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Colombia-MICE forma parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Nos especializamos en viajes corporativos y en todos los servicios relacionados con Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones.

Si estás leyendo esto es porque estás próximo a viajar a Colombia por negocios como ejecutivo o representante de tu compañía. La cultura de los negocios es distinta en cada país y por eso te mostraremos que debes saber para hacer negocio allí.

Aquí tienes una lista de 9 cosas que debes hacer y no debes hacer en Colombia.

Primero algunos datos importantes sobre Colombia:

1. Planifica y organiza tus reuniones con antelación

Como en todo evento, planificar con suficiente antelación siempre será lo mejor. Organiza las reuniones un par de semanas o incluso un mes antes, pero no más que eso porque pueden olvidarse. Por supuesto esto no ocurre siempre, pero es bueno saber que la agenda puede cambiar.

Asimismo, conviene confirmar las reuniones dos días o el día anterior para que nadie se quede plantado.

2. No te apresures con la agenda

En general, los colombianos llevan una vida tranquila. Los horarios son importantes, pero el tiempo no se mide tan rigurosamente como en otras culturas. Las personas se toman un tiempo antes y después de las reuniones para beber un tinto (café negro) o para ponerse al día con sus parejas o colegas.

Así que no se estrese si han pasado 10 minutos y la reunión no ha empezado. Como hemos dicho, la puntualidad es bastante flexible y es común que algunas cosas retrasen a las personas: el tráfico y el transporte público son un gran problema en las grandes ciudades. Lo habitual es que se tarden 15 minutos en iniciar una reunión formalmente, si no ocurre nada extraordinario. No lo tomes como una ofensa, sigue la corriente. Eso sí, tampoco llegues demasiado tarde. Sería bueno que incluyas un tiempo extra en tu agenda entre una reunión y otra.

3. Conoce a tu socio primero

Por lo general, los locales prefieren conocer a su (potencial) socio o cliente antes de entrar en materia. Los colombianos se sentirán incómodos negociando con un extraño. Por lo tanto, puedes dedicar algo de tiempo a hablar de tu experiencia en Colombia y a compartir anécdotas. No hace falta ser demasiado personal, pero una pequeña charla antes de la reunión es importante.

4. No seas demasiado directo

Aunque los colombianos tienen fama de ser extremadamente amables y acogedores, deberías pensar bien lo que les dices.

La cultura latinoamericana es más sensible, por así decirlo, en comparación con la europea, por ejemplo. Si tienen que decirte algo bueno, lo harán. Pero se irán por las ramas al tratarse de malas noticias. Por eso, es prudente expresar tus opiniones (o malas noticias) con cuidado para no ofenderlos o faltarles al respeto.

Puede que encuentres personas de origen multicultural que entenderán tu punto de vista y no habrá malentendidos. Ten en cuenta este aspecto.

5. Aprende sobre Colombia de antemano

A los colombianos les gustan los extranjeros que tienen una idea del contexto actual -y pasado- de su país. Y cuando uno se da cuenta de todo lo que han atravesado y de su mala reputación mundial durante varios años entiende el porqué.

Investiga un poco para conocer las cosas básicas de su economía y cultura. Y además, tendrás un tema para romper el hielo con tu colega. La BBC ha elaborado una breve y exhaustiva cronología de la historia de Colombia que puede resultar útil para este asunto.

6. Por favor, no hagas bromas sobre el narcotráfico y la guerra

Sin embargo, ten cuidado al abordar temas como la guerra de guerrillas y el infame narcotraficante Pablo Escobar. Mejor evítalos. El largo conflicto que ha azotado al país ha causado mucho dolor en sus habitantes y lo que quieren es dejar atrás esa historia.

Mejor es hablar de la biodiversidad, la riqueza cultural y los sectores en auge de su economía.

7. Intenta comunicarte en español

Imagina que mientras paseas por un mercado de tu ciudad un vendedor se te acerca para ofrecerte algo. Se trata de un producto maravilloso e innovador; el más adecuado para ti. Pero no te das cuenta porque no puedes entender lo que esta persona está diciendo. Quizá sea un ejemplo muy fantasioso, pero ilustra nuestro punto a la perfección.

Hablar el idioma de tu cliente es una demostración de interés y compromiso con el negocio. Tan solo haciendo el esfuerzo de comunicarte te volverás más atractivo para ellos. Sin embargo, aprender un idioma al nivel de hacer negocios, sin duda, es bastante difícil. Puedes dar la información clave en español y dejarle el resto a un intérprete profesional.

8. Elije la ropa adecuada

Este aspecto es menos relevante, pero llevar la ropa adecuada dará una mejor primera impresión de ti.

La vestimenta varía según la ciudad y su clima. Si estás acostumbrado a llevar trajes y conjuntos elegantes y viajas a Bogotá o Medellín, no hace falta que cambies tu estilo. Al tratarse de los centros económicos e industriales de Colombia, las reuniones de negocios conservan la seriedad y la elegancia. Además, la altitud de Bogotá (2.600 m – 8.530 pies asl) significa que la mayoria de dias serán fríos, así que mejor empacar un abrigo.

Por el contrario, en las ciudades costeras o de clima cálido, como Cartagena, Cali, Pereira y Yopal, la cultura -y la vestimenta- son más casuales. Puedes usar ropa casual y ligera para adaptarte y además sentirte fresco.

9. Siempre incluye tiempo extra en tu agenda

Como ya hemos dicho, las reuniones pueden retrasarse un poco. Por eso siempre debes incluir tiempo extra en tu agenda y así no perder tu cita. Una hora entre dos reuniones será suficiente, no menos que eso. Aparte del momento para socializar de los empresarios colombianos, el tráfico o medio de transporte pueden generar retrasos.

Además, disponer de tiempo extra entre reuniones significa que puedes dedicarlo a pasear por la ciudad e involucrarte en la cultura local. Ya que Colombia cuenta con tantos maravillosos tesoros escondidos, no te arrepentirás.

También te puede interesar saber como organizar una reunión en Colombia y que esperar de una exposición.

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Colombia-MICE forma parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Nos especializamos en viajes corporativos y en todos los servicios relacionados con Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones.

Las exposiciones son eventos clave para tu negocio. Y cuando se está interesado en un mercado extranjero, ir al país y conocer el terreno además de establecer nuevas relaciones comerciales es lo ideal.

En los últimos años, Colombia ha ganado mayor reconocimiento en la economía mundial. Sectores como la industria, el comercio y el turismo están creciendo al igual que la inversión extranjera y por ello el número de eventos que se celebran en el país con el objetivo de promover oportunidades comerciales y de negocios es deslumbrante.

Asistir a una exposición en Colombia es toda una oportunidad para las empresas extranjeras, aunque pueda resultar chocante para los nuevos visitantes. En este artículo, explicaremos algunos aspectos que debe tener en cuenta para asistir a una exposición en Colombia.

Transporte hacía el recinto

Los centros de convenciones o recintos feriales suelen estar situados cerca del aeropuerto de la ciudad y de la zona hotelera. Los espacios pueden estar a unos 20 minutos en coche o incluso a poca distancia de su alojamiento. Sin embargo, si el sitio de la exposición está demasiado lejos para ir a pie, debe tener en cuenta que el transporte en Colombia es un poco caótico.

Se trata de un problema inherente a las ciudades más grandes, es decir, Bogotá, Cali y Medellín (Medellín tiene un sistema de transporte público aceptable). En estas ciudades el tráfico es realmente molesto, y un trayecto de 20 minutos puede fácilmente convertirse en un viaje de 45 o 60 minutos, dependiendo de las rutas que se tomen y de la hora. Por lo tanto, es muy recomendable planificar el tiempo necesario para llegar al lugar de reunión. Lo mismo ocurre con el regreso al hotel o al aeropuerto.

Además, lo mejor es pedir un taxi en una app o solicitar uno al hotel, ya que los de la calle suelen seguir determinadas rutas y no te llevarán a tu destino si eso supone desviarse. O bien, se aprovecharán y te cobrarán más si luces como extranjero. Así pues, si desde el principio se establece una tarifa fija, no tendrás que preocuparte.

Organización y cultura en Colombia

Si estás acostumbrado a funcionar cual reloj suizo, en Colombia quizá te estreses un poco. La cultura latinoamericana, en general, es más espontánea y menos estricta que la de los europeos o asiáticos, y esto no difiere en los negocios.  Puedes sentirte sorprendido por la forma en que se organizan las reuniones en Colombia.

¿Qué puede ser tan diferente? Te preguntarás. Pues bien, en Colombia la puntualidad no es tomada de la misma forma, por lo que los eventos pueden retrasarse un poco, ya sea porque los asistentes no llegan a tiempo, porque los medios audiovisuales no fueron preparados con antelación o porque el anfitrión se encontró con un viejo conocido justo antes de subir al escenario y no podía perder la oportunidad de ponerse al día con su vida. Cabe destacar que no todos los eventos empiezan tarde, ni todos los colombianos son impuntuales. Sólo es una posibilidad que debes tomar como una falta de respeto.

Por otra parte, aunque se haga una buena distribución de los stands, miles de personas irán de un lado a otro sin un orden o dirección concretos. Caminar de un stand a otro o llegar al lugar deseado puede ser un reto. Esto es algo habitual en las grandes exposiciones de todo el mundo, de todos modos. Lo que sí cabe mencionar es que el concepto de espacio personal es un poco difuso y puede que algunas personas se acerquen más de los esperado al caminar, saludar o hablar.

Idioma en Colombia

El idioma oficial en Colombia es el español, aunque existen más de 60 lenguas indígenas reconocidas con cerca de un millón de hablantes. Los colombianos casi no hablan inglés, y mucho menos francés, alemán o japonés, lo que puede ser un gran problema a la hora de hacer contactos. Se puede encontrar personal bilingüe en los grandes aeropuertos, hoteles, empresas e incluso en algunos buenos restaurantes, pero aparte de eso, es probable que alguien tenga problemas para entenderte.

Debido a esa barrera, es aconsejable que aprenda expresiones básicas para comunicar necesidades básicas o jerga de negocios y un vocabulario más profesional si quieres mostrarte interesado en el mercado local y ser respetuoso con la cultura local. Sin embargo, si esto no es posible, un intérprete local será de gran ayuda; existen acentos y jerga muy diferentes según la región del país. En cualquier caso, los colombianos son gente amable y encontrarán la manera de comunicarse contigo si esa es tu intención.

Seguridad en Colombia

Puede existir una impresión de peligro en Colombia y otros países latinoamericanos por razones relacionadas con la lucha contra el narcotráfico y las guerrillas.

La reputación de Colombia está mejorando poco a poco en todo el mundo desde que se firmó un acuerdo de paz en 2016, que implementó un alto el fuego tanto por parte del mayor grupo armado local y del ejército. No se puede negar que aún hay rastros del conflicto en zonas rurales remotas, pero las ciudades colombianas son seguras para los viajes de negocios y el turismo en general.

Dicho esto, al igual que en cualquier otro país, las aglomeraciones son un festín para los delincuentes. Como dirían los lugareños, no hay que “dar papaya”, lo que significa que no hay que facilitar a los ladrones que te roben usando accesorios caros y sacando el teléfono (o dejándolo en el bolsillo trasero) mientras caminas entre la multitud. Es sólo una cuestión de sentido común. Deja tus pertenencias caras en la habitación del hotel y lleva suficiente dinero en efectivo para el día, pero no demasiado.

Planeación de agenda

Si eres un expositor en la exposición, la mayor recomendación es que planifiques tu viaje y la logística de la exposición con mucha antelación.

Como siempre, puede haber imprevistos y es mejor estar preparado. Tu vuelo al triángulo del café se puede retrasar o ser cancelado debido a las condiciones meteorológicas, por ejemplo. Hablar con tus proveedores y organizadores unos días u horas antes es una buena opción.

Además, prepara folletos y tarjetas de visita para repartir entre tus potenciales clientes y socios. También trae material de marca; los colombianos adoran las cosas gratis, y podría ser una oportunidad para aumentar el conocimiento de tu marca a nivel local.

¡Pásala en grande!

Aistir a una exposición en Colombia es una experiencia inolvidable, independientemente del sector o la industria de que se trate.  La gente es muy cálida y hay muchos aspectos culturales que conocer, lugares que visitar y actividades que realizar, además de que conectar con empresas colombianas ampliará tu negocio. Sólo debes tener en cuenta las recomendaciones mencionadas anteriormente y disfrutar tu estadía en Colombia. Vas a querer volver.

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Como uno de los 30 principales países para reuniones de negocios en el mundo (según ICCA), sin duda Colombia tiene mucho que ofrecer en materia de turismo MICE. Ciudades como Bogotá, Cartagena y Medellín son líderes en infraestructura y servicios para reuniones, congresos, eventos e incentivos, aunque hay otros destinos competitivos en el país.

Hemos dedicado un blog para exponer las razones por las que elegir a Colombia como país anfitrión de su próxima reunión o evento.

En este blog repasaremos los aspectos que usted, como CEO, organizador de eventos o empresa debe tener en cuenta a la hora de organizar una reunión en Colombia.

1. La elección del lugar

Elegir el lugar perfecto no es tarea fácil y depende de varios factores. A continuación, enumeramos algunos:

Tamaño de la reunión

En primer lugar, debes tener claro el número de asistentes, pues no son lo mismo 15 personas que 50 u 80, por supuesto. Cada ciudad tiene sedes y hoteles con distintas capacidades, y hay que elegir en función de ellas.

En general, todas las ciudades principales de Colombia tienen hoteles de lujo con centros de negocios y salas de reuniones que pueden albergar de 8 a 20 personas y salones de eventos para más de 500.

También hay modernos centros de convenciones con capacidad para miles de asistentes en salas de eventos de diferentes estilos. Entre ellos, el Centro de Convenciones Valle del Pacífico, Ágora y Corferias en Bogotá, el Centro de Eventos El Tesoro en Medellín y el Centro de Convenciones Cartagena de Indias.

Sin embargo, debes tener en cuenta la disponibilidad de alojamiento, ya que no siempre es proporcional a la capacidad del evento.

Tipo de lugar

El tipo de evento va a determinar qué tipo de recinto elegir. Ahora las empresas intentan innovar y celebrar eventos en lugares donde antes nadie pensaba en hacer una reunión de negocios. Sin embargo, los lugares especializados, como centros de convenciones, auditorios y hoteles, siguen siendo los preferidos por muchos. Cada tipo de recinto responde a una necesidad específica.

Lugares poco tradicionales en Colombia

Teatros

Los teatros permiten celebrar grandes reuniones ya que disponen de la capacidad, la logística y los equipos audiovisuales necesarios. Además, suelen estar ubicados en zonas estratégicas de las ciudades, por ejemplo, La Candelaria en Bogotá.

Cámaras de comercio

Estos modernos complejos son ideales para capacitaciones y congresos ya que cuentan con auditorios grandes y medianos equipados con la última tecnología. Además, se pueden encontrar espacios al aire libre dentro o cerca de los edificios. Una buena opción es, por ejemplo, la Cámara de Comercio de Bogotá, con más de 10 sedes repartidas por la ciudad.

Fincas

Hoy en día, estas fincas han mejorado sus servicios, incluyendo a los profesionales de la organización de eventos. Se sitúan en zonas rurales próximas al casco urbano, pero con un ambiente diferente y adecuado para la desconexión y la creatividad. Puedes encontrarlas en el Eje Cafetero y en Cali.

Museos

Los museos, además de guardar preciosas obras de arte, son edificios silenciosos donde la inspiración puede aflorar. Varios museos en Colombia cuentan con auditorios y salas de reuniones para celebrar convenciones o pequeños encuentros empresariales.

Jardines botánicos: Estas enormes áreas verdes en mitad de la jungla de cemento también cuentan con auditorios y salas que suelen utilizarse para eventos académicos y de investigación, pero que también son aptos para distintos tipos de reuniones. Su colección de especies exóticas de flora y fauna, junto con el bello paisaje que rodea las salas, es el entorno perfecto para distraerse y divertirse después del evento.

Clima del destino

Como país tropical cercano al ecuador geográfico, Colombia no tiene estaciones sino un clima más bien estable que varía según la altitud del lugar en cuestión.

El clima cálido puede vivirse en la costa caribeña con temperaturas superiores a los 20°C (68°F). Entre los destinos MICE de esta zona se encuentran Cartagena y Santa Marta, que cuentan con playas tropicales junto con hoteles de lujo, salas de conferencias e instalaciones de ocio. Cali es otra ciudad cálida que carece de costa pero que impresiona por su cultura y su oferta de actividades.

Los que prefieran climas más templados deben considerar lugares como la ciudad de la eterna primavera, Medellín, o Pereira, en Armenia, y Manizales, en el Triángulo del Café. Estas también combinan la naturaleza con la comodidad y, sobre todo, con el café.

Por último, para un ambiente relativamente frío, la mejor opción es Bogotá, que se encuentra a 2.600 metros sobre el nivel del mar en la cordillera oriental de los Andes y tiene temperaturas que suelen rondar los 12 °C. De todos modos, aquí hay que estar preparado pues a veces puede hacer mucho sol y de repente empezar a llover a cántaros.

Perfil de las ciudades

Tus preferencias en cuanto a actividades de ocio también pueden influir en tu elección de dónde celebrar tu reunión. Debes acordar con tus empleados y asistentes qué tipo de actividades les interesa para su tiempo libre o para la construcción de equipos. Inmersión cultural, lujo, naturaleza, aventura o relax… Colombia tiene un lugar para cada uno.

Metropolis culturales

¿Te interesa la cultura? Si quieres experimentar el arte, la historia, la arquitectura, la música, la inmersión lingüística, etc. Bogotá es el destino perfecto. No es sólo la capital, sino el centro cultural de Colombia e incluso se le conoce como la Atenas sudamericana. Los museos abundan y los espectáculos musicales y artísticos gratuitos son habituales. La oferta de eventos privados y lujosos es muy variada. También el español hablado por los locales suele ser de los más fáciles de entender, por lo que es perfecto para practicar el idioma.

Playas

¿Quieres tener un día de relajación junto al mar? Cartagena es tu opción. La “ciudad heroica” es un destino popular tanto para colombianos como para extranjeros. Su principal atractivo es la ciudad amurallada, una zona de estilo colonial clásico, y la fortaleza de San Felipe. Sin embargo, grandes cadenas hoteleras se han establecido en la costa caribeña y ofrecen la mejor experiencia de descanso con todas las comodidades imaginables. También conviene considerar la opción de visitar las lujosas islas del Rosario.

Baile y gastronomía

Para desarrollar las habilidades motrices y sociales de su equipo, Cali les espera. La capital mundial de la salsa es una ciudad cálida y vibrante, con una intensa vida nocturna y gente muy amable. Hay escuelas de baile de salsa en cada esquina dispuestas a enseñar hasta al más calmado a moverse con soltura y disfrutar al ritmo de este baile tropical. La gastronomía también es un punto fuerte, pues la cocina del Pacífico colombiano está a otro nivel.

Innovación y Tecnología

Si lo que te atrae es la tecnología, puedes elegir Medellín. Esta ciudad primaveral es el centro de innovación del país y su infraestructura de transportes supera a la de Bogotá y las demás grandes ciudades. Los museos y centros científicos interactivos son muy recomendables, así como las atracciones naturales como el Parque Arvi y el Jardín Botánico.

Encuentro con la naturaleza

¿Buscas conectar con la naturaleza? El Triángulo del Café es la mejor zona para alejarse de la “civilización” y conectar con la naturaleza. Celebrar su reunión en un ambiente verde puede generar efectos positivos, ya que permite la plena concentración y la creatividad. Manizales, Pereira y Armenia son ciudades privilegiadas pues cuentan con una moderna infraestructura para el turismo de negocios conservando la magia y biodiversidad de la cordillera de los Andes.

Aventura

Tal vez te interese la aventura. En ese caso, Yopal es la opción adecuada. Esta ciudad llanera aún está por ser descubierta por el turismo internacional, y tiene un gran potencial. El ser una ciudad pequeña y tranquila no es obstáculo para desarrollar una buena infraestructura para el turismo de negocios. Y si alguna vez te has preguntado cómo vivían los vaqueros, aquí podrás descubrirlo. Compartir con los llaneros, ganaderos por tradición, y hacer un safari por las llanuras son actividades ciertamente atractivas.

2. Logística de las reuniones en Colombia

Decidido el destino, es momento de pensar en la logística del encuentro. Este paso incluye:

• La ubicación del hotel y el lugar del encuentro
• Opciones de transporte para todos los lugares
• Servicio de catering y audiovisuales
• Entre otros

En la mayoría de las ciudades los mejores hoteles están cerca de los principales salones o centros de convenciones, si no cuentan ya con estos espacios. Hablamos de distancias a pie o de trayectos cortos en coche.

En cuanto al transporte, la velocidad media del coche es aceptable en la mayoría de las ciudades y las distancias son más bien cortas, excepto en Bogotá. Allí el tráfico es tan abundante y las distancias tan largas que llegar a cualquier sitio lleva por lo menos una hora. En cualquier caso, el transporte privado es recomendado.

La organización de los servicios necesarios para la reunión puede ser fácil o tediosa dependiendo de la oferta del lugar. Generalmente, todas las salas de reuniones de los hoteles o centros de convenciones incluyen medios audiovisuales y catering, pero si se trata de lugares no convencionales, la situación puede ser diferente. Los servicios adicionales, como el soporte bilingüe (en Colombia se habla poco inglés) o los profesionales de la organización de eventos, suelen ser proporcionados por empresas especializadas.

Por último, presta atención a la cultura e infraestructura locales y a sus repercusiones en la logística de tu reunión. Es bueno planificar con bastante antelación y contar con tiempo de reserva y un plan b en caso de imprevistos. Los horarios pueden cambiar y los servicios pueden ser cancelados con poco tiempo de antelación. Para estancias más largas, es aconsejable considerar un seguro para todos los asistentes.

Colombia-MICE forma parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Nos especializamos en viajes corporativos y en todos los servicios relacionados con Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones.

3. Socios de negocios locales en Colombia

Todos los aspectos mencionados anteriormente requieren una gestión exhaustiva de la planificación y la logística. Esto puede ser complicado y requerir mucho tiempo. Por ello, contratar a un profesional en viajes de negocios que entienda sus necesidades y organice el evento perfecto para usted parece una opción razonable.

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En este blog, encontrarás una panorámica de la situación de Colombia dentro de la industria del turismo de negocios, específicamente en el segmento MICE y por qué deberías elegirlo como destino para tu próxima reunión, congreso o viaje de incentivo.

Primero, ¿qué es un viaje de negocios?

En caso de que este concepto te resulte confuso, te ofrecemos una definición rápida: es un viaje realizado, no por ocio, sino por motivos de trabajo o de negocios. Tus desplazamientos diarios al trabajo no entran en esta categoría, pero sí lo hace viajar a una playa tropical con tus compañeros de trabajo para reforzar los lazos como equipo. Puedes encontrar más información sobre sus características, motivaciones, industria, problemas y soluciones en nuestro artículo: ¿Qué son los viajes de negocios?

Colombia MICE, ¿Cómo se encuentra el país?

Ahora, varios países son aptos para ser el destino de su evento de negocios, pero nosotros nos centraremos en Colombia. Y es que, a pesar de no estar en el panorama de las empresas internacionales, este país sudamericano tiene mucho que ofrecer; y el mercado global se está dando cuenta de eso.

Cada vez son más las personas que viajan a Colombia por motivos de ocio y de negocios. De hecho, el número de extranjeros con fines de negocios ha aumentado un 30% desde 2012.

En los últimos 2 años, el principal motivo de viaje de los huéspedes de los hoteles colombianos ha sido el de negocios, que representó el 45% frente a otros motivos como el ocio, las convenciones y la salud.

https://www.mincit.gov.co/getattachment/estudios-economicos/estadisticas-e-informes/informes-de-turismo/2019/diciembre/oee-turismo-enero-diciembre-12-03-2020-29abr2020.pdf.aspx

Otro indicador importante del progreso de Colombia en el segmento MICE son los gastos de los viajeros. Estos han aumentado un 28% desde 2016, alcanzando ya un promedio de 480 USD diarios en una estadía de 3,5 días.

Colombia en el ranking global de ICCA

Colombia fue el cuarto país latinoamericano que más reuniones internacionales acogió en 2019, según la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA). El año pasado se realizaron un total de 154 eventos.

Es más, Colombia también se situó entre los 30 primeros países del ranking mundial de la ICCA, concretamente en el puesto 29; superando a países como Irlanda, Rusia, Sudáfrica, Hong Kong y Emiratos Árabes Unidos.

¿Y ahora qué?

En el ámbito del turismo MICE en América Latina, destaca un evento que incluso ha sido reconocido por ICCA como una feria de referencia en la región. Se trata de la Exposición Mundial de Reuniones e Incentivos de América Latina y el Caribe. En la que participan la mayoría de los países del continente, FIEXPO América Latina https://www.fiexpolatinamerica.com/es el lugar idóneo para la formación, la creación de redes y la promoción del desarrollo del turismo de negocios en la región.

Según Procolombia, la nación busca ser líder en turismo MICE en América Latina para el año 2027. Como primera medida para ello, Colombia será sede de FIEXPO en noviembre de 2020 (Cartagena), 2021 (Medellín) y 2022 (Bogotá). Esto no es poca cosa y es una prueba de la confianza que los organizadores de eventos internacionales tienen en Colombia para acoger eventos de tal envergadura. Con toda seguridad, esto hará que el país entre en el radar mundial de los destinos MICE.

Por último, Cartagena acogerá el próximo año el Congreso Mundial de la ICCA.

Esta región tropical ha hecho grandes progresos en este ámbito y cuenta con un gran potencial para atraer y desarrollar el turismo de negocios.

¿Qué ha contribuido al desarrollo del segmento MICE en Colombia?

A continuación, cubriremos algunos puntos acerca de las cosas que han ayudado a mejorar el crecimiento del turismo de negocios en Colombia.

Una mejor percepción de seguridad

Tras la firma del Acuerdo de Paz entre el gobierno colombiano y las FARC, el país ha mejorado su reputación entre los viajeros internacionales y muchas regiones son ahora más seguras para visitar.

Mayor conectividad aérea e infraestructuras

Más aerolíneas en el país, renovación del aeropuerto El Dorado (Bogotá), y más conexiones nacionales.

Mejor calidad de las infraestructuras gracias a una mayor inversión

Más y mejores hoteles. Algunos hoteles de lujo se han especializado en el turismo de negocios y, por tanto, cuentan con instalaciones idóneas. Los viajeros internacionales encuentran en las principales ciudades colombianas un estándar de alta calidad en hoteles y locales.

Financiación por parte de las Cámaras de Comercio y Bureaus locales.

La creación de burós de convenciones en las principales ciudades ha contribuido a la promoción de instituciones nacionales como ProColombia, cuyo objetivo es atraer más reuniones y eventos al país.

¿Por qué elegir Colombia como destino MICE?

Además de lo mencionado acerca de la competitividad de Colombia, hay una gran razón: la diversidad. Pero aquí hay una explicación más profunda.

Colombia es diversa en diferentes aspectos.

Condiciones geográficas

Su situación privilegiada como puerta de entrada a Sudamérica otorga a Colombia muchas ventajas. En primer lugar, posee costas tanto en el Mar Caribe como en el Océano Pacífico. La cordillera de los Andes se divide en 3 cadenas en el sur del país, separando el territorio en 5 regiones naturales. La sexta región está formada por las islas del Caribe.

Debido a la topografía, es posible encontrar los 5 pisos térmicos, que son diversas condiciones climáticas que varían según la altitud de la zona. Cuanto más bajo es el lugar, más calor hace, y viceversa. De ahí que se vean playas tropicales y ciudades templadas en las laderas de las montañas, así como páramos y glaciares.

En las principales ciudades, las temperaturas oscilan entre los 10 °C y los 30 °C, de nuevo, en función de la altitud. Sin embargo, al tratarse de un país tropical, Colombia no tiene estaciones y se puede disfrutar de un clima prácticamente estable durante todo el año.

Biodiversidad

Uno de los aspectos que atraen a miles de viajeros al país cada año es su biodiversidad. Colombia es uno de los 12 países más diversos de nuestro planeta gracias a su privilegiada ubicación geográfica, su diversidad climática, su riqueza natural, su flora y fauna y sus hermosos ecosistemas.

Colombia es el país líder en número de aves, orquídeas, anfibios, mariposas y demás especies. Esto destaca principalmente para los amantes de la naturaleza, pero sigue siendo un atractivo para todos los viajeros, ya que los paisajes son impresionantes.

Todas estas ventajas hacen que el país ofrezca todo tipo de destinos turísticos que satisfacen los deseos de los visitantes de vivir experiencias inolvidables.

Estas son algunas de las posibilidades en materia de biodiversidad:

• Parques naturales para el ecoturismo.
• Las reservas naturales que reúnen lo mejor de la diversidad del país.
• Paisajes naturales como selvas, llanuras y desiertos para explorar.
• Jardines, acuarios y zoológicos en diferentes ciudades.
• Safaris y viajes “vaqueros” (territorio del Orinoco).
• Hermosas playas para descansar y relajarse. Ríos, cascadas, lagos y lagunas.
• Actividades de turismo natural y de aventura para viajes de incentivo como avistamiento de ballenas, observación de aves, deportes acuáticos, pesca, paseos a caballo, visitas a cuevas y mucho más

Una gran cultura por descibrir

La distribución natural del territorio en regiones geográficas ha influido enormemente en la cultura de los colombianos. Por eso, visitar el país es como visitar 6 naciones diferentes, cada una con comportamientos, dialectos, gastronomía y tradiciones únicas. Pero un aspecto que se cumple en todos es su amabilidad y hospitalidad. No hay turista que se vaya con amargura.

La cantidad de festivales y manifestaciones culturales, junto con la alegría de los lugareños, son el terreno perfecto para realizar eventos culturales y deportivos.

Un claro ejemplo es el Carnaval de Barranquilla, considerado como la fiesta folclórica y cultural más importante de Colombia, que celebra la historia del país, la diversidad étnica, el regocijo, la danza, la música y la tradición.

Otro gran ejemplo es el Festival Internacional de Música de Cartagena, que reúne a músicos de talla mundial, aprendices y grandes audiencias. Además, hay muchas personalidades colombianas reconocidas internacionalmente por sus aportaciones a la literatura, la música, el arte, la danza y el deporte.

Ejemplos de las manifestaciones culturales de Colombia:

• Hay unos 10 dialectos diferentes y cerca de 65 lenguas nativas en el país.
• Más de 4.030 ferias, festivales, carnavales y eventos en diferentes partes del país resaltan las peculiaridades de la cultura colombiana cada año.
• Cientos de bibliotecas y librerías de todos los tamaños.
• Numerosos monumentos que se consideran joyas arquitectónicas.
• Plazas y palacios emblemáticos.
• Mercados de pulgas en las principales ciudades donde se puede comprar artesanía.
• Exposiciones de arte, eventos de danza y música.
• Barrios históricos en las grandes ciudades que invitan a pasear y admirar la variedad de fachadas.

Gran oferta gastronómica en Colombia

El país tiene una rica tradición gastronómica y cuenta con una gran variedad de platos típicos. Además, gracias a su gran variedad, cuenta con miles de restaurantes reconocidos que ofrecen los mejores platos de la cocina internacional y, por supuesto, la cocina típica colombiana.

Los platos más emblemáticos son la bandeja paisa , el sancocho , el ajiaco , las empanadas , las arepas , el cocido boyacense , la posta cartagenera y muchos otros.

Estas son sólo algunas de las opciones que ofrece Colombia en el campo de la gastronomía:

• Ferias locales e internacionales dedicadas a todo tipo de alimentos, como el Wine & Food Festival o el Congreso Gastronómico de Popayán.
• Restaurantes internacionales en las zonas más lujosas de cada ciudad.
• Restaurantes con platos típicos de cada región.
• Restaurantes de comida rápida tradicional y puestos de comida en las calles principales.
• Bares con todo tipo de bebidas y preparaciones.
• Plazas de mercado donde se puede disfrutar de la comida típica y de una gran variedad de frutas, verduras y otros ingredientes.
• Restaurantes que sirven deliciosos desayunos colombianos las 24 horas del día.
• Cafeterías con una amplia gama de café colombiano y pequeños aperitivos.
• Barrios históricos donde se pueden hacer recorridos para conocer la gastronomía local.
• Pueblos con todo tipo de recorridos gastronómicos.
• Varias bodegas, cavas y viñedos.
• Actividades como la cata de café.

El deporte en Colombia

El deporte juega un papel fundamental en Colombia y forma parte de su cultura. Actualmente, dos deportes son los más representativos, el fútbol y el ciclismo. Principalmente por los talentosos atletas que tienen un excelente desempeño en competencias nacionales e internacionales de todo tipo.

Pero también hay una variedad de otros deportes que se practican en este país, tanto por profesionales como por principiantes. Los principales son el béisbol, el tenis, el golf, el patinaje sobre hielo y la natación, pero también los deportes extremos como el motocross.

El tejo, propio del país y de su cultura, en el que se gana provocando pequeñas explosiones.

Estas son algunas de las oportunidades que ofrece Colombia en el ámbito deportivo:

• Canchas de fútbol, baloncesto, tenis y otros deportes en la mayoría de las ciudades, así como grandes clubes deportivos y hoteles con infraestructura deportiva.
• Estadios deportivos para competiciones.
• Piscinas cubiertas y al aire libre de diferentes tamaños según la ubicación.
• Centros deportivos.
• Pistas de bolos para profesionales y principiantes.
• Diversos destinos para practicar deportes extremos como parapente, rafting, senderismo, buceo, ciclismo (de pista y de montaña), surf, barranquismo, espeleología y otros.
• Campos de golf con diferente número de hoyos según sus necesidades.
• Millones de instalaciones como gimnasios para fortalecer la condición física.

Fauna y flora

Por algo Colombia es considerado el segundo país con mayor biodiversidad del mundo. Líder en número de aves, orquídeas, anfibios, mariposas y otras especies; este país nunca se aburre. Esto es, por supuesto, una atracción para los amantes de la naturaleza especialmente, pero también para cualquier viajero, ya que sus paisajes son impresionantes.

Incentivos – Experiencias

El trabajo en equipo es mejor cuando el entorno es inspirador. En Colombia, tienes muchas opciones para organizar el viaje de incentivo perfecto según tus necesidades. Aquí es posible vivir experiencias incomparables que van más allá de la imaginación. Cultura, naturaleza, bienestar, lujo y más, este país lo tiene todo.

Infraestructura y conectividad

Colombia cuenta con una infraestructura avanzada, acorde con los estándares internacionales, para acoger eventos de alto nivel. El país cuenta con unos 27 centros de convenciones y 455 hoteles con salas de eventos, aunque su oferta de recintos poco tradicionales crece cada día más.

Además, sus buenas conexiones aéreas internacionales y nacionales permiten a los extranjeros llegar con facilidad a las principales regiones del país.

Tipos de actividades de ocio en Colombia

Si no sabes dónde y cómo pasar tu tiempo libre, en este país hay alternativas para todos los gustos y presupuestos.

Estas son algunas de las opciones de entretenimiento que ofrece Colombia:

• Una agenda con cientos de eventos como conciertos y obras de teatro cada mes.
• Todo tipo de bares y discotecas con diferentes ambientes y estilos de música.
• Centros comerciales con cientos de tiendas con las mejores marcas locales e internacionales.
• Zonas famosas con diferentes entidades económicas.
• Zonas de bienestar y relajación en sectores específicos.
• Cines y centros de ocio audiovisual.
• Casinos.
• Cursos de estudio y exprés de pintura, cerámica, cocina y otras áreas de interés.

Infinidad de destinos en Colombia

No es un secreto que Colombia es una gran alternativa para los viajes de incentivo, ya que hay un destino perfecto para todos. El país cuenta con una mágica variedad de ciudades modernas, paisajes y lugares increíbles donde podrás encontrar todo tipo de actividades que harán de tu visita una experiencia inolvidable.

Estas son algunas de las opciones que ofrece Colombia en cuanto a destinos turísticos en general:

• Grandes ciudades con todo tipo de infraestructura.
• Hoteles internacionales y locales con las mejores opciones de lujo y descanso.
• Pintorescas ciudades históricas.
• Playas y pequeñas islas.
• Espacios y reservas naturales.
• Haciendas, fincas y otras opciones únicas de Airbnb.
• Zonas internacionales y comerciales en las principales ciudades.

Destinos MICE en Colombia

Estos son los principales destinos MICE en Colombia.

Bogotá

Bogotá es la capital de Colombia. Por ello es considerada el centro económico y político del país. Se encuentra a 2.600 m sobre el nivel del mar en la Cordillera Oriental, siendo la capital del departamento de Cundinamarca. Junto con Medellín y Cali, Bogotá forma el Triángulo de Oro; la región más desarrollada de Colombia y receptora de las mayores inversiones.

Alcanzó la novena posición en el ranking de ICCA Latinoamérica y Norteamérica de número de reuniones por ciudad, con 53 reuniones en 2019.

Aprende más en nuestra página de Bogotá

Medellín

Medellín es la capital del departamento de Antioquia. Enclavada en los Andes centrales, esta ciudad se caracteriza por ser el centro de innovación del país gracias a su moderna infraestructura. Su clima templado hace que los colombianos la llamen la ciudad de la eterna primavera.

Alcanzó la 18ª posición en el ranking de ICCA Latinoamérica y Norteamérica de número de reuniones por ciudad, con 34 reuniones en 2019.

Aprende más en nuestra página de Medellin

Cali

Cali, o Santiago de Cali, es la capital del departamento del Valle del Cauca y se asienta en el valle entre los Andes occidentales y centrales.

Alcanza el puesto 98 en el ranking ICCA de Latinoamérica y Norteamérica en número de reuniones por ciudad, con 5 reuniones en 2019.

Obtenga más información en nuestra página de Cali

Cartagena

Cartagena es la capital del departamento de Bolívar, en la costa caribeña colombiana. Es una de las ciudades más importantes de Colombia en materia de turismo, pues ofrece una conjunción de historia y modernidad justo al lado del Mar Caribe. Su casco antiguo colonial y la ciudad amurallada contrastan con sus modernos barrios que albergan grandes cadenas hoteleras de lujo.

Alcanzó la 12ª posición en el ranking ICCA Latinoamérica y Norteamérica en número de reuniones por ciudad, con 42 reuniones en 2019.

Visita nuestra página de Cartagena para más información

Eje Cafetero:

Esta región es la mayor productora de café de todo el país y tiene una cultura única.

Pereira

Esta ciudad asentada en el centro de los Andes es la capital del departamento de Risaralda.

Pereira cuenta con 46 espacios para reuniones y eventos con capacidad para acoger a 12.500 personas en total y dispone de más de 2.190 habitaciones de hotel con 3.400 camas.

Conozca más en nuestra página de Pereira

Manizales

Manizales es la ciudad más grande de la región de los Andes centrales y la capital del departamento de Caldas. Es conocida como la ciudad de las puertas abiertas por la calidez de su gente.

Dispone de 45 salas de conferencias con capacidad para más de 9.600 personas en total y 186 alojamientos con 2.800 habitaciones.

Conozca más en nuestra página de Manizales

Armenia

Armenia es la capital del departamento del Quindío, el más pequeño de Colombia.

Cuenta con 1 centro de convenciones que puede albergar a más de 1.500 personas y 7 hoteles aptos para reuniones y eventos con unas 600 habitaciones en total para alojamiento.

Más información en nuestra página de Armenia

Ciudad emergente: Yopal

Yopal es la capital del departamento de Casanare situado en la región de los Llanos Orientales. Esta región perteneciente a la cuenca del río Orinoco se extiende hasta tierras venezolanas y es reconocida por sus extensas llanuras que albergan un tipo de safari único.

Aunque es más apreciada para los viajes de incentivo, Yopal también viene desarrollando una excelente infraestructura para el turismo de negocios.

Visita nuestra página de Yopal para más información

Esperamos haber despertado tu curiosidad sobre Colombia como destino de viajes MICE.

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Colombia-MICE forma parte del Grupo Pelecanus Travel. Estamos ubicados en Bogotá, Colombia. Nos especializamos en viajes corporativos y en todos los servicios relacionados con Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones.

Cuando piensas en la palabra “turismo”, probablemente imagines una playa paradisíaca llena de gente sin más obligaciones que surfear o tomar el sol, ¿verdad? Pero, ¿cómo es posible que alguien sea un turista y a la vez asista a una reunión de negocios? Bueno, para muchos esto no es más que un viaje de trabajo.

Repasaremos la definición de viaje de negocios, que los motiva, algunos problemas que pueden representar en las empresas y, por supuesto, su solución.

¿Qué es un viaje de negocios?

Resumiendo, un viaje de negocios es un viaje realizado por motivos de trabajo. Un tipo de turismo profundamente relacionado con el comercio internacional y que se hace más común con el paso del tiempo. Implica salir del área de trabajo y pasar una noche, independientemente de la frecuencia de los viajes o de la distancia recorrida.

Aquellos que viajan por trabajo seon conocidos como turistas de negocios o viajeros de negocios. Desde directores y empleados hasta miembros de organismos gubernamentales o de organizaciones sin ánimo de lucro.

Aunque este concepto -también conocido como viaje corporativo- pueda sonar poco familiar, los viajes de negocios son de hecho una gran industria.

• ¡En 2018 aportó 1,23 billones de dólares estadounidenses a la economía mundial!
• El 13% de los viajes internacionales se realizan con fines empresariales y profesionales – según el informe The International Tourism Highlights de la Organización Mundial del Turismo, y se espera que esta cifra aumente en los próximos años.
• Se espera que esta cifra aumente.

Además, es sabido que los que viajan por negocios tienen mayores exigencias que los viajeros de ocio y, por lo tanto, gastan más dinero. El gasto global en viajes de negocios llegó a 1,283 billones de dólares estadounidenses el año pasado; un incremento del 53% en una década (en 2009 fue de 839 dólares). Es notable que este tipo de turismo es bastante importante.

Otras características son:

• Generalmente, los viajes por negocios se llevan a cabo en baja temporada, convirtiéndose en una fuente de ingresos prolongada para los que viven del turismo.
• Aparte de la infraestructura dedicada al turismo de ocio, el turismo de negocios utiliza sus propias instalaciones: centros de convenciones y escenarios de eventos multipropósitos.
• A los viajeros por negocios se les asigna los lugares a los cuales ir, pero eso no quiere decir que no puedan disfrutarlos también.
• Hay bastantes aerolíneas y hoteles especializados en la atención a turistas de negocios.
• El turismo de negocios es el tipo de turismo que prevalece en muchas zonas urbanas, contribuyendo con la economía local.

Razones de los viajes de negocios

Estas son las principales razones por las que las compañías hacen viajes de negocios:

• Reuniones con proveedores y clientes para conocerlos mejor o cerrar un negocio
• Redes de contactos. Crear nuevas relaciones laborales y expandir contactos.
• Auditoria a fábricas o sedes en otros países o ciudades.
• Promocionar productos y servicios o poner a prueba nuevos.
• Participar en eventos y reuniones de la industria para mantenerse al tanto de las tendencias y dar a conocer la marca.
• Viaje de incentivos. Viajes de negocios para motivar a los empleados e incentivar el trabajo en equipo.

Puedes incluir cualquier actividad en otra ciudad o país que se te ocurra que traiga beneficios para tu compañía.

Turismo MICE

MICE es un acrónimo que agrupa las 4 categorías principales del turismo por negocios. Original del inglés, cada letra significa: Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions. Pero, ¿qué significa exactamente?

Reuniones

En este caso, hablamos de una reunión con fines de negocios. Pueden ser agendadas de acuerdo a necesidades o situaciones específicas, o de acuerdo a una programación regular (anual o mensual). Sea juntas del consejo, juntas de accionistas, reunión de gerencia, reunión de planeación de estrategias, etc.

A pesar de que la tecnología ofrece alternativas razonables para dichas reuniones, muchos empresarios optan por viajar y conocer a sus asociados en persona.

Incentivos

Un incentivo es un beneficio laboral con el objetivo de motivar a los empleados por medio de viajes para compartir tiempo y realizar actividades de formación de equipo. Usualmente se da por buen desempeño laboral y los gastos son cubiertos por la compañía.

Un viaje de incentivos puede ser independiente o estar incluido en un programa con otras actividades enfocadas a los negocios; desde un viaje de un día a un retiro en un resort.

Los viajes de incentivos son esenciales para construir una cultura corporativa y los empresarios han empezado a notarlo. Una encuesta de la fundación Incentive Research en 2018 reportó que el 54% de los compradores incremento el presupuesto para incentivos a un aproximado de 4.000 dólares por persona. Así como para las actividades en programas de viajes de incentivos. El turismo de bienestar es uno de los preferidos

Conferencias (convenciones y congresos)

Las conferencias, convenciones y congresos son grandes encuentros para discutir, resolver problemas e intercambiar información del medio.

Equipos especializados se encargan de planear y ejecutar estos eventos. Debido a esto y a la importancia de estos en el mundo empresarial, se creó la Asociación Internacional de Organizadores Profesionales de Congresos – IAPCO, buscando elevar los estándares del servicio en la industria de los eventos.

Estos 3 términos pueden ser usados indistintamente o dependiendo del número de asistentes. Los eventos más grandes son llamados congresos en lugar de conferencias, por ejemplo. El tipo de congreso más representativo pueden ser los encuentros anuales de asociaciones industriales.

Exposiciones (Eventos)

Las exposiciones son eventos en los que se exhiben productos o servicios a una audiencia; ya sea el público general o un grupo empresarial especifico. Además, pueden ser organizadas por un grupo de compañías o una sola y también requieren una planeación, coordinación y facilidades apropiadas.

Dificultades de los viajes de negocios

Ahora que conoces lo que el turismo empresarial implica, es momento de conocer algunos inconvenientes o dificultades que se pueden presentar.

Costos

Como lo mencionamos, los viajes de negocios demandan servicios de mayor calidad que los viajes de ocio y, por lo tanto, pueden significar mayores costos para la compañía.

Es por esto que las empresas buscan las opciones más asequibles de transporte, estadía, y centros de reuniones. Encontrar el mejor costo a un precio razonable en el extranjero puede ser muy complicado.

Planeación

Organizar un evento puede llegar a ser complejo, especialmente cuando se trabaja con grandes grupos. La compañía debe considerar:

• La fecha del evento (Temporada alta o baja)
• Cantidad y tipo de asistentes
• Localización e infraestructura
• Medios de transporte: por aire o tierra.
• Instalaciones del hotel
• Instalaciones del centro de convenciones
• Distancias entre los distintos lugares: hotel, aeropuerto, centros de convenciones, etc.
• Duración de las conferencias, reuniones, etc.
• Qué porcentaje de los gastos va a cubrir
• Detalles extra

Entonces, esto es demasiado para una sola persona. Aún más si esta tiene varias otras funciones aparte de planear el viaje. De ser posible, es mejor dedicar un comité a la logística de planeación del evento. Un poco complicado ¿no crees?

Seguir el itinerario

Incluso con un itinerario perfecto y habiéndolo compartido con cada empleado las cosas se pueden salir de control. ¿Cómo garantizar que cada persona siga la planeación al pie de la letra mientras planeas tus presentaciones? Se debe disponer de alguien cuya única labor sea asegurar que el itinerario se cumpla, y que pueda solucionar cualquier imprevisto en caso de que se presente.

Entonces: ¿cómo solucionar esto?

Solución: Agencias de turismo corporativo

La mejor manera de gestionar tu viaje de negocios es confiando en una agencia especializada.

Las agencias de turismo corporativo – o agencias de viajes MICE pueden encargarse de la logística para llevar a cabo el evento perfecto. Para que estés seguro o segura de contratar una agencia, te dejo con algunos de los beneficios:

• Estas agencias son experimentadas en la industria del turismo y conocen las últimas tendencias en viajes de negocios.
• Las agencias saben cómo optimizar costos sin perjudicar la calidad. Por lo general tienen convenios con aerolíneas, hoteles, y centros de negocios, lo que puede ayudarte a ahorrar más de lo que esperas.
• Conocen la mejor opción de alojamiento, eventos y lugares de entretención.
• Las agencias hacen todo el trabajo por ti: desde escoger lugares y agendar vuelos y hoteles hasta negociar con proveedores, organizar itinerarios y coordinar la logística. Te ahorraran tiempo y esfuerzo.
• Gracias a su servicio al cliente personalizado, puedes obtener el viaje perfecto que cumpla con todas tus necesidades.
• Las agencias de viajes MICE cuentan con software especializados en gestionar costos, proveedores, horarios.
• Lo mejor de todo es que todos tus empleados van a estar más que satisfechos si organizas tu viaje con una agencia.

Esperamos haber solucionado todas tus dudas acerca de los viajes de negocios. Comparte en los comentarios cualquier pregunta que tengas.

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Sin importar el tipo de industria al que vaya dirigido tu evento, o si se trata una pequeña reunión de no más de 12 personas o una gran conferencia de nivel mundial, ¡la organización de tu evento es lo más importante! No hay ni una sola clase de evento que no requiera de una ardua planificación y organización detallada.

Desde el establecer los objetivos del evento, el organizar un presupuesto ideal hasta la promoción del mismo evento, hay un número infinito de componentes que se deben considerar, desde el principio, para que el resultado final sea el deseado tanto para los organizadores como para los asistentes.

Sin embargo, no siempre es fácil encontrar la manera perfecta de lograr que el evento alcance el éxito esperado, es por eso que a continuación te traemos una guía para que conozcas la mejor manera de organizara tu evento.

¿Cuál es la mejor manera organizar un evento?

Para lograr que tu evento sea el mejor y que puedas cumplir con todos los objetivos que tienes en mente para ti y para tu empresa o compañía, debes tener muy claro cuáles son esos pasos a seguir para lograrlo.

Es por esto que a continuación te presentamos un listado con las diferentes etapas y opciones que es necesario tener en cuenta al momento de planificar una reunión, evento o congreso.

Antes de poner en marcha tu evento: Define las metas y los objetivos

La etapa previa al desarrollo y la logística del evento es muy importante, ya que este es el punto de partida para planear el evento y así visualizar lo que se quiere conseguir y la manera adecuada de conseguirlo.

Para comenzar, lo primero que la empresa o el organizador del evento deben cuestionarse es: ¿Cuál es el objetivo final del evento? Para esto, como en toda estrategia de marketing es necesario identificar los siguientes aspectos u objetivos:

• El motivo de la creación del evento
• El tipo de resultados (bien sean cualitativos o cuantitativos) que se espera conseguir
• La información, servicio o producto a transmitir y el para qué
• Quiénes hacen parte del publico objetivo y cuál es la mejor manera de llegar a este
• Si se cuenta con los recursos necesarios para organizar el evento (en caso de que esto represente un problema, buscar como adaptar el evento a los recursos que se poseen en el momento)

El listado anterior es solo la base de lo que realmente es la planeación de un evento. La motivación es fundamental porque es la razón por la cual el evento existirá y los objetivos son las razones por las cuales el evento tendrá éxito.

¿Cómo plantear los objetivos de un evento?

Los objetivos del evento pueden ser una de las partes más fáciles si estos están bien detallados. No solo haciendo suposiciones de sus resultados sino teniendo en claro cuál es la ruta para cumplirlos y así su desarrollo sea fluido y adecuado.

El primer paso para establecer los objetivos, es identificar el tipo de evento que se organizará.

Esto puede ser muy variado, porque debes tener presentes las diferentes opciones de eventos que existen, desde una reunión pequeña en un centro de convenciones hasta una gran conferencia con miles de asistentes o una feria de hasta 3 o 4 días de duración.

Ahora bien, para planificar los objetivos, después de identificar la tipología del evento, estos son los pasos que te ayudarán a definirlos:

• Ten claro que los objetivos deben ser lo más específicos posible, sin generalizar ni dejar ninguna parte pendiente.
• Los objetivos deben ser medibles. No importa si de forma cualitativa, cuantitativa o mixta. A pesar de que en algunos casos sea difícil medirlos, siempre habrá herramientas como encuestas de satisfacción (clientes, empleados, participantes) para analizar los resultados.
• Claro está, los objetivos deben traer un gran beneficio a todas las partes involucradas en la organización del evento, si estos objetivos solo se enfocan en un solo área, puede que el resultado no sea el esperado.
• Los objetivos deben centrarse en su contenido de manera formal, sin caer en el inconveniente de en temas informales como: el lugar, servicio de catering, decoración, entre otros.
• Los objetivos deben concretarse en su público y el tipo de acción que se desarrollara en el espacio como venta y compra de un producto, el adquirir conocimientos, una mejorar de la cohesión de un grupo de trabajo, etc.

Si los objetivos son correctamente definitivos, tienen una base sólida y el equipo organizador los tiene presentes en todas sus actividades, el evento será más fácil de desarrollar y se lograrán conseguir todas las metas de manera efectiva, además de evitar consecuencias o incidentes indeseados que puedan perjudicar la imagen de la empresa.

Antes de poner en marcha tu evento: Establece tu presupuesto

Un vez tu evento ya este idealizado, es necesario crear y establecer un presupuesto para realizarlo. Esto se considera como un paso esencial en la organización ya que así, se consigue aclarar otros aspectos.

No solo para llevar a cabo el plan sino también sirva para evitar sorpresas no deseadas o inconvenientes sobre la marcha (por ejemplo, falta de dinero para artículos promocionales o decoración del evento).

Entre las principales recomendaciones que te queremos dar, queremos hacer énfasis en seguir el proceso muy de cerca. Planificar con antelación cada etapa y su respectivo presupuesto, así como actualizar este a medida que van pasando las diferentes actividades.

Cabe resaltar que no existe un presupuesto fijo para los eventos, puesto que todo depende de quien lo organice, cuantos asistentes espera, el espacio reservado, el equipo que se quiera utilizar y todos los servicios contratados.

Eso sí, si lo que desea realmente es que el evento sea inolvidable, es bueno recordar que en algunas ocasiones es más importante que predomine la calidad antes que intentar ahorrar en algún sector que más adelante pueda afectar la imagen del evento y sus organizadores.

¿Cómo establecer el presupuesto de un evento?

En primer lugar, aún con ciertas cosas por organizar, es ideal que haya una estimación inicial de presupuesto que logre cubrir los primeros gastos y, si ya se tienen establecidos, los más importantes como el alquiler de el venue de celebración del evento, el equipo logístico, cualquier el material grafico (promoción del evento o herramientas tecnológicas), contratación de personal en cada área, servicio de catering, servicios de traslados, ponentes, etc.

Es mejor si haces un análisis de los precios de los diversos tipos de productos o servicios ofertados por empresas en el área para así tener mayor variedad de opciones para que puedas adaptar y comprender mejor cómo se distribuirá tu presupuesto.

A medida que vayas pasando de etapas, recuerda actualizar y revisar el presupuesto pues no habrá duda en que las líneas de pedido cambiarán. Para esto recuerda mantener siempre presente el presupuesto y para evitar el excederse, se puede permitir hacer ajuste (sin buscar que haya una mayor inversión).

Finalmente, es aconsejable que dentro del presupuesto haya una parte separada para emergencias por si surge algún tipo de inconveniente con el que no se contara o que fuera impredecible.

El elegir el destino y el horario del evento

¿Ya están decididos los primeros pasos del evento? Ahora es tiempo de materializar las ideas y el primer paso es elegir el lugar (país, ciudad), venue (centro de eventos, hoteles) y hora del evento.

Esto puede parecer una de las cosas más sencillas pero detrás hay varios aspectos que se deben considerar porque así el evento sea el mejor, si se realiza en mal momento puede que pase desapercibido.

Entre estos aspectos se puede encontrar:

• Piensa bien la fecha, es ideal que esta no se cruce con ningún tipo de festividad pues se verá reflejado en el número de asistentes.
• Más allá del día exacto, se debe pensar en la época. Hay estudios que reflejan qué épocas del año suelen ser las mejores para realizar eventos, por ejemplo, los meses de preferencia suelen ser mayo, octubre, junio y noviembre (en ese orden específico).
• Dependiendo del destino y del sector en el que se encuentre el venue, para los asistentes será importante el costo de vuelos, desplazamientos y hoteles. De acuerdo al tipo de público, se debe pensar en el tipo de destino.
• La accesibilidad desde todos los medios (transporte privado, transporte público, a pie) debe tenerse presente para la comodidad de los asistentes, así como es ideal que haya espacios adecuados para personas con capacidades limitadas.
• Recuerda que la imagen de la marca es muy importante, por eso es ideal elegir un espacio en el que se tenga en común y se transmitan los valores de la organización.
• El aforo es fundamental, las dimensiones del espacio pueden hacer que un evento pase de cómodo a insoportable. Teniendo una proyección del número de participantes, se logrará encontrar el espacio con la capacidad deseada.
• Así mismo, otros aspectos como la iluminación, sonorización y espacios dentro de la sede del evento son claves para que este salga a la perfección. Hay que asegurar que el espacio cubra todas las necesidades.

Construir un equipo de eventos

Saber delegar es fundamental para llegar al éxito, no todo lo puede realizar una sola persona y siempre habrá alguien mejor preparado en cada área.

En el caso de un evento pequeño, puede que no se cuente con mucho personal para realizar todas las tareas, sin embargo, en eventos más grandes, siempre habrá algo pendiente por hacer que no puede salir mal y por esto es necesario contar con un buen y organizado equipo.

Puede que tu empresa ya tenga establecidos los roles en la gestión de actividades relacionadas con el evento, pero en caso de que esto no esté claro, es bueno designarlos. Teniendo siempre claro quien es el encargado principal o líder, todos los miembros del equipo deben informar cada etapa de su área a este para así asegurar que todos estén funcionado en armonía.

Algunos roles que deberían hacer parte del equipo

No sobrará jamás contar con profesionales con conocimientos en toda clase de sectores que puedan aportar al desarrollo optimo de un evento. Aún así, hay algunos roles que son infaltables como:

• Equipo de marketing
• Equipo de relaciones y comunicaciones
• Project manager
• Equipo de coordinación y logística
• Equipo de planificación
• Equipo de diseño
• Personal enfocado en registro y check-in
• PatrocinadoreS

Planificar un programa o agenda para el desarrollo del evento

¡Planifica la agenda desde el principio! No hay ninguna idea o actividad que sea lo suficientemente pequeña para dejarla pasar. Cuestiones como el destino, presupuesto, ponentes y actividades deben hacer parte del programa para que desde antes de poner el evento en marcha, hasta su etapa de desarrollo, no haya ningún inconveniente y todo se logre realizar en el tiempo establecido.

No es una obligaciones tener el programa listo desde el principio, mucho menos antes de hacer la promoción del evento y de contar con los participantes esperados, por eso se pueden realizar cambios de horario después de haber iniciado las etapas de comercialización y registro.

Eso sí, tanto los participantes como los asistentes querrán saber qué esperar del evento, y en qué momento, por lo que es mejor tener la posibilidad de ofrecerles el cronograma básico (que sea confirmado) con antelación.

Promocionar y desarrollar la marca del evento

¿Quieres que tu evento sea altamente reconocido y tenga un gran numero de asistentes? Para esto, como cualquier otro evento, debe ser promovido de alguna forma.

En algunas ocasiones, los organizadores dan por hecho que si se realiza un buen evento, los asistentes volverán naturalmente. Esto es cierto, una experiencia positiva influirá en si los participantes vuelven, sin embargo, los eventos siempre deben ser promocionados.

¿Cómo se puede promocionar un evento?

Son muchos los métodos actuales que existen para hacer la promoción de una marca y de sus eventos.

Preparar anuncios, convocar a los medios de comunicación, contactar con los patrocinadores y los ponentes son de gran ayuda para la promoción. Y las herramientas tecnológicas, además de económicas, tienen un alcance inimaginable, como las redes sociales que se pueden aprovechar al máximo.

Entre otras opciones se pueden encontrar:

• Realizar campañas a través del correo electrónico o campañas de mailing.
• Fija un calendario de comunicación con los participantes en el que se realicen publicaciones constantes .
• Aprovecha las herramientas de las redes sociales, desde los hashtags (relacionados con el evento) hasta el uso de historias o anuncios pagos.
• Envía recordatorios para incitar y recordar la inscripción al evento, fechas y horarios.
• Si tu presupuesto lo permite, da la posibilidad de realizar descuentos promocionales para quienes se inscriban primero.
• Crea campañas en las que se haga un llamado a la participación de las personas que podrían interesarse por el evento.
• Aprovecha la reputación de tu marca, si es reconocida, intenta que la marca sobresalga siempre.
• Así mismo, aprovecha el contar con buenos ponentes que sean reconocidos.
• Permitir que el público haga parte de la organización es muy llamativo, a través de fotos o videos del día a día y del montaje del evento logra humanizar a la marca.
• Haz un filtro e información, siempre promocionar la información más importante y relevante.
• Elabora videos o propagandas promocionales que puedan ser utilizadas en todos los medios.
• Haz atractivo el evento y explica en qué va a consistir y las razones por las cuales no se lo deben perder.
• Incita a los participantes y ponentes a promover el evento, a través de las campañas en redes.

Recuerda que para promocionar correctamente el evento, es muy importante tener en cuenta el tipo de este. Por ejemplo, si tu evento esta enfocado a adultos mayores, puede que las redes sociales no sean tan fuertes como lo serían en un evento para adultos jóvenes.

Contar con participantes externos a la empresa en el evento

Si lo que estás organizando es un evento grande o de carácter mundial, es bastante probable que busques involucrar a otros expertos de la industria. Con la ayuda de estos el evento será más reconocido e interesante para sus asistentes, por esto, luego de hacer una lista de los posibles aliados, se debe confirmar que se cuenta con la presencia de estos. Los ponentes, patrocinadores y expositores son las formas más comunes de añadir valor al evento.

Posibles participantes para la organización de el evento

El tipo de participante puede variar según el tipo de evento que se este desarrollando, por lo que en una etapa inicial es mejor tener en cuenta quién puede ser el aliado perfecto para aportar al evento.

Por ejemplo, entre los participantes más comunes se encuentran:

• Ponentes: Expertos en el tema que además de tener un sinfín de conocimientos, son muy buenos oradores.
• Patrocinadores: Busca patrocinadores que además de tener una buena reputación, tenga clientes en común con los que tu evento tiene. Estos ayudarán a impulsar el patrocinio del evento y reducir costos.
• Expositores: Si tu evento es una feria, los expositores son lo más importante pues son la razón principal por la que hay asistentes. Un expositor, además de hacer el rol de patrocinador impulsando a las personas a ir al evento, puede ser un gran aliado para promover las marcas involucradas y la información de la industria en común.

Aprovechar las herramientas tecnológicas

Hoy más que nunca la tecnología es una gran aliada para el desarrollo de un evento, tanto para los organizadores como para los asistentes. Hay varias actividades en las que estas herramientas pueden facilitar la vida.

Hay grandes diferencias entre cómo se puede hacer uso de la tecnológica en los eventos presenciales y en los eventos virtuales.

La tecnología en los eventos presenciales

Para los eventos presenciales, como ya has leído anteriormente, las herramientas tecnológicas pueden ser más que útiles para tanto para promover un evento como para desarrollarlo, por ejemplo, a través de software y tecnologías para tanto para el acceso al recinto (uso de códigos QR) como para la gestión de las actividades (cronogramas, conectar con el púbico, métricas, etc.).

La tecnología en los eventos virtuales

La tecnología es la responsable de que hoy se puedan realizar los eventos virtuales, lo que es un gran avance en la industria de los negocios.

Contar con plataformas para conectar miles de personas en diferentes lugares del mundo, promover la participación de todo tipo de expertos, hacer transmisiones tanto en tiempo real como el poder acceder a estas en cualquier horario, un ahorro significativo de costos, poder hacer un evento online que monetice y el promover en mayor mediad la sostenibilidad son las principales consecuencias y grandes atributos de esta metodología.

Realiza una medición del éxito del evento

¿Cómo medirás el éxito de tu evento? A pesar de que el evento haya terminado, el trabajo no termina y por eso elegir bien tus métricas es sinónimo de hacer un análisis perfecto del evento y encontrar la manera de que el siguiente sea aún mejor.

Algunas de las opciones más certeras para hacer un análisis en profundidad son:

• Un análisis arduo de los datos y analítica, buen sea la cantidad de boletos vendidos, los medios en los que hubo mayor participación, promedio de asistencia, número de clientes potenciales obtenidos, cantidad de servicios o productos vendidos, etc.
• En redes sociales contempla todo lo que se implementó antes y durante el evento. Evalúa el alcance de los hashtags, de las fotos y videos publicados, aumento de seguidores, impresiones en tu sitio web, etc.
• Analiza el comportamiento de los participantes, este punto es fundamental en el desarrollo del evento para así identificar sus necesidades.
• Mantén la mente abierta ante las criticas, el feedback siempre será un gran método para mejorar, una forma de conseguirlo, es a través de encuestas.
• Evita dejar cabos sueltos, revisa que todos los temas financieros estén resueltos correctamente, tanto con empleados como con servicios ajenos como el catering y logística.
• Ofrece material promocional a los asistentes para generar recordación o incluso, habilita espacios en los que se pueda compartir el material como grabaciones de ponentes.
• Comparte y potencia las paginas de opinión como blogs y buenos comentarios en tus medios para dar una imagen más positiva a la marca desde opiniones reales.
• Recuerda ser agradecido con todos los participantes, desde los expositores hasta los asistentes merecen un reconocimiento.

Dale un toque especial a tu evento

Hasta el momento, es probable que ya tengas todos los pasos para hacer que tu evento tenga éxito y que sea una experiencia gratificante para todos los involucrados. Sin embargo, hay un factor que muchas veces es ignorado por los organizadores de eventos y es el darle un plus de originalidad a su evento.

Además de mejorar la experiencia y crear un gran recuerdo de la marca en la memoria de los asistentes, el toque original puede ser una gran manera de que los asistentes salgan de la rutina y vean el evento con otros ojos.

Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su atención es la contratación de recursos humanos externos que estén en tendencia. Por ejemplo, contratar ponentes de prestigio, influenciadores en el área, personalidades reconocidas, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores. Asimismo, puedes contar con stands de marcas reconocidas en el destino que hagan la diferencia, por ejemplo, en el servicio de alimentos y bebidas.

¿Por qué es una buena idea organizar un evento empresarial?

Como ya te lo mencionamos, organizar un evento que sea exitoso y rentable no es una tarea fácil, pues son muchas las cosas que se deben considerar para lograrlo, así como es necesario tener en cuenta factores muy diversos más allá de los técnicos, como identificar las necesidades de para quién va dirigido el evento.

Sin embargo, el planificar una reunión o evento puede ser una gran herramienta para cualquier empresa, principalmente por ser utilizada como un método de comunicación estratégica. Es por esto que la

mayoría de las organizaciones, las compañías y las empresas tienen entre sus aspiraciones el celebrar uno o varios eventos anuales que reflejen la calidad de la marca.

Definitivamente son muchas las ventajas que puede traer la realización de un buen evento, por lo que a continuación te presentaremos las más relevantes en caso de que aún tengas dudas de si debes o no organizar tu evento.

Las ventajas de organizar un evento empresarial

Esta es una lista corta con las principales ventajas que puede traer para ti y tu empresa el realizar un evento.

Aumentar el reconocimiento de la organización y la confianza en la marca

Cualquier evento o reunión es un espacio que genera principalmente que haya una comunicación de forma muy eficaz pues te permitirán dar a conocer los servicios o productos de tu empresa directamente a tus clientes, o a los clientes potenciales, así como se pueden utilizar estos espacios para transmitir información sobre algún tema de interés y conectar una red de contactos. Además, si el evento es correctamente celebrado, se genera confianza entre quien lo organiza y sus asistentes.

Ideal para promocionar la empresa y potencializar negocios

Más allá del reconocimiento por parte de los clientes, otras empresas, proveedores y expertos del sector, el evento es uno de los pocos espacios en los que las empresas pueden promocionarse sin requerir de mucho, ya que no se necesita de una gran campaña publicitaria para darse a conocer.

Por otro lado, los eventos permiten hacer negocios de una manera más eficiente que en otras ocasiones, pues en ellos se da una cultura en la que todo se quiere lograr inmediatamente.

Fomentar las relaciones interpersonales de la empresa

El generar relaciones cara a cara, en medio de un mundo donde la tecnología predomina, es aún uno de los métodos más efectivos para conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales, así como para recordar o transmitir los valores de la marca a los clientes y así, lograr una mayor fidelización por parte de ellos.

En términos de relaciones interpersonales y contactos, los eventos y reuniones son grandes aliados para lograr hacer networking perfecto, ya que se logra conocer en personas y de una manera más directa tanto a los clientes como a otros profesionales y posibles aliados para el futuro.

Fomentar las relaciones internas y el ambiente laboral de la empresa

Un evento no solo mejora las relaciones de la compañía con el exterior, sino que también trae la posibilidad de mejorar las relaciones entre los organizadores y los empleados. Este tipo de momentos y espacios crean un buen clima de trabajo así como fortalecen el trabajo en equipo pues todos tienen el mismo objetivo, que el evento sea el mejor.

¿De qué manera un evento genera un buen clima laboral? En la mayoría de los eventos, se logra combinar el trabajo y el ocio en un entorno que, es distinto y más atractivo del que en promedio se labora, por lo que los empelados se motivan en gran medida y también se logra el fortalecer las relaciones que, a veces provocadas por la rutina, se descuidan.

Son verdaderamente pocas las actividades que pueden cumplen con ser efectivas para motivar a los empleados, así como el ayudarles a recuperar sus fuerzas, o a combatir el estrés.

Es un espacio ideal para incentivar los logros de la empresa y sus empleados

¿Cómo más un evento puede motivar a los organizadores y sus empleados? O ¿Hay alguna forma de que en un evento se reconozca el buen trabajo realizado por sus participantes según su sector? La respuesta es sencilla, un evento bien desarrollado puede lograrlo todo.

Durante todo evento o reunión (especialmente las reuniones o hasta en un viaje de incentivo), se puede abrir un espacio para recompensar el buen trabajo, alcanzar logros, superar retos o alcanzar objetivos por parte de una persona determinada o un equipo numeroso.

Una gran idea es contemplar que existe en estos espacios la opción de premiar a los empleados por conseguir sus logros, para esto hay un sinfín de posibilidades. Por ejemplo:

· Celebrar una cena o almuerzo enfocado en felicitar a quien lo merezca.

· En algún momento del cronograma del evento, habilitar un espacio para felicitar públicamente a un empleado.

· Algún tipo de fiesta o celebración puede ser muy favorable para reconocer, agradecer y festejar.

Son una forma más entretenida de hacer negocios

A diferencia de lo que la mayoría de personas pueden suponer, asistir a un evento especifico de cierta industria o sector no tiene que ser una experiencia aburridora.

Los asistentes de tu evento saben perfectamente qué tipo de información, servicios y/o productos encontraran en el evento, por lo que lo que realmente importa es presentárselos de la manera más interesante y práctica posible. ¡Y esto es algo que puede ser divertido, y tu lo puedes lograr!

Al organizar tu evento de la manera correcta, este puede ser una experiencia única para todos sus participantes y pueden encontrar un espacio en el que pueden llegar a sus clientes, realizar negocios, lograr ventas, forjar alianzas y conocer a sus pares y pasar un rato increíble. Además, si las personas gozan de tu evento, no habrá duda de que estas se sentirán a gusto, lograras fidelización y contarás con su asistencia en una próxima edición.

Esperamos que esta guía te ayude a llegar al éxito con tu evento y que tengas una idea más clara de cómo organizar tu evento. Recuerda que si tienes alguna duda o necesitas asesoría para gestionar tu próximo evento puedes escribirnos y estaremos más que contentos de poder ayudarte.

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