajes corporativos y todos los servicios sobre Reuniones, Incentivos, Congresos y Exposiciones.

 

En todas las industrias que existen, la implementación de las nuevas tecnologías han sido de gran ayuda para cumplir con los objetivos de los diferentes actores y empresas. En la industria de reuniones o la industria MICE, el incluir estas tecnologías abre paso a la oportunidad de agilizar todos los procesos involucrados, así como tener una mayor repercusión y participación por parte de los asistentes.

Las tendencias tecnológicas no paran, la innovación es el motor de que la realización de eventos sea cada vez más llamativa y por eso queremos mostrarte a continuación las razones y la importancia de la tecnología en la industria de los eventos, reuniones, congresos e incentivos en caso de que aún tengas ciertas dudas.

La importancia del uso de la tecnología en la industria MICE

La tecnología siempre ha sido protagonista gracias a tantos avances que ha aportado a la historia, en alguno sectores esto es un poco más evidente, sin embargo, a raíz de la pandemia del COVID-19 en el año 2020, esta herramienta ha traído consigo grandes transformaciones para la industria MICE.

La forma de organizar eventos está revolucionando constantemente así como lo hace la tecnología, por lo tanto es necesario tener presentes los progresos en estas áreas para poder integrarlos correctamente a cada tipo de feria, reunión o congreso.Gracias a estas herramientas, la planificación y desarrollo de los eventos será mucho más efectiva, siempre y cuando se recuerde que el factor humano sigue siendo el más importante y que todo depende de la creatividad durante la gestión de las actividades.

Solo así es posible ofrecerle experiencias más óptimas y memorables a los asistentes. La tecnología aporta un gran valor añadido a los participantes de cualquier evento de esta industria, esta ayuda a impulsar la interacción entre los implicados y así le da un plus a los organizadores a partir de que logran que los asistentes se conviertan los protagonistas.

Uso de tecnología aplicada en la industria MICE

Además de las razones que encontrarás a más adelante por las cuales la tecnología es fundamental en cualquier evento, el uso de esta ya se ha convertido en varias ocasiones en el centro de los eventos más que en un aliado.

El ejemplo más claro de esto es la tendencia de desarrollar eventos de formatos online e híbridos, en donde las innovaciones tecnológicas han sido el medio para lograr reunir a las personas sin importar su locación, reducir costos, y también, permitirles encontrarse de una manera más segura.

Razones para implementar la tecnología en los eventos de la Industria MICE

En esta sección te presentamos un panorama claro con las principales razones por las cuales la implementación de la tecnología en el desarrollo de cualquier evento es una gran ventaja competitiva y puede traer consigo resultados más que positivos para todos los implicados.

La tecnología agiliza el proceso de planificar y gestionar un evento

Hay todo tipo de herramientas y aplicaciones que permiten facilitar el organizar un evento, especialmente porque se agilizan procesos que pueden tomar mucho más tiempo del deseado.

Contar con la tecnología puede hacer que el contactar a los participantes, conseguir contactos claves para los servicios que se necesiten, o hasta crear un itinerario sea mucho más sencillo y así mismo, genera una comunicación más directa entre organizadores y también con su público.

La tecnología agiliza los procesos de interacción antes de el evento

La tecnología se ha transformado en la herramienta básica para facilitar los procesos de los asistentes así como de los organizadores. Por ejemplo, los procesos de inscripción al evento como también procesos de contacto y pago antes y durante este. Gracias a las nuevas plataformas y software, los asistentes pueden tener a la mano todas las herramientas que necesiten. Además, hay otras ventajas como el automatizar el envío de información y publicidad a través de medios como el correo electrónico y así, reducir el uso de papel, lo que le da una perspectiva más sostenible del evento.

Hay otras herramientas como paneles en línea, sistemas de chat automatizado y acciones en redes sociales que no solo trasmiten información a los asistentes de que el evento ocurrirá pronto, sino que les da la oportunidad de empezar a interactuar con la marca antes de el gran día, aumentando así las expectativas y haciendo un llamado a la acción.

La tecnología brinda un mejor control de acceso en los eventos como ferias y congresos

Al momento de ingresar al recinto en el que se da lugar al evento, la tecnología ayudará a evitar largas esperas para poder ingresar a este, pues como te lo mencionamos antes, sin necesidad de hacer de papel y solo empleando un código QR, es suficiente.

Además, otros beneficios del uso de la tecnología en esta etapa son una mejora en la experiencia del usuario al ahorrarle tiempo que puede emplear mejor dentro del evento. Y, es más seguro, evita inconvenientes como la suplantación de identidad o también se puede emplear para controlar el aforo del evento.

La tecnología abre paso a la interacción

Todo buen evento tiene canales de comunicación muy fuertes. En estos espacios la comunicación ya no funciona en una solo sentido, sino que ahora se ha transformado en bidireccional.

Para responder y fortalecer estos procesos, la tecnología puede ser un gran aliado para que los asistentes no sean solo un grupo receptor, sino que al contrario, participen activamente en cada etapa del evento.

Como ya mencionamos, en la etapa previa al desarrollo del evento los asistentes pueden opinar sobre qué contenidos y ponentes quieren ver, como los temas que quieren tratar, las dudas que tengan por resolver, las dinámicas en las que les gustaría participar, etc. Esto significa un gran beneficio ya que los clientes dejan claro que es lo que les atrae y así se logrará con gran facilidad el satisfacer sus necesidades.

Además, se consigue un mayor engagement con la marca detrás de la realización del evento, lo cual fortalece su imagen y así, las próximas ediciones o eventos atraerán mayor audiencia.

Las redes sociales son excelentes para la difusión del evento

Para hacer contactos, transmitir información, analizar tu público, promocionar el evento, las redes sociales son la herramienta más económica que mejores resultados puede dar.

Por otro lado, una gran ventaja de estas herramientas es que a través de ellas se puede hace un sondeo de las expectativas que tienen los asistentes del evento, las redes sociales son una excelente forma de conocer conocer la opinión del público para así hacer los ajustes que sean necesarios para reformar el evento y adaptarlo a las necesidades de sus participantes.

Se puede recurrir a dispositivos móviles

Más allá de las aplicaciones y sistemas, los dispositivos móviles son fundamentales en cualquier evento, ya que según expertos, la tendencia de poseer un dispositivo de este tipo es cada vez más alta, no hay quien no tenga uno en la industria. Especialmente, los Smartphone, por ende el servicio de wifi debe estar si o si entre los ofertados en los eventos para compartir información importante y mejorar las comunicaciones.

Los eventos pueden ser visualizados desde cualquier parte del mundo

La barrera de la distancia se rompió, ya que gracias a la tecnología, ya no es necesario asistir de forma presencial a un evento para poder participar en él. Así como se mencionó al principio de este blog, hay nuevas modalidades que son ofertadas como alternativas que derrocan las limitaciones como los horarios y las distancias.

El modelo de livestreaming permite añadir un valor diferente y original a los eventos, ya que con ellos se garantiza que el contenido de tu evento tenga un mayor alcance al ser visto y compartido por muchas más personas de las que puede abarcar cualquier recinto.

La tecnología ahorra tiempo y dinero

Aunque puede que en los puntos anteriores haya sido evidente, cabe resaltar que las herramientas tecnológicas pueden significar un ahorro de tiempo y de dinero al momento de realizar un evento.

El ahorro económico se puede evidenciar en acciones como la promoción del evento o hasta el coste del recinto en el que se dará lugar el recinto. Con este último, por ejemplo, el gasto puede ser nulo si el evento es virtual.

Del mismo modo, el ahorro del tiempo se evidencia en la automatización de prácticamente más del 80% de las labores o actividades como las guías con ubicación de stands, la información sobre expositores, envío de invitaciones y entradas, gestión para el ingreso, contacto con pares e invitados, entre otros.

Se puede hacer uso deherramientas más llamativas

Una de las tendencias que la tecnología brinda al espacio de la industria de los negocios y eventos, es el permitir a sus usuarios el implementar herramientas que sean más llamativas para darle un toque más original y único al evento.

Una de las tendencias tecnológicas más demandadas y que está revolucionando el mundo de los eventos es la realidad virtual y aumentada, que es utilizada tanto por los asistentes presenciales como por aquellos que participan vía streaming.

Esta es utilizada principalmente para crear experiencias para los participantes del evento, por ejemplo:

· Visualizar modelos 3D de productos o servicios

· Hacer recorridos por el recinto sin moverse del sitio

· Ubicar los stands y a los oradores en tiempo real

· Recrear espacios completamente distintos y trasladar al participante a otra época y otro sitio

· Realizar experiencias grupales o individuales

· Reproducir videos corporativos

· Puede ser utilizada con el fin de entretener, a través de juegos, retos y actividades como el estilo de Escape Room

Una experiencia de realidad virtual activa las sensaciones y esto es algo que, como ya hemos mencionado, es muy útil para generar una experiencia inolvidable sorprendiendo y enganchando a los invitados del evento.

Un consejo adicional… ¡Recuerda que la tecnología no lo es todo!

Queremos recordarte que a pesar de que la tecnología y las herramientas digitales son una gran ayuda para desarrollar un evento, no se debe solo invertir y depender de estas. Hay muchos aspectos que no pueden ser sustituidos por la tecnología y es muy importante tenerlos en cuenta para así no descuidarlos.

Por ejemplo, la capacidad de empatizar con un cliente, de realizar comunicaciones no verbales que se basen en emociones, el sentido del tacto cuando se quiere probar un producto o simplemente cualquier interacción humana son actividades que limitan a la tecnología.

Por eso es necesario que se analice bien qué tantas herramientas tecnológicas necesitas para que tu evento cumpla con las expectativas de sus asistentes.

Conocer la cultura de donde se realice el evento

Siguiendo la línea de que la tecnología no puede ser el centro del evento debido a las limitaciones que aún existen (y existirán) en la actualidad, una situación en la que esto es más que evidente es a raíz de la importancia de la cultura a la hora de hacer negocios.

El no saber como hacer un negocio o establecer una empresa en un destino extranjero, es una gran problemática a la que los empresarios se enfrentan constantemente, para esto, el conocer las costumbres y comportamientos sociales es vital para que realizar un negocio exitoso. Por ejemplo, en un evento realizado en países como Colombia, puede que las herramientas tecnológicas sean un gran plus para organizarlo, sin embargo, la cultura que hay en este país es casi imposible hacer negocios sin la interacción personal, asistir a almuerzos o cenas son actividades que van más allá de encontrarse en un centro de negocios y, en la mayoría de ocasiones, son más efectivas.

Por lo tanto, se logra evidenciar que hay ciertos factores quo no pueden ser remplazados, en determinadas culturas, para realmente hacer negocios.

 

Esperamos que hayas encontrado la herramienta tecnológica para que tu evento sea todo un éxito y que tengas una idea más clara de cómo la tecnología ha revolucionado la industria MICE. Recuerda que si tienes alguna duda o necesitas asesoría para gestionar tu próximo evento, puedes escribirnos y estaremos más que contentos de poder ayudarte.

Todo lo que Debes Saber para Ser El Mejor Ponente

Colombia-MICE es parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Somos especialistas en viajes corporativos y todos los servicios sobre Reuniones, Incentivos, Congresos y Exposiciones.

 

¿Te has preguntado cómo hacer una presentación increíble en un evento? Puede que inviertas mucho de tu tiempo, energía y otros recursos en herramientas como ayudas audiovisuales o actividades interactivas, ¡y eso está muy bien! Pero el prepararte tu discurso para ser un gran ponente o expositor puede ser (la mayoría de las veces) aún más importante.

Así sea para un congreso internacional, una feria con miles de asistentes, un evento empresarial, una reunión de pocas personas o una exposición con limitado número de asistentes, debes prepararte para deslumbrarlos a todos con una presentación y discurso excelentes.

¡Continúa leyendo para descubrir todo lo que debes saber para ser el mejor ponente de un evento!

La importancia de prepararse para ser un buen ponente o expositor

¿Alguna vez has asistido a una charla de un tema que te parece supremamente interesante pero a medida que está va pasando, pierdes el interés o está se vuelve aburridora? Pues esto ocurre porque de nada sirve tener una buena idea si no se sabe cómo comunicarla.

A pesar de todas las ayudas adicionales para hacer de una presentación cautivadora, no hay nada como escuchar a un buen orador o ponente dominando un tema. Y esta habilidad no es nada sencilla de adquirir, a muchas personas les cuesta encontrar la mejor manera de transmitir su mensaje ante un público o cliente, por eso existen tantas capacitaciones, cursos y demás para reforzar todas las habilidades comunicativas que el ser humano posee. La importancia de estas recae en que facilitan la interacción con otros, hacen de los conocimientos más atractivos para una audiencia y convierten un discurso común en uno efectivo.

Así que si lo que tu estás buscando es no tener miedo a que tu ponencia sea aburrida o equivocarte al querer comunicar un mensaje, es importante que a través de una buena comunicación y una excelente actitud pongas en práctica tus habilidades para ser un gran ponente, así como losespectaculares consejos que te daremos más adelante.

¿Cómo ser un buen ponente en un evento?

Ya conociendo la importancia de este rol, lo único que te hace falta es identificar la manera en la que puedes convertirte en el mejor ponente de cualquier evento, y te ayudaremos a descubrirla con los siguientes consejos.

Lograr que el mensaje sea claro

Independientemente del tema del que se vaya a tratar la ponencia, se debe tener en cuenta que a pesar de que, generalmente, la audiencia ya tiene conocimientos previos, no todos van a contar con el mismo nivel de información, por lo que al momento de transmitir un mensaje es importante ser claros y usar los términos más comunes sobre la industria o temática para así lograr llegar a la mayor cantidad de personas posible.

Una buena forma de lograr esto es simplificando al máximo aquello que pueda ser complejo de entender, eso sí, sin restarle importancia ni mucho menos alterando la forma inicial del mensaje que se vaya a transmitir.

Tener presente el Principio KISS

¿Has escuchado del principio KISS? Este significa Keep It Simple and Short. Básicamente, se trata de que no siempre la opción más compleja o elaborada sea mejor que la más simple, pues según esta estrategia, la simplicidad es la clave del éxito. Por lo tanto, cuando estés planeando tu presentación considera implementar esta herramienta, eso sí, lograr ser asertivo con la simplicidad, paradójicamente, no es para nada sencillo. El contenido debe ser claro, sin ser insuficiente, la forma de presentarlo debe ser directa, sin tantos rodeos, pero sin ser descuidada.

Conocer la audiencia a la que se dirigirá

Sin importar el mensaje, el conocer a la audiencia es más que una necesidad para ser un buen ponente, ya que no se le hablará de la misma forma a un grupo de jóvenes en busca de oportunidades laborales que a un grupo de los más importantes empresarios de la industria MICE.

Conocer al público permite adecuar el mensaje al estilo más adecuado para que sea bien recibido por sus oyentes, sin desmeritar el mensaje en si.

Pregúntate, ¿para quién es el contenido?

Si ya tienes presente el tipo de audiencia, es momento de preguntarse… ¿Para quién se está haciendo la presentación? ¿Es una cuestión de ego o es para los asistentes? ¿Cuál es el valor agregado de la presentación?

El objetivo del discurso y presentación que hagas, puede variar dependiendo la motivación que haya detrás de este, y se debe recordar que el propósito de hacer una ponencia es transmitirle información a un público, por lo que el ego propio se debería mantener en segundo plano. Además, si se hace una buena exposición, la audiencia queda satisfecha, la imagen del ponente será excelente.

Hacer una estructura para el discurso

Puede que seas un experto en el tema que vayas a compartir con los asistentes de la ponencia y/o el evento, pero si no tienes la información organizada podrías dejar por fuera algo importante. Para esto, es necesario cuestionarse, antes de preparar el discurso, cuáles son las ideas principales, con cuál se quiere iniciar y con cuál terminar.

Luego de tener presentes estos aspectos, realizar la estructura es algo muy sencillo. Acomodar y escribir las ideas de la forma más tradicional es una gran opción. Esta es: Inicio, desarrollo y conclusión.

En cada etapa podrás ubicar la idea y el orden, junto con ejemplos y otras intervenciones, para que tu mensaje esté completo.

Controlar el tiempo

Habrá ocasiones en las que el tiempo para exponer sobre un tema sea muy limitado, para esto es fundamental hacer buen uso del tiempo, contando las intervenciones propias y de otros, para no dejar por fuera ninguna parte del discurso que se quiere transmitir. O peor aún, que tanto a ti como a algún colega no se le pueda permitir hacer su presentación porque alguien más se pasó del tiempo establecido.

Para esto, lo más recomendable es ensayar y así medir el tiempo que se necesita. Teniendo esto presente, se puede adaptar el mensaje a cualquier cronograma, brindando toda la información relevante y hasta dar un espacio de interacción con la audiencia.

No ignorar el lenguaje no verbal

Gracias a este tipo de lenguaje, el mensaje puede amplificarse. Un buen ponente no se ve demasiado rígido ni incomodo en el escenario porque transmite inseguridad y tensión a su audiencia, tampoco hace mal uso de sus manos (como tenerlas en los bolsillos todo el tiempo, o detrás de la espalda, o con un objeto en la mano que no puede dejar de mover) porque esto puede ser una gran distracción tanto para quien habla como para el oyente y, además, denota nervios.

Para esto, no hay nada como la práctica, ya teniendo el discurso listo, ahora se debe practicar la manera en la que se dirá. Puedes hacer uso de todo el espacio que tengas a tu disposición, sin exagerar con movimientos inquietos durante toda la presentación, así como tener una posición base y ciertos gestos estratégicos como mirar a puntos diversos de la audiencia.

Presentarse antes de iniciar el discurso

Este puede parecer un punto obvio, pero para que las personas confíen en la información que vas a brindar es real y, sobretodo, útil, deben conocer quién eres. En este momento es clave demostrar, sin presumir, que se es un profesional en el tema y en la industria.

Ser consciente del uso y volumen de la voz

En conjunto con el lenguaje no verbal, el uso de la voz define la forma en la que la audiencia recibe el mensaje. Es importante que, de acuerdo al tamaño del espacio, el volumen de tu voz sea ideal para que te escuchen desde la primera hasta la última fila, sin necesidad de que te interrumpan diciendo que no te escuchan o que tengas que gritar.

Por otro lado, puedes jugar un poco con el tono, usar ciertas palabras clave para cambiarlo y así evitar caer en discursos monótonos, pues hay ideas que son más impactantes que toras y esto las personas pueden identificarlo a partir de la voz. Así mismo, si la temática lo permite, puedes hacer uso de el acting, en la que se pueden incluir historias con diferentes personajes y así, variar el tono de la voz, para hacer el discurso más divertido y creativo.

Evitar que la presentación se torne aburridora

Este es uno de los puntos más difíciles, ya que debe haber un equilibrio entre la comunicación y aquellas herramientas que la apoyan. Por ejemplo, las ayudas visuales e interactivas son muy importantes para captar la atención de los participantes, sin embargo, no se quiere que estas se lleven todo el merito y sean una distracción para la recepción del mensaje.

Hay personas que, con tal preocupación en mente, prefieren ahorrarse ese tipo de ayudas, aún así, para no convertir la presentación en algo monótono y aburridor, se puede hacer uso de imágenes, videos y escritos (preferiblemente cortos) que apoyen lo que el ponente este diciendo y sean totalmente necesarias. Recuerda que la calidad de estas herramientas refleja tu trabajo, por lo que siempre debes hacer uso de imágenes de buena calidad, como videos con buen sonido y el uso de textos con formatos que sean fácilmente legibles.

Por otro lado, si hay algo peor que una mala presentación, es una presentación que aparte de mala, sea larga. Así que hay que preocuparse tanto por la calidad como por la duración de la presentación para que esta no sea una tortura para los espectadores.

¡Tener un plan B para todo!

Sin tener una mentalidad pesimista, hay que tener claro que hay todo tipo de cosas que podrían salir mal. Para esto, lo mejor que puedes hacer es tener un plan b para aquellas situaciones que son más propensas a suceder. Por ejemplo, factores externos como hacer una presentación en ciertos horarios y perder la atención de la audiencia, como después de la hora del almuerzo o comida, la gente está llena (y a veces pasa de tragos, como puede pasar en un evento militar). O cuando las herramientas electrónicas, luces, micrófonos, equipos digitales, no funcionan tan bien, también perjudican la presentación, por lo tanto, tener siempre otra opción es más que necesario.

Acudir a la experiencia y casos de la vida real

Sin importar el tema del que se este hablando, siempre habrá oportunidad para incluir sucesos de la vida diaria. Por ejemplo, en una charla sobre cómo hacer de un hotel más sostenible, puedes incluir una historia sobre un hotel que visitaste en el que apostaban a la sostenibilidad con ciertas medidas, o en su defecto, de una experiencia no agradable que no quisieras que se repitiera. Además, este tipo de experiencias son un método fácil para transmitir información y, también, fácil de entender por todo el público, hasta los menos expertos.

Así, no solo que expongas será más verídico, sino que captara la atención de las personas y en la gran mayoría de casos, estos se sentirán identificados, por lo que estarán de acuerdo con lo que se este diciendo.

La audiencia debe hacer parte de la ponencia

La audiencia no solamente debe ser espectadora, debe hacer parte de la ponencia porque, de lo contrario, no conectarán con el ponente. Gracias a la tecnología, en la actualidad ha crecido la lista de los beneficios en la creación de eventos que, no solo son más innovadores, sino que mejoran la experiencia de los asistentes. A través de esto se puede aumentar y hacer un mejor proceso colaborativo y de participación con las audiencias y para esto cuentas con varias opciones.

· El método de interacción más común y más importante es incluir rondas de preguntas y respuestas. De esta forma la audiencia estará más activa, pues puede aprovechar para resolver cuestiones que tenga sobre un tema, se sentirá integrado, escuchado y el tener la oportunidad de opinar mejora su experiencia. Además es un gran plus para el ponente porque le da la posibilidad de mejorar su imagen al verse más experto respondiendo dudas.

· Si el evento es virtual o híbrido, la audiencia puede pasar un poco más desapercibida pero esto se puede convertir en una oportunidad para demostrarle al público que este no ha sido dejado de lado a través de encuestas o pausas en las que se habilite la opción de generar intervenciones.

· Realizar ponencias atractivas en las que los asistentes pueden participar aumenta la fidelización a la marca o a los organizadores de la ponencia. Una de las alternativas para esto de una forma creativa y divertida puede ser el uso de herramientas como la realidad virtual para que las personas participen de manera activa.

· En una etapa después de la ponencia, siempre será muy útil el preguntar a los asistentes cómo les pareció la charla, demostrarles que su opinión cuenta les hará sentir importantes y sus comentarios serán útiles para hacerlo mejor la próxima vez.

Incluir elementos novedosos y apostarle a la creatividad

Ya te hemos mencionado algunos métodos poco convencionales para que tu ponencia sea la mejor, pero queremos hacer énfasis en lo beneficioso que es apostarle a la creatividad en todos los sentidos que sea posible. Introducir historias, metáforas, analogías o repeticiones son grandes elementos para decorar el discurso, así como una introducción cautivadora que deje enganchada a la audiencia, o interactuar con el público.

En tu discurso, además de experiencias, recuerda incluir información que sea novedosa para los receptores según el mensaje, así como noticias o acontecimientos recientes que, generalmente, todos tengan en común. También puedes hacer bromas, eso sí, solo si estás seguro de que estos funcionen y sean apropiados. Esto demuestra que adicional a la información central de la ponencia, se tiene conocimiento sobre lo que está sucediendo en la sociedad y el mundo en el ese momento.

Hacer uso de la vestimenta apropiada

De acuerdo al tipo de evento, la vestimenta debe ser la apropiada, especialmente porque es la imagen tanto del mensaje como de quien esta detrás de este, es la primera impresión que tienen los espectadores del ponente. No es necesario usar prendas elegantes (aunque un traje siempre funciona) la comodidad debe ser primordial para que cuando estés realizando tu discurso, no tengas ningún problema y estés seguro, siempre respetando el código de vestimenta.

Recordar agradecer a el público

Siempre recuerda el dar gracias a la audiencia por asistir al evento, su atención y su paciencia. Esta es una norma básica de educación que hará sentir bien a los asistentes, demostrará cercanía y es un momento muy bueno para facilitar datos de contacto en caso de que alguien este interesado.

La importancia de un ponente en un evento empresarial

Sea cual sea el tipo de evento del que se quiera hablar, estos son espacios en los que se reúnen todo tipo de profesionales y asistentes (hasta aficionados) de una misma industrias para recibir e intercambiar conocimientos y nueva información sobre determinados temas. Para esto, hay un actor clave y este se conoce como el ponente, orador o expositor.

La personalidad más importante de cualquier evento siempre será el ponente, pues si en el no hay quien exponga la información que los asistentes están buscando.

¿Qué quiere decir ser un ponente?

Según la RAE, un ponente es una persona autora de una ponencia. ¿Aún no es tan claro?

Básicamente, un ponente es cualquier individuo que participa en un evento con el fin o propósito de exponer un tema en específico, de dar un discurso ante su público. Esta persona se hace cargo de abordar la temática principal de la charla y abrirá paso a la presentación de últimos avances, casos reales, estudios y, además, responderá preguntas.

¿Qué es una ponencia?

Una ponencia es la presentación o el discurso que se realiza en un evento para hablar sobre un tema en específico o, en algunos casos, presentar un nuevo producto. En pocas palabras, esta es la herramienta empleada para brindar una introducción a la audiencia, desarrollar y explicar un mensaje y, finalmente, ofrecer un resumen o conclusión de los aportes expuestos y debatidos a lo largo de la ponencia.

Tipos de ponentes

No todas las ponencias se tratan de ponerse en pie frente a un grupo de personas y hablar sin parar, no todas son iguales y conocer el tipo de ponencia del que se hará parte es clave para así identificar cómo ser un buen ponente. Entre los principales tipos hacen parte:

· Ponencia temática o teórica: Orientada principalmente a la presentación de trabajos académicos o exhaustivas investigaciones de un tema con el propósito de exponer los principales resultados o información más relevante.

· Ponencia póster o derivada de un proyecto: en este tipo de ponencia se comparten avances de cierto tema sin tener resultados específicos. Es más una puesta en común de información no totalmente verídica.

· Ponencia tipo coloquio: es un espacio en el que se busca poner en común información de diferentes ponentes, en el que se establece un debate y sesiones de preguntas y respuestas.

· Mesas redondas: Se expone un tema en el que se llama a la participación de la audiencia para compartir conocimientos y dudas.

· Talleres: Son charlas más casuales en las que predomina el dialogo compartido sin un orden específico.

Adicionalmente, aparte de estos tipos de ponencias, también los tipos pueden variar de acuerdo a los temas expuestos (médicas, de marketing, políticas, científicas, etc.), el nivel de complejidad (breves, básicas, cortas, intermedias, extensas, etc.),el contexto (comerciales, académicas, investigativas, etc.) y el formato (presencial, en línea, telefónica, en video, etc.)

 

Esperamos que con la información presentada en este blog, puedas convertirte en el mejor ponente de cualquier evento de negocios. Recuerda que en caso de tener alguna duda o de requerir información adicional sobre este, o cualquier otro tema de la industria MICE en Colombia, no debes dudar en contactarnos y estaremos más que felices de colaborarte.

Conoce Cuál es La Manera Perfecta de Organizar tu Evento

Colombia-MICE es parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Somos especialistas en viajes corporativos y todos los servicios sobre Reuniones, Incentivos, Congresos y Exposiciones.

 

Sin importar el tipo de industria al que vaya dirigido tu evento, o si se trata una pequeña reunión de no más de 12 personas o una gran conferencia de nivel mundial, ¡la organización de tu evento es lo más importante! No hay ni una sola clase de evento que no requiera de una ardua planificación y organización detallada.

Desde el establecer los objetivos del evento, el organizar un presupuesto ideal hasta la promoción del mismo evento, hay un número infinito de componentes que se deben considerar, desde el principio, para que el resultado final sea el deseado tanto para los organizadores como para los asistentes.

Sin embargo, no siempre es fácil encontrar la manera perfecta de lograr que el evento alcance el éxito esperado, es por eso que a continuación te traemos una guía para que conozcas la mejor manera de organizara tu evento.

¿Cuál es la mejor manera organizar un evento?

Para lograr que tu evento sea el mejor y que puedas cumplir con todos los objetivos que tienes en mente para ti y para tu empresa o compañía, debes tener muy claro cuáles son esos pasos a seguir para lograrlo.

Es por esto que a continuación te presentamos un listado con las diferentes etapas y opciones que es necesario tener en cuenta al momento de planificar una reunión, evento o congreso.

Antes de poner en marcha tu evento: Define las metas y los objetivos

La etapa previa al desarrollo y la logística del evento es muy importante, ya que este es el punto de partida para planear el evento y así visualizar lo que se quiere conseguir y la manera adecuada de conseguirlo.

Para comenzar, lo primero que la empresa o el organizador del evento deben cuestionarse es: ¿Cuál es el objetivo final del evento? Para esto, como en toda estrategia de marketing es necesario identificar los siguientes aspectos u objetivos:

  • El motivo de la creación del evento
  • El tipo de resultados (bien sean cualitativos o cuantitativos) que se espera conseguir
  • La información, servicio o producto a transmitir y el para qué
  • Quiénes hacen parte del publico objetivo y cuál es la mejor manera de llegar a este
  • Si se cuenta con los recursos necesarios para organizar el evento (en caso de que esto represente un problema, buscar como adaptar el evento a los recursos que se poseen en el momento)

El listado anterior es solo la base de lo que realmente es la planeación de un evento. La motivación es fundamental porque es la razón por la cual el evento existirá y los objetivos son las razones por las cuales el evento tendrá éxito.

¿Cómo plantear los objetivos de un evento?

Los objetivos del evento pueden ser una de las partes más fáciles si estos están bien detallados. No solo haciendo suposiciones de sus resultados sino teniendo en claro cuál es la ruta para cumplirlos y así su desarrollo sea fluido y adecuado.

El primer paso para establecer los objetivos, es identificar el tipo de evento que se organizará.

Esto puede ser muy variado, porque debes tener presentes las diferentes opciones de eventos que existen, desde una reunión pequeña en un centro de convenciones hasta una gran conferencia con miles de asistentes o una feria de hasta 3 o 4 días de duración.

Ahora bien, para planificar los objetivos, después de identificar la tipología del evento, estos son los pasos que te ayudarán a definirlos:

  • Ten claro que los objetivos deben ser lo más específicos posible, sin generalizar ni dejar ninguna parte pendiente.
  • Los objetivos deben ser medibles. No importa si de forma cualitativa, cuantitativa o mixta. A pesar de que en algunos casos sea difícil medirlos, siempre habrá herramientas como encuestas de satisfacción (clientes, empleados, participantes) para analizar los resultados.
  • Claro está, los objetivos deben traer un gran beneficio a todas las partes involucradas en la organización del evento, si estos objetivos solo se enfocan en un solo área, puede que el resultado no sea el esperado.
  • Los objetivos deben centrarse en su contenido de manera formal, sin caer en el inconveniente de en temas informales como: el lugar, servicio de catering, decoración, entre otros.
  • Los objetivos deben concretarse en su público y el tipo de acción que se desarrollara en el espacio como venta y compra de un producto, el adquirir conocimientos, una mejorar de la cohesión de un grupo de trabajo, etc.

Si los objetivos son correctamente definitivos, tienen una base sólida y el equipo organizador los tiene presentes en todas sus actividades, el evento será más fácil de desarrollar y se lograrán conseguir todas las metas de manera efectiva, además de evitar consecuencias o incidentes indeseados que puedan perjudicar la imagen de la empresa.

Antes de poner en marcha tu evento: Establece tu presupuesto

Un vez tu evento ya este idealizado, es necesario crear y establecer un presupuesto para realizarlo. Esto se considera como un paso esencial en la organización ya que así, se consigue aclarar otros aspectos.

No solo para llevar a cabo el plan sino también sirva para evitar sorpresas no deseadas o inconvenientes sobre la marcha (por ejemplo, falta de dinero para artículos promocionales o decoración del evento).

Entre las principales recomendaciones que te queremos dar, queremos hacer énfasis en seguir el proceso muy de cerca. Planificar con antelación cada etapa y su respectivo presupuesto, así como actualizar este a medida que van pasando las diferentes actividades.

Cabe resaltar que no existe un presupuesto fijo para los eventos, puesto que todo depende de quien lo organice, cuantos asistentes espera, el espacio reservado, el equipo que se quiera utilizar y todos los servicios contratados.

Eso sí, si lo que desea realmente es que el evento sea inolvidable, es bueno recordar que en algunas ocasiones es más importante que predomine la calidad antes que intentar ahorrar en algún sector que más adelante pueda afectar la imagen del evento y sus organizadores.

¿Cómo establecer el presupuesto de un evento?

En primer lugar, aún con ciertas cosas por organizar, es ideal que haya una estimación inicial de presupuesto que logre cubrir los primeros gastos y, si ya se tienen establecidos, los más importantes como el alquiler de el venue de celebración del evento, el equipo logístico, cualquier el material grafico (promoción del evento o herramientas tecnológicas), contratación de personal en cada área, servicio de catering, servicios de traslados, ponentes, etc.

Es mejor si haces un análisis de los precios de los diversos tipos de productos o servicios ofertados por empresas en el área para así tener mayor variedad de opciones para que puedas adaptar y comprender mejor cómo se distribuirá tu presupuesto.

A medida que vayas pasando de etapas, recuerda actualizar y revisar el presupuesto pues no habrá duda en que las líneas de pedido cambiarán. Para esto recuerda mantener siempre presente el presupuesto y para evitar el excederse, se puede permitir hacer ajuste (sin buscar que haya una mayor inversión).

Finalmente, es aconsejable que dentro del presupuesto haya una parte separada para emergencias por si surge algún tipo de inconveniente con el que no se contara o que fuera impredecible.

El elegir el destino y el horario del evento

¿Ya están decididos los primeros pasos del evento? Ahora es tiempo de materializar las ideas y el primer paso es elegir el lugar (país, ciudad), venue (centro de eventos, hoteles) y hora del evento.

Esto puede parecer una de las cosas más sencillas pero detrás hay varios aspectos que se deben considerar porque así el evento sea el mejor, si se realiza en mal momento puede que pase desapercibido.

Entre estos aspectos se puede encontrar:

  • Piensa bien la fecha, es ideal que esta no se cruce con ningún tipo de festividad pues se verá reflejado en el número de asistentes.
  • Más allá del día exacto, se debe pensar en la época. Hay estudios que reflejan qué épocas del año suelen ser las mejores para realizar eventos, por ejemplo, los meses de preferencia suelen ser mayo, octubre, junio y noviembre (en ese orden específico).
  • Dependiendo del destino y del sector en el que se encuentre el venue, para los asistentes será importante el costo de vuelos, desplazamientos y hoteles. De acuerdo al tipo de público, se debe pensar en el tipo de destino.
  • La accesibilidad desde todos los medios (transporte privado, transporte público, a pie) debe tenerse presente para la comodidad de los asistentes, así como es ideal que haya espacios adecuados para personas con capacidades limitadas.
  • Recuerda que la imagen de la marca es muy importante, por eso es ideal elegir un espacio en el que se tenga en común y se transmitan los valores de la organización.
  • El aforo es fundamental, las dimensiones del espacio pueden hacer que un evento pase de cómodo a insoportable. Teniendo una proyección del número de participantes, se logrará encontrar el espacio con la capacidad deseada.
  • Así mismo, otros aspectos como la iluminación, sonorización y espacios dentro de la sede del evento son claves para que este salga a la perfección. Hay que asegurar que el espacio cubra todas las necesidades.

Construir un equipo de eventos

Saber delegar es fundamental para llegar al éxito, no todo lo puede realizar una sola persona y siempre habrá alguien mejor preparado en cada área.

En el caso de un evento pequeño, puede que no se cuente con mucho personal para realizar todas las tareas, sin embargo, en eventos más grandes, siempre habrá algo pendiente por hacer que no puede salir mal y por esto es necesario contar con un buen y organizado equipo.

Puede que tu empresa ya tenga establecidos los roles en la gestión de actividades relacionadas con el evento, pero en caso de que esto no esté claro, es bueno designarlos. Teniendo siempre claro quien es el encargado principal o líder, todos los miembros del equipo deben informar cada etapa de su área a este para así asegurar que todos estén funcionado en armonía.

Algunos roles que deberían hacer parte del equipo

No sobrará jamás contar con profesionales con conocimientos en toda clase de sectores que puedan aportar al desarrollo optimo de un evento. Aún así, hay algunos roles que son infaltables como:

  • Equipo de marketing
  • Equipo de relaciones y comunicaciones
  • Project manager
  • Equipo de coordinación y logística
  • Equipo de planificación
  • Equipo de diseño
  • Personal enfocado en registro y check-in
  • PatrocinadoreS

Planificar un programa o agenda para el desarrollo del evento

¡Planifica la agenda desde el principio! No hay ninguna idea o actividad que sea lo suficientemente pequeña para dejarla pasar. Cuestiones como el destino, presupuesto, ponentes y actividades deben hacer parte del programa para que desde antes de poner el evento en marcha, hasta su etapa de desarrollo, no haya ningún inconveniente y todo se logre realizar en el tiempo establecido.

No es una obligaciones tener el programa listo desde el principio, mucho menos antes de hacer la promoción del evento y de contar con los participantes esperados, por eso se pueden realizar cambios de horario después de haber iniciado las etapas de comercialización y registro.

Eso sí, tanto los participantes como los asistentes querrán saber qué esperar del evento, y en qué momento, por lo que es mejor tener la posibilidad de ofrecerles el cronograma básico (que sea confirmado) con antelación.

Promocionar y desarrollar la marca del evento

¿Quieres que tu evento sea altamente reconocido y tenga un gran numero de asistentes? Para esto, como cualquier otro evento, debe ser promovido de alguna forma.

En algunas ocasiones, los organizadores dan por hecho que si se realiza un buen evento, los asistentes volverán naturalmente. Esto es cierto, una experiencia positiva influirá en si los participantes vuelven, sin embargo, los eventos siempre deben ser promocionados.

¿Cómo se puede promocionar un evento?

Son muchos los métodos actuales que existen para hacer la promoción de una marca y de sus eventos.

Preparar anuncios, convocar a los medios de comunicación, contactar con los patrocinadores y los ponentes son de gran ayuda para la promoción. Y las herramientas tecnológicas, además de económicas, tienen un alcance inimaginable, como las redes sociales que se pueden aprovechar al máximo.

Entre otras opciones se pueden encontrar:

  • Realizar campañas a través del correo electrónico o campañas de mailing.
  • Fija un calendario de comunicación con los participantes en el que se realicen publicaciones constantes .
  • Aprovecha las herramientas de las redes sociales, desde los hashtags (relacionados con el evento) hasta el uso de historias o anuncios pagos.
  • Envía recordatorios para incitar y recordar la inscripción al evento, fechas y horarios.
  • Si tu presupuesto lo permite, da la posibilidad de realizar descuentos promocionales para quienes se inscriban primero.
  • Crea campañas en las que se haga un llamado a la participación de las personas que podrían interesarse por el evento.
  • Aprovecha la reputación de tu marca, si es reconocida, intenta que la marca sobresalga siempre.
  • Así mismo, aprovecha el contar con buenos ponentes que sean reconocidos.
  • Permitir que el público haga parte de la organización es muy llamativo, a través de fotos o videos del día a día y del montaje del evento logra humanizar a la marca.
  • Haz un filtro e información, siempre promocionar la información más importante y relevante.
  • Elabora videos o propagandas promocionales que puedan ser utilizadas en todos los medios.
  • Haz atractivo el evento y explica en qué va a consistir y las razones por las cuales no se lo deben perder.
  • Incita a los participantes y ponentes a promover el evento, a través de las campañas en redes.

Recuerda que para promocionar correctamente el evento, es muy importante tener en cuenta el tipo de este. Por ejemplo, si tu evento esta enfocado a adultos mayores, puede que las redes sociales no sean tan fuertes como lo serían en un evento para adultos jóvenes.

Contar con participantes externos a la empresa en el evento

Si lo que estás organizando es un evento grande o de carácter mundial, es bastante probable que busques involucrar a otros expertos de la industria. Con la ayuda de estos el evento será más reconocido e interesante para sus asistentes, por esto, luego de hacer una lista de los posibles aliados, se debe confirmar que se cuenta con la presencia de estos. Los ponentes, patrocinadores y expositores son las formas más comunes de añadir valor al evento.

Posibles participantes para la organización de el evento

El tipo de participante puede variar según el tipo de evento que se este desarrollando, por lo que en una etapa inicial es mejor tener en cuenta quién puede ser el aliado perfecto para aportar al evento.

Por ejemplo, entre los participantes más comunes se encuentran:

  • Ponentes: Expertos en el tema que además de tener un sinfín de conocimientos, son muy buenos oradores.
  • Patrocinadores: Busca patrocinadores que además de tener una buena reputación, tenga clientes en común con los que tu evento tiene. Estos ayudarán a impulsar el patrocinio del evento y reducir costos.
  • Expositores: Si tu evento es una feria, los expositores son lo más importante pues son la razón principal por la que hay asistentes. Un expositor, además de hacer el rol de patrocinador impulsando a las personas a ir al evento, puede ser un gran aliado para promover las marcas involucradas y la información de la industria en común.

Aprovechar las herramientas tecnológicas

Hoy más que nunca la tecnología es una gran aliada para el desarrollo de un evento, tanto para los organizadores como para los asistentes. Hay varias actividades en las que estas herramientas pueden facilitar la vida.

Hay grandes diferencias entre cómo se puede hacer uso de la tecnológica en los eventos presenciales y en los eventos virtuales.

La tecnología en los eventos presenciales

Para los eventos presenciales, como ya has leído anteriormente, las herramientas tecnológicas pueden ser más que útiles para tanto para promover un evento como para desarrollarlo, por ejemplo, a través de software y tecnologías para tanto para el acceso al recinto (uso de códigos QR) como para la gestión de las actividades (cronogramas, conectar con el púbico, métricas, etc.).

La tecnología en los eventos virtuales

La tecnología es la responsable de que hoy se puedan realizar los eventos virtuales, lo que es un gran avance en la industria de los negocios.

Contar con plataformas para conectar miles de personas en diferentes lugares del mundo, promover la participación de todo tipo de expertos, hacer transmisiones tanto en tiempo real como el poder acceder a estas en cualquier horario, un ahorro significativo de costos, poder hacer un evento online que monetice y el promover en mayor mediad la sostenibilidad son las principales consecuencias y grandes atributos de esta metodología.

Realiza una medición del éxito del evento

¿Cómo medirás el éxito de tu evento? A pesar de que el evento haya terminado, el trabajo no termina y por eso elegir bien tus métricas es sinónimo de hacer un análisis perfecto del evento y encontrar la manera de que el siguiente sea aún mejor.

Algunas de las opciones más certeras para hacer un análisis en profundidad son:

  • Un análisis arduo de los datos y analítica, buen sea la cantidad de boletos vendidos, los medios en los que hubo mayor participación, promedio de asistencia, número de clientes potenciales obtenidos, cantidad de servicios o productos vendidos, etc.
  • En redes sociales contempla todo lo que se implementó antes y durante el evento. Evalúa el alcance de los hashtags, de las fotos y videos publicados, aumento de seguidores, impresiones en tu sitio web, etc.
  • Analiza el comportamiento de los participantes, este punto es fundamental en el desarrollo del evento para así identificar sus necesidades.
  • Mantén la mente abierta ante las criticas, el feedback siempre será un gran método para mejorar, una forma de conseguirlo, es a través de encuestas.
  • Evita dejar cabos sueltos, revisa que todos los temas financieros estén resueltos correctamente, tanto con empleados como con servicios ajenos como el catering y logística.
  • Ofrece material promocional a los asistentes para generar recordación o incluso, habilita espacios en los que se pueda compartir el material como grabaciones de ponentes.
  • Comparte y potencia las paginas de opinión como blogs y buenos comentarios en tus medios para dar una imagen más positiva a la marca desde opiniones reales.
  • Recuerda ser agradecido con todos los participantes, desde los expositores hasta los asistentes merecen un reconocimiento.

Dale un toque especial a tu evento

Hasta el momento, es probable que ya tengas todos los pasos para hacer que tu evento tenga éxito y que sea una experiencia gratificante para todos los involucrados. Sin embargo, hay un factor que muchas veces es ignorado por los organizadores de eventos y es el darle un plus de originalidad a su evento.

Además de mejorar la experiencia y crear un gran recuerdo de la marca en la memoria de los asistentes, el toque original puede ser una gran manera de que los asistentes salgan de la rutina y vean el evento con otros ojos.

Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su atención es la contratación de recursos humanos externos que estén en tendencia. Por ejemplo, contratar ponentes de prestigio, influenciadores en el área, personalidades reconocidas, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores. Asimismo, puedes contar con stands de marcas reconocidas en el destino que hagan la diferencia, por ejemplo, en el servicio de alimentos y bebidas.

¿Por qué es una buena idea organizar un evento empresarial?

Como ya te lo mencionamos, organizar un evento que sea exitoso y rentable no es una tarea fácil, pues son muchas las cosas que se deben considerar para lograrlo, así como es necesario tener en cuenta factores muy diversos más allá de los técnicos, como identificar las necesidades de para quién va dirigido el evento.

Sin embargo, el planificar una reunión o evento puede ser una gran herramienta para cualquier empresa, principalmente por ser utilizada como un método de comunicación estratégica. Es por esto que la

mayoría de las organizaciones, las compañías y las empresas tienen entre sus aspiraciones el celebrar uno o varios eventos anuales que reflejen la calidad de la marca.

Definitivamente son muchas las ventajas que puede traer la realización de un buen evento, por lo que a continuación te presentaremos las más relevantes en caso de que aún tengas dudas de si debes o no organizar tu evento.

Las ventajas de organizar un evento empresarial

Esta es una lista corta con las principales ventajas que puede traer para ti y tu empresa el realizar un evento.

Aumentar el reconocimiento de la organización y la confianza en la marca

Cualquier evento o reunión es un espacio que genera principalmente que haya una comunicación de forma muy eficaz pues te permitirán dar a conocer los servicios o productos de tu empresa directamente a tus clientes, o a los clientes potenciales, así como se pueden utilizar estos espacios para transmitir información sobre algún tema de interés y conectar una red de contactos. Además, si el evento es correctamente celebrado, se genera confianza entre quien lo organiza y sus asistentes.

Ideal para promocionar la empresa y potencializar negocios

Más allá del reconocimiento por parte de los clientes, otras empresas, proveedores y expertos del sector, el evento es uno de los pocos espacios en los que las empresas pueden promocionarse sin requerir de mucho, ya que no se necesita de una gran campaña publicitaria para darse a conocer.

Por otro lado, los eventos permiten hacer negocios de una manera más eficiente que en otras ocasiones, pues en ellos se da una cultura en la que todo se quiere lograr inmediatamente.

Fomentar las relaciones interpersonales de la empresa

El generar relaciones cara a cara, en medio de un mundo donde la tecnología predomina, es aún uno de los métodos más efectivos para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales, así como para recordar o transmitir los valores de la marca a los clientes y así, lograr una mayor fidelización por parte de ellos.

En términos de relaciones interpersonales y contactos, los eventos y reuniones son grandes aliados para lograr hacer networking perfecto, ya que se logra conocer en personas y de una manera más directa tanto a los clientes como a otros profesionales y posibles aliados para el futuro.

Fomentar las relaciones internas y el ambiente laboral de la empresa

Un evento no solo mejora las relaciones de la compañía con el exterior, sino que también trae la posibilidad de mejorar las relaciones entre los organizadores y los empleados. Este tipo de momentos y espacios crean un buen clima de trabajo así como fortalecen el trabajo en equipo pues todos tienen el mismo objetivo, que el evento sea el mejor.

¿De qué manera un evento genera un buen clima laboral? En la mayoría de los eventos, se logra combinar el trabajo y el ocio en un entorno que, es distinto y más atractivo del que en promedio se labora, por lo que los empelados se motivan en gran medida y también se logra el fortalecer las relaciones que, a veces provocadas por la rutina, se descuidan.

Son verdaderamente pocas las actividades que pueden cumplen con ser efectivas para motivar a los empleados, así como el ayudarles a recuperar sus fuerzas, o a combatir el estrés.

Es un espacio ideal para incentivar los logros de la empresa y sus empleados

¿Cómo más un evento puede motivar a los organizadores y sus empleados? O ¿Hay alguna forma de que en un evento se reconozca el buen trabajo realizado por sus participantes según su sector? La respuesta es sencilla, un evento bien desarrollado puede lograrlo todo.

Durante todo evento o reunión (especialmente las reuniones o hasta en un viaje de incentivo), se puede abrir un espacio para recompensar el buen trabajo, alcanzar logros, superar retos o alcanzar objetivos por parte de una persona determinada o un equipo numeroso.

Una gran idea es contemplar que existe en estos espacios la opción de premiar a los empleados por conseguir sus logros, para esto hay un sinfín de posibilidades. Por ejemplo:

· Celebrar una cena o almuerzo enfocado en felicitar a quien lo merezca.

· En algún momento del cronograma del evento, habilitar un espacio para felicitar públicamente a un empleado.

· Algún tipo de fiesta o celebración puede ser muy favorable para reconocer, agradecer y festejar.

Son una forma más entretenida de hacer negocios

A diferencia de lo que la mayoría de personas pueden suponer, asistir a un evento especifico de cierta industria o sector no tiene que ser una experiencia aburridora.

Los asistentes de tu evento saben perfectamente qué tipo de información, servicios y/o productos encontraran en el evento, por lo que lo que realmente importa es presentárselos de la manera más interesante y práctica posible. ¡Y esto es algo que puede ser divertido, y tu lo puedes lograr!

Al organizar tu evento de la manera correcta, este puede ser una experiencia única para todos sus participantes y pueden encontrar un espacio en el que pueden llegar a sus clientes, realizar negocios, lograr ventas, forjar alianzas y conocer a sus pares y pasar un rato increíble. Además, si las personas gozan de tu evento, no habrá duda de que estas se sentirán a gusto, lograras fidelización y contarás con su asistencia en una próxima edición.

 

Esperamos que esta guía te ayude a llegar al éxito con tu evento y que tengas una idea más clara de cómo organizar tu evento. Recuerda que si tienes alguna duda o necesitas asesoría para gestionar tu próximo evento puedes escribirnos y estaremos más que contentos de poder ayudarte.